Convertir un document Word en modèle de formulaire InfoPath

S’il est vrai que vous pouvez utiliser Microsoft Office Word pour créer un document qui ressemble à un formulaire, Word fonctionne mieux comme un programme de traitement de texte, pas comme un programme de conception de formulaire. À l’inverse, Microsoft Office InfoPath a été créé spécifiquement pour concevoir et remplir des formulaires électroniques. Si vous souhaitez convertir des documents Word existants en modèles de formulaires InfoPath, vous pouvez utiliser l’Assistant Importation dans InfoPath pour le faire. Vous pouvez ensuite tirer parti des fonctionnalités InfoPath dédiées pour la conception, la publication et le remplissage de formulaires. Par exemple, dans un modèle de formulaire de rapport de ventes, vous pouvez utiliser la mise en forme conditionnelle pour appliquer automatiquement une couleur d’arrière-plan rouge lorsque les chiffres sont inférieurs aux projections de ventes. Dans le même modèle de formulaire, vous pouvez utiliser une règle pour autoriser l’envoi des formulaires basés sur ce modèle de formulaire en tant que pièce jointe dans un message électronique lorsqu’un utilisateur clique sur un bouton d’envoi. En outre, vous pouvez rendre votre modèle de formulaire accessible à un public plus large en créant un modèle de formulaire compatible avec les navigateurs.

Lorsque vous convertissez un document Word en modèle de formulaire InfoPath, le modèle de formulaire obtenu correspond étroitement à la mise en page du document Word. En outre, les éléments du document Word qui remplissent certaines conditions sont automatiquement convertis en contrôles appropriés dans lesquels les utilisateurs peuvent entrer des données. Par exemple, si le document Word contient des crochets entourant plusieurs espaces, InfoPath suppose que vous avez utilisé cette zone entre crochets comme champ de saisie de texte et la convertit en contrôle de zone de texte dans le modèle de formulaire obtenu. Tous les champs de formulaire Word sont convertis en contrôles correspondants dans InfoPath.

Vous pouvez utiliser les paramètres de la boîte de dialogue Options d’importation pour modifier les options de conversion d’un document Word en modèle de formulaire InfoPath.

Cet article explique le concept de base et la procédure de conversion d’un document Word en modèle de formulaire InfoPath, y compris les fonctionnalités et paramètres qui ne sont pas pris en charge dans le processus de conversion.

Contenu de cet article

• A propos de la conversion d’un document Word en modèle de formulaire InfoPath
• Word fonctionnalités et paramètres qui ne sont pas entièrement pris en charge pendant la conversion
• Convertir un document Word en modèle de formulaire InfoPath
• Remplacer une table de disposition par une table extensible
• Remplacer des cases à cocher de case activée par un groupe de boutons d’option
• Examiner les problèmes de conversion dans le volet Office du vérificateur de conception

A propos de la conversion d’un document Word en modèle de formulaire InfoPath

Lorsque vous convertissez un document Word en modèle de formulaire InfoPath, le document est utilisé comme plan pour créer un modèle de formulaire. La structure de base du document est recréée aussi fidèlement que possible dans le modèle de formulaire. Dans un document Word, un « champ de formulaire » est l’emplacement dans lequel un type particulier de données, tel qu’un nom ou une adresse, est stocké. Si vous choisissez d’inclure des champs de formulaire Word lors de la conversion du document, des contrôles de zone de texte, de zone de case activée et de zone de liste déroulante sont ajoutés au modèle de formulaire InfoPath à un emplacement qui correspond à l’emplacement des champs dans le document Word. En outre, InfoPath détecte automatiquement les parties du document Word susceptibles de fonctionner correctement, telles que tableaux répétitifs et zones de texte enrichi, et les convertit en contrôles appropriés. Par exemple, si un document d’état de dépenses inclut une zone vide et soulignée dans laquelle les utilisateurs peuvent taper des notes relatives à une dépense particulière, InfoPath convertit cette zone en zone de texte enrichi. Les utilisateurs peuvent ensuite taper plusieurs lignes de texte dans la zone de texte enrichi et mettre en forme ce texte en conséquence.

Pour mieux comprendre la relation entre un document Word que vous convertissez à l’aide de l’Assistant Importation InfoPath et le modèle de formulaire InfoPath obtenu, imaginez que votre organization utilise depuis plusieurs années un document Word appelé ExpenseReport.doc pour collecter des données de notes de frais auprès des employés. Votre service informatique souhaite convertir ce document en modèle de formulaire InfoPath afin que les données de formulaire puissent être envoyées en tant que XML (Extensible Markup Language) à un système de comptes fournisseurs.

Si vous utilisez l’Assistant Importation pour convertir ExpenseReport.doc en modèle de formulaire, InfoPath crée un modèle de formulaire appelé RapportDépenses.xsn. Dans l’exemple suivant, la table Détails des dépenses du document Word a été convertie en une table extensible dans le modèle de formulaire InfoPath obtenu. La table extensible permet aux utilisateurs d’insérer ou de supprimer des dépenses si nécessaire en cliquant sur des commandes dans un menu contextuel.

Lorsque le document Word est converti en modèle de formulaire InfoPath, la mise en page et d’autres éléments sont conservés. Par défaut, le nombre de lignes vides dans la table extensible InfoPath correspond au nombre de lignes vides dans la table Word. Toutefois, vous pouvez économiser de l’espace sur votre modèle de formulaire en n’affichant qu’une ou deux lignes par défaut.

Ce nouveau modèle de formulaire contient des éléments similaires à ceux trouvés dans le document Word, tels que le tableau de collecte des informations sur les dépenses. Toutefois, en fonction des paramètres que vous choisissez dans l’Assistant Importation, certaines fonctionnalités peuvent différer dans le modèle de formulaire obtenu :

• Si vous utilisez l’Assistant Importation pour importer le document Word en conservant uniquement la mise en page Le modèle de formulaire obtenu contient un tableau extensible pour la saisie d’éléments de ligne dans l’état des notes de frais. Cependant, tous les champs de formulaire du document d’origine, tels que la zone de texte Nom, la liste déroulante Service et les zones Division case activée, sont ignorés du modèle de formulaire obtenu.
• Si vous utilisez l’Assistant Importation pour importer le document Word à la fois en conservant la mise en page et en convertissant les champs de formulaire Word en contrôles (par défaut) Le modèle de formulaire obtenu contient une table extensible pour la saisie des lignes dans l’état des notes de frais. Tous les champs de formulaire du document d’origine, tels que la zone de texte Nom, la liste déroulante Service et les zones Division case activée, sont convertis en contrôles InfoPath correspondants.
• Si vous utilisez l’Assistant Importation pour importer le document Word à la fois en conservant la disposition et en convertissant les champs de formulaire en contrôles (personnalisés), vous pouvez déterminer exactement quels champs seront convertis lorsque vous importez l’état des dépenses. Par exemple, vous pouvez désactiver l’option permettant de convertir les cellules de tableau vides du document en zones de texte dans le modèle de formulaire obtenu.

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Word fonctionnalités et paramètres qui ne sont pas entièrement pris en charge pendant la conversion

Certains paramètres et certaines mises en forme dans les documents Word ne sont pas pris en charge dans les modèles de formulaire InfoPath. Lorsque vous convertissez un document Word qui contient de tels paramètres, le modèle de formulaire obtenu ne contiendra pas ces fonctionnalités ou paramètres. Par exemple, si votre document Word comporte des marques de révision, celles-ci seront supprimées dans le modèle de formulaire obtenu, car InfoPath ne prend pas en charge cette fonctionnalité.

Vous pouvez utiliser le volet Office Vérificateur de conception en mode Création pour détecter les problèmes liés à la conversion. Vous pouvez ensuite prendre des mesures pour corriger ces problèmes.

Voici une liste de fonctionnalités et de paramètres qui ne sont pas conservés lorsque vous convertissez un document Word en modèle de formulaire InfoPath. Dans certains cas, la mise en forme est ignorée mais le texte sous-jacent est conservé. Par exemple, si vous avez des colonnes de type bulletin d’informations, InfoPath supprime les colonnes, mais importe le texte qu’elles contiennent.

• Signets
• Texte animé
• Thèmes
• Filigranes
• Numérotation des lignes
• Bordures de page
• Des notes de bas de page et des notes de fin
• Dispositions de colonne de type bulletin d’informations
• Pièces jointes
• Objets liés ou incorporés, tels que des feuilles de calcul Microsoft Office Excel et des dessins Microsoft Office Visio
• Objets dessin (y compris les formes automatiques, les courbes, les traits et les objets WordArt)
• Espacement des caractères (y compris la mise à l’échelle, l’espacement développé ou condensé, le positionnement du texte en relief ou en bas et le crénage des polices)
• Contrôles ActiveX
• Commentaires et modifications suivies (y compris les insertions, les suppressions et les modifications de mise en forme)
• Certaines fonctionnalités spécifiques à Microsoft Office Word 2007 (y compris les blocs de construction et les contrôles de contenu)
• Certains paramètres d’impression (notamment une mise en forme de caractères mixtes dans les en-têtes et les pieds de page, des en-têtes et pieds de page pairs et impairs, des en-têtes et pieds de page différents pour la première page, des paramètres de reliure, des valeurs négatives pour les marges supérieure et inférieure, des orientations de page différentes et des paramètres de section individuelle)

La liste suivante décrit les fonctionnalités et paramètres partiellement pris en charge lors de la conversion d’un document Word en modèle de formulaire InfoPath :

Texte vertical InfoPath conserve la mise en forme du texte vertical dans un document Word si le texte vertical se trouve à l’intérieur d’une cellule de tableau. InfoPath ignore la mise en forme de texte vertical lors de la conversion d’un document Word si le texte vertical se trouve en dehors d’une cellule de tableau, dans une autre partie du document Word.

Zones de texte Dans les documents Word, les zones de texte sont des conteneurs pour le texte qui peut être positionné sur une page et dimensionné. Si le document Word contient une zone de texte, celle-ci est convertie en cellule de tableau dans le modèle de formulaire obtenu. Tout texte de la zone de texte apparaîtra dans la cellule de tableau du modèle de formulaire obtenu.

Texte souligné Le soulignement est pris en charge dans les modèles de formulaires InfoPath. Toutefois, les soulignements décoratifs ou doubles du document Word sont convertis en soulignements simples dans le modèle de formulaire obtenu.

Liens hypertexte qui font référence à des protocoles non pris en charge Tous les liens hypertexte sont convertis, mais s’ils utilisent un protocole autre que HTTP, HTTPS, FILE, FTP ou MAILTO, ils ne fonctionnent pas lorsqu’un utilisateur clique sur le lien dans le modèle de formulaire obtenu.

Styles de caractères et effets de texte Les styles de mise en forme Barré et Exposant sont conservés pendant le processus de conversion. Les autres styles et effets de mise en forme, notamment le texte contourné, le texte masqué et la mise en forme d’ombre, sont ignorés pendant le processus de conversion. Le texte en relief ou gravé est converti en texte gris dans le modèle de formulaire obtenu.

Paramètres de section Dans Word, les sections permettent de modifier la disposition d’un document à l’intérieur d’une page ou entre les pages. InfoPath ne prend pas en charge ces types de sections, qui sont ignorées lors du processus de conversion. Tous les paramètres appliqués à la première section dans le document Word sont appliqués au modèle de formulaire InfoPath obtenu.

Mise en forme des en-têtes et pieds de page Le texte d’en-tête et de pied de page du document Word sera converti en texte d’en-tête et de pied de page dans le modèle de formulaire InfoPath obtenu. Certaines mises en forme de caractères peuvent être supprimées lors du processus de conversion. Par exemple, si vous avez utilisé à la fois la mise en forme gras et italique dans l’en-tête d’un document Word, InfoPath utilisera le premier style de mise en forme qu’il rencontre dans le modèle de formulaire obtenu et ignorera le reste de la mise en forme. De même, tous les paramètres appliqués à la première section d’en-tête ou de pied de page du document Word sont appliqués au texte d’en-tête ou de pied de page obtenu dans le modèle de formulaire InfoPath.

Conversion de police Bien qu’InfoPath importe les polices à partir d’un document Word lors de la création d’un modèle de formulaire, si les polices du document ne sont pas disponibles sur l’ordinateur sur lequel vous effectuez l’importation, d’autres polices sont automatiquement sélectionnées pour le modèle de formulaire.

Marges de page négatives Les marges inférieure et supérieure négatives sont importées en tant que 0.

Paramètres de marge négative, de remplissage et de retrait Les paramètres de marge négative, de remplissage et de retrait seront importés en tant que 0.

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Convertir un document Word en modèle de formulaire InfoPath

1. Si le document Word que vous souhaitez importer est ouvert, fermez-le.

2. En mode création, dans le menu Fichier , cliquez sur Importer le formulaire.

3. Dans l’Assistant Importation, cliquez sur Importateur InfoPath pour les documents Word, puis cliquez sur Suivant.

4. Cliquez sur Parcourir.

5. Recherchez et cliquez sur le document Word à convertir, puis cliquez sur Ouvrir.

   Remarque

   Si vous importez un document Word avec une autorisation restreinte, vous devez disposer d’un contrôle total d’accès au document. Si vous disposez uniquement d’un accès en lecture ou modification au document, un message d’erreur s’affiche lorsque vous essayez de l’importer.

6. Pour modifier le comportement d’importation par défaut, cliquez sur Options, puis sélectionnez les options souhaitées.

7. Cliquez sur Terminer.

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Remplacer une table de disposition par une table extensible

Si votre document Word inclut un tableau, InfoPath peut le convertir en tableau de mise en page ou en tableau extensible dans le modèle de formulaire obtenu. Le type de tableau choisi dépend des décisions de conception que vous avez prises dans le document Word. Vous pouvez suivre la procédure suivante pour transformer rapidement un tableau de disposition converti en tableau extensible.

Vous pouvez utiliser des tableaux répétitifs pour offrir à vos utilisateurs un degré supplémentaire de flexibilité lors du remplissage des formulaires. Lorsque vous utilisez des tableaux répétitifs, votre modèle de formulaire n’a pas besoin d’afficher de nombreuses lignes vides lorsque l’utilisateur l’ouvre pour la première fois. Au lieu de cela, les utilisateurs ne voient généralement qu’une seule ligne et n’en ajoutent que quand et si ils en ont besoin. Cela permet de gagner de l’espace dans le formulaire et offre aux utilisateurs un degré supplémentaire de personnalisation.

1. Dans le modèle de formulaire, cliquez avec le bouton droit n’importe où dans le tableau de disposition que vous voulez convertir.

2. Dans le menu contextuel, pointez sur Modifier par, puis cliquez sur Table extensible.

3. Dans la boîte de dialogue Passer à la répétition de table , effectuez une ou plusieurs des opérations suivantes :

   • Pour spécifier les lignes d’en-tête du tableau extensible, entrez une valeur dans la zone Nombre de lignes à conserver comme en-tête de tableau . Vous utilisez généralement la ligne d’en-tête pour les en-têtes de colonne.
   • Pour spécifier les lignes de pied de page pour la table extensible, entrez une valeur dans la zone Nombre de lignes à conserver comme pied de tableau . De nombreux tableaux n’incluent pas de lignes de pied de page.
   • Pour spécifier le nombre de lignes de données à utiliser, entrez une valeur dans le champ Nombre de lignes répétées à inclure lorsque vous remplissez la zone du formulaire . La ligne de données est une ligne qui peut se « répéter » dans le formulaire autant de fois que nécessaire

4. Dans le menu Insertion , cliquez sur Autres contrôles ou appuyez sur Alt+I, C.

5. Insérez les contrôles souhaités dans les cellules du tableau.

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Remplacer des cases à cocher de case activée par un groupe de boutons d’option

Si vous avez utilisé plusieurs zones case activée dans votre document Word, InfoPath les importe en tant que zones case activée dans le modèle de formulaire InfoPath obtenu. Si vous préférez utiliser un groupe de boutons d’option, suivez les étapes ci-dessous pour convertir les zones case activée en boutons d’option dans votre modèle de formulaire.

Vous pouvez utiliser un groupe de boutons d’option sur un modèle de formulaire Microsoft Office InfoPath lorsque vous souhaitez que les utilisateurs ne puissent effectuer qu’une seule sélection parmi un ensemble limité d’options.

1. Dans le modèle de formulaire, cliquez sur l’une des case activée zones à convertir, puis maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez sur chaque autre zone de case activée à convertir.
2. Dans le menu Édition , pointez sur Modifier à, puis cliquez sur Bouton Option.
   Un groupe de boutons d’option s’affiche à la place des zones case activée dans votre modèle de formulaire. Chaque bouton d’option est lié au même champ dans la source de données. Lorsqu’un utilisateur clique sur un bouton d’option, la valeur associée à ce bouton d’option est stockée dans le champ.

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Examiner les problèmes de conversion dans le volet Office du vérificateur de conception

Parfois, des éléments du document Word d’origine n’apparaissent pas comme prévu dans le modèle de formulaire InfoPath obtenu ou sont supprimés pendant le processus de conversion. Par exemple, InfoPath ne prend pas en charge la fonctionnalité WordArt de Word et remplace les objets WordArt par des images d’espace réservé dans le modèle de formulaire obtenu.

Si InfoPath détecte des problèmes pendant le processus de conversion, le volet Office Vérificateur de conception s’ouvre automatiquement après la fermeture de l’Assistant Importation. Dans le volet Office, vous pouvez consulter une liste de problèmes et prendre les mesures nécessaires pour les résoudre.

1. Si le volet Office Vérificateur de conception n’est pas visible, cliquez sur Vérificateur de conception dans le menu Outils .
   En cas de problème avec le modèle de formulaire, des messages s’afficheront dans le volet des tâches.

2. Dans le volet Office Vérificateur de conception , cliquez sur le texte du message que vous souhaitez examiner.
   Une boîte de dialogue affiche des informations supplémentaires sur le problème.

   Remarque

   Si le document Word contient un objet non pris en charge par InfoPath, tel qu’un objet dessin Word, InfoPath ajoute une image d’espace réservé au modèle de formulaire obtenu, indiquant l’emplacement d’origine de l’objet dans le document Word. Pour en savoir plus sur l’objet, cliquez avec le bouton droit sur l’image d’espace réservé dans le modèle de formulaire, puis cliquez sur Plus de détails dans le menu contextuel.

3. Corrigez les problèmes du modèle de formulaire, si nécessaire. Par exemple, vous pouvez supprimer les images d’espace réservé qui ne sont pas destinées à être utilisées dans le modèle de formulaire rempli.

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