Créer un centre des enregistrements

Définir un plan de gestion des enregistrements

Au plus haut niveau, la conception d’un site Centre des enregistrements implique deux étapes principales pour l’implémentation d’un programme de gestion des enregistrements :

1. L’organisation doit développer une stratégie de gestion des enregistrements et un plan formel de gestion des enregistrements. Cet effort de collaboration nécessite une coordination entre les responsables des enregistrements, les responsables de la mise en conformité, les professionnels de l’informatique et les travailleurs de l’information.

2. L’organisation doit ensuite configurer un ou plusieurs sites Centre des enregistrements pour implémenter son plan de gestion des enregistrements.

Les sections suivantes décrivent les principaux éléments impliqués dans chacune de ces étapes.

Planifier la gestion des enregistrements

Avant qu’une organisation ne puisse configurer un site Centre des enregistrements comme solution de gestion des enregistrements, elle doit développer un plan formel pour sa stratégie de gestion des enregistrements. Les éléments spécifiques d’un tel plan sont généralement propres aux organisations et entreprises individuelles. La plupart des plans de gestion des enregistrements incluent tout de même les documents et processus suivants :

Plan de gestion des fichiers      Un plan de gestion des fichiers décrit les types de documents ou d’éléments qu’une organisation accepte en tant qu’enregistrements officiels. Il indique l’emplacement de stockage de ces enregistrements et fournit des informations qui différencient un type d’enregistrement d’un autre. Le plan de fichiers sert de collection complète de stratégies, de processus et d’instructions de création, de stockage et de gestion des enregistrements. Un plan de gestion des fichiers doit couvrir tous les enregistrements, quels que soient les éléments multimédias (papier, Blogs, wikis, messages électroniques et fichiers électroniques). Elle doit également spécifier la façon dont chaque enregistrement est classé, sécurisé et finalement détruit. Elle doit également inclure des considérations relatives aux catégories spéciales d’enregistrements, telles que confidentiel, vital, secret commercial ou enregistrements privilégiés. Enfin, un plan de gestion des fichiers doit spécifier les personnes responsables de la gestion de chaque type d’enregistrement.

Bibliothèques    d’enregistrements Les bibliothèques d’enregistrements sont essentiellement des bibliothèques de documents que vous créez pour classifier et stocker les enregistrements importants. Vous créez une bibliothèque d’enregistrements pour chaque type d’enregistrement que vous voulez conserver. Les enregistrements sont automatiquement routés vers la bibliothèque appropriée selon les paramètres configurés dans l’organisateur de contenu.

Types de contenu    Vous créez des types de contenu pour définir les types d’enregistrements dont votre organisation a besoin pour stocker et identifier les propriétés uniques de chaque type d’enregistrement. En définissant les types de contenu pour des types d’enregistrements spécifiques, votre organisation peut s’assurer que ces groupes de contenus sont gérés de façon cohérente. Les documents Office, les fichiers PDF, les fichiers TIFF (images numérisées), les courriers électroniques, les conversations par messagerie instantanée, les vidéos et les enregistrements physiques peuvent tous être classés et stockés avec les types de contenu que vous créez. Par exemple, les enregistrements de type contrat seront traités de façon identique et selon les mêmes modalités que dans le système de gestion des enregistrements de SharePoint. L’utilisation des types de contenu pour classer et stocker les enregistrements revient à utiliser des bibliothèques d’enregistrements.

Planification de la rétention      La planification de la rétention spécifie la période de rétention des types d’enregistrements dans le plan de gestion des fichiers et le processus de destruction de ceux-ci à la fin de cette période. Les principes définissant la planification de la rétention sont généralement basés sur les obligations légales, les risques pour l’organisation et les besoins de l’entreprise. Par ailleurs, la planification de la rétention décrit généralement les contingences liées à la gestion des risques qui déterminent la période de rétention de chaque type d’enregistrement.

Document définissant les obligations légales      Ce document définit les règles auxquelles doivent adhérer les systèmes informatiques pour la gestion des enregistrements, les fonctionnalités qu’ils doivent inclure et les types de contrôles réguliers qu’ils doivent prendre en charge pour garantir la conformité.

• Processus formel pour la suspension de la destruction des enregistrements      Ce processus décrit les modalités de suspension par une organisation de la destruction des enregistrements en cas de litiges, d’audits ou d’enquêtes.

• Système de contrôle et de création de rapports sur la gestion des enregistrements      Pour garantir que les employés renseignent, consultent et gèrent les enregistrements conformément aux stratégies et processus définis, un programme de gestion des enregistrements doit inclure un processus ou un système de contrôle et de création de rapports sur la gestion des enregistrements.

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Configurer un site Centre des enregistrements

Lorsqu’une organisation met en place la planification détaillée de la gestion des enregistrements et développe un plan formel dans cette optique, elle peut créer et configurer un site Centre des enregistrements pour implémenter son programme.

Pour configurer un site Centre des enregistrements, vous devez procéder comme suit :

1. Créez des bibliothèques d’enregistrements ou des listes pour gérer et stocker chaque type d’enregistrement spécifié dans le plan de gestion des fichiers.

   • Il est recommandé de créer une bibliothèque d’enregistrements pour chaque type de contenu dans votre plan de gestion des enregistrements.

   • Lorsque des enregistrements sont envoyés au centre des enregistrements, ils sont routés vers la liste ou la bibliothèque appropriée.

2. Créez des colonnes pour les bibliothèques de documents, les listes ou les types de contenu appropriés afin d’inclure et d’afficher les métadonnées pour chaque type d’enregistrement spécifié dans le plan de gestion des fichiers.

3. Spécifiez les stratégies de gestion des informations pour chaque type d’enregistrement sur le site Centre des enregistrements. Ces stratégies doivent refléter les périodes de rétention et les obligations en matière d’audit spécifiées dans le plan de gestion des fichiers et la planification de la rétention de votre organisation.

4. Configurez l’organiseur de contenu pour router chaque type d’enregistrement à l’emplacement approprié. Lorsque des enregistrements sont envoyés au site Centre des enregistrements (manuellement ou par programme), l’application utilise cette fonctionnalité pour déterminer le mode de classement des enregistrements dans le site Centre des enregistrements et l’emplacement auquel les envoyer.

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