« Économiser tôt, économiser souvent » est une chose du passé. Il existe maintenant l’enregistrement automatique, qui permet d’économiser toutes les quelques secondes afin que vos utilisateurs n’aient pas à le faire.
L’enregistrement automatique est activé lorsqu’un fichier est stocké sur OneDrive, OneDrive professionnel ou scolaire ou SharePoint dans Microsoft 365. Il enregistre automatiquement les modifications de vos utilisateurs dans le cloud pendant qu’ils travaillent. Et, si d’autres personnes travaillent sur le même fichier, l’enregistrement automatique leur permet de voir les modifications en quelques secondes. Si l’enregistrement automatique n’est pas activé, les utilisateurs qui collaborent simultanément sur le même document ne pourront pas se voir en temps réel et ils continueront à voir Mises à jour Disponible lorsque des modifications sont apportées par d’autres utilisateurs.
Toutefois, l’enregistrement automatique entraîne également des modifications dans la façon dont vos utilisateurs devront travailler avec Microsoft 365. Par conséquent, dans cet article, nous décrivons certains des scénarios les plus difficiles ainsi que la configuration des paramètres d’enregistrement automatique. Nous vous recommandons de communiquer à vos utilisateurs ces modifications qui ont un impact sur leur fonctionnement dans Office.
Remarque : L’enregistrement automatique n’a aucun impact sur les performances du système. Toutefois, l’utilisation du réseau sera plus élevée à mesure que les modifications sont chargées au fur et à mesure qu’elles sont apportées au lieu de toutes en même temps lorsque les utilisateurs apportent des modifications, ce qui peut avoir un impact sur les personnes ayant une bande passante limitée ou une utilisation élevée des données à coût élevé, par exemple sur un point d’accès mobile.
Modification des flux de travail
L’enregistrement automatique est utile dans la plupart des scénarios, mais il existe quelques cas où vos utilisateurs peuvent avoir besoin de modifier leur fonctionnement normal et nous voulons que vous soyez prêt à les aider. Pour chacun des scénarios, nous avons décrit ce qu’est le scénario, ce qui peut se passer mal et une recommandation sur la façon de le résoudre.
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À partir d’un fichier existant, en apportant des modifications, puis en effectuant une opération Enregistrer une copie dans un nouveau fichier : toute personne qui commence à partir d’un fichier précédent (par exemple, le rapport des bénéfices du dernier trimestre), modifie, puis effectue une opération Enregistrer une copie pour démarrer le rapport des bénéfices de ce trimestre entraîne l’enregistrement des modifications dans les deux fichiers si l’enregistrement automatique est activé. Nous recommandons à tout le monde d’effectuer l’opération Enregistrer une copie avant d’apporter des modifications et d’avoir même ajouté un rappel dans le produit lorsque cela se produit. Si un utilisateur apporte des modifications accidentelles, il doit utiliser la fonctionnalité Historique des versions pour restaurer le document d’origine.
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Exécution de modifications « hypothétiques » ou « scénarios » dans un fichier : toute personne qui ouvre un fichier et effectue une analyse hypothétique (par exemple, prévoir l’impact des changements du marché sur le budget) avec le désir de fermer le fichier sans enregistrer aura enregistré par inadvertance toutes les modifications apportées au fichier pendant l’enregistrement automatique. Nous vous recommandons de désactiver l’enregistrement automatique lors de l’analyse hypothétique, puis de la réactiver une fois que l’utilisateur est prêt à enregistrer à nouveau.
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Tableaux de bord et affichage de fichiers avec tris/filtres dans Excel : toute personne qui trie ou filtre un tableau de bord lorsque l’enregistrement automatique est activé affecte l’affichage de tous les autres utilisateurs du fichier. Si un fichier est destiné à être un tableau de bord ou utilisé par plusieurs personnes avec des tris et des filtres, nous vous recommandons de définir la propriété Read-Only Recommandé sur ce fichier à l’aide de File > Info > Protéger le classeur > Toujours ouvrir en lecture seule, afin que les utilisateurs du tableau de bord n’enregistrent pas leurs modifications, sauf s’ils choisissent explicitement de modifier le fichier.
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Fichiers finalisés ou publiés : toute personne qui modifie accidentellement un fichier finalisé et publié avec l’enregistrement automatique sur enregistrera ses modifications dans le fichier. Une fois qu’un fichier a été finalisé, nous vous recommandons de définir la propriété Read-Only Recommended ou La propriété Marquer comme final sur le fichier, de sorte que les modifications accidentelles de visionneuses et de lecteurs du fichier ne seront pas enregistrées.
Configuration des paramètres d’enregistrement automatique dans Office
L’enregistrement automatique peut être configuré de la manière suivante :
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Le propriétaire d’un fichier peut le définir sur Toujours ouvrir en lecture seule pour éviter les modifications accidentelles. Pour ce faire, vous pouvez définir le fichier pour qu’il s’ouvre en lecture seule recommandé (Fichier > Informations > Protéger le document/classeur/présentation > Toujours ouvert en lecture seule) ou en partageant le fichier sans autoriser d’autres utilisateurs à modifier (Fichier > Partager > Personnes avec le lien peut modifier et décocher la case Autoriser la modification).
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Un utilisateur peut désactiver l’enregistrement automatique d’un fichier lorsqu’il est ouvert en cliquant sur le bouton bascule Enregistrement automatique. Cela désactive l’enregistrement automatique pour le document actif pour cet utilisateur. La prochaine fois que le même utilisateur ouvrira le document, l’enregistrement automatique sera désactivé. S’ils ouvrent un autre document, l’enregistrement automatique n’est pas affecté par leur choix dans l’autre document.
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Un utilisateur peut définir l’enregistrement automatique sur désactivé par défaut pour tous les fichiers ouverts dans cette application spécifique (Word, Excel, PowerPoint ) sur cet appareil.
Remarque : L’utilisateur peut toujours définir l’enregistrement automatique de façon à ce qu’il soit activé pour des fichiers individuels à l’aide du bouton bascule Enregistrement automatique décrit ci-dessus.
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Vous, l’administrateur, pouvez définir l’enregistrement automatique sur désactivé par défaut pour tous les fichiers ouverts dans cette application spécifique (Word, Excel, PowerPoint ) à l’aide de stratégie de groupe.
Remarque : L’utilisateur peut toujours définir l’enregistrement automatique sur activé par défaut dans l’application ou pour des fichiers individuels, à l’aide des paramètres décrits ci-dessus.
Paramètres de stratégie de groupe pour l’enregistrement automatique
Nous remplaçons le paramètre de stratégie de groupe « Ne pas enregistrer automatiquement les fichiers dans Excel /PowerPoint /Word » par le nouveau paramètre de stratégie de groupe « Activer l’enregistrement automatique désactivé par défaut dans Excel /PowerPoint /Word ».
Si vous utilisez stratégie de groupe dans votre organization, vous pouvez utiliser un paramètre de stratégie pour désactiver l’enregistrement automatique par défaut. Il existe des paramètres de stratégie distincts pour Excel, PowerPoint et Word.
Par exemple, le paramètre de stratégie pour Word est nommé « Désactiver l’enregistrement automatique par défaut dans Word » et se trouve sous le chemin de stratégie « Microsoft Office 2016\AutoSave ».
Pour utiliser ces paramètres de stratégie, vérifiez que vous avez téléchargé les derniers fichiers de modèle d’administration (ADMX/ADML) à partir du Centre de téléchargement Microsoft.
Utilisation de fichiers locaux
L’enregistrement automatique n’est pas disponible lors de l’utilisation de fichiers locaux. L’ancien comportement de récupération automatique est toujours disponible pour enregistrer régulièrement des copies des fichiers modifiés afin de réduire la perte de données en cas de scénario inattendu, tel qu’un incident.
Toutefois, nous recommandons aux administrateurs informatiques d’encourager les utilisateurs à enregistrer leurs fichiers dans OneDrive, OneDrive professionnel ou scolaire ou SharePoint dans Microsoft 365 pour activer l’enregistrement automatique et éviter la perte de données. Vous pouvez encourager l’adoption de OneDrive, OneDrive professionnel ou scolaire ou SharePoint dans Microsoft 365 par le biais de l’éducation des utilisateurs et également en déployant le déplacement de dossiers connus, qui synchronise automatiquement les dossiers clés dans le cloud. Cela leur permet d’accéder aux fichiers n’importe où et de ne pas se soucier de perdre des données importantes.
Voir aussi
Qu’est-ce que l’enregistrement automatique ?
Empêcher les modifications dans la version finale d’un fichier
Afficher des versions antérieures de fichiers Office
Protéger vos fichiers en cas de blocage avec la récupération automatique
Dernière mise à jour : 4 juin 2019
