Enregistrer un ordre de tri avec une table, une requête, un formulaire ou un état

Quand vous triez les données d’une table, d’une requête, d’un formulaire ou d’un état Access, vous pouvez enregistrer l’ordre de tri avec l’objet. Si vous triez les données dans l’un de ces objets, puis enregistrez l’objet, l’ordre de tri en vigueur au moment de l’enregistrement de l’objet est automatiquement enregistré avec l’objet. Vous pouvez spécifier si l’ordre de tri enregistré sera appliqué lors de la prochaine ouverture de l’objet.

Pour les requêtes et les états, vous pouvez également définir un ordre de tri par défaut. L’ordre de tri par défaut est appliqué aux données de la requête ou de l’état lorsqu’aucun autre ordre de tri n’est spécifié.

Que voulez-vous faire ?

• Comprendre les ordres de tri enregistrés
• Définir l’ordre de tri par défaut d’une requête
• Définir l’ordre de tri par défaut d’un état

Comprendre les ordres de tri enregistrés

Il existe deux types d’ordres de tri enregistrés :

• Dernière application Le dernier ordre de tri appliqué est l’ordre de tri qui était en vigueur lors du dernier enregistrement de l’objet. Les tables, les requêtes, les formulaires et les états peuvent tous avoir le dernier ordre de tri appliqué.
• Valeur par défaut Un ordre de tri par défaut est intégré à la conception d’une requête ou d’un état. Un ordre de tri par défaut est appliqué quand aucun autre ordre de tri n’est spécifié.

Derniers ordres de tri appliqués

Lorsque vous enregistrez une table, une requête, un formulaire ou un état pendant le tri des données, l’ordre de tri est automatiquement enregistré lorsque vous enregistrez l’objet. C’est ce qu’on appelle le dernier ordre de tri. Lorsque vous créez un ordre de tri, vous modifiez en fait la conception de l’objet.

Si vous souhaitez que le dernier ordre de tri appliqué soit automatiquement appliqué la prochaine fois que vous ouvrez l’objet, définissez la propriété Tri par au chargement de l’objet sur Oui. Pour définir cette propriété, effectuez les étapes suivantes lorsque l’objet est ouvert en mode Création.

1. Appuyez sur F4 pour afficher la feuille de propriétés.
   Cette étape n’est pas nécessaire si la feuille de propriétés est déjà affichée.

2. Effectuez l’une des opérations suivantes :

   • Si l’objet est une table ou une requête, sous l’onglet Général de la feuille de propriétés, définissez la propriété Tri par chargement sur Oui.
   • Si l’objet est un formulaire ou un état, sous l’onglet Données de la feuille de propriétés, définissez la propriété Tri par chargement sur Oui.

Ordres de tri par défaut

Étant donné que le dernier ordre de tri appliqué peut changer chaque fois que quelqu’un trie un objet puis l’enregistre, vous souhaiterez peut-être définir un ordre de tri par défaut. Un ordre de tri par défaut fait partie de la conception de l’objet et ne change pas lorsqu’un ordre de tri différent est appliqué.

Vous pouvez uniquement spécifier un ordre de tri par défaut pour une requête ou un état. Bien que l’ordre de tri par défaut ne soit pas remplacé par l’ordre de tri actuel ou le dernier ordre appliqué, il n’entre en vigueur que lorsque l’ordre de tri actuel ou le dernier ordre appliqué est supprimé.

Définir l’ordre de tri par défaut d’une requête

1. Ouvrez la requête en mode Création.

2. Double-cliquez sur le champ à utiliser pour trier.
   Le champ apparaît dans la grille de création.

3. Dans la grille de création, décochez la zone Afficher de la ligne du champ que vous avez ajouté.

4. Dans la ligne Trier , indiquez si vous souhaitez trier le champ dans l’ordre croissant (les plus petites valeurs en premier ; de A à Z) ou dans l’ordre décroissant (les plus grandes valeurs en premier ; de Z à A).

5. Pour trier sur plusieurs champs, ajoutez d’autres champs de tri en répétant les étapes 2 à 4.

   Remarque

   Lorsque vous triez sur plusieurs champs, les résultats sont triés initialement par le premier champ que vous avez spécifié, puis par le champ suivant que vous avez spécifié, et ainsi de suite. Par exemple, si vous triez par Nom de famille, puis par Date de naissance, tous les enregistrements avec une valeur Nom de famille de Dow apparaissent avant les enregistrements avec une valeur de Nom de famille de Stevens, quelle que soit la valeur de Date de naissance. Les enregistrements de chaque champ Nom sont ensuite triés en fonction de la valeur du champ DateNaissance.

6. Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer la requête.

Définir l’ordre de tri par défaut d’un état

1. Ouvrez le rapport en mode Rapport ou en mode Page.

2. Sous l’onglet Accueil , dans le groupe Trier & filtrer , cliquez sur Avancé , puis sur Filtre/tri avancé dans le menu contextuel.
   Un nouvel onglet de document apparaît, contenant une grille de création et une fenêtre dans laquelle vous pouvez sélectionner un champ de tri.

3. Dans la fenêtre, double-cliquez sur le champ à utiliser pour le tri.
   Le champ apparaît dans la grille de création.

4. Dans la grille de création, dans la ligne Trier , indiquez si vous souhaitez trier le champ dans l’ordre croissant (les plus petites valeurs en premier ; de A à Z) ou dans l’ordre décroissant (les plus grandes valeurs en premier ; de Z à A).

5. Pour trier sur plusieurs champs, ajoutez d’autres champs de tri en répétant les étapes 2 à 4.

   Remarque

   Lorsque vous triez sur plusieurs champs, les résultats sont triés initialement par le premier champ que vous avez spécifié, puis par le champ suivant que vous avez spécifié, et ainsi de suite. Par exemple, si vous triez par Nom de famille, puis par Date de naissance, tous les enregistrements avec une valeur Nom de famille de Dow apparaissent avant les enregistrements avec une valeur de Nom de famille de Stevens, quelle que soit la valeur de Date de naissance. Les enregistrements de chaque champ Nom sont ensuite triés en fonction de la valeur du champ DateNaissance.

6. Sous l’onglet Accueil , dans le groupe Trier & filtrer , cliquez sur Activer/désactiver le filtre.

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