Créer une colonne de métadonnées gérées

Une colonne de métadonnées managées est un nouveau type de colonne qui peut être ajouté à des listes, des bibliothèques ou des types de contenu pour permettre aux utilisateurs du site de sélectionner des valeurs à partir d’un ensemble de termes managés spécifique et d’appliquer ces valeurs à leur contenu. Vous pouvez créer et configurer une colonne de métadonnées managées à mapper à un ensemble de termes ou à un terme existant, ou vous pouvez créer un nouvel ensemble de termes spécifiquement pour une colonne de métadonnées managées.

Les colonnes de métadonnées gérées favorisent l’utilisation cohérente des métadonnées entre les sites, car elles fournissent aux utilisateurs une liste de termes qu’ils peuvent appliquer à leur contenu. Ces termes proviennent d’un ensemble de termes géré de manière centralisée dans l’outil de gestion du magasin de termes par un administrateur de magasin de termes ou d’autres personnes disposant d’autorisations pour gérer les termes.

Étant donné que cet ensemble de termes est mis à jour et géré séparément de la colonne elle-même, il n’est pas nécessaire de mettre à jour la colonne (ou les types de contenu, listes ou bibliothèques qui lui sont associés) pour mettre à la disposition des utilisateurs les termes mis à jour. Chaque fois que l’ensemble de termes auquel une colonne de métadonnées managées spécifique est liée est mis à jour, les termes mis à jour deviennent automatiquement disponibles pour les utilisateurs partout où cette colonne de métadonnées managées est disponible. Cela rend une colonne de métadonnées managées très différente d’une colonne Choice, qui doit être mise à jour chaque fois que vous souhaitez modifier la liste des valeurs de choix qu’un utilisateur peut sélectionner.

Les colonnes de métadonnées managées ont également plusieurs fonctionnalités et caractéristiques uniques qui aident les utilisateurs à sélectionner et à appliquer des termes au contenu, telles que la prise en charge de « type-ahead », ainsi que la prise en charge de l’ambiguïté des termes, des descriptions, des synonymes et des valeurs multilingues.

Lorsqu’un utilisateur commence à taper une valeur dans un champ Métadonnées managées, il affiche tous les termes dans l’ensemble de termes associé qui commencent par les caractères que l’utilisateur a tapés. Le nom de l’ensemble de termes et la position du terme dans la hiérarchie peuvent être indiqués avec le terme lui-même, ce qui peut aider les utilisateurs à sélectionner le terme approprié.

Lorsque vous commencez à taper des caractères, des termes vous sont proposés.

Les utilisateurs peuvent déplacer leur pointeur sur les termes suggérés pour afficher le texte descriptif afin de les aider à prendre les décisions appropriées.

Un texte explicatif permet aux utilisateurs de sélectionner le terme correct.

Si des synonymes ont été spécifiés pour un terme, les utilisateurs peuvent les entrer et le terme correct est attribué.

Lorsque les utilisateurs mettent à jour une colonne de métadonnées managées, ils peuvent taper la valeur souhaitée, ou cliquer sur l’icône de balises qui s’affiche en regard du champ Métadonnées gérées pour lancer la boîte de dialogue sélecteur de termes, qu’ils peuvent utiliser pour sélectionner une valeur dans la hiérarchie de l’ensemble de termes. Cela est utile pour les utilisateurs qui ne sont peut-être pas familiarisés avec les termes disponibles. Si l’ensemble de termes a été configuré pour être ouvert et que la colonne Métadonnées gérées autorise les valeurs de remplissage, les utilisateurs peuvent avoir la possibilité d’ajouter un nouveau terme à l’ensemble de termes. Ou ils peuvent simplement avoir la possibilité d’envoyer des commentaires au contact désigné pour l’ensemble de termes.

Vous pouvez sélectionner des termes gérés à partir d’un sélecteur de contrôles d’arborescence.

Colonnes de métadonnées

Une colonne de métadonnées managées vous permet de contrôler les informations que les utilisateurs peuvent entrer dans une colonne. Les utilisateurs sélectionnent les termes ou expressions qu’ils entrent dans la colonne à partir d’un ensemble prédéfini de termes managés.

Remarque : Vous devez être administrateur de collection de sites pour créer ou configurer des colonnes de site. Vous devez disposer du niveau d’autorisation Gérer les listes pour créer des colonnes pour des listes ou des bibliothèques. Les propriétaires de site disposent de cette autorisation par défaut.

Vous pouvez mapper une colonne de métadonnées managées à un ensemble de termes ou à un terme individuel qui représente un sous-ensemble de l’ensemble de termes (quelque chose qui peut être utile pour les ensembles de termes hiérarchiques). Si vous mappez la colonne à un ensemble de termes, elle affiche tous les termes disponibles sous cet ensemble de termes. Si vous mappez la colonne à un terme individuel au sein d’un ensemble de termes, la colonne affiche ce terme et tous les termes sous le terme affiché dans la hiérarchie.

Comment et où vous créez des colonnes de métadonnées managées doivent être pris en compte dans votre organization planification à l’échelle de la gestion des métadonnées managées, des types de contenu, de la gestion des documents et de la gouvernance de site.

Créer une colonne de métadonnées gérées

Vous pouvez créer une colonne de métadonnées managées qui correspond à un ensemble de termes ou à un terme existant à n’importe quel niveau sur un site (par exemple, en tant que colonne de site ou en tant que colonne locale à une liste ou bibliothèque spécifique). Toutefois, si vous souhaitez qu’une colonne de métadonnées managées soit réutilisable et largement utile pour d’autres personnes qui peuvent créer de nouveaux types de contenu de site ou configurer des listes et des bibliothèques, vous pouvez la créer en tant que colonne de site.

Pour créer une colonne de site de métadonnées managées qui correspond à un ensemble de termes existant, procédez comme suit :	Pour créer une colonne de métadonnées managées pour une liste ou une bibliothèque mappée à un ensemble de termes existant, procédez comme suit :
Dans paramètres ou le menu Actions du site , cliquez sur Paramètres du site. Sous Galeries Designer web ou galeries, cliquez sur Colonnes du site. Dans colonnes de site, cliquez sur Créer.	Accédez à la liste ou à la bibliothèque dans laquelle vous souhaitez créer une colonne de métadonnées managées. Dans la bibliothèque ou la liste, sélectionnez Ajouter une colonne, puis métadonnées gérées en tant que type de colonne.

Dans la section Nom et Type de la colonne Nouveau site, tapez le nom que vous souhaitez que la colonne ait.
Sous Le type d’informations de cette colonne est, cliquez sur Métadonnées gérées.
Dans la section Groupe, sélectionnez ou créez le groupe dans lequel vous souhaitez organiser la colonne.
Dans la section Paramètres de colonne supplémentaires, tapez une description et spécifiez si vous souhaitez que les utilisateurs requis fournissent une valeur pour cette colonne. Vous pouvez également spécifier si vous souhaitez appliquer des valeurs uniques pour la colonne.
Dans la section Champ Valeur multiple, spécifiez si vous souhaitez autoriser plusieurs valeurs dans la colonne. Si vous autorisez plusieurs valeurs, les utilisateurs ne pourront pas trier sur cette colonne dans les affichages de liste.
Dans la section Format d’affichage, spécifiez si vous souhaitez que la colonne affiche uniquement l’étiquette de terme ou le terme et son chemin d’accès complet dans la hiérarchie de l’ensemble de termes.Il peut être utile d’afficher le chemin hiérarchique complet dans les situations où le contexte du terme lui-même n’est pas clair.
Dans la section Paramètres de l’ensemble de termes, sélectionnez Utiliser un ensemble de termes managés , puis effectuez l’une des opérations suivantes :

a. Pour rechercher un ensemble de termes qui contient les termes que vous souhaitez utiliser, tapez le nom d’un terme, puis cliquez sur le bouton Rechercher. Vous pouvez sélectionner l’ensemble de termes ou le terme souhaité dans les résultats affichés dans la zone. Si vous souhaitez effectuer une nouvelle recherche, cliquez sur le bouton Réinitialiser.

b. Pour rechercher l’ensemble de termes ou le terme que vous souhaitez mapper à cette colonne, cliquez sur la flèche à gauche de l’application Service de métadonnées gérées qui s’affiche dans la zone pour le développer et rechercher l’ensemble de termes souhaité. Continuez à développer des nœuds jusqu’à ce que vous trouviez l’ensemble de termes ou le terme souhaité. Cliquez dessus pour sélectionner l’ensemble de termes ou le terme.
Dans la section Autoriser le remplissage, spécifiez si vous souhaitez autoriser les utilisateurs à ajouter de nouvelles valeurs à l’ensemble de termes. Si l’ensemble de termes que vous sélectionnez est fermé, vous ne pourrez pas autoriser le remplissage.
Dans la section Valeur par défaut, vous pouvez éventuellement spécifier le terme que vous souhaitez utiliser comme valeur par défaut pour la colonne. Vous pouvez taper le terme ou cliquer sur l’icône Étiquettes pour rechercher le terme à l’aide du sélecteur de termes.
Cliquez sur OK.

Dans le panneau Créer une colonne , tapez le nom et la description facultative souhaités pour la colonne de métadonnées managées.
L’option Type est présélectionnée sur Métadonnées managées, mais vous pouvez également choisir de modifier le type de colonne. Une fois modifiés, les paramètres de colonne sont définis par défaut sur le type de colonne respectif.
Dans l’option Ensemble de termes ou terme, sélectionnez le bouton Sélectionner , puis recherchez ou sélectionnez l’ensemble de termes ou le terme de la colonne.
Dans la section Valeur par défaut, vous pouvez éventuellement spécifier le terme que vous souhaitez utiliser comme valeur par défaut pour la colonne. Vous pouvez taper le terme ou sélectionner l’icône Étiquettes pour rechercher le terme.
Sélectionnez Plus d’options pour effectuer les opérations suivantes (facultatif) :

a. Dans la section Format d’affichage , spécifiez si vous souhaitez que la colonne affiche uniquement l’étiquette de terme ou le terme et son chemin d’accès complet dans la hiérarchie de l’ensemble de termes. Il peut être utile d’afficher le chemin hiérarchique complet dans les situations où le contexte du terme lui-même n’est pas clair.

b. Dans la section Autoriser les utilisateurs à taper de nouvelles valeurs, spécifiez si vous souhaitez autoriser les utilisateurs à ajouter de nouvelles valeurs à l’ensemble de termes. Si l’ensemble de termes que vous sélectionnez est fermé, vous ne pourrez pas autoriser le remplissage de nouvelles valeurs.

c. Dans la section Champ Valeur multiple, spécifiez si vous souhaitez autoriser plusieurs valeurs dans la colonne. Si vous autorisez plusieurs valeurs, les utilisateurs ne pourront pas trier sur cette colonne dans les affichages de liste.

d. Dans la section Exiger que cette colonne contienne des informations , spécifiez si vous souhaitez marquer la colonne comme un champ obligatoire. Une fois activé, les utilisateurs doivent entrer une valeur pour chaque ligne.

e. Dans la section Appliquer des valeurs uniques , vous pouvez spécifier si vous souhaitez imposer aux utilisateurs d’entrer uniquement des valeurs uniques dans la colonne.

S’il n’existe pas d’ensemble de termes que vous souhaitez utiliser, vous pouvez également créer un nouvel ensemble de termes pour une nouvelle colonne de métadonnées managées. L’ensemble de termes que vous créez est un ensemble de termes « local » qui peut être utilisé uniquement dans la collection de sites où vous le créez. Les termes que vous ajoutez à un ensemble de termes locaux ne seront pas proposés en tant que suggestions dans les colonnes Mots clés d’entreprise (contrairement aux termes des ensembles de termes globaux).

Vous devez être administrateur de collection de sites pour créer ou configurer des colonnes de site. Vous devez disposer du niveau d’autorisation Gérer les listes pour créer des colonnes pour des listes ou des bibliothèques. Les propriétaires de site disposent de cette autorisation par défaut.

Pour créer une colonne de site de métadonnées managées qui correspond à un ensemble de termes existant, procédez comme suit :	Pour créer une colonne de métadonnées managées pour une liste ou une bibliothèque mappée à un ensemble de termes existant, procédez comme suit :
Dans paramètres ou le menu Actions du site , cliquez sur Paramètres du site. Sous Galeries Designer web ou galeries, cliquez sur Colonnes du site. Dans colonnes de site, cliquez sur Créer.	Accédez à la liste ou à la bibliothèque dans laquelle vous souhaitez créer une colonne métadonnées managées. Sous l’onglet Liste ou Bibliothèque du ruban, cliquez sur Paramètres de la liste ou Paramètres de la bibliothèque, le cas échéant. Dans la section Colonnes , cliquez sur Créer une colonne.

Dans la page Nouvelle colonne de site ou Créer une colonne (selon le type de colonne que vous créez) dans la section Nom et Type , tapez le nom souhaité pour la colonne.
Sous Le type d’informations de cette colonne est , cliquez sur Métadonnées managées .
Dans la section Paramètres de colonne supplémentaires , tapez une description de la colonne et spécifiez si vous souhaitez demander aux utilisateurs d’entrer une valeur pour la colonne. Vous pouvez également spécifier si vous souhaitez appliquer des valeurs uniques pour la colonne.
Si vous ajoutez une colonne à une liste ou une bibliothèque, vous pouvez également spécifier si vous souhaitez ajouter cette nouvelle colonne de métadonnées managées à tous les types de contenu de la liste ou de la bibliothèque (si plusieurs types de contenu sont activés pour la bibliothèque). Vous pouvez également spécifier si vous souhaitez ajouter cette colonne à l’affichage par défaut de la liste ou de la bibliothèque.
Dans la section Champ Valeur multiple , spécifiez si vous souhaitez autoriser plusieurs valeurs dans la colonne. Si vous autorisez plusieurs valeurs, les utilisateurs ne pourront pas trier sur cette colonne dans les affichages de liste.
Dans la section Format d’affichage , spécifiez si vous souhaitez que la colonne affiche uniquement l’étiquette de terme ou le terme et son chemin d’accès complet dans la hiérarchie de l’ensemble de termes.Il peut être utile d’afficher le chemin hiérarchique complet dans les situations où le contexte du terme lui-même n’est pas clair.
Dans la section Paramètres de l’ensemble de termes, sélectionnez Personnaliser votre ensemble de termes, puis tapez une description pour l’ensemble de termes.
Cliquez sur Modifier à l’aide du Gestionnaire d’ensemble de termes, puis cliquez sur OK lorsque vous êtes invité à enregistrer vos modifications.
Suivez les étapes de la section Créer et configurer un nouvel ensemble de termes pour configurer l’ensemble de termes.

Dans le volet Propriétés de l’outil de gestion du magasin de termes, spécifiez les informations suivantes sur le nouvel ensemble de termes :

Dans ce champ	Procédez comme suit :
Nom de l’ensemble de termes	Tapez un nom pour votre ensemble de termes. Ce champ doit déjà être rempli avec le nom de la colonne, mais vous pouvez le mettre à jour ou le modifier
Description	Tapez une description qui aidera les utilisateurs à comprendre comment ils doivent utiliser ces termes.
Propriétaire	Si vous souhaitez que le propriétaire du terme défini soit quelqu’un d’autre que vous, vous pouvez remplacer le propriétaire par une autre personne ou un autre groupe. Vous ne pouvez entrer qu’un seul élément.
Contact	Tapez une adresse de messagerie si vous souhaitez que les utilisateurs du site puissent fournir des commentaires sur le terme défini lorsqu’ils mettent à jour la valeur d’une colonne de métadonnées managées.
Parties prenantes	Ajoutez les noms des utilisateurs ou des groupes qui doivent être avertis avant que des modifications majeures soient apportées à l’ensemble de termes.
Stratégie de soumission	Spécifiez si vous souhaitez que le terme défini soit Fermé ou Ouvert. Si un ensemble de termes est fermé, les utilisateurs ne peuvent pas y ajouter de nouveaux termes lorsqu’ils mettent à jour la valeur d’une colonne de métadonnées managées liée à cet ensemble de termes, et l’ensemble de termes peut être mis à jour uniquement par des personnes autorisées à mettre à jour les métadonnées managées. Si l’ensemble de termes est ouvert, les utilisateurs peuvent ajouter de nouveaux termes à l’ensemble de termes si la colonne est également configurée pour autoriser les choix de remplissage.
Disponible pour l’étiquetage	Cochez la case case activée pour rendre les termes de l’ensemble de termes disponibles pour l’étiquetage. Si vous désactivez la case case activée, cet ensemble de termes ne sera pas visible par la plupart des utilisateurs. Si l’ensemble de termes est encore en cours de développement ou n’est pas prêt à être utilisé, vous pouvez effacer la zone case activée.

Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les mises à jour de vos propriétés.
Pour ajouter des termes à l’ensemble de termes, pointez sur l’ensemble de termes dans le contrôle d’arborescence à gauche, cliquez sur la flèche qui s’affiche, puis cliquez sur Créer un terme, puis tapez le nom souhaité pour votre terme.
Dans le volet Propriétés , spécifiez les informations suivantes sur votre nouveau terme :

Dans ce champ :	Procédez comme suit :
Disponible pour le balisage	Cochez la case case activée pour rendre ce terme disponible pour l’étiquetage. Si vous désactivez la case case activée, ce terme sera visible, mais désactivé dans les outils de balisage.
Langue	Sélectionnez la langue de cette étiquette pour le terme.
Description	Tapez une description pour aider les utilisateurs à comprendre comment appliquer ce terme ou pour le différencier des termes similaires.
Étiquette par défaut	Entrez le mot ou l’expression que vous souhaitez utiliser comme étiquette par défaut pour le terme dans cette langue.
Autres étiquettes	Spécifiez les synonymes de ce terme. Procédez ainsi si vous souhaitez que plusieurs mots ou expressions ayant la même signification soient traités comme une seule entité à des fins de gestion des métadonnées. Pour ajouter plusieurs synonymes, tapez un mot, puis appuyez sur ENTRÉE pour créer des lignes supplémentaires. Par exemple, si vous créez un terme pour la couleur « bleu » et « bleu » est l’étiquette par défaut du terme, vous pouvez ajouter « azure », « saphir », « indigo » et « cobalt » comme synonymes possibles.
Membre de	Décrit le nom de l’ensemble de termes parent, la description, le propriétaire et d’autres informations.

Cliquez sur Enregistrer.
Répétez les étapes 3 à 5 pour ajouter de nouveaux termes.
Pour créer des sous-termes sous les termes, pointez sur un terme individuel sous lequel vous souhaitez imbriquer un autre terme, cliquez sur la flèche qui s’affiche, puis cliquez sur Créer un terme, puis tapez le nom souhaité pour votre terme.
Répétez les étapes 4 et 5 pour spécifier les propriétés de vos sous-termes (sélectionnez d’abord le terme que vous souhaitez mettre à jour).
Par défaut, les termes dans les ensembles de termes sont affichés dans l’ordre de tri par défaut pour la langue. Si vous souhaitez spécifier un ordre de tri personnalisé afin que les termes apparaissent dans un ordre cohérent, indépendamment de la langue ou des modifications apportées aux étiquettes de termes, vous pouvez le faire en sélectionnant l’ensemble de termes dans le contrôle d’arborescence, puis en cliquant sur l’onglet Tri personnalisé à droite. Cliquez sur Utiliser l’ordre de tri personnalisé, puis utilisez les zones de listes pour organiser les termes dans l’ordre numérique souhaité.