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Vous pouvez ajouter un secondaire soumettre la connexion de données à votre modèle de formulaire qui permet aux utilisateurs d’envoyer des données de formulaire dans un message électronique. Vous pouvez utiliser des valeurs statiques, des valeurs basées sur les données dans le formulaire, ou une formule pour spécifier les adresses de messagerie qui est envoyé le formulaire, la ligne d’objet du message électronique et le nom du formulaire. Vous pouvez également spécifier si vous souhaitez que le formulaire s’affichent dans le corps du message électronique ou en tant que pièce jointe au message.
Si vous configurez votre modèle de formulaire pour inclure le formulaire en tant que pièce jointe au message électronique, vous pouvez également joindre le modèle de formulaire au message électronique. En incluant le formulaire et le modèle de formulaire en tant que pièces jointes au message électronique, vous pouvez vous assurer que les destinataires du message pourront ouvrir le formulaire dans Microsoft Office InfoPath, même s’ils ne disposent pas le modèle de formulaire mis en cache sur leur ordinateur. Afin que les destinataires ouvrir les pièces jointes, ils doivent disposer d’InfoPath sur leur ordinateur.
Lorsque les utilisateurs d’envoyer les données dans un message électronique, InfoPath crée un message électronique avec les données du formulaire et envoie le message aux destinataires que vous avez spécifiée lorsque vous avez créé la connexion de données. Si les personnes qui reçoivent les formulaires utilisent Microsoft Office Outlook 2007, ils peuvent ajouter un dossier à leur boîte de réception contenant tous les formulaires InfoPath qu’ils reçoivent et configurez ce dossier pour afficher les données dans les formulaires dans les colonnes dans Outlook.
Après avoir ajouté la connexion de données, vous configurez votre modèle de formulaire pour permettre aux utilisateurs d’envoyer des données de formulaire. Par conséquent, lorsque les utilisateurs ouvrent le formulaire, InfoPath ajoute automatiquement un bouton Envoyer à la barre d’outils Standard et une commande Envoyer au menu fichier. Vous pouvez également personnaliser les options d’envoi pour votre modèle de formulaire des façons suivantes :
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Modifier le texte qui s’affiche sur le bouton Envoyer dans la barre d’outils Standard et la commande Envoyer dans le menu fichier.
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Modifier le raccourci clavier pour le bouton Envoyer dans la barre d’outils Standard et la commande Envoyer dans le menu fichier.
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Créer des messages personnalisés à afficher à vos utilisateurs lorsqu’ils envoient leurs formulaires.
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Spécifiez si vous voulez laisser le formulaire ouvert, fermez le formulaire ou un autre formulaire vierge s’ouvrent pas après que l’utilisateur envoie le formulaire.
Ajouter une connexion de données d’envoi
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Dans le menu Outils, cliquez sur Options d’envoi.
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Dans la boîte de dialogue Options d’envoi, activez la case à cocher Autoriser les utilisateurs à envoyer ce formulaire.
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Cliquez sur Envoyer les données de formulaire vers une seule destination et puis, dans la liste, cliquez sur courrier électronique.
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Cliquez sur Ajouter.
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Dans l’Assistant connexion de données, dans les zones appropriées, tapez les adresses de messagerie des destinataires, l’objet que vous voulez voir apparaître dans le message électronique et un texte d’introduction souhaité, puis cliquez sur suivant.
Conseil : Vous pouvez également spécifier un champ ou utiliser une formule pour créer la valeur de chaque zone, sauf la zone Introduction.
Comment ?
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Cliquez sur Insérer une formule
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Dans la boîte de dialogue Insérer une formule, effectuez l’une des opérations suivantes :
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Pour utiliser un champ dans la formule, cliquez sur Insérer un champ ou groupe, cliquez sur le champ que vous souhaitez utiliser dans la boîte de dialogue Sélectionner un champ ou un groupe, puis cliquez sur OK.
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Pour utiliser une fonction dans la formule, cliquez sur Insérer une fonction, sélectionnez la fonction que vous souhaitez utiliser dans la boîte de dialogue Insérer une fonction, puis cliquez sur OK.
Conseil : Si la fonction nécessite des paramètres, sélectionnez la fonction dans la boîte de dialogue Insérer une fonction, cliquez sur OK, puis dans la zone formule de la boîte de dialogue Insérer une formule, double-cliquez sur la fonction que vous avez ajouté et cliquez sur un champ ou groupe. Recherchez des liens vers des informations supplémentaires sur les fonctions dans la section Voir aussi.
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Pour insérer une valeur ou un opérateur mathématique dans la formule, tapez la valeur ou le symbole de l’opération mathématique dans la zone de formule.
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Opération
Symbole
Ajouter
+
Soustraire
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Multiplier
*
Diviser
/
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Remarque : Si votre formule utilise l’opérateur de division (/), vérifiez qu’il y a un espace avant et après l’opérateur de division. Si l’opérateur de division n’a pas d’espace avant et après, InfoPath risque d’interpréter « / » comme un séparateur pour les étapes d’emplacement XPath plutôt que comme un opérateur de division.
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Pour vérifier la formule pour la syntaxe correcte, dans la boîte de dialogue Insérer une formule, cliquez sur Vérifier la formule.
Recherchez des liens vers des informations supplémentaires sur les formules dans la section Voir aussi.
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Dans la page suivante de l’Assistant, effectuez l’une des opérations suivantes :
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Pour afficher le formulaire dans le corps du message électronique, cliquez sur Envoyer uniquement la vue active du formulaire sans pièce jointe.
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Pour envoyer les données de formulaire en tant que pièce jointe au message électronique, cliquez sur Envoyer les données du formulaire en tant que pièce jointe, activez la case à cocher joindre le modèle de formulaire pour garantir que les utilisateurs pourront ouvrir le formulaire et puis tapez un nom pour le formulaire dans le nom de la pièce jointe zone. Vous pouvez également spécifier un champ ou utiliser une formule pour vous assurer que chaque nom de formulaire est unique.
Comment ?
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Cliquez sur Insérer une formule
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Dans la boîte de dialogue Insérer une formule, effectuez l’une des opérations suivantes :
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Pour utiliser un champ dans la formule, cliquez sur Insérer un champ ou groupe, cliquez sur le champ que vous souhaitez utiliser dans la boîte de dialogue Sélectionner un champ ou un groupe, puis cliquez sur OK.
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Pour utiliser une fonction dans la formule, cliquez sur Insérer une fonction, sélectionnez la fonction que vous souhaitez utiliser dans la boîte de dialogue Insérer une fonction, puis cliquez sur OK.
Conseil : Si la fonction nécessite des paramètres, sélectionnez la fonction dans la boîte de dialogue Insérer une fonction, cliquez sur OK, puis dans la zone formule de la boîte de dialogue Insérer une formule, double-cliquez sur la fonction que vous avez ajouté et cliquez sur un champ ou groupe. Recherchez des liens vers des informations supplémentaires sur les fonctions dans la section Voir aussi.
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Pour insérer une valeur ou un opérateur mathématique dans la formule, tapez la valeur ou le symbole de l’opération mathématique dans la zone de formule.
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Opération
Symbole
Ajouter
+
Soustraire
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Multiplier
*
Diviser
/
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Remarque : Si votre formule utilise l’opérateur de division (/), vérifiez qu’il y a un espace avant et après l’opérateur de division. Si l’opérateur de division n’a pas d’espace avant et après, InfoPath risque d’interpréter « / » comme un séparateur pour les étapes d’emplacement XPath plutôt que comme un opérateur de division.
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Pour vérifier la formule pour la syntaxe correcte, dans la boîte de dialogue Insérer une formule, cliquez sur Vérifier la formule.
Recherchez des liens vers des informations supplémentaires sur les formules dans la section Voir aussi.
Remarque : Les personnes qui reçoivent les données de formulaire en tant que pièce jointe dans un message électronique doivent disposer d’InfoPath sur leur ordinateur pour ouvrir la pièce jointe.
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Cliquez sur Suivant.
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Dans la page suivante de l’Assistant, dans la zone Entrez un nom pour cette connexion de données, tapez un nom descriptif pour ce soumettre la connexion de données.
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Vérifiez que les informations sont correctes dans la section Résumé, puis cliquez sur Terminer.
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Pour modifier le nom du bouton Envoyer qui s’affiche dans la barre d’outils Standard et la commande Envoyer qui s’affiche dans le menu fichier lorsque les utilisateurs rempliront le formulaire, tapez le nouveau nom dans la zone de légende dans la Envoyer Options boîte de dialogue.
Conseil : Si vous voulez affecter un raccourci clavier à ce bouton et la commande, tapez une esperluette (&) avant le caractère que vous souhaitez utiliser comme un raccourci clavier. Par exemple, pour attribuer ALT + B que le raccourci clavier pour la commande et le bouton Envoyer, tapez & bouton Envoyer.
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Si vous ne souhaitez pas les personnes à utiliser une commande Envoyer ou le bouton Envoyer dans la barre d’outils Standard lorsqu’ils remplissent votre formulaire, désactivez la case à cocher Afficher l’option de menu Envoyer et le bouton Envoyer.
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Par défaut, une fois que les utilisateurs envoient un formulaire InfoPath laisse le formulaire ouvert et affiche un message pour indiquer si le formulaire a été envoyé. Pour modifier ce comportement par défaut, cliquez sur Avancé et effectuez l’une des opérations suivantes :
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Pour fermer le formulaire ou créer un nouveau formulaire vide après que l’utilisateur a envoyé un formulaire complété, cliquez sur l’option souhaitée dans la liste après avoir soumettre.
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Pour créer un message personnalisé pour indiquer si le formulaire a été envoyé, activez la case à cocher messages personnalisés utiliser et tapez vos messages dans les zones en cas de réussite et en cas d’échec.
Conseil : Utiliser un message dans la zone en cas d’échec pour indiquer aux utilisateurs comment procéder si elles ne peuvent pas soumettre leur formulaire. Par exemple, vous pouvez suggérer que les utilisateurs enregistrement leur formulaire et contacter une personne pour obtenir des instructions supplémentaires.
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Si vous ne souhaitez pas afficher un message après que l’utilisateur a envoyé un formulaire, désactivez la case à cocher Afficher les messages de réussite et Échec.
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