Lorsque vous configurez SharePoint dans Microsoft 365 dans Microsoft 365, vous avez probablement des documents et des fichiers que vous souhaitez ajouter à votre site d’équipe. Voici quelques façons d’ajouter différents types de contenu à votre site.
Remarque
Pour obtenir un article sur la configuration de OneDrive pour les sites professionnels ou scolaires et les sites d’équipe afin de pouvoir les utiliser ensemble, consultez Configurer Office 365 stockage et partage de fichiers.
Contenu de cet article
- Avant de commencer
- Créer des dossiers, des bibliothèques et des sous-sites
- Charger des documents, des images et des fichiers
- Envisagez de créer des listes SharePoint pour les contacts, les calendriers et les feuilles de calcul
- Envisager des solutions SharePoint pour les besoins métier ordinaires
- Aider les utilisateurs du site à trouver votre contenu
Avant de commencer
Avant de commencer à déplacer des fichiers, case activée la quantité de stockage dont vous disposez pour SharePoint dans Microsoft 365 dans Microsoft 365. Pour plus d’informations sur les limites de stockage pour SharePoint dans Microsoft 365, consultez Limites de SharePoint.
Conseil
Il est important de se rappeler que dans Microsoft 365, les limites de stockage pour SharePoint dans Microsoft 365 (votre site d’équipe) diffèrent des limites de stockage pour Exchange Online (pour les comptes de messagerie). Pour plus d’informations sur les limites de stockage de boîte aux lettres, consultez Destinataires, dans les Descriptions du service Microsoft 365 pour Exchange Online.
L’étape suivante consiste à analyser le contenu dont vous disposez actuellement. Cela inclut les documents, les images, les formulaires, etc.
Conseil
Dans Explorateur de fichiers, recherchez vos fichiers existants par taille et par date. Cela peut vous aider à identifier rapidement les fichiers qui ont été utilisés récemment ou qui sont très volumineux.
Réfléchissez à la quantité de contenu utilisée régulièrement et si vous souhaitez le stocker dans Microsoft 365. Tout comme vous le feriez lorsque vous déménagez à une maison plus petite, l’objectif est de décider ce qui sera adapté au nouveau site. Par exemple, si votre organization utilise désormais plus de stockage que la limite microsoft 365 pour SharePoint dans Microsoft 365, vous devez prendre des décisions telles que les suivantes :
- Quels fichiers voulez-vous déplacer ?
- Voulez-vous acheter plus d’espace de stockage ?
- Devriez-vous prévoir d’avoir de la place pour votre site pour croître ? (Il sera certainement)
Si votre organization est volumineux ou complexe, envisagez d’inviter un expert pour vous aider. Vous trouverez une assistance fiable sur Microsoft Pinpoint. Pinpoint est un moyen simple et rapide pour les entreprises du monde entier de trouver des experts microsoft certifiés et des services professionnels
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Créer des dossiers, des bibliothèques et des sous-sites
Une fois que vous avez identifié le contenu que vous souhaitez déplacer, réfléchissez à la façon dont vous souhaitez l’organiser. Vous pouvez commencer par charger des fichiers dans la bibliothèque Documents de votre site d’équipe. Il est judicieux d’organiser le contenu, surtout si vous vous attendez à ce que vous ayez un grand nombre de fichiers. À mesure que le volume de contenu augmente, vous pouvez créer des bibliothèques de documents, des bibliothèques de formulaires et des bibliothèques d’images supplémentaires pour stocker ce contenu. Vous pouvez également créer des sous-sites pour différents types de documents ou de projets.
Pour plus d’informations sur la planification d’une structure afin d’organiser le contenu sur votre site, consultez Planifier le contenu de votre site d’équipe.
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Charger des documents, des images et des fichiers
Pour charger des fichiers, tels que des documents Word, des fichiers PDF ou des photos JPG, chargez-les dans une bibliothèque ou un dossier dans une bibliothèque.
Remarque
La taille maximale d’un fichier unique pouvant être chargé dans une bibliothèque SharePoint dans Microsoft 365 est actuellement de 2 Go. En outre, vous ne pouvez charger que 100 fichiers ou moins à la fois.
La meilleure façon de procéder dépend du nombre de fichiers. Commencez par accéder à la bibliothèque de destination, puis utilisez cette table pour choisir une méthode :
| Nombre de fichiers | Upload, méthode |
|---|---|
| Document unique | Sélectionnez Nouveau document>CHARGER LE FICHIER EXISTANT, puis recherchez le fichier sur votre ordinateur. |
| De nombreux documents et dossiers | Sélectionnez le bouton Ouvrir avec Explorer sous l’onglet Bibliothèque du ruban. Ensuite, faites un glisser-déplacer des fichiers à l’aide de Explorateur de fichiers. |
Pour plus d’informations, consultez Charger, créer ou supprimer des fichiers dans une bibliothèque.
Remarque
Certains types de fichiers ne peuvent pas être chargés dans une bibliothèque. Pour en obtenir la liste, consultez l’article Types de fichiers qui ne peuvent pas être ajoutés à une liste ou une bibliothèque.
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Envisagez de créer des listes SharePoint pour les contacts, les calendriers et les feuilles de calcul
Chaque entreprise a des données sous de nombreuses formes, telles que des calendriers, des tâches et des feuilles de calcul. Pour ce type de données, vous pouvez déplacer ou convertir ce contenu en liste sur votre site. Par exemple, vous pouvez convertir votre liste de contacts professionnels en liste de contacts. En outre, vous pouvez souvent convertir des calendriers en un Calendar SharePoint, ce qui est un type spécial de liste.
- Pour savoir comment créer un calendrier de groupe dans SharePoint dans Microsoft 365, regardez cette vidéo : Vidéo : Créer votre propre calendrier.
Si vous utilisez désormais des feuilles de calcul Microsoft Excel pour suivre les informations, vous pouvez charger ces feuilles de calcul directement dans une bibliothèque de documents dans SharePoint dans Microsoft 365. Vous pouvez également importer une feuille de calcul sous forme de listes SharePoint. Étant donné que de nombreuses personnes peuvent mettre à jour une liste en même temps, les listes SharePoint aident à encourager la collaboration. Vous pouvez créer différentes vues de listes pour exposer exactement les informations souhaitées.
- Pour en savoir plus sur l’utilisation des listes, consultez Formation : créer et configurer une liste.
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Envisager des solutions SharePoint pour les besoins métier ordinaires
Une autre façon de déplacer du contenu consiste à utiliser une solution SharePoint pour mieux gérer une tâche existante. Par exemple, la plupart des organisations souhaitent capturer et partager les connaissances quotidiennes des personnes qui y travaillent. Un wiki sur votre site peut être idéal pour exactement ce type de partage.
Ce tableau décrit les fonctionnalités SharePoint qui peuvent vous aider à gérer les processus métier.
| Processus métier | Description |
|---|---|
| Utiliser un wiki pour partager les connaissances de l’équipe et collaborer | Les wikis sont des sites spéciaux où une communauté d’utilisateurs crée et gère des informations. Les wikis peuvent être un excellent outil pour capturer et partager des informations de processus ou des informations de référence générales qui sont importantes pour votre travail.
|
| Déplacer la planification des ressources dans les calendriers de groupe SharePoint | Un calendrier de groupe peut être un bon moyen de planifier des ressources communes, telles que des salles de conférence, des équipements audiovisuels, etc. Étant donné qu’un calendrier de groupe se trouve sur un site SharePoint dans Microsoft 365, tous les membres de votre équipe peuvent l’afficher facilement sur SharePoint ou dans Outlook.
|
| Convertir des programmes de base de données en application Access | Vous pouvez utiliser Microsoft Access 2013 pour concevoir et publier une base de données, puis créer une application Access pour utiliser la base de données sur votre site d’équipe. |
| Automatiser les processus métier avec un flux de travail | Les workflows automatisent et effectuent le suivi des tâches clés dans un processus métier. Elles sont idéales pour les tâches telles que les processus d’approbation ou la collecte de commentaires. |
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Aider les utilisateurs du site à trouver votre contenu
Après avoir déplacé vos documents et fichiers vers votre site d’équipe, informez-en d’autres utilisateurs du site. Vous pouvez proposer plusieurs façons différentes qu’ils peuvent utiliser pour rechercher du contenu sur le site.
Ce tableau décrit les différentes méthodes que vous pouvez utiliser.
| Méthodes | Description |
|---|---|
| Utiliser la recherche pour localiser le contenu | Le moyen le plus simple de localiser du contenu sur un site SharePoint dans Microsoft 365 consiste à utiliser la fonctionnalité de recherche.
|
| Configurer des affichages sur des listes et des bibliothèques pour rendre le contenu détectable | Vous pouvez sélectionner les éléments qui apparaissent dans une vue. Par exemple, dans une vue, vous pouvez afficher le titre et l’auteur. Dans une autre vue, vous souhaiterez peut-être afficher uniquement les éléments qui ont été ajoutés après une certaine date. |
| Personnaliser la navigation dans un site | Vous pouvez personnaliser la navigation de votre site d’équipe afin de faciliter la localisation du contenu par les utilisateurs du site. |
| Rechercher du contenu en ligne lorsque vous êtes hors connexion | Vous pouvez utiliser OneDrive professionnel ou scolaire ou Outlook pour rechercher du contenu qui se trouve sur le site SharePoint dans Microsoft 365 lorsque vous êtes hors connexion |
| Effectuer le suivi des mises à jour de contenu |
Pour en savoir plus sur les façons dont vous pouvez aider les utilisateurs du site à trouver facilement du contenu, consultez l’article Du Guide de planification Planifier le contenu de vos sites d’équipe .
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