Créer une solution de suivi des ressources à l’aide d’InfoPath et d’Excel

Microsoft Office InfoPath vous permet de créer des modèles de formulaire pour l’entrée et la collecte de données. Microsoft Office Excel 2007 permet aux utilisateurs de calculer, de graphiquer et d’analyser des données. En utilisant ces deux programmes et xml, vous pouvez facilement créer une solution métier simple mais efficace sans code pour le suivi des ressources d’une entreprise.

Dans cet article

• Introduction à la création d’une solution Asset Tracker
• Étape 1 : Personnaliser le modèle de formulaire Asset Tracker
• Étape 2 : Mapper le fichier de schéma et personnaliser la disposition du tableau dans Excel
• Étape 3 : Créer un rapport de synthèse de tableau croisé dynamique et de graphique croisé dynamique
• Étape 4 : Collecter des informations sur les ressources auprès des utilisateurs
• Étape 5 : Importer des formulaires dans Excel
• Pensées finales : Envisager d’utiliser une liste SharePoint ou une base de données Access

Introduction à la création d’une solution Asset Tracker

Vous pouvez échanger des données XML entre InfoPath et Excel. Bien que la commande Infopath Export soit un moyen simple et simple d’envoyer des données de formulaire à Excel, il existe une autre approche que vous pouvez adopter qui vous offre beaucoup plus de flexibilité. En mappant explicitement le fichier de schéma XML InfoPath (.xsd) dans Excel, puis en important les fichiers de formulaire InfoPath (.xml) dans Excel, vous pouvez personnaliser la disposition de vos données et mieux tirer parti des fonctionnalités d’Excel pour vous aider à gérer et analyser vos données plus efficacement.

Dans cet article, nous allons utiliser l’exemple de modèle de formulaire InfoPath Asset Tracker pour illustrer comment vous pouvez faire en sorte qu’InfoPath, XML et Excel fonctionnent ensemble. Imaginez que chaque année, votre organization inventorie les actifs dans le bureau de chaque employé. Ensuite, un rapport Excel est exécuté pour vous aider à décider comment allouer le budget d’équipement pour l’année prochaine. Le diagramme suivant est une vue d’ensemble de la façon dont vous pouvez collecter, suivre et signaler des données de ressources dans votre service.

1. Le modèle de formulaire Asset Tracker est créé.

2. Le fichier de schéma est mappé à un tableau Excel et la disposition du tableau est personnalisée.

3. Un rapport de synthèse de tableau croisé dynamique et de graphique croisé dynamique vide est créé.

4. Le formulaire Asset Tracker est utilisé pour collecter des données auprès des utilisateurs.

5. Toutes les données de formulaire sont exportées dans le tableau Excel et les rapports de tableau croisé dynamique et de graphique croisé dynamique sont actualisés.

Cette solution implique les rôles d’utilisateur et les produits suivants :

= Obligatoire = Non requis

	Configuration logicielle requise
Rôles	Office InfoPath 2007	Office Outlook 2007	Office Excel 2007
Solution Designer
Décideur
Employés

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Étape 1 : Personnaliser le modèle de formulaire Asset Tracker

Le modèle de formulaire Asset Tracker, qui est inclus dans InfoPath, vous permet de collecter des informations sur chaque ressource dans le bureau d’un employé, le service auquel appartient l’employé, les catégories de ressources et les détails sur chaque ressource. Dans cette solution, un concepteur de formulaires envoie le modèle de formulaire au compte de messagerie du décideur à l’aide d’Office Outlook 2007.

Tâche 1 : Ouvrir et personnaliser le modèle de formulaire Asset Tracker

Étant donné que vous ne pouvez pas publier un modèle de formulaire sur une liste de destinataires de courrier électronique s’il dispose d’un contrôle de zone de texte enrichi contenant des images liées, vous devez apporter une petite modification au formulaire exemple de modèle Asset Tracker.

1. Dans le menu Fichier , cliquez sur Concevoir un modèle de formulaire.
2. Dans la boîte de dialogue Concevoir un modèle de formulaire, sous Ouvrir un modèle de formulaire, cliquez sur Personnaliser un exemple.
3. Dans la boîte de dialogue Prise en main, cliquez sur Exemple - Asset Tracker, puis sous Tâches de formulaire, cliquez sur Concevoir ce formulaire.
4. Cliquez avec le bouton droit sur le contrôle assetNotes, pointez sur propriétés de la zone de texte enrichi, cliquez sur l’onglet Affichage, puis sous Mise en forme disponible, désactivez la zone Images liées case activée.

Tâche 2 : Définir les options d’envoi

La tâche suivante consiste à définir les options Envoyer afin que les employés puissent envoyer un fichier de formulaire (.xml) nommé de manière unique au compte de messagerie du décideur en tant que fichier joint.

1. Dans le menu Outils , cliquez sur Options d’envoi.

2. Dans la boîte de dialogue Options d’envoi, sélectionnez la zone Autoriser les utilisateurs à envoyer ce formulaire case activée.

3. Cliquez sur Envoyer des données de formulaire à une seule destination, puis, dans la liste, cliquez sur Courrier électronique.

4. Cliquez sur Ajouter.
   L’Assistant Connexion de données s’affiche.

5. Dans la zone À , tapez l’alias du décideur qui recevra tous les formulaires envoyés.

6. Pour spécifier une ligne d’objet unique, dans la zone Objet :

   • Cliquez sur Insérer la formule .
   • Tapez la formule suivante :

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

• Cliquez sur Vérifier la formule, puis sur OK deux fois.

• Dans la zone Introduction , tapez un message approprié ou ajoutez des instructions importantes pour cette solution.

• Cliquez sur Suivant.

• Dans la page suivante de l’Assistant, cliquez sur Envoyer les données du formulaire en tant que pièce jointe, puis sélectionnez le modèle Joindre le formulaire pour vous assurer que les utilisateurs peuvent ouvrir le formulaire case activée zone.
  Cela permet de s’assurer que les employés ont accès au fichier de modèle de formulaire (.xsn) au cas où ils ne peuvent pas y accéder à partir de son emplacement réseau.

• Pour spécifier un nom de fichier unique pour chaque fichier de formulaire (.xml) dans la zone Nom de la pièce jointe :

  1. Cliquez sur Insérer la formule .
  2. Tapez la même formule que celle de la ligne Objet :

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

1. Cliquez sur Vérifier la formule, puis sur OK deux fois.

• Cliquez sur Suivant.
• Dans la page suivante de l’Assistant, dans la zone Entrer un nom pour cette connexion de données , tapez un nom descriptif pour cette connexion de données d’envoi.
• Vérifiez que les informations sont correctes dans la section Résumé , puis cliquez sur Terminer.
• Enregistrez le formulaire dans un dossier réseau public accessible au décideur et à tous les employés.

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Étape 2 : Mapper le fichier de schéma et personnaliser la disposition du tableau dans Excel

La configuration de la connexion entre InfoPath et Excel nécessite trois tâches : l’extraction du fichier de schéma pour le modèle de formulaire Asset Tracker, le mappage de ce fichier de schéma dans Excel et la personnalisation de la disposition par défaut du tableau Excel qui contiendra tous les fichiers de données de formulaire XML importés.

Tâche 1 : Extraire le fichier de schéma d’InfoPath

1. Dans InfoPath, ouvrez le fichier de modèle de formulaire Asset Tracker.
2. Dans le menu Outils , cliquez sur Concevoir ce formulaire.
3. Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer en tant que source Files.
4. Dans la boîte de dialogue Rechercher un dossier , sélectionnez un dossier ou créez un dossier dans lequel vous souhaitez stocker le fichier de schéma.

Notez l’emplacement du dossier où tous les fichiers sources sont enregistrés et le nom du fichier de schéma, dans ce cas, myschema.xsd, qui contient la définition de schéma des données XML du formulaire.

Tâche 2 : Mapper le fichier de schéma InfoPath dans Excel

1. Créez un fichier Excel, puis enregistrez-le dans un emplacement accessible au décideur.

2. Dans Excel, si l’onglet Développeur n’est pas visible, procédez comme suit :

   1. Cliquez sur du bouton Microsoft Office, puis cliquez sur Options Excel.

   2. Dans la catégorie Populaire, sous Options principales pour l’utilisation d’Excel, sélectionnez l’onglet Afficher le développeur dans la zone Case activée du ruban, puis cliquez sur OK.

      Remarque

      Le ruban est un composant de l’interface utilisateur Microsoft Office Fluent.

3. Sous l’onglet Développeur, dans le groupe XML, cliquez sur Source.
   
   Le volet Office Source XML s’affiche.

4. Cliquez sur Mappages XML, puis, dans la boîte de dialogue Mappages XML , cliquez sur Ajouter.

5. Sur un ordinateur exécutant Windows Vista 

   1. Dans la barre d’adresses, cliquez sur le lecteur ou le dossier qui contient le fichier myschema.xsd que vous avez créé à l’étape 2 de la section Tâche 1 : Extraire le fichier de schéma d’InfoPath.
      Sur un ordinateur exécutant Microsoft Windows XP 
   2. Dans la liste Regarder dans , cliquez sur le lecteur ou le dossier qui contient le fichier myschema.xsd que vous avez créé à l’étape 2 de la section Tâche 1 : Extraire le fichier de schéma à partir d’InfoPath.

6. Sélectionnez le fichier, puis cliquez sur Ouvrir.

7. Lorsque la boîte de dialogue Plusieurs racines s’affiche, cliquez sur le nœud racine assetTracking défini dans le fichier myschema.xsd, puis cliquez sur OK.
   Le mappage XML s’affiche dans le volet Office Source XML .

8. Faites glisser l’élément de nœud ns1 :asset , qui est un élément XML répétitif, vers l’emplacement de feuille de calcul où vous souhaitez que le tableau Excel apparaisse.
   

Tâche 3 : Personnaliser la disposition du tableau Excel

Par défaut, Excel utilise les noms d’éléments XML comme en-têtes de colonne pour le tableau. Toutefois, vous pouvez modifier les en-têtes de colonne en modifiant les cellules d’en-tête de colonne.

1. Pour modifier les en-têtes de colonne par défaut, conservez le tableau Excel sélectionné, recherchez le préfixe de chaîne suivant, ns1 :asset, puis supprimez-le. Par exemple, vous devez remplacer ns1 :assetID par ID.
   
2. Pour ajuster la largeur de colonne, cliquez sur le bouton Sélectionner tout , puis double-cliquez sur une limite d’en-tête de colonne.

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Étape 3 : Créer un rapport de synthèse de tableau croisé dynamique et de graphique croisé dynamique

Les décideurs utilisent des rapports de tableau croisé dynamique et de graphique croisé dynamique pour analyser, explorer et visualiser des données récapitulatives. En configurant les rapports de tableau croisé dynamique et de graphique croisé dynamique que vous souhaitez utiliser dans ce scénario à l’avance, il s’agira d’une opération simple pour un décideur d’exécuter le rapport avec les données terminées ultérieurement.

1. Sélectionnez une cellule dans le tableau Excel.
2. Sous l’onglet Insertion , dans le groupe Tables , cliquez sur Tableau croisé dynamique, puis sur Tableau croisé dynamique.
   
   Excel affiche la boîte de dialogue Créer un tableau croisé dynamique.
3. Pour placer le rapport de tableau croisé dynamique dans une nouvelle feuille de calcul à partir de la cellule A1, cliquez sur Nouvelle feuille de calcul, puis sur OK.
   Excel ajoute un rapport de tableau croisé dynamique vide à l’emplacement spécifié et affiche la liste des champs de tableau croisé dynamique afin que vous puissiez ajouter des champs, créer une disposition et personnaliser le rapport de tableau croisé dynamique.
4. Pour créer un rapport croisé des données, faites glisser le champ ID vers la zone Valeurs, le champ Service vers la zone Étiquettes de colonne, le champ Catégorie vers la zone Étiquettes de ligne et le champ AssignedTo vers la zone Filtre de rapport.
5. Cliquez sur le rapport de tableau croisé dynamique.
6. Sous l’onglet Insertion , dans le groupe Graphiques , cliquez sur le type de graphique à barres .
   
7. Sous Barre 2D, sélectionnez Barre en cluster.
8. Ajustez la taille et l’emplacement du rapport de graphique croisé dynamique selon vos préférences.

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Étape 4 : Collecter des informations sur les ressources auprès des utilisateurs

Maintenant que le modèle de formulaire est prêt à être rempli par tous les employés, vous devez publier le formulaire et l’envoyer à chaque employé. Lorsque chaque employé envoie le formulaire rempli, il est envoyé sous la forme d’un fichier de données XML (.xml) joint dans un message électronique au compte de messagerie du décideur. Le décideur peut ensuite déplacer tous les messages vers un dossier InfoPath dédié dans Outlook. Dans ce scénario, il est recommandé d’attribuer une période spécifique pour que tous les utilisateurs remplissent les formulaires afin que le décideur puisse exécuter le rapport avec tous les formulaires remplis lorsque l’échéance de collecte des données est atteinte.

1. Dans InfoPath, ouvrez le modèle de formulaire (.xsn) que vous avez enregistré à l’étape 1 : Concevoir l’exemple de modèle de formulaire Asset Tracker
2. Dans le menu Outils , cliquez sur Concevoir ce formulaire.
3. Dans le menu Fichier , cliquez sur Publier.
4. Dans l’Assistant Publication, cliquez sur À une liste de destinataires de courrier électronique, puis cliquez sur Suivant.
5. Dans la page suivante de l’Assistant, dans la zone Nom du modèle de formulaire, tapez un nom pour le modèle de formulaire, puis cliquez sur Suivant. Le nom du modèle de formulaire s’affiche dans l’en-tête d’objet du message envoyé aux destinataires de votre message électronique.
6. Si vous le souhaitez, dans la page suivante de l’Assistant, vous pouvez créer des colonnes qui s’afficheront dans vos dossiers Outlook pour vous aider à organiser vos messages électroniques.
7. Cliquez sur Suivant.
8. Cliquez sur Publier.
9. Une fois que l’Assistant Publication a terminé la publication du modèle de formulaire, un message électronique contenant le formulaire s’ouvre.
10. Remplissez le message, tapez les noms des employés ou utilisez une liste de distribution, puis envoyez le message.

Dans Outlook, le décideur peut organiser tous les formulaires XML soumis de l’une des deux manières suivantes :

• Si la boîte de message Dossiers de formulaire InfoPath s’affiche la première fois que le message s’ouvre, cliquez sur Créer un dossier de formulaire.
• Créez une règle dans Outlook pour déplacer tous les formulaires InfoPath associés vers un dossier InfoPath.
  Pour plus d’informations, consultez Gérer les messages à l’aide de règles.

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Étape 5 : Importer des formulaires dans Excel

Étant donné que vous avez déjà créé les étapes 2 et 3 du classeur Excel, il est simple pour le décideur d’exporter et d’examiner les données du formulaire. Le décideur doit simplement exporter les fichiers xml (.xml) à partir d’Outlook, importer tous les fichiers de formulaire (.xml) dans le classeur Excel, puis actualiser les données.

Tâche 1 : Exporter les formulaires d’Outlook vers un dossier Windows

1. Dans Outlook, sélectionnez le dossier qui contient tous les formulaires que vous avez reçus des employés, puis appuyez sur Ctrl+A pour sélectionner tous les messages électroniques du formulaire.
2. Cliquez avec le bouton droit sur la sélection, pointez sur Actions InfoPath, puis cliquez sur Exporter les formulaires.
3. Dans la boîte de dialogue Exporter les formulaires , sélectionnez un dossier, puis appuyez sur OK.

Tâche 2 : Importer les formulaires dans Excel

1. Dans le classeur Excel que vous avez créé à l’étape 2 : Mapper le fichier de schéma et personnaliser la disposition du tableau dans Excel, sélectionnez l’une des cellules mappées dans le tableau Excel.

2. Sous l’onglet Développeur , dans le groupe XML , cliquez sur Importer.
   
   La boîte de dialogue Importer xml s’affiche.

3. Sur un ordinateur exécutant Windows Vista 

   • Dans la barre d’adresses, cliquez sur le dossier qui contient les fichiers de données XML (.xml) créés dans Tâche 1 : Exporter les formulaires d’Outlook vers un dossier Windows.
     Sur un ordinateur exécutant Microsoft Windows XP 
   • Dans la liste Regarder dans , cliquez sur le dossier qui contient les fichiers de données XML (.xml) créés dans Tâche 1 : Exporter les formulaires d’Outlook vers un dossier Windows.

4. Effectuez l’une des opérations suivantes :

   • Si les fichiers sont contigus, appuyez sur Maj, puis cliquez sur le premier et le dernier fichier dans la liste.
   • Si les fichiers ne sont pas contigus, appuyez sur Ctrl, puis cliquez sur chaque fichier que vous souhaitez importer dans la liste.

5. Cliquez sur Importer.
   

Par défaut, Excel remplace toutes les données existantes dans les cellules mappées, ce qui constitue le résultat final souhaité pour cette solution métier. Toutefois, un décideur peut, par exemple, importer les données plusieurs fois pour évaluer la progression avant l’échéance prévue.

Pour plus d’informations, consultez Se connecter à un fichier XML.

Tâche 3 : Actualiser les rapports de tableau croisé dynamique et de graphique croisé dynamique

• Cliquez sur une cellule dans le rapport de tableau croisé dynamique.
• Sous l’onglet Options , dans le groupe Données , cliquez sur la flèche en regard de Actualiser tout, puis cliquez sur Actualiser.
  

Le classeur Excel contient désormais toutes les données et rapports de synthèse dont vous avez besoin pour vous aider à allouer le budget d’équipement pour l’année prochaine. Bien entendu, vous pouvez effectuer une analyse supplémentaire dans votre classeur Excel si nécessaire, comme le tri, le filtrage ou la mise en forme conditionnelle des données.

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Pensées finales : Envisager d’utiliser une liste SharePoint ou une base de données Access

En guise d’alternative, envisagez d’utiliser une liste SharePoint ou une base de données Access, au lieu de XML, pour transférer des données entre InfoPath et Excel.

Utiliser une liste SharePoint

À partir d’InfoPath, vous pouvez facilement utiliser une liste SharePoint comme source de données en lecture seule. Vous pouvez effectuer l’une des deux opérations suivantes :

• À partir de la liste SharePoint, exportez les données vers Excel, ce qui crée automatiquement une connexion de données dans Excel.
• À partir d’Excel, créez explicitement une connexion de données à la liste SharePoint.

Une fois qu’une connexion de données est créée, vous pouvez actualiser les données dans Excel pour récupérer des données à jour.

Vous pouvez utiliser une liste SharePoint pour ajouter et mettre à jour les données, utiliser un formulaire InfoPath pour afficher un élément de la liste (par exemple, un élément complexe ou long affiché verticalement), puis utiliser Excel pour analyser plus en détail les données.

1. Afficher un seul élément pour faciliter la révision dans InfoPath.

2. Ajouter et mettre à jour des données dans une liste SharePoint.

3. Actualisez et rapportez à jour avec Excel.

Pour plus d’informations, voir Ajouter une connexion de données à une bibliothèque ou une liste de documents SharePoint.

Utiliser une base de données Access

À partir d’InfoPath, vous pouvez créer une connexion en lecture/écriture à une base de données Access. À partir d’Excel, vous pouvez créer explicitement une connexion de données à la base de données Access que vous pouvez actualiser pour récupérer des données à jour. Vous pouvez même définir la connexion pour l’actualiser automatiquement lorsque le classeur est ouvert, ou l’actualiser régulièrement, par exemple toutes les 5 minutes.

Vous pouvez utiliser une base de données Access comme intermédiaire entre InfoPath et Excel. Lorsque vous envoyez un formulaire InfoPath à Access, vous mettez à jour la base de données Access. Lorsque vous actualisez la connexion de données dans Excel, vous récupérez les données mises à jour à partir d’Access. En effet, vous envoyez des données indirectement à partir d’InfoPath à un classeur Excel.

1. Afficher et envoyer un formulaire à une base de données Access.

2. Stockez des données dans une base de données Access.

3. Actualisez et rapportez à jour avec Excel.

Pour plus d’informations, consultez Concevoir un modèle de formulaire basé sur une base de données Microsoft Access.

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