Vous pouvez collecter ou mettre à jour des informations à l’aide de Microsoft Access 2007 ou Access 2010 avec Microsoft Outlook 2007 ou Microsoft Outlook 2010. Access vous guide tout au long de la création d’un formulaire de collecte de données et de l’envoi du formulaire dans un courrier électronique. Lorsque les destinataires du courrier électronique renvoient les formulaires remplis, vous pouvez choisir de traiter automatiquement et de stocker les données collectées dans une base de données Access spécifiée. Cette méthode de collecte des données peut vous permettre de gagner du temps et des efforts qui se posent habituellement dans le cadre d’une opération de copie et de collage ou d’entrée manuelle des données. Voici quelques scénarios dans lesquels vous pouvez utiliser ce processus pour collecter des données :
Enquêtes Vous pouvez effectuer une enquête et compiler les résultats en commençant par créer une base de données Access avec les tables nécessaires pour stocker les résultats, et en utilisant l’Assistant pour générer un formulaire d’enquête, puis les envoyer aux participants de l’enquête. Lorsque les participants répondent, les données de l’enquête sont stockées automatiquement dans la base de données.
Rapports d’État S’il s’agit du dernier statut de niveau d’inventaire ou des informations à jour sur les problèmes en attente, votre équipe peut vous tenir informé en vous envoyant des messages électroniques contenant les informations actuelles à intervalles réguliers.
Gestion des événements Lors de l’organisation d’une conférence, d’une formation ou d’autres événements, vous pouvez envoyer un ou plusieurs formulaires en tant que message électronique pour recueillir des informations de contact, des préférences de voyage et d’hôtel, etc. Si vous choisissez de traiter les réponses automatiquement, les participants peuvent modifier leurs préférences à tout moment sans avoir à vous notifier, et vous avez toujours accès aux données les plus récentes à des fins de décision.
Cet article explique ce dont vous avez besoin pour utiliser ce processus, comment commencer à utiliser l’Assistant, et fournit des informations supplémentaires sur les différentes étapes pour vous permettre de réaliser la sélection la plus éclairée lorsque vous suivez l’Assistant.
Remarque : Vous ne serez pas en mesure d’ajouter les données collectées si votre destinataire a utilisé Hotmail ou Yahoo pour vous envoyer le formulaire de collecte des données.
Avant de commencer
S’il s’agit de la première fois que vous recueillez des données à l’aide de messages électroniques, procédez comme suit :
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Vérifiez que vous avez installé les applications suivantes sur votre ordinateur :
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Access 2007 ou Access 2010.
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Outlook 2007 ou Outlook 2010. Pour pouvoir envoyer des messages électroniques, Outlook doit être installé et configuré sur l’ordinateur que vous utilisez. Si Outlook est installé mais n’est pas encore configuré, démarrez Outlook, puis suivez les instructions de l’Assistant démarrage d’Outlook. Pour obtenir de l’aide sur l’Assistant, voir l’aide d’Outlook.
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Si vous envisagez d’utiliser un formulaire InfoPath, assurez-vous d’avoir installé InfoPath 2007 ou version ultérieure, et vos destinataires doivent également disposer d’InfoPath sur leur ordinateur.
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Pour pouvoir afficher et modifier le formulaire, les destinataires du courrier électronique doivent avoir InfoPath ou un client de messagerie prenant en charge le format HTML.
Le formulaire utilisé pour collecter des données par le biais de messages électroniques n’est pas un formulaire Access. L’Assistant génère un formulaire spécial au format HTML ou InfoPath.
Identifiez une base de données de destination. La base de données peut être au format. mdb ou. accdb. Par ailleurs, les fichiers. mde et. accde sont pris en charge. Si vous ne voulez pas utiliser de base de données existante, vous devez en créer une nouvelle.
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Identifiez ou créez les tables que vous souhaitez renseigner à l’aide des données des réponses par courrier électronique. Si vous recueillez des données pour des tables existantes, assurez-vous que les tables ne sont pas en lecture seule et que vous disposez des autorisations nécessaires pour ajouter ou mettre à jour leur contenu.
Remarque : La pièce jointe, le NuméroAuto, le OLE et les types de champs à plusieurs valeurs ne peuvent pas être collectés à l’aide de messages électroniques
Si votre opération de collection de données remplit au moins deux tables, vous devez créer une requête sélection et l’utiliser comme source d’enregistrement du formulaire. Assurez-vous que la requête inclut tous les champs requis des tables sous-jacentes. Si vous utilisez une requête existante, assurez-vous que la requête n’est pas en lecture seule et que vous disposez des autorisations nécessaires pour ajouter ou mettre à jour son contenu. Pour plus d’informations sur la création d’une requête basée sur plusieurs tables, voir l’article Présentation des requêtes.
Stockez les données en tant que nouveaux enregistrements dans les situations suivantes :
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Si les données remplissent plusieurs tables.
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Si la table de destination ne possède pas de champ de clé primaire. Les valeurs de clé primaire sont nécessaires pour mapper chaque réponse à un enregistrement existant. Si votre table de destination ne possède pas de champ de clé primaire, ajoutez-la maintenant ou affectez un champ existant qui comporte des valeurs uniques comme clé primaire.
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Si la table de destination ne comporte aucun enregistrement. Si la table est vide, l’Assistant suppose que vous voulez ajouter des enregistrements.
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Si les adresses de courrier des destinataires ne sont pas stockées en tant que champs dans la base de données. Lors de la collecte de données pour mettre à jour des enregistrements, vous ne pourrez pas entrer manuellement les adresses dans le message généré par l’Assistant. Le champ adresse doit figurer dans la table de destination ou dans une table ayant une relation avec la table de destination.
Prise en main
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Ouvrez la base de données dans laquelle les données collectées seront stockées.
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Pour ajouter les données à une table unique, sélectionnez la table dans le volet de navigation. Pour remplir plusieurs tables liées, sélectionnez la requête liée à ces tables.
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Pour démarrer l’Assistant, effectuez l’une des opérations suivantes :
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Sous l’onglet données externes , dans le groupe collecter les données , cliquez sur créer un courrier électronique.
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Cliquez avec le bouton droit sur la table ou la requête, puis cliquez sur collecter et mettre à jour les données par courrier électronique.
Remarque : Dans le cas contraire, si la table ne contient aucun champ, ou s’il contient uniquement des types de champs de recherche NuméroAuto, objet OLE, pièce jointe ou à plusieurs valeurs, Access affiche le message suivant : la table ou la requête sélectionnée ne comporte pas de champs qui prennent en charge la collecte des données à l’aide de la messagerie électronique.
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Si la table contient des champs qui prennent en charge la collecte de données, l’Assistant démarre. Si la table de destination prend en charge l’ajout et la mise à jour des données, l’Assistant vous guide au cours des étapes requises pour collecter des données par le biais de messages électroniques.
Utilisez les sections suivantes comme référence pour les questions que vous pourriez rencontrer dans les sept étapes principales suivantes du processus.
Choisissez le type de formulaire de saisie de données à envoyer.
Sélectionnez le type de formulaire en fonction de la facilité d’utilisation et de vos destinataires.
Sélectionner un formulaire HTML Un formulaire HTML peut être affiché et modifié par tout utilisateur dont le client de messagerie prend en charge le format HTML.
Sélectionner un formulaire Microsoft InfoPath Cette option n’apparaît que si InfoPath est installé sur votre ordinateur. Sélectionnez cette option si vous souhaitez que les destinataires aient tous InfoPath et Outlook installés sur leur ordinateur. Un formulaire InfoPath offre un meilleur environnement d’entrée et de modification des données.
La page de l’Assistant qui s’affiche ensuite varie selon que l’objet de destination prend en charge la mise à jour des données. Si l’objet est une requête basée sur plusieurs tables, ou s’il s’agit d’une table qui n’a pas de champ de clé primaire ou qu’elle ne contient aucun enregistrement, l’Assistant suppose que vous voulez ajouter de nouveaux enregistrements et vous invite à sélectionner les champs du formulaire. Dans tous les autres cas, l’Assistant vous invite à indiquer si vous souhaitez ajouter ou mettre à jour des données avant de vous demander de sélectionner les champs du formulaire.
Choisir si vous souhaitez collecter de nouvelles données ou mettre à jour des données existantes
Spécifiez ce que vous voulez faire avec les données. Le type de formulaire que vous utilisez affecte le nombre de nouveaux enregistrements qu’un destinataire peut vous envoyer en une seule réponse. Lors de la mise à jour des données, le nombre d’enregistrements qui doivent être mis à jour par un destinataire détermine le nombre de formulaires pré-remplis qui seront inclus dans un message.
Remarque : Pour ajouter de nouveaux enregistrements, tapez les adresses de messagerie dans la zone adresse du message électronique lors de la création du message. Pour mettre à jour des données existantes, l’adresse de messagerie des destinataires doit être stockée en tant que champ dans la table ou la requête sous-jacente, ou dans une table liée.
Spécifier les données à collecter
Lorsque vous choisissez les champs à inclure dans votre formulaire, il n’est pas nécessaire d’inclure tous les champs qui existent dans la table ou la requête sous-jacente dans le formulaire. Toutefois, les conditions suivantes doivent être remplies :
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Champs obligatoires : Les champs marqués d’un symbole astérisque (*) sont obligatoires. Si vous recueillez de nouveaux enregistrements, l’Assistant inclura automatiquement tous les champs dont la propriété Required est définie sur Oui. Si les champs obligatoires d’un enregistrement sont vides, Access ne parvient pas à ajouter l’enregistrement à la table.
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Types de champs non pris en charge : Vous ne serez pas en mesure d’inclure certains types de champs sous la forme, tels que les champs NuméroAuto, pièce jointe, objet OLE ou liste de choix à plusieurs valeurs.
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Champ clé primaire : L’utilisateur peut taper une valeur dans le champ lors de l’ajout d’enregistrements ; la réponse ne sera pas traitée si la valeur spécifiée est déjà utilisée.
Remarque : Pour chaque champ inclus, sous Propriétés du champ, spécifiez une étiquette et cliquez sur lecture seule si vous ne voulez pas que l’utilisateur modifie les données de ce champ.
Spécifier le traitement automatique ou manuel des données
Vous pouvez sélectionner un traitement automatique ou manuel des réponses. Le traitement automatique signifie que lorsque vous recevez les réponses, Outlook et Access collaborent pour exporter les données vers les tables de destination dans votre base de données. Le traitement automatique peut vous permettre de gagner du temps et de l’énergie. Le traitement manuel signifie que vous démarrez l’opération d’exportation pour transférer les données à partir d’un dossier spécifié dans Outlook vers la table de destination d’Access.
Les réponses sont correctement exportées vers la table de destination tant que les conditions suivantes sont remplies au moment où les réponses arrivent dans votre boîte aux lettres :
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Outlook doit déjà être en cours d’exécution sur votre ordinateur. Si Outlook n’est pas en cours d’exécution, le traitement démarre la prochaine fois que vous démarrez Outlook.
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L’accès ne doit pas être protégé par mot de passe et ne doit pas être ouvert en mode exclusif. Le nom ou l’emplacement de la base de données ne doit pas avoir changé depuis que vous avez envoyé le message électronique.
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Les noms des tables et requêtes, et les propriétés des champs inclus dans le formulaire, ne doivent pas avoir changé depuis que vous avez envoyé le message électronique.
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Vous devez disposer des autorisations requises pour ajouter ou mettre à jour le contenu des tables et requêtes sous-jacentes.
Remarque : En cas d’échec du traitement automatique, essayez de résoudre les problèmes, puis exportez manuellement les réponses qui ont échoué. Toutes les réponses qui arrivent dans votre boîte de réception une fois que vous avez résolu les problèmes continuent d’être traitées automatiquement.
Définir des propriétés pour contrôler le traitement automatique des réponses
Pour spécifier un autre dossier Outlook dans lequel les réponses sont stockées, dans la page Spécifiez le mode de traitement des réponses de l’Assistant, cliquez sur le nom du dossier. Dans la boîte de dialogue Sélectionner un dossier , sélectionnez un autre dossier ou cliquez sur nouveau pour créer un nouveau dossier.
Si vous cliquez sur définir les propriétés pour contrôler le traitement automatique des réponses afin de modifier ou d’ajuster les paramètres d’importation, consultez le tableau suivant pour plus d’informations sur les options disponibles :
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Option |
Résultat |
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Ignorer les réponses de celles auxquelles vous n’avez pas envoyé le message |
Activez cette case à cocher si vous souhaitez que seules les réponses envoyées par les destinataires d’origine de votre message soient traitées automatiquement. Les réponses d’autres personnes sont stockées dans le dossier de destination, mais ne sont pas traitées automatiquement. |
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Accepter plusieurs réponses de chaque destinataire |
Activez cette case à cocher si vous souhaitez que la première réponse de chaque destinataire soit traitée automatiquement. Les réponses suivantes sont stockées dans le dossier de destination et ne sont pas traitées automatiquement. Remarque : Ce paramètre contrôle uniquement le nombre de réponses, et non le nombre d’enregistrements au sein d’une même réponse, qui sont traités. En d’autres termes, si vous envoyez un formulaire InfoPath, un utilisateur est en mesure de vous envoyer plusieurs enregistrements en une seule réponse et Access traite automatiquement tous les enregistrements de la réponse, même si cette case n’est pas cochée. |
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Autoriser uniquement les mises à jour des données existantes |
Lorsque les destinataires utilisent un formulaire InfoPath pour mettre à jour des données, ils peuvent envoyer de nouveaux enregistrements en plus des mises à jour d’enregistrements existants. Activez cette case à cocher pour traiter uniquement les mises à jour apportées aux enregistrements existants. |
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Nombre de réponses à traiter |
Tapez le nombre total de réponses (de tous les destinataires) que vous voulez traiter automatiquement. Si vous voulez que toutes les réponses soient traitées automatiquement, entrez une valeur importante, telle que 5000, dans la zone de texte. Les réponses reçues lorsque la valeur spécifiée est atteinte sont stockées dans le dossier de destination, mais ne sont pas traitées automatiquement. |
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Date et heure d’arrêt |
Spécifiez quand le traitement automatique des réponses doit s’arrêter pour ce message électronique. Les réponses reçues après cette date et l’heure sont stockées dans le dossier de destination, mais ne sont pas traitées automatiquement. |
Pour modifier ces options à une date ultérieure, sous l’onglet données externes , dans le groupe collecter les données , cliquez sur gérer les réponses. Dans la boîte de dialogue gérer les messages de la collecte de données , sélectionnez le message pour lequel vous voulez modifier les paramètres, puis cliquez sur Options des messages. Les modifications que vous apportez dans la boîte de dialogue affectent toutes les réponses que vous recevez pour ce message.
Traitement manuel des réponses
Pour contrôler quand et quels réponses sont traitées, ne sélectionnez pas l’option processus automatique. Les réponses seront stockées dans un dossier spécifié dans Outlook jusqu’à ce que vous ayez sélectionné et cliqué avec le bouton droit sur chaque réponse dans le dossier, puis cliquez sur Exporter les données vers Microsoft Access dans le menu contextuel.
Dans certains cas, vous devrez peut-être également traiter manuellement les réponses qui n’ont pas pu être traitées automatiquement.
Tenez compte des points suivants avant d’exporter des données
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La base de données Access ne doit pas être ouverte en mode exclusif, et le nom ou l’emplacement de la base de données ne doit pas avoir changé depuis que vous avez envoyé le message électronique.
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Les noms des tables et requêtes, et les propriétés des champs inclus dans le formulaire, ne doivent pas avoir changé depuis que vous avez envoyé le message électronique.
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Vous devez disposer des autorisations requises pour ajouter ou mettre à jour le contenu des tables et requêtes sous-jacentes.
Sélectionnez la manière dont vous souhaitez spécifier les adresses de courrier des destinataires.
Si vous recueillez uniquement de nouvelles informations, vous pouvez spécifier les adresses de messagerie de deux manières :
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Tapez les adresses de messagerie individuelles dans le message électronique Outlook ou sélectionnez les adresses dans le carnet d’adresses.
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Utilisez le champ adresse de messagerie de la table ou de la requête de la base de données Access en cours.
Remarque : Lors de la collecte des données afin de mettre à jour les enregistrements existants, cette boîte de dialogue ne s’affiche pas, car les adresses de courrier des destinataires doivent d’abord être disponibles en tant que champ dans la base de données.
Saisie des adresses e-mail directement dans Outlook
Si vous spécifiez vos destinataires dans Outlook, vous pouvez afficher un aperçu du message et le personnaliser avant de l’envoyer. Dans le corps du message électronique comprend une brève présentation et un formulaire. Nous vous conseillons de ne pas apporter de modifications au formulaire. Les modifications apportées à la structure de formulaire peuvent entraîner l’absence de réponse en cours de traitement.
Utiliser les adresses de messagerie stockées dans un champ de la base de données
L’option permettant de sélectionner une table associée fait référence aux tables liées. Pour afficher ou modifier les relations de table dans votre base de données, sous les outils de base de données. dans le groupe relations de l’onglet relations , cliquez sur relations .
Pour plus d’informations sur les relations, consultez l’article Guide pour les relations entre tables.
Réviser et spécifier la liste de destinataires
La dernière étape majeure consiste à prévisualiser et personnaliser le message électronique, à ajuster votre liste de destinataires, puis à envoyer votre message de collecte de données.
Créer et envoyer un message électronique
Lorsque l’Assistant vous informe que vous pouvez désormais créer le message électronique et vous montrer comment afficher l’état de la messagerie à l’aide de la commande gérer les réponses , certains messages d’avertissement peuvent s’afficher. Le tableau suivant décrit chaque avertissement et l’action que vous pouvez entreprendre pour le résoudre :
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Warning Message d’avertissement |
Description |
S olution |
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Certains enregistrements ne contiennent pas d’adresse valide dans le champ adresse de courrier spécifiée. Aucune donnée ne sera renvoyée pour ces lignes. |
Le champ d’adresse de messagerie que vous avez sélectionné contient des valeurs NULL. |
Si vous souhaitez recueillir des données pour chaque enregistrement, quittez l’Assistant et remplacez les valeurs NULL par des adresses de courrier. Redémarrez ensuite l’Assistant. |
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Vous disposez actuellement d’un verrou exclusif sur la base de données ; le traitement automatique échouera tant que le verrouillage n’aura pas été annulé. |
La base de données est ouverte en mode exclusif. |
Si vous avez choisi de traiter les réponses automatiquement, le traitement échoue, car Access ne peut pas ajouter ou mettre à jour une base de données qui dispose d’un verrou exclusif sur celle-ci. Fermez et rouvrez la base de données en mode non exclusif immédiatement après l’envoi du message. |
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Ces messages électroniques peuvent contenir des données confidentielles ou sensibles. |
Vous recueillez des données pour mettre à jour des enregistrements existants, et le formulaire que vous êtes sur le point d’envoyer sera préalablement rempli avec des données existantes. |
Si certains champs de formulaire incluent des données sensibles, revenez à l’étape de l’Assistant dans laquelle vous avez sélectionné les champs et supprimez les champs qui contiennent les données sensibles du formulaire. |
Après avoir Preview et personnalisé le message, vous pouvez filtrer le champ adresse de messagerie et sélectionner vos destinataires. Sélectionnez les adresses de messagerie que vous voulez utiliser en activant les cases à cocher correspondantes. Si une boîte de dialogue répertoriant les adresses de courrier non valides s’affiche, notez celles-ci dans la liste, puis cliquez sur quitter. Vérifiez les adresses non valides, effectuez les corrections nécessaires, puis essayez de renvoyer le message.
