Additionner des données à l’aide d’une requête

Entrer les exemples de données manuellement

1. Sous l’onglet Création, dans le groupe Tables, cliquez sur Table.

   Access ajoute une nouvelle table vide à votre base de données.

   Remarque : Vous n’avez pas besoin de suivre cette étape si vous ouvrez une nouvelle base de données vide, mais vous devrez la suivre dès que vous aurez besoin d’ajouter une table à la base de données.

2. Double-cliquez sur la première cellule de la ligne d’en-tête et entrez le nom du champ dans l’exemple de table.

   Par défaut, Access indique les champs vides dans la ligne d’en-tête avec le texte Ajouter unnouveau champ, comme c’est le cas :

   

3. Utilisez les touches de direction pour passer à la cellule d’en-tête vide suivante, puis tapez le nom du deuxième champ (vous pouvez également appuyer sur Tab ou double-cliquer sur la nouvelle cellule). Répétez cette étape jusqu’à ce que vous entiez tous les noms de champs.

4. Entrez les données dans l’exemple de table.

   Lorsque vous entrez les données, Access déduit automatiquement un type de données pour chaque champ. Si vous débutez avec les bases de données relationnelles, vous devez définir un type de données spécifique, tel que Nombre, Texte ou Date/Heure, pour chacun des champs de vos tables. La définition du type de données garantit que les données entrées sont précises et permet d’éviter les erreurs telles que l’utilisation d’un numéro de téléphone dans un calcul. Pour ces exemples de tables, vous devez laisser Access déduire le type de données.

5. Lorsque vous avez terminé d’entrer les données, cliquez sur Enregistrer.

   Raccourci clavier Appuyez sur Ctrl+S.

   La boîte de dialogue Enregistrer sous s’affiche.

6. Dans la zone Nom de la table, entrez le nom de l’exemple de table, puis cliquez sur OK.

   Vous utilisez le nom de chaque exemple de table, car les requêtes des sections de façon à utiliser ces noms.

7. Répétez ces étapes jusqu’à créer chacune des tables répertoriées au début de cette section.

Si vous ne voulez pas entrer les données manuellement, suivez les étapes suivantes pour copier les données dans un fichier de feuille de calcul, puis importez les données du fichier de feuille de calcul dans Access.

Créer les exemples de feuilles de calcul

1. Démarrez votre tableur et créez un fichier vide. Si vous utilisez Excel, un nouveau fichier est créé par défaut.

2. Copiez le premier exemple de tableau fourni ci-dessus et collez-le dans la première feuille de calcul, en commençant à la première cellule.

3. En utilisant la technique fournie par votre tableur, renommez la feuille de calcul. Donnez à la feuille de calcul le même nom que l’exemple de table. Par exemple, si l’exemple de table est Appelé Catégories,donnez le même nom à votre feuille de calcul.

4. Répétez les étapes 2 et 3, en copiant chaque exemple de table dans une feuille de calcul vide et en renommant la feuille de calcul.

   Remarque : Vous devrez peut-être ajouter des feuilles de calcul à votre fichier de feuille de calcul. Pour plus d’informations sur cette tâche, voir l’aide de votre tableur.

5. Enregistrez le classeur dans un emplacement facilement identifiable sur votre ordinateur ou réseau, puis passez à l’ensemble d’étapes suivant.

Créer des tables de base de données à partir des feuilles de calcul

1. Dans l’onglet Données externes, dans le groupe Importer, cliquez sur Excel.

   - ou -

   Cliquez sur Plus, puis sélectionnez un tableur dans la liste.

   La boîte de dialogue Données externes - Nom du tableur s’affiche.

2. Cliquez surParcourir, ouvrez le fichier de feuille de calcul que vous avez créé au cours des étapes précédentes, puis cliquez sur OK.

   L’Assistant Importation de feuille de calcul démarre.

3. Par défaut, l’Assistant sélectionne la première feuille de calcul du feuille de calcul (la feuille de calcul Clients, si vous avez suivi les étapes de la section précédente), et les données de la feuille de calcul s’afficheront dans la section inférieure de la page de l’Assistant. Cliquez sur Suivant.

4. Dans la page suivante de l’Assistant, cliquez sur La première ligne contientles en-tête de colonne, puis cliquez sur Suivant.

5. Dans la page suivante, vous pouvez également utiliser les zones de texte et les listes sous Options de champ pour modifier les noms des champs et les types de données ou pour omettre des champs de l’opération d’importation. Sinon cliquez sur Suivant.

6. Laissez l’option Laisser Access ajouter une clé primaire sélectionnée, puis cliquez sur Suivant.

7. Par défaut, Access applique le nom de la feuille de calcul à votre nouvelle table. Acceptez le nom ou entrez un autre nom, puis cliquez sur Terminer.

8. Répète les étapes 1 à 7 jusqu’à ce que vous créiez un tableau à partir de chaque feuille de calcul dans le feuille de calcul.

Renommer les champs de clé primaire

1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur chacune des tables que vous avez créées au cours des étapes précédentes, puis cliquez sur Mode Création.

2. Pour chaque table, recherchez le champ de clé primaire. Par défaut, Access nomme chaque ID de champ.

3. Dans la colonne Nom du champ pour chaque champ de clé primaire, ajoutez le nom de la table.

   Par exemple, vous pouvez renommer le champ ID de la table Catégories en « Catégorie ID » et le champ de la table Commandes en « ID de commande ». Pour la table Détails de la commande, renommons le champ « ID de détail ». Pour la table Produits, renommons le champ « ID de produit ».

4. Enregistrez vos modifications.

Chaque fois que les exemples de tables apparaissent dans cet article, ils incluent le champ de clé primaire, et le champ est renommé comme décrit en suivant les étapes précédentes.

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Créer une requête Sélection de base

1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Création de requête.

2. Double-cliquez sur la ou les tables que vous voulez utiliser dans votre requête.

   Les tables sélectionnées s’affichent sous la tant que fenêtres dans la section supérieure du Concepteur de requêtes.

3. Double-cliquez sur les champs de table à utiliser dans votre requête.

   Vous pouvez inclure des champs qui contiennent des données descriptives, telles que des noms et descriptions, mais vous devez inclure un champ qui contient des données numériques ou monétaires.

   Chaque champ apparaît dans une cellule de la grille de création.

4. Cliquez sur Exécuter exécuter la requête.

   Le jeu de résultats de requête apparaît en vue Feuille de données.

5. Vous pouvez également basculer en mode Création et ajuster votre requête. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit sur l’onglet de document de la requête, puis cliquez sur Mode Création. Vous pouvez ensuite ajuster la requête, selon vos besoins, en ajoutant ou en supprimant des champs de table. Pour supprimer un champ, sélectionnez la colonne dans la grille de création, puis appuyez sur Supprim.

6. Enregistrez votre requête.

Ajouter une ligne Total

1. Assurez-vous que votre requête est ouverte en affichage Feuille de données. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit sur l’onglet de document de la requête, puis cliquez sur Feuille de données.

   - ou -

   Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la requête. Cela exécute la requête et charge les résultats dans une feuille de données.

2. Dans l’onglet Accueil, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur Totaux.

   Une nouvelle ligne Total apparaît dans votre feuille de données.

3. Dans la ligne Total, cliquez sur la cellule du champ à additioner, puis sélectionnez Somme dans la liste.

Masquer une ligne Total

• Dans l’onglet Accueil, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur Totaux.

Pour plus d’informations sur l’utilisation d’une ligne Total, voir l’article Afficher les totaux de colonne dans une feuille de données.

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Calculer un total simple

1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Création de requête.

2. Double-cliquez sur la table à utiliser dans votre requête.

   Si vous utilisez les exemples de données, double-cliquez sur la table Commandes.

   Le tableau s’affiche dans une fenêtre dans la section supérieure du Concepteur de requêtes.

3. Double-cliquez sur le champ à additioner. Assurez-vous que le champ est de type de données Nombre ou Devise. Si vous tentez d’additioniser des valeurs dans des champs non numériques, par exemple un champ de type Texte, Access affiche le message d’erreur « Type de données inféré » dans le message d’erreur d’expression de critères lorsque vous essayez d’exécuter la requête.

   Si vous utilisez les données d’exemple, double-cliquez sur la colonne Frais d’expédition.

   Vous pouvez ajouter d’autres champs numériques à la grille si vous souhaitez calculer les totaux des champs. Une requête Totaux peut calculer des totaux pour plusieurs colonnes.

4. Sous l’onglet Création, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Totaux.

   La ligne Total apparaît dans la grille de création et Group By dans la cellule de la colonne Frais d’expédition.

5. Modifiez la valeur de la cellule de la ligne Total en Somme.

6. Cliquez sur Exécuter pour exécuter la requête et afficher les résultats en affichage Feuille de données.

   Conseil : Notez qu’Access ajoute « SumOf » au début du nom du champ que vous additionnez. Pour modifier l’en-tête de colonne en un titre plus significatif, par exemple, Expédition totale,basculez en mode Création, puis cliquez sur la ligne Champ de la colonne Frais d’expédition dans la grille de création. Placez le curseur en côté des frais d’expédition et tapez les mots Total Shipping, suivi de deux-points, comme suit : Total Shipping: Shipping Fee.

7. Vous pouvez également enregistrer la requête et la fermer.

Calculer un total global qui exclut certains enregistrements

1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Création de requête.

2. Double-cliquez sur la table Commande et sur la table Détails de la commande.

3. Ajoutez le champ Date de commande de la table Commandes à la première colonne de la grille de création de requête.

4. Dans la ligne Critères de la première colonne, tapez Date() -1. Cette expression exclut les enregistrements du jour en cours du total calculé.

5. Ensuite, créez la colonne qui calcule le montant des ventes pour chaque transaction. Tapez l’expression suivante dans la ligne Champ de la deuxième colonne de la grille :

   Total Sales Value: (1-[Order Details].[ Remise]/100)*([Détails de la commande].[ Prix unitaire]*[Détails de la commande]. [Quantité])

   Assurez-vous que vos champs d’expression font référence aux types de données Nombre ou Devise. Si votre expression fait référence à des champs définis sur d’autres types de données, Access affiche le message « Type de données ininserrement de type de données » dans l’expression de critères lorsque vous essayez d’exécuter la requête.

6. Sous l’onglet Création, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Totaux.

   La ligne Total apparaît dans la grille de création et La colonne Grouper par apparaît dans les première et deuxième colonnes.

7. Dans la deuxième colonne, modifiez la valeur de la cellule de la ligne Total en Somme. La fonction Somme ajoute les chiffres de vente individuels.

8. Cliquez sur Exécuter pour exécuter la requête et afficher les résultats en affichage Feuille de données.

9. Enregistrez la requête sous le nom Ventes quotidiennes.

   Remarque : La prochaine fois que vous ouvrirez la requête en mode Création, vous remarquerez peut-être un léger changement dans les valeurs spécifiées dans les lignes Champ et Total de la colonne Valeur total des ventes. L’expression apparaît incluse dans la fonction Somme et la ligne Total affiche lassionExpreau lieu de Somme.

   Par exemple, si vous utilisez les exemples de données et créez la requête (comme illustré dans les étapes précédentes), vous voyez :

   Total Sales Value: Sum((1-[Order Details]. Remise/100)*([Détails de la commande]. Unitprice*[Order Details]. Quantité))

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Créer la requête Totaux

1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Création de requête.

2. Sélectionnez les tables avec qui vous voulez travailler, puis cliquez sur Ajouter.

   Chaque table s’affiche sous forme de fenêtre dans la section supérieure du Concepteur de requêtes.

   Si vous utilisez les exemples de tables répertoriées précédemment, vous ajoutez les tables Produits et Détails de la commande.

3. Double-cliquez sur les champs de table à utiliser dans votre requête.

   En règle générale, vous ajoutez uniquement le champ de groupe et le champ de valeur à la requête. Toutefois, vous pouvez utiliser un calcul au lieu d’un champ de valeur : les étapes suivantes vous expliquent comment faire.

   1. Ajoutez le champ Catégorie de la table Produits à la grille de création.

   2. Créez la colonne qui calcule le montant des ventes pour chaque transaction en tapant l’expression suivante dans la deuxième colonne de la grille :

      Total Sales Value: (1-[Order Details].[ Remise]/100)*([Détails de la commande].[ Prix unitaire]*[Détails de la commande]. [Quantité])

      Assurez-vous que les champs que vous référencez dans l’expression ont les types de données Nombre ou Devise. Si vous faites référence à des champs d’autres types de données, Access affiche le message d’erreur Type de données non-type dans l’expression de critères lorsque vous essayez de basculer en mode Feuille de données.

   3. Sous l’onglet Création, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Totaux.

      La ligne Total apparaît dans la grille de création, et dans cette ligne, La colonne Grouper par apparaît dans les première et deuxième colonnes.

   4. Dans la deuxième colonne, modifiez la valeur de la ligne Total en Somme. La fonction Somme ajoute les chiffres de vente individuels.

   5. Cliquez sur Exécuter pour exécuter la requête et afficher les résultats en affichage Feuille de données.

   6. Gardez la requête ouverte pour une utilisation dans la section suivante.

      Utiliser des critères avec une requête Totaux

      La requête que vous avez créée dans la section précédente inclut tous les enregistrements des tables sous-jacentes. Il n’exclut aucune commande lors du calcul des totaux et affiche les totaux pour toutes les catégories.

      Si vous devez exclure certains enregistrements, vous pouvez ajouter des critères à la requête. Par exemple, vous pouvez ignorer des transactions inférieures à 100 $, ou calculer des totaux pour certaines de vos catégories de produits uniquement. Les étapes de cette section expliquent comment utiliser trois types de critères :

   7. Critères qui ignorent certains groupes lors du calcul de totaux.    Par exemple, vous calculerez les totaux des catégories Jeux vidéo, Images et Encadrement et Sports uniquement.

   8. Critères qui masquent certains totaux après leur calcul.    Par exemple, vous pouvez afficher uniquement les totaux supérieurs à 150 000 $.

   9. Critères qui excluent l’inclusion d’enregistrements individuels dans le total.    Par exemple, vous pouvez exclure les transactions de ventes individuelles lorsque la valeur (Prix unitaire * Quantité) passe en dessous de 100 $.

      Les étapes suivantes expliquent comment ajouter un à un les critères et voir l’impact sur le résultat de la requête.

      Ajouter des critères à la requête

   10. Ouvrez la requête à partir de la section précédente en mode Création. Pour ce faire, cliquez avec le bouton droit sur l’onglet de document de la requête, puis cliquez sur Mode Création.

       - ou -

       Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la requête, puis cliquez sur Mode Création.

   11. Dans la ligne Critères de la colonne Catégorie ID, tapez =Activités ou sports ou cadres.

   12. Cliquez sur Exécuter pour exécuter la requête et afficher les résultats en affichage Feuille de données.

   13. Revenir en mode Création et, dans la ligne Critères de la colonne Valeur totale des ventes, tapez>100.

   14. Exécutez la requête pour afficher les résultats, puis basculez vers le mode Création.

   15. Ajoutez à présent les critères pour exclure les transactions de ventes individuelles d’un montant inférieur à 100 $. Pour ce faire, vous devez ajouter une autre colonne.

       Remarque : Vous ne pouvez pas spécifier le troisième critère dans la colonne Total Sales Value. Tous les critères que vous spécifiez dans cette colonne s’appliquent à la valeur totale, et non aux valeurs individuelles.

   16. Copiez l’expression de la deuxième à la troisième colonne.

   17. Dans la ligne Total de la nouvelle colonne, sélectionnez Où et, dans la ligne Critères,>20.

   18. Exécutez la requête pour voir les résultats, puis enregistrez la requête.

       Remarque : La prochaine fois que vous ouvrirez la requête en mode Création, vous remarquerez peut-être de légères modifications dans la grille de création. Dans la deuxième colonne, l’expression de la ligne Champ apparaît entre les valeurs de la fonction Somme et la valeur de la ligne Total affiche l’expression au lieu de Somme.

       Total Sales Value: Sum((1-[Order Details]. Remise/100)*([Détails de la commande]. Unitprice*[Orde r Details]. Quantité))

       Vous verrez également une quatrième colonne. Cette colonne est une copie de la deuxième colonne, mais les critères que vous avez spécifiés dans la deuxième colonne apparaissent réellement dans la nouvelle colonne.

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Créer une requête Analyse croisée

1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Création de requête.

2. Double-cliquez sur les tables que vous voulez utiliser dans votre requête.

   Chaque table s’affiche sous forme de fenêtre dans la section supérieure du Concepteur de requêtes.

   Si vous utilisez les exemples de tables, double-cliquez sur la table Commandes et sur la table Détails commande.

3. Double-cliquez sur les champs que vous voulez utiliser dans votre requête.

   Chaque nom de champ apparaît dans une cellule vide de la ligne Champ de la grille de création.

   Si vous utilisez les exemples de tables, ajoutez les champs Ville d’expédition et Date d’expédition de la table Commandes.

4. Dans la cellule vide suivante de la ligne Champ, copiez et collez ou tapez l’expression suivante : Total Sales: Sum(CCur([Order Details].[ Prix unitaire]*[Quantité]*(1-[Remise])/100)*100)

5. Sous l’onglet Création, dans le groupe Type de requête, cliquez sur Analyse croisée.

   La ligne Total et la ligne Analyse croisée apparaissent dans la grille de création.

6. Cliquez sur la cellule de la ligne Total dans le champ Ville et sélectionnez Grouper par. Faites de même pour le champ Date d’expédition. Changez la valeur dans la cellule Total du champ Total Sales en Expression.

7. Dans la ligneTab croisée, définissez la cellule du champ Ville sur En-tête de ligne,définissez le champ Date d’expédition sur En-tête de colonne etdéfinissez le champ Total Sales sur Valeur.

8. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.

   Les résultats de la requête apparaissent en affichage Feuille de données.

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