Créer une colonne de métadonnées gérées

Une colonne de métadonnées gérées est un nouveau type de colonne qui peut être ajouté à des listes, des bibliothèques ou des types de contenu pour permettre aux utilisateurs du site de sélectionner les valeurs d’un ensemble de termes spécifique de termes gérés et d’appliquer ces valeurs à leur contenu. Vous pouvez créer et configurer une colonne de métadonnées gérées pour mapper vers un ensemble de termes ou un terme existant, ou vous pouvez créer un nouvel ensemble de termes spécifique pour une colonne de métadonnées gérées.

Les colonnes de métadonnées gérées favorisent l’utilisation homogène des métadonnées sur les sites, car elles fournissent aux utilisateurs une liste de termes qu’ils peuvent appliquer à leur contenu. Les présentes conditions d’utilisation proviennent d’un ensemble de termes géré de façon centralisée dans l’outil de gestion du magasin de termes par l’administrateur d’un magasin de termes ou par d’autres personnes, qui possèdent des autorisations pour gérer les termes.

Étant donné que cet ensemble de termes est mis à jour et géré séparément de la colonne elle-même, il n’est pas nécessaire de mettre à jour la colonne (ou les types de contenu, les listes ou les bibliothèques qui lui sont associés) pour mettre à jour les termes disponibles pour les utilisateurs. Dès lors que l’ensemble de termes auquel une colonne de métadonnées gérées spécifique est liée est mis à jour, les termes mis à jour sont automatiquement accessibles aux utilisateurs, à l’endroit où la colonne de métadonnées gérées est disponible. Ainsi, une colonne de métadonnées gérées est très différente d’une colonne Choice qui doit être mise à jour chaque fois que vous souhaitez modifier la liste de valeurs de choix qu’un utilisateur peut sélectionner.

Les colonnes de métadonnées gérées disposent également de plusieurs fonctionnalités et caractéristiques uniques qui permettent aux utilisateurs de sélectionner et d’appliquer des termes au contenu, tels que la prise en charge de « type-avance », ainsi que la prise en charge de l’ambiguïté de termes, de descriptions, de synonymes et de valeurs multilingues.

Lorsque l’utilisateur commence à taper une valeur dans un champ de métadonnées gérées, il affiche toutes les expressions de l’ensemble de termes associé qui commencent par les caractères tapés par l’utilisateur. Le nom de l’ensemble de termes et la position du terme dans la hiérarchie peuvent être indiqués ainsi que le terme lui-même, qui permet aux utilisateurs de sélectionner le terme approprié.

Lorsque vous commencez à taper des caractères, des termes vous sont proposés.

Les utilisateurs peuvent déplacer le pointeur sur les termes suggérés pour afficher un texte descriptif pour leur permettre de prendre des décisions appropriées.

Un texte explicatif permet aux utilisateurs de sélectionner le terme correct.

Si des synonymes ont été spécifiés pour un terme, les utilisateurs peuvent entrer ces derniers et le terme correct sera attribué.

Lorsqu’un utilisateur met à jour une colonne de métadonnées gérées, il peut taper la valeur de votre choix ou cliquer sur l’icône balises qui s’affiche en regard du champ métadonnées gérées pour lancer la boîte de dialogue Sélecteur de termes, qu’il peut utiliser pour sélectionner une valeur dans la hiérarchie de l’ensemble de termes. Cette fonctionnalité est utile pour les utilisateurs qui ne sont pas habitués aux termes disponibles. Si l’ensemble de termes a été configuré pour être ouvert et si la colonne de métadonnées gérées pour il accepte les valeurs de remplissage, les utilisateurs peuvent avoir la possibilité d’ajouter un nouveau terme à l’ensemble de termes. Ils peuvent également avoir la possibilité d’envoyer des commentaires au contact désigné pour l’ensemble de termes.

Vous pouvez sélectionner des termes gérés à partir d’un sélecteur de contrôles d’arborescence.

Colonnes de métadonnées

Une colonne de métadonnées gérées vous permet de contrôler les informations que les utilisateurs peuvent entrer dans une colonne. Les utilisateurs sélectionnent les termes ou expressions qu’ils entrent dans la colonne à partir d’un ensemble prédéfini de termes gérés.

Remarque : Vous devez être administrateur de collection de sites pour créer ou configurer des colonnes de site. Vous devez avoir le niveau d’autorisation gérer les listes pour créer des colonnes pour les listes ou les bibliothèques. Les propriétaires de site disposent de cette autorisation par défaut.

Vous pouvez mapper une colonne de métadonnées gérées à un ensemble de termes, ou à un terme individuel qui représente un sous-ensemble de l’ensemble de termes (ce qui peut être utile pour les ensembles de termes hiérarchiques). Si vous mappez la colonne à un ensemble de termes, elle affichera tous les termes disponibles dans cet ensemble de termes. Si vous mappez la colonne à un terme individuel au sein d’un ensemble de termes, elle affichera ce terme ainsi que les termes qu’il contient dans la hiérarchie.

Le mode de création des colonnes de métadonnées gérées doit être pris en compte dans la planification globale de votre organisation pour les métadonnées gérées, les types de contenu, la gestion des documents et la gouvernance du site.

Créer une colonne de métadonnées gérées

Vous pouvez créer une colonne de métadonnées gérées qui correspond à un ensemble de termes ou un terme existant à n’importe quel niveau sur un site (par exemple, en tant que colonne de site ou sous forme de colonne locale à une liste ou une bibliothèque spécifique). Toutefois, si vous souhaitez qu’une colonne de métadonnées gérées soit réutilisable et très utile pour les autres personnes qui peuvent créer de nouveaux types de contenu de site ou configurer des listes et des bibliothèques, vous pouvez le faire en tant que colonne de site.

Pour créer une colonne de site de métadonnées gérées qui correspond à un ensemble de termes existant, procédez comme suit :

Pour créer une nouvelle colonne de métadonnées gérées pour une liste ou une bibliothèque qui correspond à un ensemble de termes existant, procédez comme suit :

  1. Dans la SharePoint 2016 - Bouton Paramètres dans la barre de titre paramètres ou le menu actions du site , cliquez sur paramètres du site.

  2. Sous galeries ou galeriesdu Concepteur Web , cliquez sur colonnes de site.

  3. Dans les colonnes de site, cliquez sur créer.

  1. Accédez à la liste ou la bibliothèque dans laquelle vous voulez créer une nouvelle colonne de métadonnées gérées.

  2. Dans l’onglet liste ou bibliothèque du ruban, cliquez sur paramètres de la liste ou paramètres de la bibliothèque, selon le cas.

  3. Dans la section colonnes , cliquez sur créer une colonneM.

  1. Dans la page nouvelle colonne de site ou créer une colonne (en fonction du type de colonne que vous voulez créer), dans la section nom et type , tapez le nom que vous voulez inclure dans la colonne.

  2. Sous le type d’informations figurant dans cette colonne est, cliquez sur métadonnées gérées.

  3. Dans la section groupe , sélectionnez ou créez le groupe dans lequel vous voulez organiser la colonne.

  4. Dans la section paramètres de colonne supplémentaires , tapez une description et spécifiez si les utilisateurs doivent fournir une valeur pour cette colonne. Vous pouvez également spécifier si vous souhaitez appliquer des valeurs uniques pour la colonne.

  5. Si vous ajoutez une colonne à une liste ou une bibliothèque, vous serez peut-être en mesure de spécifier si vous souhaitez ajouter cette nouvelle colonne de métadonnées gérées à tous les types de contenu pour la liste ou la bibliothèque (si plusieurs types de contenu sont activés pour la bibliothèque). Vous pouvez également spécifier si vous voulez ajouter cette colonne à la vue par défaut pour la liste ou la bibliothèque.

  6. Dans la section champ à valeurs multiples , spécifiez si vous souhaitez autoriser plusieurs valeurs dans la colonne. Si vous autorisez plusieurs valeurs, les utilisateurs ne seront pas en mesure d’effectuer un tri sur cette colonne dans les affichages de liste.

  7. Dans la section format d’affichage , indiquez si la colonne doit afficher uniquement l’étiquette du terme ou le terme et son chemin d’accès complet dans la hiérarchie de l’ensemble de termes.
    Il peut être utile d’afficher le chemin hiérarchique complet dans les situations où le contexte du terme lui-même peut ne pas être clair.

  8. Dans la section paramètres de l' ensemble de termes , sélectionnez utiliser un ensemble de termes géré, puis effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Pour rechercher un ensemble de termes contenant les termes que vous voulez utiliser, entrez le nom d’un terme et cliquez sur le bouton Rechercher . Vous pouvez sélectionner l’ensemble de termes ou le terme souhaité dans les résultats qui s’affichent dans la zone. Si vous voulez relancer une recherche, cliquez sur le bouton Réinitialiser .

      Pour Rechercher l’ensemble de termes ou le terme que vous voulez mapper à cette colonne, cliquez sur la flèche située à gauche de l’application de service de métadonnées gérées qui s’affiche dans la zone pour la développer et recherchez l’ensemble de termes souhaité. Continuez à développer les nœuds jusqu’à ce que vous trouviez l’ensemble de termes ou le terme souhaité. Cliquez sur cette option pour sélectionner le terme ou l’ensemble de termes.

  9. Dans la section autoriser la saisie , spécifiez si vous souhaitez autoriser les utilisateurs à ajouter de nouvelles valeurs à l’ensemble de termes. Si l’ensemble de termes sélectionné est fermé, vous ne pourrez pas le compléter.

  10. Dans la section valeur par défaut , vous pouvez éventuellement spécifier le terme que vous souhaitez utiliser comme valeur par défaut de la colonne. Vous pouvez taper le terme ou cliquer sur l’icône balises pour le Rechercher à l’aide du sélecteur de termes.

  11. Cliquez sur OK.

S’il n’existe pas d’ensemble de termes existant que vous voulez utiliser, vous pouvez également créer un nouvel ensemble de termes pour une nouvelle colonne de métadonnées gérées. L’ensemble de termes que vous créez sera un ensemble de termes local qui ne peut être utilisé que dans la collection de sites dans laquelle vous le créez. Les termes que vous ajoutez à un ensemble de termes local ne seront pas proposés en tant que suggestions dans les colonnes de mots clés d’entreprise (contrairement aux termes figurant dans les ensembles de termes globaux).

Vous devez être administrateur de collection de sites pour créer ou configurer des colonnes de site. Vous devez avoir le niveau d’autorisation gérer les listes pour créer des colonnes pour les listes ou les bibliothèques. Les propriétaires de site disposent de cette autorisation par défaut.

Pour créer une colonne de site de métadonnées gérées qui correspond à un ensemble de termes existant, procédez comme suit :

Pour créer une nouvelle colonne de métadonnées gérées pour une liste ou une bibliothèque qui correspond à un ensemble de termes existant, procédez comme suit :

  1. Dans la SharePoint 2016 - Bouton Paramètres dans la barre de titre paramètres ou le menu actions du site , cliquez sur paramètres du site.

  2. Sous galeries ou galeriesdu Concepteur Web , cliquez sur colonnes de site.

  3. Dans les colonnes de site, cliquez sur créer.

  1. Accédez à la liste ou la bibliothèque dans laquelle vous voulez créer une nouvelle colonne de métadonnées gérées.

  2. Dans l’onglet liste ou bibliothèque du ruban, cliquez sur paramètres de la liste ou paramètres de la bibliothèque, selon le cas.

  3. Dans la section colonnes , cliquez sur créer une colonne.

  1. Dans la page nouvelle colonne de site ou créer une colonne (en fonction du type de colonne que vous voulez créer), dans la section nom et type , tapez le nom que vous voulez inclure dans la colonne.

  2. Sous le type d’informations figurant dans cette colonne est, cliquez sur métadonnées gérées .

  3. Dans la section paramètres de colonne supplémentaires , tapez une description pour la colonne, puis spécifiez si vous souhaitez que les utilisateurs entrent une valeur pour la colonne. Vous pouvez également spécifier si vous souhaitez appliquer des valeurs uniques pour la colonne.

  4. Si vous ajoutez une colonne à une liste ou une bibliothèque, vous pouvez également spécifier si vous voulez ajouter cette nouvelle colonne de métadonnées gérées à tous les types de contenu pour la liste ou la bibliothèque (si plusieurs types de contenu sont activés pour la bibliothèque). Vous pouvez également spécifier si vous voulez ajouter cette colonne à la vue par défaut pour la liste ou la bibliothèque.

  5. Dans la section champ à valeurs multiples , spécifiez si vous souhaitez autoriser plusieurs valeurs dans la colonne. Si vous autorisez plusieurs valeurs, les utilisateurs ne seront pas en mesure d’effectuer un tri sur cette colonne dans les affichages de liste.

  6. Dans la section format d’affichage , indiquez si la colonne doit afficher uniquement l’étiquette du terme ou le terme et son chemin d’accès complet dans la hiérarchie de l’ensemble de termes.
    Il peut être utile d’afficher le chemin hiérarchique complet dans les situations où le contexte du terme lui-même peut ne pas être clair.

  7. Dans la section paramètres de l' ensemble de termes , sélectionnez personnaliser votre ensemble de termes, puis entrez une description pour l’ensemble de termes.

  8. Cliquez sur modifier à l’aide du gestionnaire d’ensembles de termes, puis cliquez sur OK lorsque vous êtes invité à enregistrer vos modifications.

  9. Suivez les étapes de la section créer et configurer un nouvel ensemble de termes pour configurer l’ensemble de termes.

  1. Dans le volet de Propriétés de l’outil de gestion du magasin de termes, spécifiez les informations suivantes sur le nouvel ensemble de termes :
     

Dans ce champ

Procédez comme suit :

Nom de l’ensemble de termes

Tapez un nom pour votre ensemble de termes. Ce champ doit déjà contenir le nom de la colonne, mais vous pouvez le mettre à jour ou le modifier.

Description

Tapez une description qui aidera les utilisateurs à utiliser ces termes.

Propriétaire

Si vous voulez que le propriétaire de l’ensemble de termes soit une personne autre que vous, vous pouvez remplacer le propriétaire par une autre personne ou un autre groupe. Vous ne pouvez entrer qu’un seul élément.

Contact

Tapez une adresse de messagerie si vous voulez que les utilisateurs du site puissent fournir des commentaires sur l’ensemble de termes quand ils mettent à jour la valeur pour une colonne de métadonnées gérées.

Principales

Ajoutez les noms des utilisateurs ou des groupes qui doivent être avertis avant toute modification majeure de l’ensemble de termes.

Politique de soumission

Indiquez si vous souhaitez que l’ensemble de termes soit fermé ou ouvert.

Si un ensemble de termes est fermé, les utilisateurs ne peuvent pas y ajouter de nouveaux termes lors de la mise à jour de la valeur pour une colonne de métadonnées gérées liée à cet ensemble de termes, et ce dernier peut être mis à jour uniquement par les personnes autorisées à mettre à jour les métadonnées gérées. Si ce n’est pas le cas, les utilisateurs peuvent ajouter de nouveaux termes à l’ensemble de termes si la colonne est également configurée pour autoriser les choix de remplissage.

Disponible pour le marquage

Activez les cases à cocher pour que les termes de l’ensemble de termes soient disponibles pour le marquage. Si vous désactivez la case à cocher, l’ensemble de termes ne sera pas visible pour la plupart des utilisateurs.

Si l’ensemble de termes est toujours en développement ou n’est pas prêt à l’emploi, vous pouvez désactiver la case à cocher.

  1. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les mises à jour des propriétés.

  2. Pour ajouter des termes à l’ensemble de termes, pointez sur l’ensemble de termes dans le contrôle d’arborescence à gauche, cliquez sur la flèche qui apparaît, puis cliquez sur créer un terme, puis tapez le nom souhaité pour votre terme.

  3. Dans le volet Propriétés , spécifiez les informations suivantes sur votre nouveau terme :

Dans ce champ :

Procédez comme suit :

Disponible pour le marquage

Activez la case à cocher pour rendre ce terme disponible pour le marquage. Si vous désactivez cette case à cocher, cela signifie que ce terme s’affichera, mais désactivé dans les outils de balisage.

Langue

Sélectionnez la langue de l’étiquette du terme.

Description

Tapez une description pour aider les utilisateurs à appliquer ce terme ou pour le différencier des termes similaires.

Étiquette par défaut

Entrez le mot ou l’expression que vous souhaitez utiliser comme étiquette par défaut pour le terme dans cette langue.

Autres étiquettes

Spécifiez des synonymes pour ce terme. Procédez ainsi si vous voulez que plusieurs mots ou expressions ayant la même signification soient traités en tant qu’entité unique dans le cadre de la gestion des métadonnées. Pour ajouter plusieurs synonymes, tapez un mot, puis appuyez sur entrée pour créer des traits supplémentaires.

Par exemple, si vous créez un terme pour la couleur « bleu » et « bleu » est l’étiquette par défaut du terme, vous pouvez ajouter « Azure », « saphir », « Indigo » et « cobalt » en tant que synonymes possibles.

Membre de

Décrit le nom de l’ensemble de termes parent, la description, le propriétaire, ainsi que d’autres informations.

  1. Cliquez sur Enregistrer.

  2. Répétez les étapes 3 -5 pour ajouter de nouvelles conditions.

  3. Pour créer des sous-termes au-dessous de termes, pointez sur un terme particulier au-dessous duquel vous voulez imbriquer un autre terme, cliquez sur la flèche qui apparaît, puis sur créer un terme, et tapez le nom souhaité pour votre terme.

  4. Répétez les étapes 4 et 5 pour spécifier les propriétés de vos sous-termes (sélectionnez le terme que vous voulez mettre à jour en premier).

  5. Par défaut, les termes dans les ensembles de termes sont affichés dans l’ordre de tri par défaut de la langue. Si vous voulez spécifier un ordre de tri personnalisé de telle sorte que les termes apparaissent dans un ordre cohérent, quelle que soit la langue ou les modifications apportées aux étiquettes de termes, vous pouvez le faire en sélectionnant l’ensemble de termes dans le contrôle d’arborescence, puis en cliquant sur l’onglet tri personnalisé à droite. Cliquez sur utiliser l’ordre de tri personnalisé, puis utilisez les zones listes pour organiser les termes dans l’ordre numérique souhaité.

Une colonne de métadonnées gérées vous permet de contrôler les informations que les utilisateurs peuvent entrer dans une colonne. Les utilisateurs sélectionnent les termes ou expressions qu’ils entrent dans la colonne à partir d’un ensemble prédéfini de termes gérés.

L’exemple suivant montre comment cela fonctionne.

Dans l’illustration ci-dessus, la bibliothèque de documents est associée à une colonne de métadonnées gérées appelée « découverte de l’ECM ». Pour entrer des valeurs dans la colonne, un utilisateur modifie les propriétés d’un élément dans la bibliothèque (dans ce cas, l’élément est une feuille de calcul).

Le nom de la colonne de métadonnées gérées, découverte de ECM, est l’étiquette d’un champ dans la page Propriétés. Pour afficher une liste de termes, les utilisateurs sélectionnent simplement l’icône indicateurs.

Lorsque vous configurez une colonne de métadonnées gérées, vous pouvez utiliser un ensemble de termes existant, ou vous pouvez ajouter un ensemble de termes en particulier dans ce but. Pour plus d’informations sur l’ajout d’un nouvel ensemble de termes, voir configurer un nouvel ensemble de termes.

Vous pouvez créer une colonne pour les listes et les bibliothèques, ou vous pouvez créer une colonne de site. 

Créer une colonne de site pour des métadonnées gérées

  1. Dans la page d’accueil, sélectionnez contenu du site.

  2. Dans la page contenu du site, sélectionnez paramètres SharePoint 2016 - Bouton Paramètres dans la barre de titre .

  3. Sous galeries du concepteur Web, sélectionnez colonnes de site.

  4. Dans la page colonne de site , sélectionnez créer.

  5. Dans la page nouvelle colonne de site , dans la section nom et type , tapez le nom de la colonne.

  6. Passez à l’étape 5 de la procédure suivante.

Créer une colonne de liste ou de bibliothèque pour les métadonnées gérées

  1. Accédez à la liste ou la bibliothèque dans laquelle vous voulez créer la colonne.

  2. Dans l’onglet liste ou bibliothèque du ruban, sélectionnez Paramètres de la liste ou paramètres de la bibliothèque.

  3. Dans la section colonnes , sélectionnez créer une colonne.

  4. Dans la page créer une colonne , dans la section nom et type , tapez le nom de la colonne.

  5. Dans la section le type d’informations figurant dans cette colonne est , sélectionnez métadonnées gérées.

  6. Dans la section groupe , sélectionnez un groupe pour la colonne ou créez-en un.

  7. Dans la section paramètres de colonne supplémentaires , entrez une description et spécifiez si la valeur est requise. Vous pouvez également spécifier si vous souhaitez appliquer des valeurs uniques pour la colonne.

  8. Dans la section champ à valeurs multiples , spécifiez si vous souhaitez autoriser plusieurs valeurs dans la colonne.

    1. Si vous les autorisez, les utilisateurs ne seront pas en mesure d’effectuer un tri sur cette colonne.

  9. Dans la section format d’affichage, spécifiez s’il faut afficher uniquement l’étiquette du terme ou le terme et son chemin d’accès complet dans la hiérarchie de l’ensemble de termes.

  10. Dans la section paramètres de l' ensemble de termes , effectuez l’une des opérations suivantes :

    1. Pour utiliser un ensemble de termes existant, sélectionnez utiliser un ensemble de termes géré, puis recherchez le nom de l’ensemble de termes. Après avoir sélectionné le nom de l’ensemble de termes, vous pouvez spécifier si vous souhaitez autoriser les utilisateurs à entrer des valeurs et définir une valeur par défaut pour la colonne.

    2. Pour créer un ensemble de termes pour cette colonne, sélectionnez personnaliser votre ensemble de termes, puis entrez une description pour l’ensemble de termes. Sélectionnez ensuite modifier à l’aide du gestionnaire d’ensembles de termes, puis suivez les étapes décrites dans configurer un nouvel ensemble de termes.

  11. Sélectionnez OK.

Conseil : Pour gérer une colonne de métadonnées, suivez les étapes ci-dessous pour accéder à la page de colonnes de site, bibliothèque ou colonne de site. Dans cette page, parcourez les colonnes définies et sélectionnez celle que vous voulez modifier. Vous revenez ensuite à la page de modification dans laquelle vous pouvez modifier ou mettre à jour les paramètres.

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Remarque :  Cette page a été traduite automatiquement et peut donc contenir des erreurs grammaticales ou des imprécisions. Notre objectif est de faire en sorte que ce contenu vous soit utile. Pouvez vous nous dire si les informations vous ont été utiles ? Voici l’article en anglais pour référence.

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