À mesure que votre boîte de réception se remplit, vous recherchez probablement de nouvelles méthodes pour traiter vos messages électroniques. Les règles peuvent vous aider à trier tout et à accéder au courrier le plus important en premier. Outlook pour Mac pouvez exécuter automatiquement une règle sur les messages entrants ou sortants, en fonction des conditions que vous définissez.
Une règle est une action effectuée automatiquement sur les messages entrants ou sortants, en fonction des conditions que vous spécifiez. Vous pouvez créer des règles pour vous aider à rester organisé. Par exemple, vous pouvez créer des règles pour classer automatiquement les messages dans des dossiers ou leur attribuer une catégorie.
Remarque : Vous pouvez uniquement créer des règles serveur dans Outlook pour Mac, les règles clientes ne sont plus prises en charge.
Créer une règle
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Dans le menu Outlook , sélectionnez Paramètres.
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Sous E-mail, sélectionnez Règles.
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Pour créer une règle vide, sélectionnez Nouvelle règle.
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Dans la fenêtre Règles , nommez votre règle.
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Sélectionner une condition : utilisez cette option pour sélectionner des critères pour votre règle. Cliquez sur la flèche vers le bas pour afficher et sélectionner les critères que vous souhaitez utiliser. Si les critères ont des options supplémentaires, entrez-les dans la fenêtre qui s’affiche.
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Sélectionner une action : utilisez cette option pour sélectionner l’action que vous souhaitez effectuer à l’arrivée d’un message qui répond aux critères que vous avez sélectionnés.
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Autres options pour les règles :
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Ajoutez des conditions ou actions supplémentaires à une règle en sélectionnant Ajouter une autre condition.
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Ajoutez des exceptions à une règle en sélectionnant Ajouter une exception.
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Par défaut, l’option Arrêter le traitement d’autres règles est activée. Si cette option est activée, lorsqu’un message est reçu et qu’il répond aux critères de plusieurs règles, seule la première règle sera appliquée. Sans ce paramètre, toutes les règles sont appliquées pour lesquelles un message répond aux critères. Si vous souhaitez uniquement appliquer une règle spécifique, placez cette règle plus haut dans la liste que les autres règles, puis modifiez la première règle pour ajouter l’option permettant d’arrêter le traitement d’autres règles.
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Modifier une règle existante
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Dans le menu Outlook , sélectionnez Paramètres.
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Sous E-mail, sélectionnez Règles.
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Dans la fenêtre Règles, sélectionnez le bouton Modifier la règle
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Après avoir apporté les modifications souhaitées, sélectionnez Enregistrer.
Supprimer une règle
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Dans le menu Outlook , sélectionnez Paramètres.
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Sous E-mail, sélectionnez Règles.
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Sélectionnez le bouton Supprimer la règle
Conseil : Si vous souhaitez simplement désactiver la règle au lieu de la supprimer, vous pouvez désactiver le bouton bascule en regard de la règle.
Informations supplémentaires sur les règles
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Les règles sont exécutées de haut en bas dans l’ordre dans lequel elles apparaissent dans la fenêtre Règles. Pour modifier l’ordre des règles, sélectionnez la règle que vous souhaitez déplacer, puis sélectionnez les flèches haut ou bas pour déplacer la règle à la position souhaitée dans la liste.
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Les règles peuvent être activées ou désactivées à l’aide du bouton bascule en regard de la règle.
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Les règles peuvent être exécutées immédiatement en sélectionnant le bouton Exécuter la règle maintenant lue.
Créer une règle basée sur le nom de l’expéditeur ou un groupe de contacts
Vous pouvez créer une règle qui déplace tous les messages de [name] vers un dossier appelé « Courrier à partir de [name]. » Si vous recevez des messages d’un groupe de contacts (également appelé liste de distribution), vous pouvez également le déplacer automatiquement vers un dossier spécifique.
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Pour créer un dossier contenant les messages électroniques envoyés par la règle, sélectionnez la boîte aux lettres racine, sous l’onglet Organiser, cliquez sur Nouveau dossier, tapez le nom du dossier, puis appuyez sur Entrée.
Conseil : Si vous avez déjà créé un dossier, passez à l’étape 2.
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Dans la liste des messages, cliquez sur un message électronique avec l’expéditeur ou le destinataire pour lequel vous souhaitez créer une règle.
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Sous l’onglet Accueil, cliquez sur Règles, puis Déplacer les messages provenant de (nom de l’expéditeur) ou Déplacer les messages adressés à (nom du destinataire).
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Dans la zone de recherche du dossier, commencez à taper le nom du dossier vers lequel vous souhaitez déplacer les messages.
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Lorsque le dossier apparaît, cliquez dessus, et sélectionnez Choisir, puis OK.
Remarque : Si vous créez plusieurs règles, Outlook exécute les règles dans l’ordre dans lequel elles sont répertoriées dans la fenêtre Règles .
Créer une règle basée sur un message existant
Lorsque vous créez une règle à partir d’un message existant, l’expéditeur, le destinataire et l’objet sont automatiquement préremplies dans les instructions des règles.
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Pour créer un dossier contenant les messages électroniques envoyés par la règle, sélectionnez la boîte aux lettres racine, sous l’onglet Organiser, cliquez sur Nouveau dossier, tapez le nom du dossier, puis appuyez sur Entrée.
Conseil : Si vous avez déjà créé un dossier, passez à l’étape 2.
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Dans la liste des messages, cliquez sur le message à partir duquel créer une règle.
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Sous l’onglet Accueil, sélectionnez Règles, puis Créer une règle.
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Sous À l’arrivée d’un nouveau message, modifiez les critères selon vos besoins.
Pour supprimer une condition, cliquez sur
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Sous Procédez comme suit, choisissez ce que vous souhaitez faire lorsque vous envoyez ou recevez des e-mails. Par exemple, lorsque vous recevez un e-mail d’une personne, choisissez Déplacer vers le dossier, sélectionnez le dossier vers lequel vous souhaitez déplacer les messages électroniques, puis cliquez sur Choisir un dossier. Dans la zone De recherche , recherchez le dossier que vous avez créé pour cette règle, cliquez sur Choisir, puis sur OK.
Créer une règle personnalisée pour un compte IMAP ou POP
Utilisez cette procédure pour créer une règle personnalisée pour un compte IMAP ou POP. Certains fournisseurs de services Internet IMAP et POP incluent : Gmail, Yahoo !, AOL et Hotmail/Outlook.com.
Remarque : Si vous ne connaissez pas le type de compte dont vous disposez, consultez Découvrir le type de compte dont vous disposez.
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Dans le menu Outils, cliquez sur Règles.
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Dans le volet gauche de la zone Règles , sous Règles client, cliquez sur le type de compte.
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En bas de la zone Règles , cliquez sur Ajouter
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Dans la zone Nom de la règle, tapez le nom de la règle.
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Sous Lorsqu’un nouveau message arrive, cliquez sur les flèches de la première zone pour ouvrir la liste, puis choisissez le type d’informations que vous souhaitez identifier.
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Sous Lorsqu’un nouveau message arrive, continuez à passer de gauche à droite, en cliquant sur les flèches et en sélectionnant les conditions pour votre règle.
Pour supprimer une condition, cliquez sur
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Sous Procédez comme suit, spécifiez les actions que la règle doit effectuer.
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Cliquez sur OK.
Créer une règle personnalisée pour un compte Exchange
Utilisez cette procédure si votre compte s’exécute sur un serveur Exchange.
Remarque : Si vous ne connaissez pas le type de compte dont vous disposez, consultez Découvrir le type de compte dont vous disposez.
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Dans le menu Outils, cliquez sur Règles.
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Dans le volet gauche de la zone Règles , sous SERVEURS EXCHANGE, cliquez sur le nom du compte.
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Sous Lorsqu’un nouveau message arrive, cliquez sur les flèches de la première zone pour ouvrir la liste, puis choisissez le type d’informations que vous souhaitez identifier, telles que De, Destinataires ou Objet.
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Sous Lorsqu’un nouveau message arrive, continuez à passer de gauche à droite, en cliquant sur les flèches et en sélectionnant les conditions pour votre règle.
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Cliquez sur Ajouter des termes de recherche, puis dans la liste de recherche, cliquez sur Ajouter
Identifier votre type de compte
Si vous essayez de créer une règle dans Outlook pour Mac et que vous ne savez pas quel type de compte de messagerie vous avez, voici comment le découvrir :
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Dans la boîte de dialogue Règles, cliquez sur Afficher tout.
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Dans la boîte de dialogue Préférences Outlook, sous Paramètres personnels, cliquez sur Comptes.
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Dans le volet gauche de la boîte de dialogue Comptes, cliquez sur le compte pour lequel vous voulez créer une règle.
Dans le volet supérieur droit de la boîte de dialogue Comptes, vous verrez le type de compte, tel que Compte IMAP, Compte Exchange ou Compte POP.
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Pour revenir à la zone Règles , cliquez sur Afficher tout, puis sous Courrier électronique, cliquez sur Règles.
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