Ajouter un texte d'aide personnalisé à un modèle de formulaire

Pour aider les utilisateurs à comprendre l’objectif de votre formulaire et pour les aider à le remplir correctement, vous pouvez ajouter un texte d’aide d’instructions à votre modèle de formulaire.

Cet article explique comment déterminer le meilleur type de texte d’aide pour votre modèle de formulaire en prenant en compte des facteurs tels que le type de modèle de formulaire que vous créez, votre audience, l’étendue de déploiement de votre modèle de formulaire et si les utilisateurs remplissent des formulaires basés sur votre modèle de formulaire à l’aide d’un navigateur web.

Dans cet article

• Considérations en matière de compatibilité
• Types d’aide
• Créer une vue pour afficher l’aide
• Créer un volet Office personnalisé pour afficher l’aide
• Utiliser la mise en forme conditionnelle pour afficher l’aide contextuelle
• Créer un lien hypertexte vers un fichier d’aide externe ou un site web
• Ajouter des instructions permettant aux utilisateurs d’afficher le système d’aide InfoPath

Considérations en matière de compatibilité

Lorsque vous concevez un modèle de formulaire dans Microsoft Office InfoPath 2007, vous pouvez choisir de concevoir un modèle de formulaire compatible avec le navigateur. Lorsque vous concevez un modèle de formulaire compatible avec le navigateur, certaines fonctionnalités ne sont pas disponibles. Par exemple, les volets Office personnalisés, qui sont souvent utilisés pour afficher le texte d’aide personnalisé, ne sont pas pris en charge dans les modèles de formulaire compatibles avec le navigateur. Pour ajouter de l’aide à un modèle de formulaire compatible avec le navigateur, envisagez une autre façon d’ajouter de l’aide, par exemple en utilisant la mise en forme conditionnelle pour afficher l’aide contextuelle.

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Types d’aide

Selon la complexité de votre modèle de formulaire et les besoins de vos utilisateurs, vous pouvez ajouter différents types de texte d’aide à l’aide de différentes procédures. Selon votre modèle de formulaire, vous pouvez utiliser plusieurs types de texte d’aide dans votre modèle de formulaire. Voici une liste des méthodes les plus courantes pour afficher le texte d’aide dans votre modèle de formulaire :

• Vue d’aide Créez une vue distincte pour afficher le texte d’aide lorsque vous souhaitez fournir des instructions détaillées à vos utilisateurs. Vous pouvez créer une vue d’aide qui contient uniquement du texte d’aide, ou vous pouvez dupliquer les contrôles que vous avez ajoutés dans l’affichage par défaut de votre modèle de formulaire et inclure le texte d’aide qui l’accompagne. En ajoutant des contrôles avec du texte d’aide, vous fournissez une autre vue pour remplir le formulaire, qui contient de l’aide contextuelle pour chaque section ou contrôle. Il s’agit d’une approche utile lorsque votre public contient à la fois de nouveaux utilisateurs, qui ont besoin d’une assistance supplémentaire, et d’utilisateurs expérimentés, qui savent déjà comment remplir le formulaire.

  Conseil

  Étant donné que les modèles de formulaire compatibles avec le navigateur ne prennent pas en charge les volets Office personnalisés, l’utilisation des affichages d’aide pour afficher le texte d’aide est une bonne alternative aux volets Office personnalisés.

• Volet Office personnalisé Un volet Office personnalisé est un fichier HTML dont le contenu est affiché dans un volet Office InfoPath lorsqu’un utilisateur remplit un formulaire. Vous ne pouvez spécifier qu’un seul fichier HTML à ouvrir dans le volet Office personnalisé par défaut pour votre modèle de formulaire, mais vous pouvez ajouter des fichiers HTML supplémentaires à votre modèle de formulaire en tant que fichiers de ressources, puis créer des liens hypertexte entre eux. Seuls les fichiers HTML peuvent être affichés dans les volets office personnalisés. Les volets Office personnalisés peuvent fournir des commandes spécifiques au formulaire et du contenu d’aide. Vous pouvez ajouter un fichier HTML directement à votre modèle de formulaire, afin que les utilisateurs puissent afficher l’aide personnalisée du volet Office même lorsqu’ils remplissent le formulaire hors connexion, ou vous pouvez lier le volet Office personnalisé à un fichier HTML stocké dans un autre emplacement. Par exemple, si vous envisagez de mettre à jour fréquemment le contenu de l’aide, mais que vous ne souhaitez pas publier votre modèle de formulaire chaque fois qu’une mise à jour du fichier d’aide HTML est effectuée, il est judicieux de stocker le fichier HTML dans un autre emplacement et de créer un lien vers celui-ci à partir du volet Office personnalisé. N’oubliez pas que les modèles de formulaires compatibles avec le navigateur ne prennent pas en charge les volets office personnalisés. Vous devez donc créer un volet Office personnalisé uniquement pour les formulaires qui seront remplis dans InfoPath.

• Mise en forme conditionnelle Vous pouvez utiliser la mise en forme conditionnelle pour spécifier différentes options de mise en forme pour un contrôle qui sont basées sur des conditions qui se produisent sur le formulaire. Si les conditions spécifiées sont vraies lorsqu’un utilisateur remplit un formulaire, la mise en forme conditionnelle est appliquée. Lorsque vous ajoutez du texte d’aide à une section dans votre modèle de formulaire et que vous ajoutez une mise en forme conditionnelle à cette section, vous autorisez un utilisateur à afficher ou masquer le texte d’aide contextuel d’une section ou d’un contrôle en fonction des besoins, sans changer d’affichage. Il s’agit d’un moyen utile de fournir de l’aide inline pour des sections ou des contrôles spécifiques pour les utilisateurs qui souhaitent obtenir l’aide.

• Aide externe Vous pouvez ajouter un lien vers un fichier externe, tel qu’un fichier HTML sur un site Web. Par exemple, si le site web de support technique de votre organization contient une page Web permettant de démarrer une session de conversation en direct avec un ingénieur du support technique, vous pouvez ajouter un lien hypertexte à votre modèle de formulaire qui permet aux utilisateurs d’ouvrir cette page dans leur navigateur Web. Cette approche est utile lorsque vous concevez un modèle de formulaire pour un autre service de votre organization et que ce service est le mieux qualifié pour fournir aux utilisateurs une aide ou un support technique.

• Système d’aide InfoPath pour les utilisateurs qui remplissent des formulaires InfoPath contient un système d’aide dédié pour les utilisateurs qui remplissent des formulaires. En demandant à vos utilisateurs d’appuyer sur F1 pendant qu’ils remplissent un formulaire, vous leur permettez d’accéder à ces rubriques d’aide sur les fonctionnalités InfoPath standard. Utilisez cette approche pour les formulaires que les utilisateurs remplissent à l’aide d’InfoPath uniquement.

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Créer une vue pour afficher l’aide

Afin de créer une vue distincte dans votre modèle de formulaire pour permettre aux utilisateurs d’afficher l’aide sur le remplissage du formulaire, vous devez d’abord créer une vue d’aide pour votre modèle de formulaire, puis ajouter un bouton à votre affichage de formulaire par défaut sur lequel les utilisateurs peuvent cliquer pour accéder à l’affichage Aide.

Créer une vue d’aide

1. Dans le menu Affichage , cliquez sur Gérer les affichages.
2. Sous Actions dans le volet Office Affichages , cliquez sur Ajouter un nouvel affichage.
3. Dans la zone Nouveau nom d’affichage , tapez un nom pour la vue Aide, puis cliquez sur OK.
   Par exemple, tapez Aide.
4. Dans le modèle de formulaire, cliquez dans la vue que vous venez d’ajouter, puis tapez ou collez le texte d’aide souhaité.
5. Si le volet Office Contrôles n’est pas visible, cliquez sur Autres contrôles dans le menu Insertion, ou appuyez sur Alt+I, C.
6. Dans le volet Office Contrôles , cliquez sur Bouton.
7. Cliquez avec le bouton droit sur le bouton que vous avez ajouté, puis cliquez sur Propriétés du bouton dans le menu contextuel.
8. Cliquez sur l’onglet Général.
9. Dans la zone Étiquette , tapez une étiquette pour le bouton. Par exemple, tapez Retour au formulaire.
10. Cliquez sur Règles.
11. Dans la boîte de dialogue Règles , cliquez sur Ajouter.
12. Cliquez sur Ajouter une action.
13. Dans la zone Action , cliquez sur Changer d’affichage.
14. Dans la zone Affichage , cliquez sur le nom de votre affichage par défaut.
15. Cliquez sur OK quatre fois pour revenir au modèle de formulaire.

Après avoir créé l’affichage Aide pour votre modèle de formulaire, vous devez ajouter un bouton à votre affichage par défaut, afin que les utilisateurs puissent facilement accéder à l’affichage Aide lorsqu’ils remplissent votre formulaire.

Ajouter un bouton à votre affichage par défaut

1. Dans le menu Affichage , cliquez sur Gérer les affichages.
2. Dans le volet Office Affichages , cliquez sur le nom de votre vue par défaut.
3. Si le volet Office Contrôles n’est pas visible, cliquez sur Autres contrôles dans le menu Insertion, ou appuyez sur Alt+I, C.
4. Dans le volet Office Contrôles , cliquez sur Bouton.
5. Cliquez avec le bouton droit sur le bouton que vous avez ajouté, puis cliquez sur Propriétés du bouton dans le menu contextuel.
6. Cliquez sur l’onglet Général.
7. Dans la zone Étiquette , tapez une étiquette pour le bouton. Par exemple, tapez Aide.
8. Cliquez sur Règles.
9. Dans la boîte de dialogue Règles , cliquez sur Ajouter.
10. Cliquez sur Ajouter une action.
11. Dans la zone Action , cliquez sur Changer d’affichage.
12. Dans la zone Affichage , cliquez sur le nom de votre affichage d’aide que vous avez ajouté dans la procédure précédente.
13. Cliquez sur OK quatre fois pour revenir au modèle de formulaire.

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Créer un volet Office personnalisé pour afficher l’aide

Pour créer et activer un volet office personnalisé, procédez comme suit :

1. Dans le menu Outils , cliquez sur Options de formulaire.

2. Sous Catégorie, cliquez sur Programmation.

3. Sélectionnez la zone Activer le volet Office personnalisé case activée.

4. Dans la zone Nom du volet Office , tapez le nom que vous souhaitez afficher en haut du volet Office personnalisé. Par exemple, tapez Aide.

5. Pour ajouter un fichier à votre modèle de formulaire, cliquez sur Ressource Files.

   Remarque

   Pour lier un fichier à votre modèle de formulaire, dans la zone Emplacement du volet Office , tapez le chemin d’accès absolu de l’emplacement du fichier HTML, puis cliquez sur OK.

   Remarque

   Il est recommandé de créer un lien vers un fichier HTML situé dans le même domaine que votre modèle de formulaire. Sinon, les utilisateurs qui ouvrent un formulaire basé sur votre modèle de formulaire voient une alerte.

6. Dans la boîte de dialogue Files de ressources, cliquez sur Ajouter.

7. Dans la boîte de dialogue Ajouter un fichier , recherchez et sélectionnez le fichier HTML souhaité, puis cliquez sur OK.

8. Si le fichier HTML que vous avez ajouté fait référence à des fichiers supplémentaires, tels que des feuilles de style en cascade, ajoutez également ces fichiers.

   Conseil

   Vous ne pouvez spécifier qu’un seul fichier HTML à ouvrir dans le volet Office personnalisé par défaut pour votre modèle de formulaire, mais vous pouvez ajouter des fichiers HTML supplémentaires à votre modèle de formulaire en tant que fichiers de ressources, puis créer des liens hypertexte entre eux.

9. Dans la boîte de dialogue Options de formulaire , cliquez sur le nom du fichier HTML que vous venez d’ajouter dans la zone Emplacement du volet Office .

10. Pour tester vos modifications, cliquez sur Aperçu dans la barre d’outils Standard, ou appuyez sur Ctrl+Maj+B. Le volet Office personnalisé que vous venez de créer doit s’afficher par défaut lorsque vous affichez un aperçu du modèle de formulaire.

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Utiliser la mise en forme conditionnelle pour afficher l’aide contextuelle

La procédure suivante explique comment utiliser la mise en forme conditionnelle pour afficher ou masquer l’aide contextuelle.

1. Si le volet Office Contrôles n’est pas visible, cliquez sur Autres contrôles dans le menu Insertion, ou appuyez sur Alt+I, C.

2. Dans le volet Office Contrôles , cliquez sur Case à cocher, puis sur Section.

3. Cliquez dans la section que vous venez d’ajouter à votre modèle de formulaire, puis tapez un texte d’aide.

4. Supprimez le texte d’étiquette par défaut de la zone case activée, puis tapez Cliquer pour afficher ou masquer l’aide.

5. Cliquez sur l’onglet correspondant à la section de votre modèle de formulaire, puis dans le menu Format , cliquez sur Mise en forme conditionnelle.

6. Cliquez sur Ajouter.

7. Sous Si cette condition est vraie, dans la première zone, cliquez sur Sélectionner un champ ou un groupe.

8. Dans la boîte de dialogue Sélectionner un champ ou un groupe, sélectionnez le champ qui correspond au contrôle de zone de case activée que vous avez ajouté à l’étape 2, puis cliquez sur OK.

9. Dans la deuxième zone, dans la boîte de dialogue Format conditionnel , cliquez sur est égal à.

10. Dans la troisième zone, cliquez sur FALSE.

11. Sous Ensuite, appliquez cette mise en forme, sélectionnez la zone Masquer ce contrôle case activée.

    Remarque

    La condition indique maintenant que si la zone case activée est sélectionnée, la section s’affiche.

12. Pour tester vos modifications, cliquez sur Aperçu dans la barre d’outils Standard, ou appuyez sur Ctrl+Maj+B.

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Créer un lien hypertexte vers un fichier d’aide externe ou un site web

La procédure suivante explique comment ajouter un lien hypertexte à partir de votre modèle de formulaire à un fichier d’aide externe, tel qu’un fichier HTML ou un fichier d’aide compilé (.chm), ou à un site Web, tel qu’un site Web de support technique.

Créer un lien hypertexte statique vers un fichier externe

1. Dans le modèle de formulaire, cliquez à l’emplacement où vous souhaitez insérer un lien hypertexte, ou sélectionnez le texte ou l’image que vous souhaitez transformer en lien hypertexte.

2. Dans la barre d’outils Standard, cliquez sur Insérer un lien hypertexte .

3. Cliquez sur l’onglet Général.

4. Dans la zone Adresse , tapez l’URL à lier.

5. Pour modifier le texte du lien hypertexte qui apparaît sur le modèle de formulaire, tapez le texte souhaité dans la zone Texte .

   Remarque

   Si vous avez sélectionné une image à l’étape 1, cette option n’est pas disponible.

6. Pour affecter une info-bulle qui s’affiche lorsqu’un utilisateur déplace le pointeur sur le lien hypertexte, cliquez sur l’onglet Avancé , puis dans la zone Info-bulle , tapez le texte que vous souhaitez afficher.

7. Pour tester vos modifications, cliquez sur Aperçu dans la barre d’outils Standard, ou appuyez sur Ctrl+Maj+B.

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Ajouter des instructions permettant aux utilisateurs d’afficher le système d’aide InfoPath

InfoPath inclut un système d’aide dédié que les utilisateurs peuvent utiliser lorsqu’ils remplissent des formulaires. Ce système d’aide contient des informations sur les tâches courantes, telles que l’activation ou la désactivation de la saisie semi-automatique et la vérification de l’orthographe du texte dans un formulaire. En tant que concepteur de formulaires, vous pouvez ouvrir l’aide d’InfoPath pour les utilisateurs de formulaires en appuyant sur F1 lorsque vous affichez un aperçu d’un formulaire dans la fenêtre d’aperçu.

L’aide pour les utilisateurs de formulaires étant limitée aux tâches qui s’appliquent à tous les formulaires, il est judicieux de fournir une aide personnalisée pour les modèles de formulaires que vous concevez. Pour aider vos utilisateurs à afficher le système d’aide InfoPath lorsqu’ils remplissent un formulaire, vous pouvez ajouter des instructions à votre modèle de formulaire qui expliquent comment accéder au système d’aide InfoPath. Par exemple, vous pouvez inclure l’un des exemples suivants dans votre modèle de formulaire :

• Pour ouvrir l’aide d’InfoPath, appuyez sur F1.
• Pour ouvrir l’aide d’InfoPath, cliquez sur Aide de Microsoft Office InfoPath dans le menu Aide .

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