Archiver des données Access

Méthodes d’archivage des données

Le tableau suivant répertorie les méthodes d’archivage des données, une description de la méthode, une explication de l’utilisation de chaque méthode et d’autres considérations spécifiques pour la méthode.

Contourner l’intégrité référentielle

Si les enregistrements que vous souhaitez archiver sont liés à des enregistrements dans d’autres tables, vous devrez peut-être contourner la relation. Si les enregistrements que vous souhaitez archiver sont des enregistrements « enfants » (ils appartiennent au côté « plusieurs » d’un relation un-à-plusieurs ), vous pouvez probablement les archiver sans problème. Si les enregistrements que vous souhaitez archiver sont des enregistrements « parents » (ils appartiennent au côté « un » d’un relation un-à-plusieurs ), lorsque vous les archivez, les enregistrements « enfants » associés peuvent :

• Vous empêchez de supprimer les enregistrements « parents ». Cela peut entraîner des problèmes si vous avez déjà ajouté les enregistrements « parents » à la table d’archivage.

  -ou-

• Devenir « orphelins » : enregistrements qui appartiennent à un « parent » qui n’existe pas. Cela peut entraîner des problèmes d’intégrité et de fonctionnalité des données dans votre base de données qui utilise les enregistrements « orphelins ».

Pour prendre en compte l’intégrité référentielle, procédez comme suit :

1. Déterminez les enregistrements « enfants » qui appartiennent aux enregistrements que vous souhaitez archiver. Par exemple, pour archiver les enregistrements des ressources qui sont prêtés dans une bibliothèque, déterminez d’abord s’il existe des transactions ouvertes sur ces ressources, c’est-à-dire si les ressources ont été extraites mais non retournées.

2. Effectuez l’une des opérations suivantes :

   • Si les enregistrements « enfants » peuvent toujours être supprimés en toute sécurité, assurez-vous que la relation applique l’intégrité référentielle, avec des suppressions en cascade. Cela garantit que tous les enregistrements « enfants » associés seront supprimés.

   • Si les enregistrements « enfants » ne peuvent pas toujours être supprimés en toute sécurité, envisagez d’archiver toutes les tables de la base de données.

   • Créez une requête qui sélectionne les enregistrements « parents » qui n’ont pas d’enregistrements « enfants ». Ensuite, utilisez cette première requête pour créer vos requêtes d’archivage (voir la section Déplacer régulièrement des enregistrements dans une table d’archivage), au lieu d’utiliser la table « parente ».

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Préparer une copie vide d’une base de données principale

Tout d’abord, importez les définitions de table pour toutes les tables de la base de données principale.

1. Sous l’onglet Fichier , cliquez sur Nouveau, sélectionnez Base de données vide, puis cliquez sur Créer.

2. Fermez table1.

3. Sous l’onglet Données externes , dans le groupe Importer & lien , cliquez sur Accès.

4. Dans la boîte de dialogue Obtenir des données externes – Base de données Access , sélectionnez Importer des tables, des requêtes, des formulaires, des états, des macros et des modules dans la base de données active, puis cliquez sur Parcourir.

5. Dans la boîte de dialogue Ouvrir le fichier , sélectionnez la base de données principale. Cliquez sur Ouvrir pour fermer la boîte de dialogue Ouvrir le fichier , puis cliquez sur OK.

6. Dans la boîte de dialogue Importer des objets , cliquez sur Options.

7. Sous Importer des tables, sélectionnez Définition uniquement.

8. Sous l’onglet Tables , cliquez sur Sélectionner tout, sur OK, puis sur Fermer.

Ajouter des données à n’importe quelle table de recherche dans la copie vide 

Pour chaque table de recherche, procédez comme suit :

1. Lien vers la table de recherche dans la base de données back-end existante.

2. Créez une requête d’ajout qui ajoute tous les enregistrements de l’original à la copie.

Remplacer la base de données principale par une copie vide

Tout d’abord, renommez la base de données principale existante pour indiquer qu’il s’agit désormais d’une archive. Ensuite, ouvrez la copie vide et enregistrez-la en utilisant le nom de la base de données principale d’origine.

1. Cliquez sur l’onglet Fichier , puis sur Enregistrer la base de données sous. Vous pouvez être invité à fermer tous les objets ouverts ; si oui, cliquez sur OK. La boîte de dialogue Enregistrer sous s’ouvre.

2. Dans la zone Enregistrer dans (en haut de la boîte de dialogue Enregistrer sous), vérifiez que vous enregistrez le fichier au même endroit que la base de données principale d’origine.

3. Dans la zone Nom de fichier , entrez le nom de la base de données principale d’origine.

4. Dans la zone Type de fichier, sélectionnez Base de données Access (*.accdb).

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Étape 1 : Créer une table d’archive

Pour conserver tous vos enregistrements archivés dans une table, effectuez cette étape une seule fois. La table d’archivage que vous créez dans cette étape contient tous vos enregistrements archivés.

Pour supprimer votre ancienne table d’archive lorsque vous en créez une, au lieu d’effectuer cette étape, vous pouvez utiliser une requête Création de table pour copier les données dans votre table d’archivage. Pour ce faire, passez à l’étape 2.

Pour utiliser une nouvelle table d’archivage chaque fois que vous archivez, mais également pour conserver vos anciennes tables d’archivage, renommez l’ancienne table d’archive avant d’en créer une nouvelle. Si vous archivez en fonction d’une date, envisagez de nommer vos anciennes tables d’archivage en fonction de la plage de dates qu’elles représentent.

1. Dans le volet de navigation, sélectionnez la table contenant des enregistrements à archiver, appuyez sur Ctrl+C, puis appuyez sur Ctrl+V.

2. Dans la zone Nom de la table , supprimez les mots Copier de et ajoutez un trait de soulignement et le mot « archive » au nom de la table existante, puis cliquez sur OK. Par exemple, si la table d’origine est nommée Transactions , la table d’archive est nommée Transactions_archive.

   

3. Dans la boîte de dialogue Coller la table sous , sous Options de collage, sélectionnez Structure uniquement.

Étape 2 : Créer une requête d’ajout pour copier des données dans la table d’archivage

1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Requêtes, cliquez sur Création de requête.

2. Ajoutez la table avec les enregistrements que vous souhaitez archiver.

3. Dans la fenêtre de création de requête, double-cliquez sur l’astérisque (*) dans la table que vous venez d’ajouter. Le nom de la table et un astérisque apparaissent dans la première colonne de la grille de conception de requête.

   Remarque : L’astérisque indique que la requête doit inclure tous les champs de la table dans la sortie de la requête. Lorsque vous utilisez l’astérisque, si des champs sont ajoutés ou supprimés de la table, la sortie de la requête s’ajuste en conséquence.

4. Dans la fenêtre de création de requête, double-cliquez sur le champ que vous souhaitez utiliser pour spécifier une condition que les enregistrements doivent respecter avant de les archiver. Par exemple, si votre table Transactions comporte un champ appelé Date d’archivage et que vous souhaitez archiver tous les enregistrements dont la date date de plus d’un an, vous double-cliquez sur le champ et il apparaît dans la colonne vide suivante de la grille de conception de requête.

   

   Répétez cette étape si vous souhaitez utiliser des critères avec des champs supplémentaires.

5. Utilisez la ligne Critères pour spécifier des critères pour les champs que vous venez d’ajouter. Par exemple, vous pouvez spécifier que la date d’enregistrement doit être antérieure au 1er janvier 2019 en utilisant l’expression <#1/1/2019# dans la ligne Critères .

   Si les valeurs de vos critères changent chaque fois que vous archivez, vous devez demander une entrée à votre requête. Pour ce faire, vous utilisez un paramètre dans la ligne Critères afin que la requête demande une entrée. Pour utiliser un paramètre, utilisez une expression comme vous le feriez normalement, mais au lieu d’une valeur spécifiée, utilisez une brève question entre crochets. Par exemple, vous pouvez utiliser l’expression <[Archiver les transactions terminées avant :] comme suit :

   

   Pour plus d’informations sur l’utilisation des paramètres, consultez l’article Présentation des requêtes.

   Vous pouvez également utiliser la ligne ou pour spécifier d’autres conditions. Pour plus d’informations sur l’utilisation des critères, consultez l’article Exemples de critères de requête.

   Conseil : Si vous utilisez un champ de date pour spécifier des critères et que vous souhaitez archiver tous les enregistrements antérieurs à la date actuelle, entrez <Date() dans la ligne Critères du champ date.

6. Effectuez l’une des opérations suivantes :

   Si vous avez déjà créé la table d’archivage, utilisez une requête d’ajout pour ajouter les enregistrements spécifiés à cette table :

   1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Type de requête, cliquez sur Ajout.

   2. Dans la boîte de dialogue Ajouter , dans la zone Nom de la table , sélectionnez le nom de la table d’archivage, puis cliquez sur OK.

      

      Dans la grille de conception de requête, la ligne Ajouter à s’affiche .

   3. Désactivez la ligne Ajouter à pour tous les champs que vous avez utilisés pour spécifier des critères. (Seul l’astérisque doit avoir une valeur pour Ajouter à.)

      

      Si vous n’avez pas créé la table d’archivage, utilisez une requête make-table pour créer la table d’archivage à l’aide des enregistrements spécifiés :

   4. Sous l’onglet Créer, accédez au groupe Type de requête et cliquez sur Création de table.

   5. Dans la boîte de dialogue Créer une table , dans la zone Nom de la table , tapez le nom de la table d’archive, puis cliquez sur OK.

7. Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer la requête.

Étape 3 : Créer une requête de suppression pour supprimer des données de la table d’origine

1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Requêtes, cliquez sur Création de requête.

2. Ajoutez la table avec les enregistrements que vous souhaitez archiver.

3. Dans la fenêtre de création de requête, double-cliquez sur l’astérisque (*) dans la table que vous venez d’ajouter. Le nom de la table et un astérisque apparaissent dans la première colonne de la grille de conception de requête.

4. Dans la fenêtre de création de requête, double-cliquez sur les mêmes champs que vous avez utilisés pour spécifier une condition dans la requête d’ajout.

5. Utilisez la ligne Critères pour spécifier des critères pour les champs que vous venez d’ajouter. Pour plus d’informations sur l’utilisation des critères, consultez l’article Exemples de critères de requête.

   Important : Si la requête append ou make-table a utilisé un paramètre, vérifiez que votre requête delete le fait également. N’oubliez pas également que vous entrez la même valeur pour les deux requêtes. Si vous entrez des valeurs de paramètre différentes, vous risquez de perdre des données. Pour éviter la perte de données, envisagez d’utiliser un formulaire pour collecter les valeurs et de faire en sorte que les requêtes demandent au formulaire les valeurs d’entrée. Pour plus d’informations, consultez l’article Présentation des requêtes.

6. Sous l’onglet Création , dans le groupe Type de requête , cliquez sur Supprimer.

   La ligne Supprimer s’affiche dans la grille de conception de requête.

   

7. Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer la requête.

Étape 4 : Créer une macro pour exécuter des requêtes d’ajout et de suppression

1. Sous l’onglet Créer, accédez au groupe Macros et code, puis cliquez sur Macro.

2. Cliquez sur la flèche déroulante en regard de Ajouter une nouvelle action, puis cliquez sur OuvrirQuery.

   L’action OuvrirQuery s’affiche et affiche ses arguments.

3. Dans la zone Nom de la requête , sélectionnez la requête (ajout ou création de table) que vous avez créée à l’étape 2.

4. Cliquez sur la flèche déroulante en regard de Ajouter une nouvelle action, puis cliquez sur OuvrirQuery.

   L’action OuvrirQuery s’affiche et affiche ses arguments.

5. Dans la zone Nom de la requête , sélectionnez la requête de suppression que vous avez créée à l’étape 3.

6. Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer la macro.

   Lorsque vous souhaitez archiver des enregistrements, exécutez la macro.

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