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Organisations sont souvent soumis à la conformité, juridique ou d’autres dispositions qui en ont besoin pour conserver les documents pour une période donnée. Toutefois, en conservant les documents plus longtemps que nécessaire pour pouvez exposer l’organisation à un risque juridique. Pour cette raison, votre organisation peut avoir créé une stratégie de suppression de document pour votre site, par exemple, des documents professionnels général peuvent être nécessaires d’être supprimée cinq ans après qu’ils ont été créés.
Selon votre organisation, une stratégie de suppression de document peut-être être :
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Obligatoire Propriétaire de site ne peut pas cesser d’utiliser une stratégie obligatoire, qui est automatiquement appliquée au site.
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Par défaut Une stratégie par défaut est appliquée automatiquement à un site, mais un propriétaire de site peut :
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Choisissez une autre stratégie s’il est disponible.
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Cesser d’utiliser la stratégie entièrement si elle n’est pas pertinente au contenu du site.
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Ni obligatoire, ni default Dans ce cas, aucune stratégie est appliquée automatiquement au site et le propriétaire du site doit prendre des mesures pour appliquer une.
Une stratégie de suppression de document peut contenir plusieurs règles, par exemple, une règle peut indiquer supprimer les documents un an après qu’ils ont été créés, mais une autre règle peut dire supprimer les documents d’un an après qu’ils ont été modifiés en dernier. Si une stratégie contient plusieurs règles, vous pouvez sélectionner la règle que s’applique le mieux à votre site. La règle de suppression est appliquée à toutes les bibliothèques au sein du site. Une seule stratégie et une seule règle peuvent être actives dans un site en même temps. Comme une stratégie, vous pouvez définir une règle par défaut, afin qu’elle soit appliquée automatiquement lorsque la stratégie est appliquée.
Enfin, les règles de suppression de document sont héritées. Lorsque vous sélectionnez une stratégie ou une règle pour votre site, que sélection est héritée par tous les sous-sites, même si un propriétaire d’un sous-site peut héritage en sélectionnant une stratégie différente ou une règle. Lorsque vous sélectionnez une stratégie ou une règle, vous pouvez le contenu de ses sous-sites de votre site.
Afficher les stratégies de suppression de document disponibles dans une collection de sites
Votre organisation peut affecter des stratégies différentes à différentes collections de sites. Au niveau de la collection de sites, un propriétaire d’une collection de sites peut afficher toutes les stratégies de suppression de document sont disponibles pour cette collection de sites. Les stratégies peuvent ont été apportées disponibles pour le modèle de collection de sites (et par conséquent, toutes les collections de sites créées à partir de ce modèle) ou pour cette collection de sites spécifiques.
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Dans le site de niveau supérieur dans la collection de sites, dans le coin supérieur droit, cliquez sur paramètres [icône d’engrenage] > Paramètres du Site.
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Sous Administration de la collection de sites > règles de suppression de Document.
Remarque : Le lien Stratégies de suppression de Document n’apparaisse pas, à moins que les stratégies ont été affectées à la collection de sites. En outre, le lien ne s’affiche pas immédiatement après stratégies ont été affectées au site, il peut y avoir jusqu'à un délai de 24 heures à partir de lorsque les stratégies sont attribuées lorsque le lien Stratégies de suppression de Document s’affiche.
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Dans cette page, vous pouvez afficher :
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Les stratégies actuellement affectées et les règles associées. Sélectionnez une stratégie pour afficher les règles dans le volet droit.
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La stratégie par défaut, le cas échéant, affiche Oui dans la colonne par défaut.
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Si la stratégie a été affectée comme obligatoire, un message s’affiche sous la liste.
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Cette liste est Affichage seul, pour le propriétaire de collection de sites afficher toutes les stratégies disponibles et les règles. Pour appliquer une stratégie, voir la section suivante.
Appliquer ou supprimer une stratégie de suppression de document pour un site
En tant que propriétaire du site ou propriétaire collection de sites, votre organisation a peut-être créé des stratégies que vous pouvez appliquer à votre site ou refuser entièrement.
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Dans le coin supérieur droit du site, cliquez sur paramètres [icône d’engrenage] > Paramètres du Site.
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Sous Administration de la collection de sites > règles de suppression de Document.
Remarque : Le lien Stratégies de suppression de Document n’apparaisse pas, à moins que les stratégies ont été affectées à la collection de sites. En outre, le lien ne s’affiche pas immédiatement après stratégies ont été affectées au site, il peut y avoir jusqu'à un délai de 24 heures à partir de lorsque les stratégies sont attribuées lorsque le lien Stratégies de suppression de Document s’affiche.
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Effectuez l’une des opérations suivantes :
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Pour appliquer une stratégie, sélectionnez une stratégie > sélectionnez une règle dans cette stratégie > Enregistrer.
Une seule stratégie et une seule règle peuvent être actives dans un site en même temps. Votre organisation peut fournir plusieurs stratégies et des règles pour choisir parmi ou qu’une seule stratégie ou la règle.
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Pour cesser d’utiliser une stratégie, sélectionnez annulations : ne supprimez Note > Enregistrer.
En tant que propriétaire de site, vous pouvez cesser d’utiliser une stratégie de suppression de document si vous estimez que la stratégie n’est pas applicable au contenu de votre site. Toutefois, vous ne pouvez pas cesser d’utiliser une stratégie qui a été marquée comme obligatoire.
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Stratégies de suppression de document remplacent les autres stratégies
Un site peut utiliser d’autres stratégies de conservation et de suppression de contenu :
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Stratégies de type de contenu pour la collection de sites.
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Stratégies de gestion des informations pour une liste ou bibliothèque.
Si vous appliquez une stratégie de suppression de document sur un site qui utilise déjà des stratégies de type de contenu ou des stratégies de gestion des informations pour une liste ou bibliothèque, ces politiques sont ignorés pendant que la stratégie de suppression de document est en vigueur. Si d’autres stratégies sont ignorées, vous verrez le message contenu sur ce site utilise des stratégies de suppression de Document.
Cela signifie que vous devez planifier un site d’utiliser des stratégies uniquement destinés à un contenu structuré (stratégies de gestion des informations et les stratégies de type de contenu) ou du contenu non structuré (stratégies de suppression de document), pas les deux. Si vous cesser d’utiliser une stratégie de suppression de document, le message d’avertissement ne s’affichera pas et d’autres types de stratégies continueront à fonctionner.
Stratégies de site ne sont pas affectées par les stratégies de suppression de document.
Déterminer si les stratégies de type de contenu sont ignorés
Si votre site a été à l’aide de stratégies de type de contenu et que vous maintenant voir ce message, ces politiques ne sont plus en vigueur. Pour restaurer les stratégies de type de contenu, vous pouvez supprimer la stratégie de suppression de document à partir de votre site, comme décrit plus haut, si l’option annulations est disponible. S’il n’existe aucune option permettant de désactiver cette fonctionnalité, la stratégie de suppression de document est obligatoire, et vous devez contacter le responsable de la conformité dans votre organisation.
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Dans le coin supérieur droit, cliquez sur paramètres [icône d’engrenage] > Paramètres du Site.
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Sous Administration du Site > modèles de stratégie de Type de contenu.
Déterminer si les stratégies de gestion des informations sont ignorés
Si votre site a été à l’aide de stratégies de gestion des informations et que vous voyez maintenant ce message, ces politiques ne sont plus en vigueur. Pour restaurer les stratégies de gestion des informations, vous pouvez supprimer la stratégie de suppression de document à partir de votre site, comme décrit plus haut, si l’option annulations est disponible. S’il n’existe aucune option permettant de désactiver cette fonctionnalité, la stratégie de suppression de document est obligatoire, et vous devez contacter le responsable de la conformité dans votre organisation.
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Pour une liste ou bibliothèque, dans le ruban > onglet bibliothèque > Paramètres de la bibliothèque > sous autorisations et gestion > Paramètres de stratégie de gestion des informations.
