Si vous configurez une réunion pour un grand groupe de personnes et que vous utilisez Outlook, vous pouvez modifier vos options afin que la réunion soit simple à gérer, qu’elle se déroule sans problèmes et sans interruptions.
Vous pouvez inviter jusqu’à 250 personnes à votre réunion Lync.
-
Ouvrez Outlook et accédez à votre calendrier.
-
Dans le ruban Outlook, cliquez sur Nouvelle réunion Lync.
-
Configurez la réunion comme vous le faites habituellement, à savoir :
-
Dans la zone À, tapez l’adresse e-mail des invités ou l’alias d’une liste de distribution.
-
Tapez un Objet, puis sélectionnez les heures de Début et de Fin.
-
Tapez l’ordre du jour dans la zone de la réunion, en veillant à ne pas modifier les informations de réunion Lync.
Maintenant, nous allons personnaliser les options de réunion afin qu’elles soient adaptées à votre réunion réunissant un grand nombre de personnes.
-
Cliquez sur Options de réunion dans le ruban.
Remarques :
-
Sous Ces personnes ne doivent pas attendre dans la salle d’attente, sélectionnez Tout le monde (aucune restriction). Cela permet aux participants d’accéder directement à votre réunion, et vous n’aurez pas à les accepter manuellement, sans interruptions.
-
Sous Qui est présentateur ?, sélectionnez Personnes que je choisis.
-
Cliquez sur Choisir des présentateurs et déplacez les personnes souhaitées de la liste Participant à la liste Présentateur, puis cliquez sur OK. Gardez à l’esprit que tous les présentateurs exercent un contrôle total sur votre réunion.
-
Sous Voulez-vous limiter le nombre de participants ?, cochez les cases Désactiver la messagerie instantanée, Désactiver le son pour tous les participants et Bloquer la vidéo des participants.
-
Vous avez terminé ! Cliquez sur OK dans les options de la réunion et envoyez la demande. Avant votre réunion, assurez-vous de consulter l’un des documents suivants :
