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En plus de créer vos propres tâches, vous pouvez créer des tâches à affecter à d’autres personnes.

Les tâches vous aident à suivre les tâches que vous devez faire. Vous pouvez également affecter des tâches à d’autres personnes.

  1. Dans le barre de navigation, cliquez sur Tâches, puis sur Nouvelle tâche, ou ouvrez une tâche existante.

    Raccourci clavier    Pour créer une tâche, appuyez sur Ctrl+Maj+K.

  2. Cliquez sur Attribuer une tâche.

    Commande Affecter une tâche du ruban

  3. Dans la zone À, entrez un nom ou une adresse de courrier.

  4. Entrez Objet, Date de début et Date d’échéance.

    Propriétés Date de début et Échéance d’une tâche affectée

  5. Si vous souhaitez que la tâche se répète, cliquez sur Périodicité, sélectionnez les options souhaitées, puis cliquez sur OK.

  6. Cliquez sur Envoyer.

    Remarque : Si vous affectez une tâche périodique, une copie de cette tâche reste dans votre liste des tâches mais n’est jamais mise à jour. Si vous case activée la zone m’envoyer un rapport status lorsque cette tâche est terminée, vous recevez status rapports pour chaque occurrence terminée de la tâche.

Lorsque vous ouvrez une tâche que vous avez attribuée, vous pouvez passer en revue la progression des tâches affectées avec la zone % terminée que vous ou le destinataire pouvez mettre à jour lorsqu’il vous envoie un rapport de status de tâche attribuée.

Remarque : Les tâches attribuées à partir d’Outlook pour Windows doivent être acceptées ou refusées à l’aide de l’application Outlook pour Windows. Cette expérience n’est pas prise en charge dans Outlook sur le web. 

Outlook permet de suivre la progression d’une tâche affectée à une seule personne. Si vous souhaitez que plusieurs personnes travaillent sur une tâche, il est judicieux de diviser la tâche en morceaux plus petits ou d’affecter chaque tâche individuellement. Par exemple, pour suivre un rapport à écrire par trois rédacteurs, créez trois tâches distinctes nommées Écrire un rapport : Anne, Écrire le rapport : Carlos et Écrire le rapport : Michiyo, puis affectez chaque tâche individuelle au rédacteur approprié.

Suivre les tâches que vous avez attribuées à quelqu’un d’autre

  1. Dans la barre de navigation, cliquez sur Tâches.

  2. Cliquez sur Afficher > Modifier l’affichage > affecté.

Commande d’affichage des tâches affectées sur le ruban

Les tâches affectées sont manquantes

Si vous ne voyez pas les tâches que vous avez attribuées, Outlook ne sont peut-être pas configurées pour conserver des copies des tâches que vous attribuez.

  1. Cliquez sur Options de > fichier > Tâches.

  2. Sous Options de tâche, case activée la zone Maintenir ma liste de tâches à jour avec des copies des tâches que j’assigne à d’autres personnes.

Case à cocher Conserver ma liste de tâches à jour avec les copies des tâches affectées à d’autres personnes

L’activation de cette option n’effectue pas le suivi des tâches que vous avez déjà attribuées, mais elle effectue le suivi des nouvelles tâches que vous affectez.

Une fois que vous avez créé une tâche et l’avez affectée à une personne, vous pouvez avoir des tâches de gestion à effectuer pour la gérer jusqu’à ce qu’elle soit terminée. Par exemple, vous souhaiterez peut-être status des rapports et des mises à jour sur la progression de la tâche. En outre, si la personne à laquelle vous attribuez la tâche la rejette, vous pouvez la réaffecter à quelqu’un d’autre.

Pour affecter une tâche, vous devez d’abord créer la tâche, puis l’envoyer en tant que demande de tâche à quelqu’un. La personne qui reçoit la demande de tâche devient le propriétaire temporaire de la tâche. Cette personne peut refuser la tâche, accepter la tâche ou l’affecter à quelqu’un d’autre. Si la tâche est refusée, elle vous est retournée.

Remarque : Même si une tâche refusée vous est retournée, la tâche est toujours détenue par le destinataire jusqu’à ce que vous récupériez la propriété en retournant la tâche à votre propre liste de tâches.

Affecter une tâche à une personne

  1. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Pour affecter une nouvelle tâche     Dans le menu Fichier , pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Demande de tâche.

      Envoyer une demande de tâche à une personne

    • Pour affecter une tâche existante     Dans la liste des tâches, ouvrez la tâche que vous souhaitez attribuer. Sous l’onglet Tâche , dans le groupe Gérer les tâches , cliquez sur Attribuer une tâche.

  2. Dans la zone À , entrez le nom ou l’adresse de messagerie de la personne à laquelle vous souhaitez attribuer la tâche.

    Pour sélectionner le nom dans une liste, cliquez sur le bouton À .

  3. Dans la zone Objet, tapez un nom pour la tâche.

    Remarque : Pour une tâche existante, la zone Objet est déjà renseignée.

  4. Sélectionnez les options Date d’échéance et État souhaitées.

  5. Sélectionnez ou désactivez la zone Conserver une copie mise à jour de cette tâche dans ma liste de tâches case activée et la zone m’envoyer un rapport status lorsque cette tâche est terminée case activée zone.

  6. Si vous souhaitez que la tâche se répète, sous l’onglet Tâche , dans le groupe Options , cliquez sur Périodicité, sélectionnez les options souhaitées, puis cliquez sur OK.

  7. Dans le corps de la tâche périodique, tapez toutes les informations que vous souhaitez inclure dans la tâche.

  8. Cliquez sur Envoyer Image du bouton.

    Remarque : Si vous attribuez une tâche périodique, une copie de la tâche reste dans votre liste de tâches, mais elle ne sera pas mise à jour. Si vous sélectionnez la zone m’envoyer un rapport status lorsque cette tâche est terminée case activée, vous recevrez un rapport status pour chaque occurrence terminée de la tâche.

  1. Ouvrez la tâche que vous souhaitez envoyer.

  2. Sous l’onglet Tâche , dans le groupe Gérer la tâche , cliquez sur Transférer.

    Raccourci clavier pour transférer une tâche, appuyez sur Ctrl+F.

  3. Entrez les noms des destinataires ou les adresses de messagerie dans les zones À et Cc .

  4. Dans le corps de la tâche, tapez n’importe quel message que vous souhaitez inclure. Pour envoyer plusieurs tâches, faites glisser les tâches supplémentaires de la liste des tâches vers le corps de la tâche que vous transférez.

  5. Cliquez sur Envoyer Image du bouton.

  1. Ouvrez le message électronique qui contient la demande de tâche. Ce message se trouve généralement dans votre dossier Éléments envoyés .

  2. Sous l’onglet Tâche , dans le groupe Gérer les tâches , cliquez sur Revenir à la liste des tâches.

Vous pouvez également récupérer la tâche à partir du message de tâche refusée en cliquant sur Revenir à la liste des tâches.

Il existe trois façons de suivre les tâches que vous avez attribuées à d’autres personnes :

  • Conserver automatiquement des copies des tâches que vous attribuez et recevoir des rapports status automatisés    

    1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options.

    2. Cliquez sur Options de la tâche.

    3. Sélectionnez la zone Conserver les copies mises à jour des tâches affectées dans ma liste de tâches case activée.

    4. Sélectionnez la zone Envoyer status rapports lorsque les tâches attribuées sont terminées case activée.

  • Afficher les tâches que vous avez attribuées à d’autres personnes    

    1. Cliquez sur Tâches.

    2. Dans le menu Affichage , pointez sur Affichage actuel, puis cliquez sur Affectation.

  • Afficher la liste des personnes qui reçoivent des copies mises à jour d’une tâche affectée    

    1. Ouvrez la tâche affectée pour laquelle vous souhaitez afficher la liste.

    2. Sous l’onglet Détails , affichez les noms dans la zone de liste Mettre à jour .

  1. Ouvrez la tâche ou la demande de tâche.

  2. Sous l’onglet Tâche , dans le groupe Gérer la tâche , cliquez sur Accepter ou Refuser.

  3. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Cliquez sur Modifier la réponse avant l’envoi, tapez votre commentaire dans le message, puis cliquez sur Envoyer.

    • Cliquez sur Envoyer la réponse maintenant.

  1. Ouvrez la tâche pour laquelle vous souhaitez envoyer un rapport ou un commentaire status.

  2. Sous l’onglet Tâche , dans le groupe Gérer la tâche , cliquez sur Envoyer le rapport d’état, Répondre ou Répondre à tous.

  3. Entrez les noms des destinataires ou les adresses de messagerie dans les zones À et Cc .

    Si la tâche vous est affectée, les noms des personnes à mettre à jour sont ajoutés automatiquement.

  4. Dans le corps du message, tapez toutes les informations que vous souhaitez inclure dans le rapport status.

  5. Cliquez sur Envoyer Image du bouton.

Une fois que vous avez créé une tâche et l’avez affectée à une personne, vous pouvez avoir des tâches de gestion à effectuer pour la gérer jusqu’à ce qu’elle soit terminée. Par exemple, vous souhaiterez peut-être status des rapports et des mises à jour sur la progression de la tâche. En outre, si la personne à laquelle vous attribuez la tâche la rejette, vous pouvez la réaffecter à quelqu’un d’autre.

Pour affecter une tâche, vous devez d’abord créer la tâche, puis l’envoyer en tant que demande de tâche à quelqu’un. La personne qui reçoit la demande de tâche devient le propriétaire temporaire de la tâche. Cette personne peut refuser la tâche, accepter la tâche ou l’affecter à quelqu’un d’autre. Si la tâche est refusée, elle vous est retournée.

Remarque : Même si une tâche refusée vous est retournée, la tâche est toujours détenue par le destinataire jusqu’à ce que vous récupériez la propriété en retournant la tâche à votre propre liste de tâches.

Affecter une tâche à une personne

  1. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Pour affecter une nouvelle tâche     Dans le menu Fichier , pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Demande de tâche.

      Envoyer une demande de tâche à une personne

    • Pour affecter une tâche existante     Dans la liste des tâches, ouvrez la tâche que vous souhaitez attribuer. Sous l’onglet Tâche , dans le groupe Gérer les tâches , cliquez sur Attribuer une tâche.

  2. Dans la zone À , entrez le nom ou l’adresse de messagerie de la personne à laquelle vous souhaitez attribuer la tâche.

    Pour sélectionner le nom dans une liste, cliquez sur le bouton À .

  3. Dans la zone Objet, tapez un nom pour la tâche.

    Remarque : Pour une tâche existante, la zone Objet est déjà renseignée.

  4. Sélectionnez les options Date d’échéance et État souhaitées.

  5. Sélectionnez ou désactivez la zone Conserver une copie mise à jour de cette tâche dans ma liste de tâches case activée et la zone m’envoyer un rapport status lorsque cette tâche est terminée case activée zone.

  6. Si vous souhaitez que la tâche se répète, sous l’onglet Tâche , dans le groupe Options , cliquez sur Périodicité, sélectionnez les options souhaitées, puis cliquez sur OK.

  7. Dans le corps de la tâche périodique, tapez toutes les informations que vous souhaitez inclure dans la tâche.

  8. Cliquez sur Envoyer Image du bouton.

    Remarque : Si vous attribuez une tâche périodique, une copie de la tâche reste dans votre liste de tâches, mais elle ne sera pas mise à jour. Si vous sélectionnez la zone m’envoyer un rapport status lorsque cette tâche est terminée case activée, vous recevrez un rapport status pour chaque occurrence terminée de la tâche.

  1. Ouvrez la tâche que vous souhaitez envoyer.

  2. Sous l’onglet Tâche , dans le groupe Gérer la tâche , cliquez sur Transférer.

    Raccourci clavier pour transférer une tâche, appuyez sur Ctrl+F.

  3. Entrez les noms des destinataires ou les adresses de messagerie dans les zones À et Cc .

  4. Dans le corps de la tâche, tapez n’importe quel message que vous souhaitez inclure. Pour envoyer plusieurs tâches, faites glisser les tâches supplémentaires de la liste des tâches vers le corps de la tâche que vous transférez.

  5. Cliquez sur Envoyer Image du bouton.

  1. Ouvrez le message électronique qui contient la demande de tâche. Ce message se trouve généralement dans votre dossier Éléments envoyés .

  2. Sous l’onglet Tâche , dans le groupe Gérer les tâches , cliquez sur Revenir à la liste des tâches.

Vous pouvez également récupérer la tâche à partir du message de tâche refusée en cliquant sur Revenir à la liste des tâches.

Il existe trois façons de suivre les tâches que vous avez attribuées à d’autres personnes :

  • Conserver automatiquement des copies des tâches que vous attribuez et recevoir des rapports status automatisés    

    1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options.

    2. Cliquez sur Options de la tâche.

    3. Sélectionnez la zone Conserver les copies mises à jour des tâches affectées dans ma liste de tâches case activée.

    4. Sélectionnez la zone Envoyer status rapports lorsque les tâches attribuées sont terminées case activée.

  • Afficher les tâches que vous avez attribuées à d’autres personnes    

    1. Cliquez sur Tâches.

    2. Dans le menu Affichage , pointez sur Affichage actuel, puis cliquez sur Affectation.

  • Afficher la liste des personnes qui reçoivent des copies mises à jour d’une tâche affectée    

    1. Ouvrez la tâche affectée pour laquelle vous souhaitez afficher la liste.

    2. Sous l’onglet Détails , affichez les noms dans la zone de liste Mettre à jour .

  1. Ouvrez la tâche ou la demande de tâche.

  2. Sous l’onglet Tâche , dans le groupe Gérer la tâche , cliquez sur Accepter ou Refuser.

  3. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Cliquez sur Modifier la réponse avant l’envoi, tapez votre commentaire dans le message, puis cliquez sur Envoyer.

    • Cliquez sur Envoyer la réponse maintenant.

  1. Ouvrez la tâche pour laquelle vous souhaitez envoyer un rapport ou un commentaire status.

  2. Sous l’onglet Tâche , dans le groupe Gérer la tâche , cliquez sur Envoyer le rapport d’état, Répondre ou Répondre à tous.

  3. Entrez les noms des destinataires ou les adresses de messagerie dans les zones À et Cc .

    Si la tâche vous est affectée, les noms des personnes à mettre à jour sont ajoutés automatiquement.

  4. Dans le corps du message, tapez toutes les informations que vous souhaitez inclure dans le rapport status.

  5. Cliquez sur Envoyer Image du bouton.

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