Le plan de gestion des fichiers est le document principal de planification de la gestion des enregistrements SharePoint. Bien que les plans de fichiers varient d’une organisation à l’autre, ils sont généralement :
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Décrivez les types d’éléments que l’organisation reconnaît comme des enregistrements.
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Décrivez la catégorie plus générale d’enregistrements dont les éléments appartiennent.
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Indiquez l’endroit où sont stockés les enregistrements.
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Décrire les périodes de rétention des enregistrements.
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Responsable de la gestion des différents types d’enregistrements.
Cet article décrit le contenu d’un plan de création de fichiers et résume la création d’un plan de création de fichiers pour votre organisation. Cet article vous dirige également vers une feuille de calcul dans laquelle vous pouvez enregistrer le plan de gestion de fichiers.
Identifier les types d’enregistrements
Déterminer quels documents actifs dans votre organisation peuvent être déclaratifs comme enregistrements nécessite la collaboration des responsables des enregistrements, des cadres, des responsables de la mise en conformité et des responsables de contenu. Notez que, même si votre entreprise n’est pas dans un secteur fortement régulé, certaines lois générales peuvent l’empêcher de conserver des enregistrements. En plus des lois générales sur les entreprises, vous devez évaluer les obligations légales spécifiques à votre entreprise.
Cet article ne limite pas la portée de cet article et vous permet de fournir des informations plus générales sur la manière de déterminer ce qu’est un enregistrement dans votre organisation. Il est probable que votre entreprise ait déjà une forme de gestion des enregistrements, qu’elle ait rempli la plupart des rôles de gestion des enregistrements dont vous avez besoin, et que vous disposez peut-être déjà d’une taxonomie d’enregistrements.
En règle générale, pour déterminer ce que sont les enregistrements de votre organisation :
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Comprendre les obligations légales et les besoins de votre entreprise.
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Dans le but de collaborer entre les divisions de votre organisation, analysez la manière dont les documents actifs sont utilisés.
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Développez une liste des types de documents qui doivent devenir des enregistrements. Par exemple, vous pouvez déterminer que les informations suivantes doivent être conservées en tant qu’enregistrements :
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Contrats pour louer l’espace d’entreprise.
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Documents liés aux avantages des employés.
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Documents relatifs à la recherche et au développement de produits.
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Classez les enregistrements. Les enregistrements de la même catégorie ont souvent les mêmes périodes de rétention et peuvent nécessiter un traitement similaire d’autres façons.
Enregistrez les informations que vous avez collectées. Enregistrez le type d’enregistrement, la catégorie à qui appartiennent les enregistrements de ce type et une brève description de ce type d’enregistrement.
Voici un exemple de feuille de calcul :
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Type d’enregistrement |
Catégorie d’enregistrement |
Description |
|---|---|---|
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Plans d’avantages sociaux, plans d’assurance, plans de assurance |
Descriptions des avantages sociaux des employés |
Description de toutes les plans d’avantage pour les employés. |
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Feuilles de temps pour la paie, informations supplémentaires sur les salaires |
Enregistrements paie |
Synthèse des heures travaillées, des heures supplémentaires et des salaires payés. |
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Factures des fournisseurs |
Factures |
Enregistrements des biens ou services achetés auprès de fournisseurs. |
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Enquêtes sur les produits, questionnaires, manuels de formation, vidéos de formation |
Supports de formation |
Fournit une formation interne ou externe. |
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Formulaires d’expédition, rapports d’expédition |
Enregistrements d’expédition |
Documents de l’expédition de documents. |
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Communiqués de presse, articles de journal |
Communiqués de presse |
Informations de relations publiques sur les produits et services. |
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Feuilles de contacts d’urgence, formulaires d’inscription aux plans médicaux, CV, rapports d’état des avantages |
Enregistrements du personnel |
Enregistrements des historiques d’emploi des individus et des actions relatives au personnel. |
Terminer le plan de traitement des fichiers
Après avoir déterminez les documents qui doivent être conservés en tant qu’enregistrements et après avoir créé un ensemble de catégories d’enregistrements, complétez votre plan de gestion des fichiers en fournissant des informations supplémentaires sur chaque type d’enregistrement. Indiquez ce qui suit :
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Durée de rétention de chaque type d’enregistrement.
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Comment les enregistrements doivent être disposés à l’expiration de la période de rétention.
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Qui gestionnaire d’enregistrements principal pour les enregistrements de ce type.
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Quels types d’enregistrements multimédias de ce type sont stockés.
Voici un exemple de plan de traitement des fichiers complété :
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Enregistrements |
Description |
Éléments multimédias |
Catégorie d’enregistrement |
Rétention |
Disposition |
Contact |
|---|---|---|---|---|---|---|
|
Plans de 401 000 |
Description du plan d’avantage pour les employés. |
Pages web |
Plans d’avantages pour les employés |
X années |
Aucun |
Kathi Prél. |
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Plans d’assurance |
Description du plan d’assurance employé. |
Imprimer |
Plans d’avantages pour les employés |
X années |
Aucun |
Reshma Patel |
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Plans de plan d’urgence |
Description de l’emploi du plan d’utilisation des employés. |
Imprimer |
Plans d’avantages pour les employés |
X années |
Aucun |
Reshma Patel |
|
Feuilles de temps de paie |
Récapitulatif des heures travaillées, des heures supplémentaires et des salaires payés. |
Documents électroniques |
Enregistrements paie |
X années |
Détruire |
Reshma Patel |
|
Informations supplémentaires sur la paie |
Récapitulatif des congés maladie, congés et autres salaires. |
Documents électroniques |
Enregistrements paie |
X années |
Détruire |
Reshma Patel |
|
Factures des fournisseurs |
Enregistrements des biens ou services achetés auprès de fournisseurs. |
Imprimer |
Factures |
X années |
Détruire |
Eric Lang |
|
Enquêtes sur les produits |
Enquête de satisfaction client. |
Pages web |
Supports d’enquête |
X années |
Archiver |
Joséphine Hébert |
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Questionnaires |
Questionnaire pour identifier les données démographiques des clients. |
Imprimer |
Supports d’enquête |
X années |
Archiver |
Joséphine Hébert |
|
Manuels de formation |
Contenu de formation en copie papier. |
Imprimer |
Supports de formation |
X années |
Détruire |
Joséphine Hébert |
|
Vidéos de formation |
Contenu de formation vidéo. |
Vidéo |
Supports de formation |
X années |
Détruire |
Joséphine Hébert |
|
Formulaires d’expédition |
Configuration des expéditions de matériaux |
Imprimer |
Matériel d’expédition |
X années |
Détruire |
Eric Lang |
|
Rapports de livraison |
Documentation concernant l’expédition de matériel. |
Feuilles de calcul électroniques |
Matériel d’expédition |
X années |
Détruire |
Eric Lang |
|
Communiqués de presse |
Publication sur les produits et services. |
Documents électroniques |
Informations sur les relations publiques |
X années |
Archiver |
Joséphine Hébert |
|
Articles de journal |
Actualités sur les produits et services. |
Imprimer |
Informations sur les relations publiques |
X années |
Archiver |
Joséphine Hébert |
|
Feuilles de contacts d’urgence |
Informations sur l’employé. |
Documents électroniques |
Enregistrements du personnel |
X années |
Détruire |
Reshma Patel |
|
Formulaires d’inscription au plan médical |
Formulaires d’inscription des employés aux plans de santé. |
Documents électroniques |
Enregistrements du personnel |
X années |
Détruire |
Reshma Patel |
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C.V. |
CV reçus. |
Mixte |
Enregistrements du personnel |
X années |
Détruire |
Reshma Patel |
Remarque : L’exemple précédent de cette section est un exemple. Il n’est pas recommandé d’établir de plan de plan de fichier particulier. Pour renforcer qu’il s’agit d’un exemple et qu’il n’est pas recommandé de mettre en place une stratégie de gestion des enregistrements, aucune période de rétention n’est fournie.
