Le plan de gestion des fichiers est le principal document de planification de la gestion des enregistrements dans SharePoint. Bien que les plans de fichiers puissent différer d’une organisation à l’autre, ils sont généralement les suivants :
- Décrivez les types d’éléments que le organization reconnaît être des enregistrements.
- Décrire la catégorie plus large d’enregistrements auxquels les éléments appartiennent.
- Indiquez où sont stockés les enregistrements.
- Décrire les périodes de rétention des enregistrements.
- Délimitez qui est responsable de la gestion des différents types d’enregistrements.
Cet article décrit le contenu d’un plan de gestion de fichiers et résume comment créer un plan de fichiers pour votre organization. L’article vous dirige également vers une feuille de calcul dans laquelle vous pouvez enregistrer le plan de fichiers.
Identifier les types d’enregistrements
La détermination des documents actifs dans votre organization peut être déclarable, car les enregistrements nécessitent la collaboration des gestionnaires d’enregistrements, des avocats, des responsables de la conformité et des gestionnaires de contenu. Notez que, même si votre entreprise n’est pas dans un secteur hautement réglementé, il existe des lois générales qui peuvent obliger votre entreprise à tenir des registres. En plus des lois commerciales générales, vous devez évaluer les exigences légales spécifiques à votre entreprise.
Il est hors du cadre de cet article de fournir des informations plus que générales sur la façon de déterminer ce qu’est un enregistrement dans votre organization. Il est fort probable que votre entreprise effectue déjà une certaine forme de gestion des enregistrements et a rempli la plupart des rôles de gestion des enregistrements dont vous avez besoin, et vous disposez peut-être déjà d’une taxonomie des enregistrements.
En règle générale, pour déterminer ce qu’il s’agit d’enregistrements dans votre organization :
Comprendre les obligations légales et les besoins de votre entreprise.
Dans un effort de collaboration entre les divisions de votre organization, analysez la façon dont les documents actifs sont utilisés.
Développez une liste des types de documents qui doivent devenir des enregistrements. Par exemple, vous pouvez déterminer que les éléments suivants doivent être conservés en tant qu’enregistrements :
- Contrats de location d’espace d’entreprise.
- Documents relatifs aux avantages sociaux des employés.
- Documents relatifs à la recherche et au développement de produits.
Catégorisez les enregistrements. Les enregistrements de la même catégorie ont souvent les mêmes périodes de conservation et peuvent nécessiter un traitement similaire d’une autre manière.
Enregistrez les informations que vous avez collectées. Enregistrez le type d’enregistrement, la catégorie à laquelle appartiennent les enregistrements de ce type et une brève description du type d’enregistrement.
Voici un exemple de feuille de calcul :
| Type d’enregistrement | Catégorie d’enregistrement | Description |
|---|---|---|
| Régimes d’avantages sociaux, régimes d’assurance, régimes de retraite | Descriptions des avantages sociaux des employés | Descriptions de tous les régimes d’avantages sociaux des employés. |
| Feuilles de temps de paie, informations supplémentaires sur la paie | Enregistrements de paie | Résumé des heures travaillées, des heures supplémentaires et du salaire payé. |
| Factures du fournisseur | Factures | Enregistrements de biens ou de services achetés auprès de fournisseurs. |
| Enquêtes sur les produits, questionnaires, manuels de formation, vidéos de formation | Supports de formation | Fournit une formation interne ou externe. |
| Formulaires d’expédition, rapports d’expédition | Enregistrements d’expédition | Documente l’expédition des matériaux. |
| Communiqués de presse, articles de journaux | Communiqués | Informations de relations publiques sur les produits et services. |
| Fiches de contact d’urgence, formulaires d’inscription aux plans médicaux, CV, avantages status rapports | Enregistrements du personnel | Enregistrements des antécédents professionnels des personnes et des actions du personnel connexes. |
Terminer le plan de fichiers
Après avoir déterminé quels documents doivent être conservés en tant qu’enregistrements et après avoir créé un ensemble de catégories d’enregistrements, complétez votre plan de gestion de fichiers en fournissant des informations supplémentaires sur chaque type d’enregistrement. Indiquez les éléments suivants :
- Durée de conservation de chaque type d’enregistrement.
- Comment les enregistrements doivent être supprimés à l’expiration de la période de rétention.
- Qui est le gestionnaire d’enregistrements principal pour ce type d’enregistrements.
- Dans quel type de média sont stockés les enregistrements de ce genre.
Voici un exemple de plan de fichiers terminé :
| Dossiers | Description | Multimédia | Catégorie d’enregistrement | Rétention | Destruction | Contact |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 401 000 plans | Description du régime d’avantages sociaux des employés. | Pages web | Régimes d’avantages sociaux des employés | X ans | Aucune | Déluge de Kathi |
| Plans d’assurance | Description du régime d’assurance des employés. | Imprimer | Régimes d’avantages sociaux des employés | X ans | Aucune | Reshma Patel |
| Régimes de retraite | Description du régime de retraite des employés. | Imprimer | Régimes d’avantages sociaux des employés | X ans | Aucune | Reshma Patel |
| Feuilles de temps de paie | Résumé des heures travaillées, des heures supplémentaires et des salaires payés. | Documents électroniques | Enregistrements de paie | X ans | Détruire | Reshma Patel |
| Informations supplémentaires sur la paie | Résumés des temps de maladie, des vacances et d’autres éléments de paie autres que les salaires. | Documents électroniques | Enregistrements de paie | X ans | Détruire | Reshma Patel |
| Factures du fournisseur | Enregistrements de biens ou de services achetés auprès de fournisseurs. | Imprimer | Factures | X ans | Détruire | Eric Lang |
| Enquêtes sur les produits | Enquête de satisfaction client. | Pages web | Documents d’enquête | X ans | Archiver | Joséphine Hébert |
| Questionnaires | Questionnaire pour déterminer les données démographiques des clients. | Imprimer | Documents d’enquête | X ans | Archiver | Joséphine Hébert |
| Manuels de formation | Contenu de formation sur papier. | Imprimer | Supports de formation | X ans | Détruire | Joséphine Hébert |
| Vidéos de formation | Contenu de formation vidéo. | Vidéo | Supports de formation | X ans | Détruire | Joséphine Hébert |
| Formulaires d’expédition | Configuration des expéditions de matériaux | Imprimer | Matériaux d’expédition | X ans | Détruire | Eric Lang |
| Rapports d’expédition | Documentation de l’expédition des matériaux. | Feuilles de calcul électroniques | Matériaux d’expédition | X ans | Détruire | Eric Lang |
| Communiqués | Versions sur les produits et services. | Documents électroniques | Informations sur les relations publiques | X ans | Archiver | Joséphine Hébert |
| Articles de journaux | Nouvelles sur les produits et services. | Imprimer | Informations sur les relations publiques | X ans | Archiver | Joséphine Hébert |
| Feuilles de contact d’urgence | Informations sur les employés. | Documents électroniques | Enregistrements du personnel | X ans | Détruire | Reshma Patel |
| Formulaires d’inscription au plan médical | Formulaires d’inscription des employés aux régimes de santé. | Documents électroniques | Enregistrements du personnel | X ans | Détruire | Reshma Patel |
| C.V. | CV reçus. | Mixte | Enregistrements du personnel | X ans | Détruire | Reshma Patel |
Remarque
L’exemple ci-dessus dans cette section est un exemple. Il ne s’agit pas d’une recommandation de paramètres de plan de fichiers particuliers. Pour renforcer le fait qu’il s’agit d’un exemple et non d’une recommandation d’une stratégie de gestion des enregistrements, aucune période de rétention n’est fournie.