Ajouter un temps d’absence du bureau au calendrier des Outlook collègues

Étape 1 : ajouter votre temps de vacances au calendrier de vos collègues

Lorsque vous marquez l’heure d'« in bureau » dans votre calendrier, vos collègues la voient lorsqu’ils tentent de planifier une réunion avec vous. Mais ne seraient-il pas parfait si vous pouviez avertir tout le monde à la fois avant votre absence sans affecter leur statut de libre/occupé ou encombrer leur calendrier ? Pour ce faire, vous pouvez configurer vos informations pour qu’elles apparaissent dans leur calendrier en tant qu’événement d’une journée, mais contrairement à un événement d’une journée normale d’une journée qui est généralement définie sur « occupé », cet événement d’une journée est affiché comme du temps libre. La disponibilité de vos collègues n’est pas affectée.

1. Dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau,puis cliquez sur Demande de réunion.

   Raccourci clavier  Pour créer une demande de réunion, appuyez sur Ctrl+Maj+Q.

2. Tapez une description dans la zone Objet et, si vous le souhaitez, entrez un emplacement dans la zone Emplacement.

3. Dans les listes Heure de début et Heure de fin, sélectionnez les heures de début et de fin de votre absence du bureau. Pour les vacances, cela implique généralement des jours complets. Si c’est le cas, cochez la case Journée toute la journée.

   Remarque : Par défaut, Outlook utilise le paramètre de fuseau horaire actuel sur votre ordinateur pour la planification. Si vous voulez planifier votre absence du bureau en fonction d’un autre fuseau horaire, sous l’onglet Réunion, dans le groupe Options, cliquez sur Fuseaux horaires.

4. Dans le groupe Options, pour Afficher sous,cliquez sur Gratuit dans la zone de liste liste liste. Si vous avez déjà spécifié qu’il s’agit d’un événement d’une journée, l’application Afficher comme est définie automatiquement sur Gratuit.

   Important : 

   • Assurez-vous que le paramètre Afficher sous est réglé sur Gratuit. Cela permet aux destinataires de la demande de réunion d’accepter la demande de réunion et d’ajouter votre temps de congé à leur calendrier, mais pas bloquer un moment sur leur calendrier. Le calendrier du destinataire affiche toujours la disponibilité gratuite pour la planification de vos congés.

   • Lorsque vous choisissez un événement d’une journée, l’heure de début de l’événement est à minuit. Pour éviter que vos collègues ne reçoivent des alertes à des moments étranges, définissez le paramètre Rappel sur Aucun.

5. Tapez les informations que vous voulez partager avec les destinataires.

6. Ajoutez les destinataires prévus à la ligne À.

7. Si vous avertissez des personnes d’une série d’heures périodiques pendant votre absence du bureau, sous l’onglet Réunion, dans le groupe Options, cliquez sur Recurrence (Récurrence), sélectionnez la récurrence, puis cliquez sur OK.

   Lorsque vous ajoutez une périodicité à une demande de réunion, l’onglet Réunion se transforme en onglet Réunion périodique.

8. Sous l’onglet Réunion, dans le groupe Afficher, cliquez sur Rendez-vous.

9. Cliquez sur Envoyer.

Lorsque vous envoyez cette demande de réunion avec l’étape Afficher comme définie sur Gratuit,l’événement apparaît en haut de chaque jour dans le calendrier Outlook de vos collègues, un rappel visuel qui n’bloque pas les heures de travail.

Étape 2 : bloquer les congés dans votre calendrier

Si vous avez suivi les étapes de la section précédente, la demande de réunion que vous avez envoyée a été marquée comme du temps libre pour empêcher le blocage du temps d’accès aux calendriers d’autres personnes. Toutefois, l’heure est également marquée comme étant gratuite dans votre propre calendrier. Vous devez à présent créer un rendez-vous supplémentaire pour que les autres personnes voient que vous n’êtes pas disponible pendant la période spécifiée.

Une erreur courante consiste à ouvrir l’élément de demande de réunion sur votre calendrier et à modifier le paramètre Afficher comme libre à Non Office après avoir envoyé la demande d’origine. Toutefois, lorsque vous faites cela, une mise à jour est envoyée à toutes les personnes à qui vous avez envoyé la demande de réunion, en modifiant La mise à l’Office et en insévitant aux étapes que vous avez prises pour éviter cette situation. Vous devez créer un rendez-vous en double dans votre calendrier avec le paramètre Afficher comme prêt à l’Office.

Lorsque les personnes utilisent Outlook calendrier pour planifier des réunions et d’autres événements, elles peuvent voir votre disponibilité, sauf si vous avez modifié les autorisations de votre calendrier pour empêcher cela. Normalement, les rendez-vous, réunions et événements ont un paramètre Afficher commeoccupé(e). Vous pouvez également créer des éléments avec le paramètre Afficher commenonOffice. Les éléments définies sur En Office sont considérés comme similaires aux éléments définies sur Occupé (personne ne doit pas vous attendre à ce que vous soyez disponible à ce moment-là). Visuellement, les deux types diffèrent : les éléments défini sur Out of Office s’affichent avec une couleur violette, les éléments sur Occupé(nt) sont identifiés par un thème de couleur bleue. Cette différence d’apparence vous permet de souligner la raison pour laquelle vous n’êtes pas disponible. Par exemple, vous pouvez déplacer un élément occupé en conflit, mais vous n’êtes probablement pas en mesure de modifier un élément en Office occupé(Office par exemple, vos vacances).

1. Dans Calendrier,dans le menu Fichier,pointezsur Nouveau, puis cliquez sur Rendez-vous.

2. Dans la zone Objet, tapez un nom pour votre absence.

3. À l’heure de début et à l’heurede fin, cliquez sur les dates de début et de fin de votre absence.

4. Cochez la case Journée toute la journée.

5. Définir le paramètre Afficher comme hors Office.

6. Cliquez sur Enregistrer et fermer.