Créer un publipostage dans Publisher

Vous pouvez utiliser le publipostage ou le publipostage lorsque vous souhaitez créer un grand nombre de documents qui sont pour la plupart identiques, mais qui incluent des informations uniques. Par exemple, vous pouvez utiliser le publipostage pour créer des publications personnalisées avec des notes personnalisées ou des adresses et salutations uniques. Vous pouvez également utiliser le publipostage pour créer une annonce de produit que vous souhaitez personnaliser avant de l’envoyer à des personnes spécifiques. Le texte de la publication est toujours le même, mais le nom et l’adresse sont différents pour chaque destinataire.

Contenu de cet article

• Choisissez Publipostage ou Email Merge
• Créer ou se connecter à la liste de destinataires
• Préparer votre publication
• Créer la composition fusionnée
• Annuler une fusion

Choisissez Publipostage ou Email Merge

La première chose à faire est de choisir si vous créez un publipostage pour l’impression ou un publipostage électronique pour une distribution en ligne.

• Cliquez sur l’onglet Publipostage , puis choisissez Publipostage ou Publipostage.

Créer ou se connecter à la liste de destinataires

Pour effectuer un publipostage, vous devez ouvrir une publication nouvelle ou existante, puis vous connecter à une source de données (un fichier contenant les informations uniques que vous souhaitez inclure). Un fichier de données peut contenir une liste de noms et d’adresses, des données produit ou des images. Le fichier de données peut être dans une variété de formats, notamment :

• Liste des contacts Outlook
• Feuilles de calcul Excel
• Tables Word
• Accéder aux tables de base de données
• Fichiers texte dans lesquels des tabulations ou des virgules séparent les colonnes et des retours de paragraphe séparent les lignes

Vous pouvez vous connecter à une liste ou une source de données existante ou créer une liste de destinataires. Si vous souhaitez utiliser uniquement certaines entrées de votre liste, vous pouvez filtrer celle-ci selon un critère spécifique. Vous pouvez également trier les éléments par ordre alphabétique.

Utiliser une liste existante

1. Cliquez sur Publipostage>, sélectionnez les destinataires>Utiliser la liste existante.
   Par défaut, Publisher stocke les sources de données dans le dossier Mes sources de données . Vous devrez peut-être parcourir pour localiser votre source de données.
2. Dans la boîte de dialogue Sélectionner une source de données , cliquez sur la source de données souhaitée, puis cliquez sur Ouvrir.
   Selon le type de source de données que vous sélectionnez, d’autres boîtes de dialogue peuvent apparaître pour demander des informations spécifiques. Par exemple, si votre source de données est un classeur Excel contenant des informations dans plusieurs feuilles de calcul, vous devez sélectionner la feuille de calcul contenant les informations souhaitées.

Sélectionner parmi les contacts Outlook

1. Cliquez sur Publipostage>, Sélectionner les destinataires>,sélectionnez parmi les contacts Outlook.
   Si vous êtes invité à choisir un profil de messagerie, cliquez sur le profil souhaité, puis cliquez sur OK.
2. Dans la boîte de dialogue Sélectionner les contacts , cliquez sur la liste de contacts souhaitée, puis cliquez sur OK.
   Tous les contacts du dossier apparaissent dans la boîte de dialogue Destinataires du publipostage , dans laquelle vous pouvez filtrer et trier la liste des destinataires à inclure dans le publipostage.

Tapez une nouvelle liste

Si vous n’avez pas de liste existante à laquelle vous connecter, vous pouvez en créer une nouvelle.

1. Cliquez sur Publipostage, sélectionnez le type de destinataires>>Nouvelle liste.

2. Dans la boîte de dialogue Nouvelle liste d’adresses , entrez les informations de la première entrée dans les champs pertinents pour votre publipostage.

   Remarque

   Pour modifier les colonnes par défaut, cliquez sur Personnaliser les colonnes et ajoutez, supprimez, renommez et réorganisez les colonnes de la liste.

3. Lorsque vous avez terminé de saisir les informations de la première entrée, cliquez sur Nouvelle entrée.

4. Répétez l’étape 2 et l’étape 3 jusqu’à ce que vous ayez terminé d’ajouter des entrées, puis cliquez sur OK.

5. Dans la boîte de dialogue Enregistrer la liste d’adresses , tapez un nom pour la liste d’adresses dans la zone Nom de fichier , puis enregistrez-la.

   Remarque

   Par défaut, Publisher enregistre les listes d’adresses dans le dossier Mes sources de données . Il est préférable de conserver la liste d’adresses ici, car il s’agit également du dossier par défaut dans lequel Publisher recherche des sources de données.

   Tous les contacts de votre nouvelle liste apparaissent dans la boîte de dialogue Destinataires du publipostage , où vous pouvez filtrer et trier la liste des destinataires à inclure dans le publipostage.

Sélectionner des destinataires

Dans la boîte de dialogue Destinataires du publipostage , vous pouvez sélectionner les destinataires que vous souhaitez inclure dans le publipostage. Activez les cases à cocher situées en regard des destinataires à inclure, et désactivez celles correspondant aux destinataires que vous souhaitez exclure.

Si vous souhaitez utiliser uniquement certaines entrées de votre liste, vous pouvez filtrer celle-ci selon un champ ou critère spécifique. Après avoir filtré la liste, vous pouvez utiliser les cases à case activée pour inclure et exclure des enregistrements.

Filtrer les éléments de la liste :

1. Cliquez sur la flèche en regard de l’en-tête de colonne de l’élément que vous souhaitez filtrer.

2. Cliquez sur l’un des éléments suivants :

   • (Vides) affiche tous les enregistrements dans lesquels le champ correspondant est vide.

   • (Non vides) affiche tous les enregistrements dans lesquels le champ correspondant contient des informations.

   • (Avancé) ouvre la boîte de dialogue Filtrer et trier , qui permet de filtrer sur plusieurs critères. Vous pouvez également cliquer sur Filtrer sous Affiner la liste des destinataires dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage des destinataires pour ouvrir la boîte de dialogue Filtrer et Trier .

   • Pour sélectionner ou effacer rapidement tous les éléments, activez ou désactivez l’en-tête de colonne de la case à case activée.

     Conseil

     Si votre source de données contient des enregistrements qui partagent les mêmes informations et qu’il y a dix valeurs uniques ou moins dans la colonne, vous pouvez filtrer par informations spécifiques. Par exemple, si plusieurs adresses répertorient l’Australie comme pays/région, vous pouvez filtrer sur Australie.

     La boîte de dialogue Fusion et publipostage des destinataires affiche uniquement les enregistrements désignés. Pour afficher à nouveau tous les enregistrements, cliquez sur (Tous).

Si vous souhaitez afficher les éléments par ordre alphabétique, vous pouvez trier les éléments de votre liste.

Pour trier les éléments de la liste :

• Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : destinataires , cliquez sur l’en-tête de colonne de l’élément sur lequel effectuer un tri. Par exemple, si vous souhaitez afficher la liste par ordre alphabétique par nom de famille, cliquez sur l’en-tête de colonne Nom .
• Pour trier sur la base de plusieurs critères, dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage des destinataires , cliquez sur Trier. Dans la boîte de dialogue Filtrer et trier qui s’affiche, sélectionnez les critères sur la base desquels effectuer le tri.

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Préparer votre publication

Un publipostage crée de nombreux documents à partir d’un modèle unique à l’aide d’informations d’espace réservé et d’informations uniques qui sont ajoutées aux informations d’espace réservé de chaque document. Une fois la liste de destinataires rassemblée, vous pouvez préparer le modèle principal.

Insérer une zone de texte

1. Cliquez sur Insérer> Image du Dessiner une zone de texte .
2. Dans votre composition, pointez sur l’emplacement où vous souhaitez faire apparaître un coin de la zone de texte, puis faites glisser le pointeur en diagonale jusqu’à obtenir la taille de zone de texte souhaitée.

Ajoutez le texte souhaité dans chaque version

• Cliquez à l’intérieur de la zone de texte, puis tapez le texte que vous souhaitez voir apparaître dans chaque version de votre composition de publipostage.

Ajouter des champs de données à votre composition

1. Dans votre composition de publipostage, cliquez à l’intérieur de la zone de texte dans laquelle vous souhaitez insérer le champ de données.

2. Insérez l’un des éléments suivants :

   • Bloc d’adresse avec le nom, l’adresse et d’autres informations :

     1. Dans le groupe Écrire & insérer des champs , cliquez sur le bloc Adresse.

     2. Dans la boîte de dialogue Insérer un bloc d’adresse , cliquez sur les éléments d’adresse que vous souhaitez inclure, puis cliquez sur OK.

        Remarque

        Si les noms des champs de données de votre source de données ne correspondent pas aux noms des champs utilisés par Publisher pour le bloc d’adresse, vous devrez peut-être cliquer sur Correspondance des champs dans la boîte de dialogue Insérer un bloc d’adresse . Dans la boîte de dialogue Correspondance des champs , utilisez les listes déroulantes pour sélectionner les champs de votre source de données qui correspondent aux champs Éditeur.

   • Formule d’appel

     1. Dans le groupe Écrire & insérer des champs , cliquez sur Formule d’appel.

     2. Dans la boîte de dialogue Formule d’appel, sélectionnez le format de formule d’appel qui inclut la formule de salutation, le format de nom et le signe de ponctuation suivant.

     3. Sélectionnez le texte que vous souhaitez afficher dans les cas où Publisher ne peut pas interpréter le nom du destinataire ; Par exemple, lorsque la source de données ne contient aucun prénom ou nom d’un destinataire, mais uniquement un nom de société, et cliquez sur OK.

        Remarque

        Si les noms des champs de données dans votre source de données ne correspondent pas aux noms des champs utilisés par Publisher pour la formule d’appel, vous devrez peut-être cliquer sur Correspondance des champs dans la boîte de dialogue Formule d’appel . Dans la boîte de dialogue Correspondance des champs , utilisez les listes déroulantes pour sélectionner les champs de votre source de données qui correspondent aux champs Éditeur.

   • Image

     1. Dans le groupe Écrire & insérer des champs , cliquez sur Image, puis sur Insérer un champ d’image.
     2. Dans la boîte de dialogue Insérer un champ d’image , sélectionnez le champ d’image à insérer.

     3. Remarque

        Si vous voulez fusionner des images dans vos pages de composition, votre source de données doit inclure les noms de fichiers ou les chemins d’accès aux fichiers images à fusionner. N’incluez pas les images réelles dans votre source de données.

   • Champs d’information individuels

     • Dans le groupe Écrire & insérer des champs , sélectionnez Insérer un champ de fusion, puis cliquez sur les champs que vous souhaitez inclure dans la zone de texte.

Mettre en forme les champs de données

Vous pouvez appliquer des formats aux champs de données et à tout autre texte que vous avez ajouté (par exemple, un message d’accueil pour vous dire bonjour ou un message comme Cher...) pour modifier l’apparence des données fusionnées. Pour mettre en forme les données fusionnées, vous devez mettre en forme les champs de données dans votre publication de publipostage.

Dans votre composition de publipostage, sélectionnez le champ contenant les informations à mettre en forme.

• Si le champ est un bloc d’adresse ou une formule d’appel, dans le groupe Écrire & insérer des champs , sélectionnez Format.
• S’il s’agit d’un champ de données individuel, dans le menu Format des outils de zone de texte , cliquez sur Police et sélectionnez les options souhaitées.
• Si le champ sélectionné est reconnu par Publisher comme étant un nombre, une devise, une date ou une heure, cliquez sur Format et modifiez la mise en forme de l’affichage de ces types de champs.

Afficher un aperçu des données des destinataires dans les champs de données de votre publication

Vous pouvez revoir l’apparence de votre composition avec les données réelles dans les champs fusionnés.

Pour afficher un aperçu de votre publication, cliquez sur Aperçu des résultats, puis effectuez l’une des opérations suivantes :

• Pour afficher un aperçu des entrées dans l’ordre, cliquez sur les boutons comment chaque entrée apparaîtra dans votre composition fusionnée.
  Les informations du premier enregistrement de votre source de données remplissent les champs de fusion. Vous ne pouvez pas modifier vos entrées de source de données sur vos pages de publication, mais vous pouvez y mettre en forme, déplacer ou supprimer des champs de données.
• Pour rechercher et afficher l’aperçu d’une entrée spécifique dans votre source de données, cliquez sur Trouver un destinataire, puis entrez les critères de recherche dans la boîte de dialogue Rechercher une entrée .

Si nécessaire, vous pouvez apporter des modifications à votre liste de destinataires. Effectuez l’une des opérations suivantes :

• Pour exclure un destinataire particulier de la fusion, cliquez sur Exclure ce destinataire.
• Pour modifier la liste des destinataires, cliquez sur Modifier la liste des destinataires, puis apportez vos modifications dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage des destinataires .

Une fois que vous avez terminé votre publication de fusion et publipostage et inséré tous les champs de fusion, Fichier> , cliquez sur Enregistrer sous, nommez votre composition, puis cliquez sur Enregistrer.

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Créer la composition fusionnée

Pour créer la composition fusionnée, cliquez sur le bouton Terminer & fusionner et suivez les instructions ci-dessous pour l’imprimer, la prévisualiser, l’enregistrer, ajouter les pages fusionnées à une autre composition ou les envoyer par courrier électronique.

Imprimer votre composition fusionnée

1. Cliquez sur Fusionner vers l’imprimante.

2. Dans l’espace Impression , sélectionnez les options souhaitées, puis cliquez sur OK.

   Important

   Pour imprimer différents ensembles de données de fusion (par exemple, différents noms et adresses) sur chaque feuille de papier, cliquez sur Plusieurs pages par feuille dans la section Options d’impression . Si vous sélectionnez l’option Plusieurs copies par feuille, chaque feuille de papier contient plusieurs copies des mêmes données.

   

Enregistrer la composition fusionnée pour plus tard

Si vous souhaitez modifier vos pages fusionnées, les enregistrer pour une utilisation ultérieure ou les imprimer ultérieurement, vous pouvez collecter et enregistrer toutes vos pages fusionnées en une seule nouvelle composition fusionnée qui contient les données réelles au lieu des champs de fusion.

1. Cliquez sur Fusionner vers une nouvelle publication.
2. Dans votre nouvelle composition, dans le volet Office Publipostage , cliquez sur Enregistrer cette publication. Nommez votre nouvelle composition, puis cliquez sur Enregistrer.

Ajouter les pages fusionnées à une composition existante

Si vous envisagez d’ajouter vos pages fusionnées à la fin d’une publication existante, assurez-vous que votre composition de fusion et publipostage correspond à la publication existante des manières suivantes :

• Taille de la page (hauteur et largeur)
• Mode Page (une page ou deux pages)
• Type de publication (web ou imprimée)
• Ordre des pages (de gauche à droite ou de droite à gauche)

Publisher ajoute des pages fusionnées à une composition nouvelle ou existante, mais ne peut pas les ajouter à une composition ouverte. Si une composition dans laquelle vous souhaitez fusionner est ouverte, veillez à l’enregistrer et à la fermer avant de terminer la fusion.

1. Cliquez sur Ajouter à une composition existante.
2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir la composition , localisez la composition à laquelle vous souhaitez ajouter les pages fusionnées, puis cliquez sur Ouvrir.
3. Dans la composition existante, cliquez sur Enregistrer cette publication dans le volet Office Fusion et publipostage pour enregistrer vos mises à jour.

Envoyer des messages électroniques

Si vous créez un publipostage électronique, la seule option disponible sous Terminer & fusion sera Envoyer Email message.

1. Cliquez sur Envoyer un Email message.
2. Dans la boîte de dialogue Fusionner vers un Email, sélectionnez le champ destinataire dans la liste déroulante À. Dans la plupart des cas, il s’agit de l’adresse Email.
3. Sous Objet, tapez la ligne d’objet. Sous Éléments à insérer, cliquez sur les champs de données que vous voulez insérer dans la ligne d’objet.
4. Cliquez sur Options pour spécifier d’autres options souhaitées, telles que les destinataires en Cc ou Cci ou les pièces jointes aux messages, puis cliquez sur Envoyer.

Enregistrer la publication de fusion et publipostage

Si vous enregistrez également la composition contenant les champs fusionnés, vous pouvez revenir en arrière et modifier les champs et créer une nouvelle composition fusionnée. Pour enregistrer votre composition fusionnée, procédez comme suit :

1. Cliquez surEnregistrer lefichier>.
2. Donnez un nom à la publication, puis cliquez sur Enregistrer.

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Annuler une fusion

Vous pouvez annuler une fusion pour déconnecter une publication de fusion et publipostage ou un modèle de fusion de catalogue de sa source de données.

1. Cliquez sur l’onglet>Publipostage, sélectionnez Destinataires, puis cliquez sur Annuler le publipostage.
   

2. Lorsque vous êtes invité à annuler la fusion, cliquez sur Oui.

   Remarque

   Si vous annulez un publipostage, les champs autres que les champs d’adresse, les lignes d’appel et les blocs d’adresses sont convertis en texte normal.

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