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Vous pouvez gérer les enregistrements de votre organisation, même en l’absence d’un site du centre des enregistrements. Si plusieurs zones de stockage de documents sont utilisées dans votre entreprise (un par service, par exemple) pour stocker tous les documents importants, il n’est pas toujours avantageux de stocker les enregistrements dans un référentiel centralisé. En revanche, il se peut que vous souhaitiez mettre à jour les documents et stocker les enregistrements dans un environnement collaboratif unique. Dans ce cas, la déclaration des éléments comme enregistrements « sur place » vous permet d’utiliser vos enregistrements et vos documents dans n’importe quelle liste ou bibliothèque d’un site SharePoint.
Remarque : Les informations contenues dans cet article supposent que vous avez déjà configuré Gestion des enregistrements sur place au niveau de la collection de sites.
Contenu de cet article
Déclaration d’un élément de liste ou de bibliothèque en tant qu’enregistrement
Avec les autorisations appropriées, vous pouvez déclarer la plupart des éléments de liste ou une bibliothèque comme enregistrements. Cela vous permet d’utiliser toutes les fonctionnalités de gestion des enregistrements sur n’importe quel élément dans la plupart des listes ou des bibliothèques et sur n’importe quel site.
Remarque : Vous devez disposer au moins des autorisations pour déclarer des éléments comme enregistrements de collaboration.
Pour déclarer un élément comme enregistrement
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Accédez au site et à la liste ou à la bibliothèque contenant l’élément que vous souhaitez déclarer comme enregistrement.
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Selon que vous utilisez une liste ou une bibliothèque, cliquez sur l’onglet éléments ou les Documents sur le ruban.
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Déplacer le curseur vers la gauche de l’élément que vous souhaitez déclarer comme enregistrement, puis sélectionnez la case à cocher qui s’affiche.
Conseil : Pour déclarer plusieurs éléments comme enregistrements simultanément, activez les cases à cocher en regard de plusieurs éléments.
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Sélectionnez Déclarer un enregistrement dans le ruban.
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Éléments qui ont été déclarés comme enregistrements sont identifiés avec un symbole de cadenas
Annulation de la déclaration d’un élément de liste ou de bibliothèque comme enregistrement
Pour annuler la déclaration d’un élément en tant qu’enregistrement, procédez comme suit :
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Accédez au site et à la liste ou à la bibliothèque contenant l’élément dont vous souhaitez annuler la déclaration en tant qu’enregistrement.
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Selon que vous utilisez une liste ou une bibliothèque, cliquez sur l’onglet Éléments ou Documents dans le ruban.
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Déplacez votre curseur à droite de l’élément dont vous souhaitez annuler la déclaration comme enregistrement, et sélectionnez la flèche vers le bas qui apparaît, puis sélectionnez Détails de la conformité.
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En regard de l’état de l’enregistrement, cliquez sur Annuler la déclaration d’un enregistrement. Vous êtes invité à confirmer votre sélection.
Remarque : L’option d’annulation n’apparaît que pour les éléments précédemment déclarés comme enregistrements.
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Cliquez sur OK.
Remarque : Le symbole représentant un cadenas est supprimé des enregistrements dont la déclaration a été annulée.
