Ce que vous pouvez faire
Vous pouvez utiliser Calendar Instructions pour automatiser les actions de réunion de routine, afin que votre planning reste concentré. Ce petit guide montre ce que vous pouvez faire et comment le configurer en moins de deux minutes.
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Accepter automatiquement les réunions : accepter automatiquement les réunions importantes de personnes spécifiques ou par sujet lorsque votre calendrier est gratuit.
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Refuser automatiquement les réunions : refuser les réunions de faible priorité à l’aide de sujets, de mots clés ou de fenêtres de temps. Vous pouvez également refuser automatiquement les réunions qui entrent en conflit avec des événements existants dans votre calendrier.
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Suivez les réunions : gardez votre temps libre tout en restant dans la boucle. Pour plus d’informations, consultez Suivre une réunion dans Outlook.
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Supprimer les réunions annulées : propre automatiquement les événements annulés pour réduire l’encombrement.
Où vous pouvez l’utiliser
Vous pouvez utiliser Copilot dans outlook ou l’application Microsoft 365 Copilot. Vous pouvez également démarrer à partir des paramètres Outlook.
Comment le configurer dans Copilot
Ouvrez Copilot dans outlook ou l’application Microsoft 365 Copilot. Dans la zone Message Copilot, vous pouvez demander ce qui suit :
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« Toujours accepter les réunions de mon responsable si mon calendrier est gratuit »
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« Supprimer automatiquement les réunions annulées »
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« Suivre les réunions avec l’objet Heures de bureau »
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« Toujours refuser les réunions qui entrent en conflit avec les réunions existantes »
Copilot affichera une confirmation pour vous permettre de passer en revue vos options. Approuvez pour enregistrer les instructions.
Comment le configurer à partir des paramètres Outlook
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Ouvrez outlook pour Windows ou Outlook sur le web.
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Sélectionnez Paramètres.
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Sélectionnez Copilot, puis Calendar instructions.
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Sélectionnez Créer des instructions.
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Outlook ouvre Copilot pour vous guider tout au long des étapes.
Gérer et examiner les actions
Vous pouvez gérer et examiner les actions de Copilot dans la nouvelle application Outlook ou Microsoft 365 Copilot.
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Affichez les actions récentes dans Copilot pour voir les réunions acceptées, refusées, suivies et supprimées.
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Mettre à jour ou supprimer une instruction à tout moment à l’aide de Copilot.
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Demandez un récapitulatif après une réunion suivie pour obtenir des résultats et des liens vers des artefacts lorsqu’ils sont disponibles.
Si le paramètre de conflits de refus automatique est configuré dans Outlook
Outlook inclut un paramètre de calendrier intégré pour refuser automatiquement les invitations en conflit avec des événements existants. Ce paramètre existe séparément des instructions Calendar.
Important : Si le paramètre de refus automatique intégré et une instruction Copilot sont activés, le paramètre intégré peut agir avant que Copilot ait la possibilité d’évaluer vos autres instructions. Pour une expérience la plus cohérente, envisagez d’utiliser une approche ou l’autre.
Utilisation des instructions Copilot à la place :
Avec Calendar Instructions, vous pouvez obtenir le même comportement en disant à Copilot : « Toujours refuser les réunions qui entrent en conflit avec les réunions existantes.« Les instructions Copilot fonctionnent dans le cloud, de sorte qu’elles s’appliquent même lorsque votre application de bureau n’est pas ouverte.
Conseils :
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Utilisez des personnes et des filtres d’objet pour cibler les règles. Par exemple, acceptez les réunions de votre responsable ou suivez les réunions avec l’objet « Révision trimestrielle ».
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Ajoutez la condition « si mon calendrier est gratuit » lorsque vous souhaitez éviter les conflits.
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Suivant communique l’intention à l’organisateur sans bloquer votre temps.
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Si vous avez précédemment utilisé le paramètre « Refuser automatiquement les invitations qui entrent en conflit avec des événements existants » dans Outlook, envisagez d’utiliser une instruction Copilot à la place pour une expérience plus cohérente sur tous vos appareils.
