Nous avons tous été là, n’est-ce pas ? Après des vacances de whirlwind intéressantes, vous retournez au travail, ouvrez Outlook et recherchez 200 messages non lus en attente. Cela suffit pour que vous vouliez revenir en vacances. Vous ne prenez plus jamais de vacances.
Mais Outlook est un programme puissant, qui peut vous aider à dompter rapidement cette boîte de réception, probablement beaucoup plus vite que vous ne l’a imaginez.
Préparation des vacances
Suivons-nous avec Qu’elle se prépare à partir pour des vacances de dix jours.
Elle gère la communication et la coordination pour cinq projets distincts, elle est membre de 20 listes de diffusion différentes, et reçoit également un petit nombre de courriers électroniques personnels chaque jour.
Lorsque Vos enfants sont en dehors du bureau, Cyl est le contact principal pour trois de ses projets, et Cyl est responsable des deux autres.
La dernière fois que Je suis en congés, Elle a configurer ses réponses automatiques pour que tout le monde sache qu’elle sera de retour dans dix jours, mais qu’elle n’a rien d’autre à faire. Lorsqu’elle est revenue, sa boîte de réception est passé de 50 à 500 messages.
Cette fois, Elle passe quelques minutes la journée avant son départ avec plusieurs des principales fonctionnalités de Outlook pour elle revenir de vacances sans contrainte.
Il sait que la configuration d’une réponse automatique peut poser de nombreuses questions et semer la confusion chez ses collègues. Étant donné qu’elle Microsoft 365, elle sélectionne Fichier > Réponses automatiques,puis tape le texte suivant.
Bonjour,
Merci pour votre message. Je suis en dehors du bureau entre le 1er mai 2019 et le 10 mai 2019. Je ne vérifie plus mes e-mails lorsque je suis absent.
Pour obtenir de l’aide pour les projets Contoso, Fourth Coffee et Tailspin Toys, contactez Noël Beane.
Pour obtenir de l’aide sur le projet Northwind, contactez Mona ln.
—So
Elle peut définir ses réponses automatiques pour activer le jour de son départ et désactiver le jour de son retour. Il s’agit d’une excellente étape 1. Elle sait toutefois Outlook possède d’autres fonctionnalités qu’elle peut utiliser pour lui permettre de garder sa boîte de réception sous contrôle.
Pour configurer vos propres réponses automatiques, voir Envoyer des réponses automatiques d’envoi de réponses automatiquesd’Outlook.
Désormais, Contrôle peut passer à l’étape 2 : créer des règles.
Les règles sont un excellent moyen de gérer vos messages, tant lorsque vous êtes au bureau que lorsque vous êtes en dehors du bureau. La fonctionnalité Réponses automatiques possède ses propres règles intégrées qui ne s’allument que lorsque vous êtes en dehors du bureau.
Dans la boîte de dialogue Règles au bas de la fenêtre Réponses automatiques, Contrôle sélectionne Ajouter une règle.
Puis, elle ajoute advertisements@contoso.com au champ De. Elle reçoit quotidiennement un message de cette adresse qui contient des informations confidentielles sur l’heure dont elle n’a pas besoin à son retour de ses vacances.
Dans la section Effectuer ces actions, Contrôle vérifie la zone pour supprimer tous les messages de cette adresse de courrier. Elle peut créer plusieurs règles qui déplacent ou suppriment, voire déplacent des messages vers d’autres personnes de son organisation en fonction de mots dans l’objet ou du corps du message, ou de la personne à qui le message est envoyé ou reçu.
Une fois qu’elle a créé des règles, elle peut enregistrer sa réponse automatique et partir en vacances, sachant qu’un nombre important de ses courriers électroniques seront automatiquement transmis à la personne qui a besoin et qu’un autre groupe sera supprimé complètement.
Pour plus d’informations sur l’ajout de règles, voir Gérer les messages électroniques à l’aide de règles.
Après les vacances
Que se passe-t-il si vous n’étiez pas aussi organisé qu’Ils avant votre départ en vacances ?
Suivons-le alors qu’il tente de traiter une boîte de réception surchargée après des vacances de dix jours. Lorsqu’il est absent, Il n’a pas donné d’instructions à ses collègues.
À son retour de ses vacances, Il compte 1 243 messages dans sa boîte de réception. Heureusement, Outlook a une bonne Outlook dans le cadre de son abonnement Microsoft 365 de sorte qu’il puisse trier, filtrer et traiter ces messages rapidement et facilement en utilisant quelques fonctionnalités Outlook clés.
Tout d’abord, Tous les messages sont triés par priorité. Cela place tous les messages à haute priorité (ceux qu’il doit traiter rapidement) en haut de sa boîte de réception.
Pour ce faire, il sélectionne la liste finale Par date en haut de sa liste de messages, puis sélectionne Importance. Sa boîte de réception est ainsi trie pour lui.
Nol peut à présent passer quinze minutes à répondre aux cinq messages à importance haute, à les classer dans des dossiers, puis à modifier l’ordre de tri en cliquant à nouveau sur la liste basse et en sélectionnant Faible au-dessus pour faire passer les messages à faible importance en haut de sa liste de messages. Ces messages sont rapidement scanés, puis supprimés tous sauf l’un d’entre eux. Les invitations pour le déjeuner, une notification d’exercice et un avertissement concernant une panne de courant il y a trois jours ne sont pas des messages à qui il doit répondre.
À présent qu’il s’occupe des messages électroniques les plus importants,Ël peut utiliser un autre des filtres intégrés de Outlook, celui pour les @mentions. À l’aide de la liste « Par date » en haut à droite de sa liste de messages, il sélectionne Courrier avec mentions.
Certain, s’il a été mentionné dans un message électronique spécifique, il est probable que l’expéditeur a besoin de quelque chose de explicite de sa part, plutôt que de l’un de ses collaborateurs.
Il y a environ une centaine de ces messages, et Cylx peut rapidement passer en travers de la liste, supprimer ceux qui ont peut-être déjà été gérés par l’un de ses collègues, puis répondre aux autres.
Si vous avez un grand nombre de projets, certains peuvent être plus sensibles au temps que d’autres. La recherche de messages liés aux projets les plus importants peut vous aider à être au fait de ces projets tout en économisant les projets moins importants pour un autre jour.
Pour rechercher des messages qui contiennent une expression spécifique, utilisez la zone de recherche en haut de Outlook liste des messages. Utilisez des guillemets autour d’une expression de plusieurs mots pour rechercher uniquement cette phrase et non chaque mot individuel au sein de cette phrase.
Le regroupement de messages par expéditeur vous permet de trouver les messages que vous pouvez supprimer rapidement, par exemple, des bulletins d’informations ou des messages automatisés de comptes non contrôlés, ou des messages à qui vous devez répondre en temps voulu, par exemple, les messages de votre superviseur direct.
Pour grouper vos messages par expéditeur, cliquez sur la liste haut à droite de votre liste de messages, puis sélectionnez De.
