Lorsque vous voulez être ensemble, mais que vous ne pouvez pas être au même endroit, vous pouvez rester en contact avec les personnes qui comptent le plus. Un rassemblement virtuel est un moyen amusant de rester en contact et de célébrer des moments spéciaux tels que des anniversaires, des fêtes et des jalons. Vous n’avez pas besoin d’une raison pour vous connecter de loin. Parfois, les réunions à distance sont juste pour le plaisir. Peu importe l’occasion, on vous couvre.
Commencez par l’essentiel
Un rassemblement virtuel est comme n’importe quel rassemblement, et vous devez décider de plusieurs choses.
Organiser votre liste d’invités
Une fois que vous avez choisi les personnes que vous souhaitez inviter à votre réunion virtuelle, utilisez Outlook pour conserver les informations de contact de tous les utilisateurs au même endroit. À partir de là, vous n’êtes qu’à quelques clics de l’envoi d’invitations à une réunion.
Essayez de créer des contacts Outlook. Vous pouvez ensuite créer un carnet d’adresses pour organiser les contacts. Si vous envisagez de vous réunir sur Skype, vous pouvez également synchroniser votre carnet d’adresses avec votre liste de contacts Skype.
Décider quand se réunir
Entre les différents fuseaux horaires et les horaires chargés des gens, il peut parfois être difficile de trouver un bon moment pour que tout le monde saute en ligne. Utilisez l’Assistant Planification dans Outlook ou créez un sondage FindTime pour déterminer la meilleure disponibilité pour votre groupe.
Si vous ne trouvez tout simplement pas de temps pour tout le monde à se rencontrer, vous pouvez toujours avoir un deuxième rassemblement pour ceux qui ne peuvent pas appeler à la première.
Conseil : Que vous ayez besoin de choisir un moment pour vous réunir, de vous inscrire à une activité ou de choisir un thème pour votre réunion, vous pouvez créer un sondage, un questionnaire ou un sondage dans Microsoft Forms.
Choisir un moyen de se rencontrer
Skype facilite la conversation, la collaboration et le maintien du contact. L’envoi de messages est gratuit et vous pouvez inviter jusqu’à 50 personnes. De plus, vous pouvez partager des photos, des vidéos et des documents directement à partir de la fenêtre Skype.
Si vous ne souhaitez pas vous inscrire ou télécharger quoi que ce soit, vous pouvez utiliser Meet Now. Créez simplement un lien de réunion, partagez-le avec jusqu’à 50 personnes et rejoignez l’appel.
Trouver des idées pour l’événement
Un plan de groupe global peut faciliter le déroulement de votre événement en ligne. Envisagez des jeux, des anecdotes, des récits ou le partage de photos afin que tout le monde puisse participer.
Conseil : Avec de nombreux rassemblements passant de la personne en personne à en ligne, obtenez des idées pour rester social, même lorsque vous êtes socialement distant. Lisez ces 5 idées pour les réunions à distance.
Gardez votre rassemblement sur la bonne voie avec une fête PowerPoint
Personnes utiliser PowerPoint au travail, mais il s’agit également d’un excellent outil à utiliser dans un environnement social. Une fête PowerPoint est un moyen amusant de s’assurer que vous ne manquez pas de choses à parler pendant votre réunion en ligne. Sélectionnez une rubrique à l’avance et faites en ce que tout le monde crée ses propres présentations PowerPoint à partager.
Les possibilités sont infinies : partagez des faits amusants, parlez de vos passe-temps ou de vos talents secrets, enseignez quelque chose que vous avez appris au cours des dernières semaines, ou plongez dans un sujet comme vos livres favoris ou l’astrologie. Soyez bref et léger et laissez tout le monde contribuer !
Essayez l’un des modèlestiers ou parcourez tous les modèles de présentation.
Finaliser les détails
Obtenez vos mots juste
Utilisez Rédacteur Microsoft, un service basé sur l’IA qui vous aide à faire ressortir votre meilleur enregistreur. Disponible en Word ou sur le web, l’éditeur vous aidera à rédiger l’invitation parfaite pour votre rencontre virtuelle.
Recueillir vos idées
Si vous effectuez des recherches d’événements en ligne, rassemblez vos idées dans une collection Microsoft Edge. Fête d’anniversaire de licorne arc-en-ciel? Cinquantième anniversaire? Tout est le jeu.
Inviter des amis et de la famille
Lorsque vous êtes prêt à diffuser des informations sur votre événement virtuel, planifiez un rassemblement dans Outlook.
Ou, si Skype est ouvert, essayez de planifier un appel dans Skype.
Vous avez besoin de garder un enfant occupé pendant que vous êtes en appel ?
Trouvez votre choix d’options attrayantes dans Activités à domicile pour les apprenants à distanceou commencez avec un modèle pour le plaisir et les jeux.
Effectuer une série de tests
Pour avoir une réunion en ligne transparente, assurez-vous que tout votre équipement fonctionne correctement, de sorte qu’il n’y a pas de surprises venir le temps de la fête.
Accorder à votre caméra intégrée l’accès aux applications
Accordez à des applications telles que Skype l’autorisation d’utiliser votre caméra afin que la vidéo fonctionne correctement.
Sélectionnez Démarrer > Paramètres > Confidentialité > Caméra, puis sélectionnez les applications qui peuvent utiliser votre appareil photo.
Connecter une webcam
De nombreux ordinateurs ont des caméras ou des haut-parleurs intégrés. Toutefois, les webcams externes, les écouteurs et d’autres appareils peuvent améliorer la qualité de votre expérience vidéo. Envisagez de les connecter avant de vous rencontrer.
Personnaliser vos arrière-plans de conversation vidéo
Pour mettre l’accent sur vous, et non sur votre emplacement, essayez de supprimer les arrière-plans gênants. Ou définissez un arrière-plan amusant lié au thème de votre réunion.
Découvrez comment personnaliser votre arrière-plan pour les appels vidéo Skype
Obtenir des conseils pour les conversations vidéo
Des angles de caméra à l’éclairage et aux accessoires Bluetooth, découvrez comment configurer un appel vidéo qui ressemble et sonne bien.
Utiliser QuickAssist pour aider une personne à se configurer
Vos invités peuvent avoir différents niveaux de confort pour configurer leurs appareils pour une conversation vidéo. Si vous avez besoin d’aider une personne, vous pouvez utiliser QuickAssist pour afficher son écran ou résoudre un problème pour celle-ci.
Avoir du bon temps
Maintenant qu’il est temps de se réunir, utilisez ces conseils et astuces pour une réunion transparente. Que le plaisir commence !
Donner à tout le monde une chance de parler
Restez muet lorsque vous ne parlez pas pour éviter de parler entre vous. Faites une pause de temps en temps pour que tout le monde ait une chance de contribuer, surtout ceux qui n’ont pas parlé.
Créer un ordre du jour
Bien qu’il soit formidable d’avoir une réunion en ligne sans ordre du jour officiel, avoir des questions spécifiques ou une petite liste d’activités attrayantes pour votre groupe peut vous aider si la conversation se calme. Par exemple, une fête d’anniversaire peut faire en sorte que tout le monde allume des bougies sur son propre morceau de gâteau en même temps, ou les gens peuvent partager à tour de rôle des souhaits d’anniversaire pour l’année à venir.
Poursuivre la conversation
La fin de votre réunion en ligne ne signifie pas nécessairement la fin de l’amusement! Partagez des photos et des vidéos de votre événement pour vous souvenir du temps passé ensemble. Chargez des photos et des fichiers sur OneDrive, puis découvrez comment partager des fichiers et des dossiers.
Vous avez adoré votre rassemblement ? Reprenez là où vous vous étiez arrêté avec Meet Now.
