Ajouter un assistant à votre profil dans Microsoft 365

Le champ Assistant dans Microsoft 365 permet à un propriétaire de profil de spécifier la personne qui les prend en charge dans la coordination quotidienne. Par exemple, les cadres peuvent indiquer qui est leur assistant. La désignation Assistant est à titre d’information uniquement. Il ne remplace pas le rôle existant de la personne et n’attribue pas de nouvelles responsabilités organisationnelles.

Les informations de l’Assistant apparaissent dans la section Contact sur les cartes de profil. Pour ajouter ou mettre à jour les informations de l’Assistant sur votre profil, suivez les étapes décrites dans Modifier votre profil dans Microsoft 365.

Une fois ajoutées, les informations de l’assistant apparaissent sur le profil de l’exécutif, ce qui permet aux collègues d’identifier rapidement le bon point de contact pour les besoins en matière de planification ou de coordination, ce qui réduit les interruptions et les interruptions inutiles. 

Que signifie le fait d’être répertorié en tant qu’assistant ?

La désignation Assistant est purement un attribut de profil visible. 
Il ne dépend pas de la hiérarchie de création de rapports de l’organization et n’accorde pas d’autorisations, d’accès ou de fonctionnalités spéciales. L’ajout d’une personne en tant qu’Assistant ne déclenche pas de notifications, ne modifie pas les niveaux d’accès et n’affecte aucune responsabilité à cette personne. Il aide simplement les autres utilisateurs à comprendre qui le propriétaire du profil délègue en tant qu’Assistant. 

Qui peut être ajouté en tant qu’assistant ? 

Le champ Assistant permet d’ajouter un utilisateur client interne ou un utilisateur invité avec un profil AD Azure. Il n’est pas nécessaire que la personne détient un rôle de travail spécifique ou qu’elle fasse partie de la hiérarchie de création de rapports du propriétaire du profil. 

Comportement de l’Assistant dans le scénario interlocataire : 

Un utilisateur d’un locataire externe peut être affecté en tant qu’Assistant ; Toutefois, l’assistant affecté ne verra pas cette relation sur le profil de la personne qu’il prend en charge.  

Exemple:
John est affecté en tant qu’assistant de Dave. Ils appartiennent à différents locataires. 

• Les utilisateurs du locataire de Dave peuvent voir John listé en tant qu’assistant de Dave.

• John ne peut pas afficher cette valeur Assistant sur le profil de Dave, bien qu’il soit l’assistant affecté.

Ce comportement est dû à la conception, car les informations de l’Assistant ne sont pas exposées sur les locataires. 

L’Assistant désigné recevra-t-il une notification ? 

La définition ou la mise à jour du champ Assistant n’envoie aucune notification à la personne listée comme assistant. Cela est intentionnel, car : 

• La désignation de l’assistant est à titre d’information uniquement, et non une action de flux de travail.

• La désignation est informative et ne modifie pas les rôles, les tâches ou l’accès. Aucune alerte système n’est donc requise.

• Les utilisateurs peuvent mettre à jour ce champ pour une sensibilisation inter-organisationnelle sans déclencher de notification.

Le champ Assistant : 

• Représente un utilisateur locataire actif disposant d’un profil AD Azure.

• Est détenu et géré par le propriétaire du profil.

• S’affiche de manière cohérente pour les utilisateurs clients dans les expériences Microsoft 365, telles que la carte de profil, la section Organisation du carte de profil et Copilot (le cas échéant). Lorsqu’un Assistant quitte le organization, la valeur assistant stockée est effacée du profil et le champ n’est plus affiché sur le profil.

• À tout moment, vous ne pouvez avoir qu’un seul Assistant à la fois.

Où les informations de l’Assistant apparaissent-elles ? 

Lorsqu’il est ajouté, l’Assistant est visible sur le profil carte (section Contact) pour aider les collègues à identifier le point de contact approprié lors de l’affichage du profil d’une personne. 

Gestion de la confidentialité et de la visibilité par les utilisateurs 

En cliquant sur l’icône « i », l’éditeur de profil vous dirige vers la page de paramètres appropriée pour gérer la visibilité. 

Par défaut, l’Assistant est visible par tout le monde dans votre organization. Selon les stratégies de locataire, vous pouvez : 

• Modifier la visibilité sur Moi seul

• Remplacer les paramètres de confidentialité par défaut définis par votre organization

Utilisation des informations de l’Assistant 

Une fois enregistrées, ces informations d’Assistant s’affichent sur le profil carte de la personne à laquelle l’Assistant a été ajouté. 

paramètres Administration de l’Assistant dans le Centre Administration SharePoint 

Dans le Centre d’administration du fournisseur de services, les administrateurs de locataire peuvent :  

1. Désactivez la fonctionnalité Assistant en la marquant « désactivé » ou en la définissant comme « facultatif » ou en tant que propriété « obligatoire ». La valeur par défaut est « optional ».

2. Définissez la confidentialité par défaut de la propriété Assistant (sur « Tout le monde » ou « Moi seul » et spécifiez si l’utilisateur peut remplacer cette valeur. La valeur par défaut est « Tout le monde ».

3. Indique si le paramètre de confidentialité par défaut peut être remplacé/modifié par l’utilisateur. La valeur par défaut est de ne pas fournir la fonctionnalité de remplacement.

Forum aux questions 

1. Puis-je ajouter plusieurs assistants ?
   Non. Un seul Assistant peut être ajouté et affiché sur un profil à la fois.

2. Quelqu’un d’autre peut-il gérer mon Assistant pour moi ? 
   Non. Seul le propriétaire du profil peut gérer l’Assistant.

3. Pourquoi le champ Assistant ne s’affiche-t-il pas dans l’Éditeur de profil ? 

   Votre administrateur client peut avoir : 

   1. Désactivé le champ Assistant 

   2. Modification restreinte par l’utilisateur 

   3. Masqué le champ de l’Éditeur
      
      de profil Contactez votre administrateur si vous pensez que vous devez y avoir accès. 

4. Puis-je supprimer temporairement mon Assistant ?
   Oui. Si la modification est autorisée, vous pouvez supprimer la valeur Assistant. Cela le supprime de votre profil jusqu’à ce que vous l’ajoutiez à nouveau.

5. Combien de temps faut-il pour que les modifications apparaissent ?
   Les modifications peuvent prendre jusqu’à 24 heures pour prendre effet automatiquement et ne nécessitent pas d’intervention de l’informatique ou des RH.