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Les dossiers publics dans Outlook constituent un emplacement idéal pour collecter, organiser et partager des informations sur des sujets ou projets particuliers au sein d’une organisation. L’adjectif « public » signifie ici consultable par toutes les personnes de l’organisation, et non par tous les habitants de la planète. Lorsque vous publiez un message dans un dossier public, vous ne l’envoyez à personne, si bien qu’il ne vient encombrer aucune boîte de réception. Il incombe plutôt aux utilisateurs de vérifier le contenu du dossier quand ils veulent trouver des publications intéressantes.

Important : Vous avez besoin d’un serveur Microsoft Exchange Server et d’un compte de messagerie Exchange pour utiliser des dossiers publics avec Outlook. La plupart des comptes de messagerie personnels et de particuliers n’utilisent pas Exchange.

Étape 1 : vérifier auprès de votre administrateur Exchange

Votre organisation n’autorise peut-être pas les dossiers publics ou applique peut-être des stratégies à leur utilisation. Vérifiez auprès de votre administrateur pour ne pas faire fausse route. Si votre organisation autorise et prend en charge l’utilisation des dossiers publics, mais qu’aucun dossier public de niveau supérieur n’existe encore, demandez à votre administrateur Exchange d’en créer un.

Lorsque le dossier de niveau supérieur est disponible, il suffit d’appuyer sur Ctrl+6 pour l’afficher ainsi que son contenu dans le volet Dossiers d’Outlook.

Étape 2 : créer et nommer votre dossier

  1. Appuyez sur Ctrl+6 pour afficher Dossiers publics dans le volet Dossiers.

    Important : Si vous ne voyez pas de section Dossiers publics dans le volet Dossiers, consultez votre administrateur Exchange messagerie local. Ils doivent la configurer pour vous.

  2. Cliquez avec le bouton droit sur Dossiers publics, puis cliquez sur Nouveau dossier.

    Dossiers publics

  3. Nommez le dossier, puis cliquez sur OK.

Conseils : 

  • Vous pouvez ajouter un dossier public à vos dossiers Favoris. Dans Outlook Web App, vous pouvez ensuite effectuer certaines fonctions dans ces mêmes dossiers publics, telles que créer, mettre à jour ou supprimer des éléments. Ces actions peuvent être réalisées dans les dossiers publics Calendrier, Contact, Courrier et Publier.

  • Pour ajouter un dossier public à vos Favoris,cliquez avec le bouton droit sur le dossier, puis sélectionnez Ajouter aux favoris...

  • Pour plus d'informations sur l'utilisation des dossiers favoris dans Outlook Web App, voir Utiliser les dossiers de messages dans Outlook Web App.

Étape 3 : définir les autorisations du dossier pour les utilisateurs et groupes

Par défaut, Outlook octroie des autorisations uniquement à vous-même, en tant que créateur du dossier public, de sorte que vous devez ensuite octroyer spécifiquement des autorisations aux personnes afin qu'elles peuvent lire et publier du contenu dans le dossier. Découvrez comment modifier les autorisations d’un dossier public.

Prise en main de l’utilisation des dossiers publics

Voici quelques usages courants des dossiers publics dans une organisation :

Discussions en ligne

Stockez chaque sujet de discussion dans son propre dossier. Selon vos besoins, définissez des autorisations pour chaque sous-dossier (vous pouvez restreindre l’accès aux dossiers qui contiennent des informations confidentielles ou sensibles). Un sujet peut posséder son propre modérateur afin de contrôler la publication d’un élément et de supprimer toutes les publications qui ne respectent pas les normes de l’organisation ou qui enfreignent sa stratégie.

Partager des calendriers, des listes de contacts et des listes de tâches

Joignez des calendriers, des contacts et des tâches ou listes des tâches aux publications afin de partager des informations avec les personnes qui ont accès au dossier. Ce type d’emplacement centralisé facilite la communication et la collaboration des équipes de projet.

Différences entre les dossiers de messagerie et les dossiers publics

  • Lorsque vous passez d’un dossier de messagerie à un dossier public, le bouton Nouveau message électronique situé au-dessus du volet Dossiers se transforme en Nouveau message car, en règle générale, dans un dossier public, vous publiez des éléments au lieu d’envoyer des messages électroniques.

  • Lorsque vous répondez à une publication dans un dossier public, aucun bouton Répondre à tous n’est disponible. Toute personne qui affiche le contenu du dossier peut voir votre publication.

En savoir plus sur les dossiers Outlook

Basculer entre les dossiers Outlook

Modifier les autorisations d’un dossier public

Créer un dossier public et spécifier des autorisations, des affichages, des formulaires et des règles

Pour créer un dossier public, vous devez être autorisé à créer des dossiers dans un dossier public existant. Pour plus d'informations sur l'obtention de l'autorisation, consultez votre administrateur.

  1. Dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau,puis cliquez sur Dossier.

  2. Dans la zone Nom, entrez un nom pour le dossier.

  3. Dans la zone Dossier contient, cliquez sur le type de dossier que vous voulez créer.

  4. Dans la zone Sélectionner l'emplacement de la liste des dossiers, cliquez sur l'emplacement du dossier.

    Pour démarrer rapidement un dossier public avec des éléments existants :

    1. Dans la liste des dossiers, dans le volet de navigation, cliquez sur le dossier à copier.

    2. Dans le menu Fichier, pointez sur Dossier,puis cliquez sur Copier le nom du dossier.

    3. Dans la liste, cliquez sur l'emplacement où vous souhaitez copier le dossier.

  1. Dans la Liste des dossiers, dans la Volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le dossier public à partager, puis cliquez sur Propriétés dans le menu raccourci.

    Vous devez avoir l'autorisation propriétaire d'un dossier public pour définir des autorisations de partage pour le dossier. Vous ne pouvez définir des autorisations que pour un seul dossier à la fois.

  2. Cliquez sur l'onglet Autorisations.

  3. Cliquez sur Ajouter.

  4. Dans la zone de recherche, entrez le nom de la personne à qui vous voulez accorder des autorisations de partage.

  5. Cliquez sur Ajouter, puis sur OK.

  6. Dans la liste des noms, cliquez sur le nom de la personne que vous vient d'ajouter.

  7. Sous Autorisations,sélectionnez les paramètres de votre choix.

    Remarque : Vous pouvez attribuer les mêmes autorisations au dossier à toutes les personnes qui ont accès au dossier en cliquant sur Par défaut dans la liste de noms.

Effectuez l’une des opérations suivantes :

  • Créer un affichage à partir de zéro

    1. Dans le menu Affichage, pointez sur Affichage actuel, puis cliquez sur Définir les affichages.

    2. Cliquez sur Nouveau.

    3. Dans la zone Nom du nouvel affichage, entrez un nom.

    4. Dans la zone Type d'affichage,type d’affichage vous le souhaitez.

    5. Pour modifier l' vue disponibles, cliquez sur une option sous Option utilisée sur.

    6. Cliquez sur OK.

    7. Pour personnaliser davantage l'affichage, sous Description,cliquez sur un bouton, puis sélectionnez les options que vous voulez utiliser.

    8. Lorsque vous avez terminé de sélectionner les options, cliquez sur OK.

    9. Pour utiliser l’affichage immédiatement, cliquez sur Appliquer l’affichage.

  • Créer un affichage sur la base d’un affichage standard

    1. Basculez vers la vue sur la base de la nouvelle vue.

    2. Dans le menu Affichage, pointez sur Affichage actuel, puis cliquez sur Personnaliser l’affichage actuel.

    3. Pour chaque type de modification que vous voulez apporter, sous Description,cliquez sur un bouton, puis sélectionnez les options de votre choix.

    4. Lorsque vous avez terminé d'apporter des modifications, fermez la boîte de dialogue Personnaliser l'affichage.

    5. Dans le menu Affichage, pointez sur Affichage actuel, puis cliquez sur Définir les affichages.

    6. Dans la zone Affichages pour le dossier nom du dossier, cliquez sur Paramètres d'affichage actuel.

    7. Cliquez sur Copier.

    8. Dans la zone Nom du nouvel affichage, entrez un nom.

    9. Pour modifier l’emplacement où l’affichage sera disponible, cliquez sur une option sous Utilisé sur.

      Remarque : Les nouveaux affichages sont ajoutés à l'affichage actuel sous-menu (dans le menu Affichage, pointez sur Ré organiser par).

Pour modifier l'affichage par défaut d'un dossier public, vous devez avoir l'autorisation Propriétaire sur le dossier, et il doit y avoir au moins un affichage personnalisé défini pour le dossier visible par tout le monde.

  1. Dans la Liste des dossiers, dans la Volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le dossier public, puis cliquez sur Propriétés dans le menu raccourci.

  2. Cliquez sur l'onglet Administration.

    Si l'onglet Administration n'apparaît pas, vous n'avez pas les autorisations de propriétaire.

  3. Dans l'affichage initial de la liste des dossiers, cliquez sur l'affichage que vous voulez voir apparaître chaque fois que le dossier est ouvert.

    Le mode Normal affiche le mode d'affichage Outlook Microsoft par défaut pour le type d'éléments dans le dossier.

Vous devez avoir l'autorisation Éditeur, Éditeur de publication ou Propriétaire pour ajouter des formulaires à un dossier partagé privé ou un dossier public. Si le dossier est un dossier public et que vous disposez des autorisations de propriétaire, vous pouvez limiter les formulaires disponibles aux autres personnes qui utilisent le dossier.

  1. Dans la Liste des dossiers, dans la Volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le dossier, puis cliquez sur Propriétés dans le menu raccourci.

  2. Cliquez sur l'onglet Formulaires.

  3. Pour ajouter un formulaire aux formulaires associés à cette liste de dossiers, cliquez sur Gérer,puis indiquez le formulaire.

  4. Cliquez sur Fermer.

  5. Pour limiter les formulaires que vous souhaitez mettre à disposition d'autres personnes qui utilisent le dossier, cliquez sur une option sous Autoriser ces formulaires dans ce dossier.

Vous devez être autorisé par le propriétaire d'un dossier public à créer ou modifier des règles pour ce dossier.

  1. Dans la Liste des dossiers, dans la Volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le dossier public pour qui vous voulez créer ou modifier des règles, puis cliquez sur Propriétés dans le menu raccourci.

  2. Cliquez sur l'onglet Administration.

  3. Cliquez sur Assistant Dossier.

  4. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Pour créer une règle, cliquez sur Ajouter une règle.

    • Pour modifier une règle existante, cliquez sur une règle dans la liste, puis sur Modifier la règle.

  5. Entrez les conditions que l'élément doit respecter pour que l'action se produise. Pour d'autres conditions, cliquez sur Avancé.

  6. Sous Effectuer ces actions,sélectionnez les options de votre choix.

    Remarque : Lorsque vous créez une règle, elle est active par défaut.

Effectuez l’une des opérations suivantes :

  • Partager un calendrier

    1. Créez un dossier, puis sélectionnez Éléments de calendrier dans la liste Dossier contient.

    2. Dans la liste sélectionner l'endroit où placer la liste des dossiers, cliquez sur Calendrier, puis sur OK.

    3. Ajoutez des réunions et des événements au dossier.

  • Partager une liste de contacts

    1. Créez un dossier, puis sélectionnez Éléments de contact dans le dossier contient une liste.

    2. Dans la liste Sélectionner l'endroit où placer le dossier, cliquez sur Contacts,puis sur OK.

    3. Ajoutez des contacts au dossier.

      Remarque : La liste de contacts partagée apparaît dans le carnet d'Outlook/contacts partagé.

  • Partager une liste des tâches

    1. Créez un dossier, puis sélectionnez Éléments de tâche dans le dossier contient la liste.

    2. Dans la liste Sélectionner l'endroit où placer le dossier, cliquez sur Tâches, puis sur OK.

    3. Ajoutez des tâches au dossier.

      Remarque : Vous pouvez copier une liste de tâches dans un dossier public, mais vous ne pouvez pas copier une demande de tâche dans un dossier public, ni créer une demande de tâche à partir d'un dossier public.

  • Publier des informations dans un dossier public

    1. Ouvrez le dossier public dans qui vous voulez publier des informations.

    2. Pour utiliser le formulaire par défaut pour publier des informations, cliquez sur le menu Fichier, pointez sur Nouveau,puis cliquez sur Publier dans ce dossier.

    3. Dans le formulaire, entrez les informations que vous voulez publier.

    4. Cliquez sur Publier.

Créer un dossier public modéré

Vous devez avoir l'autorisation Propriétaire d'un dossier public pour le désigner en tant que dossier modéré.

  1. Dans la Liste des dossiers, dans la Volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le dossier public, puis cliquez sur Propriétés dans le menu raccourci.

  2. Sous l'onglet Administration, cliquez sur Dossier modéré.

  3. Cochez la case Configurer le dossier en tant que dossier modéré.

  4. Dans la zone Transfert des nouveaux éléments, entrez le nom de la personne qui reçoit les messages entrants ou le nom d'un dossier public de remplacement dans lequel les messages sont stockés pour révision. Le modérateur qui fait la révision est spécifié à l'étape 6.

  5. Facultatif : Pour envoyer automatiquement une réponse lorsqu'un nouveau message est reçu par le modérateur, sélectionnez une option sous Répondre aux nouveaux éléments avec.

    Choisissez l’une des options suivantes :

    • Réponse standard    

      « Merci pour votre envoi. Veuillez noter que les soumissions à certains dossiers ou groupes de discussion sont examinées pour déterminer si elles doivent être rendues publiques. Dans ce cas, il y aura un délai avant que les soumissions approuvées soient consultées par d'autres personnes. »

    • Réponse personnalisée    

      Cliquez sur Réponse personnalisée,puis sur Modèle. Tapez le texte de votre réponse personnalisée.

    Les modérateurs ne recevront aucune de ces réponses lorsqu'ils publient des messages.

  6. Pour ajouter ou supprimer des noms de personnes qui sont des modérateurs, cliquez sur Ajouter ou Supprimer.

  7. Facultatif : pour afficher les propriétés d'un modérateur sélectionné, cliquez sur Propriétés.

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