Foire aux questions sur la présence, les contacts et la messagerie instantanée

Comment supprimer les réponses d’absence de bureau dans Lync ?

Si votre compte Lync est synchronisé via Microsoft Exchange Server à votre calendrier Outlook, un message d’absence du bureau s’affiche dans Lync après avoir activé la réponse d’absence du bureau dans Microsoft Outlook. Pour supprimer le message d’absence du bureau qui s’affiche dans Lync, vous devez désactiver la réponse d’absence du bureau dans Outlook :

• Cliquez sur l’onglet Fichier dans Outlook, puis sur Désactiver dans le volet Réponses automatiques.

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Pourquoi n’est-il pas possible de définir mon statut de présence sur Apparaître absent(e) ?

Certaines organisations suppriment le statut Apparaître absent(e), car cette option ne permet pas de connaître la disponibilité des utilisateurs. Par exemple, si un nombre important d’utilisateurs utilisent ce statut, le statut de présence n’aurait plus vraiment d’intérêt dans Lync. Pour éviter les interruptions, pensez à utiliser les niveaux de confidentialité. Par exemple, si vous ne souhaitez pas être dérangé par la majorité des utilisateurs, vous pouvez sélectionner le statut Ne pas déranger puis accorder à certaines personnes l’autorisation de vous interrompre en les ajoutant à votre Groupe de travail.

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Comment définir mes options de statut de présence ?

Vous pouvez indiquer le nombre de minutes d’inactivité avant que votre statut de présence passe à Inactif(ive) et Absent(e), si vous ne voulez pas utiliser les paramètres par défaut.

Pour définir les options de statut de présence :

1. Dans la fenêtre principale de Lync, cliquez sur le bouton Options, puis cliquez sur Statut.

2. Cliquez sur les flèches haut et bas pour spécifier le nombre de minutes avant que votre statut de présence passe à Inactif(ive).

3. Cliquez sur les flèches haut et bas pour spécifier le nombre de minutes avant que votre statut de présence passe à Absent(e).

4. Cliquez sur le bouton approprié pour contrôler le statut général (remplacer les paramètres par défaut ou les accepter), puis cliquez sur OK.

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Puis-je créer un statut de présence personnalisé ?

Non, les statuts de présence dans Lync sont prédéfinis et vous ne pouvez pas en ajouter. Vous pouvez écrire une note personnelle en haut de la fenêtre principale de Lync pour fournir des informations sur votre emplacement ou sur ce que vous faites. Pour ce faire, cliquez sur la zone de note, et remplacez la note actuellement affichée par votre message.

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Où se trouvent les menus ?

De nombreux menus de Lync apparaissent lorsque vous cliquez sur une petite flèche vers le bas (telle celle qui se trouve en regard du bouton Options dans la fenêtre principale). Vous pouvez également ouvrir le menu principal en effectuant l’une des opérations suivantes.

• Pour voir le menu de la fenêtre principale de Lync, appuyez sur Alt, ou cliquez sur la flèche Afficher le menu en regard du bouton Options.

• Pour voir le menu d’une fenêtre de conversation, appuyez sur Alt.

• Pour afficher en permanence la barre de menus dans la fenêtre principale, appuyez sur Alt, puis cliquez sur Afficher la barre de menus.

• Pour afficher en permanence la barre de menus dans une fenêtre de conversation, appuyez sur Alt, cliquez sur Afficher, puis sur Afficher la barre de menus.

Vous pouvez également afficher les menus pour réaliser des tâches fréquentes pour les contacts, les groupes et d’autres éléments en cliquant avec le bouton droit sur ces derniers.
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Comment ajouter un contact interne à ma liste de contacts ?

Pour ajouter un contact interne à votre liste de contacts :

1. Recherchez la personne par son nom, son alias de messagerie ou son numéro de téléphone. Une liste de personnes dont le nom corresponde s’affiche.

2. Naviguez dans les résultats de la recherche jusqu’à la personne que vous souhaitez ajouter à la liste de contacts. Sur la carte de visite de la personne, cliquez avec le bouton droit de la souris, puis cliquez sur Ajouter à la liste de contacts. Ou bien, cliquez sur la flèche vers le bas du bouton Ajouter.

3. Si vous avez défini des groupes ou des catégories de contacts, une liste de ces groupes s’affiche. Sélectionnez un groupe de contacts dans lequel placer le contact.

4. Si vous n’avez pas défini de groupes, mais que vous souhaitez le faire, cliquez sur Ajouter à un nouveau groupe, puis tapez le nom du nouveau groupe que vous voulez créer.

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Comment ajouter des contacts fédérés à ma liste de contacts ?

Lync 2010 et le logiciel de communication Microsoft Lync Server 2010 prenant en charge la fédération (connexion) avec d’autres organisations, vous pouvez ajouter des contacts de ces organisations à votre liste de contacts et communiquer avec eux en utilisant l’un des modes de communication pris en charge par les deux organisations. Votre équipe de support technique sera en mesure de vous indiquer si l’organisation d’une personne est fédérée avec la vôtre.

Pour ajouter un contact fédéré, procédez comme suit :

1. Dans la fenêtre principale de Lync, dans le champ de recherche, tapez l’adresse de messagerie du contact.

2. Positionnez la souris sur le résultat de recherche, puis cliquez sur le bouton Ajouter à la liste de contacts (+) pour ajouter le contact. Ou cliquez avec le bouton droit sur le résultat de recherche, puis cliquez sur Ajouter à la liste de contacts.

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Comment ajouter un contact extérieur qui n’est pas fédéré à ma liste de contacts ?

Pour ajouter un contact qui n’appartient à aucune organisation fédérée, essayez d’ajouter son nom et ses numéros de téléphone personnel, mobile et autres à vos contacts Outlook. Vous pourrez ensuite l’appeler à l’aide de Lync, mais la messagerie instantanée, les appels vidéo et les réunions audio/vidéo peuvent ne pas fonctionner correctement.

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Quels sont les modes de communication pris en charge pour les contacts de messagerie instantanée publique ?

Lync vous permet d’envoyer et de recevoir des messages instantanés provenant de personnes titulaires de comptes sur les réseaux de services Internet MSN et Windows Live, sur AOL, et sur Yahoo!. Les communications avec des contacts de messagerie instantanée publique se limitent à la messagerie instantanée. Le transfert de fichiers, les appels Lync (VoIP), les appels vidéo et les réunions audio/vidéo peuvent ne pas fonctionner correctement.

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Comment trouver des contacts dans mon organisation ?

Vous pouvez trouver des contacts de deux façons :

• Rechercher par nom ou numéro

• Rechercher par mot clé

Pour obtenir une procédure pour trouver un contact, voir Utiliser la recherche Lync 2010.

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Comment empêcher des contacts de me joindre via Lync ?

Bien que votre nom et votre adresse de messagerie soient toujours affichés à des contacts bloqués, ils ne peuvent pas vous contacter via Lync. Pour bloquer un contact dans Lync :

• Cliquez avec le bouton droit sur le contact à bloquer, cliquez sur Changer le niveau de confidentialité, puis sur Contacts bloqués.

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Comment supprimer des contacts de ma liste de contacts ?

Pour supprimer un contact de votre liste de contacts :

• Cliquez avec le bouton droit sur le contact à supprimer, puis cliquez sur Supprimer de la liste des contacts.

Comment suis-je ajouté ou supprimé d’une liste de délégués ?

• Pour être ajouté ou supprimé d’une liste de délégués, vous devez demander au propriétaire de la liste d’apporter cette modification. Les listes de délégués sont créées et tenues à jour par chaque utilisateur Lync.

• Pour créer ou modifier votre liste de délégués, cliquez sur le bouton Options de la fenêtre principale de Lync, cliquez sur Transfert d’appel, puis sur le lien Modifier mes membres délégués en bas de la fenêtre. Une boîte de dialogue s’ouvre dans laquelle vous pouvez ajouter, supprimer et/ou modifier les autorisations des délégués.

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Puis-je organiser mes contacts par emplacement, service ou d’autres critères ?

Oui, pour cela vous créez un nouveau groupe basé sur la catégorie souhaitée. Par exemple, créez un groupe appelé « Employés siège » et ajoutez des contacts à ce groupe.

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Comment créer un groupe ?

Pour créer un groupe :

• Ouvrez Lync, puis, dans votre liste de contacts, cliquez avec le bouton droit sur le nom d’un groupe (par exemple, Contacts fréquents), cliquez sur Créer un groupe et nommez le groupe.

• Pour ajouter des personnes à un nouveau groupe, recherchez un contact, pointez sur le nom des contacts dans les résultats de la recherche, puis cliquez sur le signe plus (+). Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur le contact dans les résultats de la recherche, cliquez sur Ajouter à la liste de Contacts, puis cliquez sur le nom du groupe.

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Que signifie l’étoile route ou l’astérisque en regard du statut d’un contact ?

L’astérisque rouge en regard du statut d’un contact indique qu’il a activé la réponse d’absence du bureau dans Outlook.
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Où trouver les conversations précédentes, les enregistrements d’appels Lync ou les demandes de messagerie instantanée manquées ?

Par défaut, le logiciel de communication Lync 2010 enregistre toutes les conversations par messagerie instantanée entrantes et sortantes dans un dossier Microsoft Outlook Historique des conversations, pour que vous puissiez consulter d’anciennes conversations.

Pour afficher les cent interactions Lync les plus récentes ajoutées à ce dossier :

• Dans la fenêtre principale de Lync, cliquez sur le bouton Conversations au-dessus de la zone de recherche.

Pour afficher l’intégralité du dossier :

• Cliquez sur le lien Afficher plus d’éléments dans Outlook en bas de la fenêtre.

  Remarques :  Si vos conversations ne sont pas enregistrées dans cette archive Outlook et que vous souhaitez configurer une archive pour vos conversations à venir, procédez comme suit :

  1. Vérifiez que vous utilisez Microsoft Office Outlook 2007 ou Microsoft Office Outlook 2010.

  2. Dans la fenêtre principale de Lync, cliquez sur le bouton Options, puis cliquez sur Personnel.

  3. Cliquez sur le bouton Enregistrer les conversations par messagerie instantanée dans le dossier Historique des conversations électroniques, puis cliquez sur OK.

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Quels types d’informations puis-je copier-coller dans un message instantané ?

Vous pouvez copier et coller du texte, des tableaux et des liens d’autres produits Microsoft Office directement dans un message Lync. Vous ne pouvez pas copier d’images (captures d’écran, photos, etc.) directement dans un message instantané, mais vous pouvez les copier sur un tableau blanc et les partager. Procédez ainsi :

• Dans la fenêtre de conversation par messagerie instantanée, cliquez sur Partager, sur Nouveau tableau blanc, cliquez sur le bouton Insérer une image en bas du tableau blanc, puis recherchez et double-cliquez sur l’image à afficher.

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Puis-je utiliser la vérification orthographique dans les messages instantanés Lync ?

Lync ne dispose pas de fonctionnalité de vérification de l’orthographe intégrée, étant donné qu’il est conçu pour des communications informelles et rapides. Si vous devez absolument vérifier l’orthographe d’une conversation spécifique, vous pouvez copier et coller du texte à partir d’un document Microsoft Word qui permet la vérification de l’orthographe.
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Comment définir une alerte pour être notifié dès qu’un contact devient disponible ?

Dans la fenêtre principale de Lync, dans la liste de contacts, cliquez avec le bouton droit sur un contact et cliquez sur Indicateur d’alertes de changement de statut.
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Comment changer la police de messages instantanés ?

Pour changer la police, le style, la taille ou la couleur d’un message instantané spécifique que vous tapez :

• Tapez votre message, surlignez le texte que vous voulez modifier, cliquez sur le bouton Police dans la zone de rédaction du message, et apportez les modifications souhaitées dans la fenêtre Police.

Pour changer la police par défaut pour tous vos messages instantanés :

• À partir de la fenêtre principale de Lync, cliquez sur le bouton Options, sur Général, sur Modifier la police, et sélectionnez une police, un style, une taille et une couleur de police par défaut. Ces sélections sont appliquées à tous les messages instantanés que vous envoyez, mais pas à ceux que vous recevez.

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Comment désactiver les sons des alertes de messagerie instantanée ?

Vous pouvez indiquer à Lync de ne pas lire des alertes de messagerie instantanée et/ou téléphoniques quand votre présence est Ne pas déranger, et vous pouvez même indiquer à Lync de vous avertir uniquement quand la personne qui souhaite vous contacter est membre de votre groupe de travail.

Pour afficher et modifier ces paramètres :

• Cliquez sur le bouton Options dans la fenêtre principale de Lync, puis sur Alertes.

Pour désactiver tous les alertes audibles :

• Cliquez sur le bouton Options de la fenêtre principale de Lync, sur Sonneries et son, et désactivez la case à cocher Lire les sons dans Lync (y compris les sonneries des appels entrants et les alertes de messagerie instantanée).

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