Si vous avez des liens dans le corps de vos messages électroniques qui pointent vers des fichiers stockés sur OneDrive ou SharePoint, Outlook affiche plusieurs types d’informations sur ces liens et vous permet de contrôler les personnes qui peuvent accéder aux fichiers liés.

Comment savoir quels liens pointent vers des fichiers stockés sur OneDrive ou SharePoint ?

Lorsque vous ajoutez un lien vers un fichier sur OneDrive ou SharePoint dans le corps de votre courrier électronique, Outlook ce lien avec un arrière-plan gris. Si vous cliquez sur le lien, vous verrez une petite boîte de dialogue qui vous permet de savoir qui pourra accéder au lien.

Après avoir inséré un lien, il grise si le fichier cible est OneDrive ou SharePoint.

Remarque : Les informations ci-après s’appliquent uniquement aux liens insérés dans le corps d’un courrier électronique. Même si vous pouvez joindre des fichiers directement au courrier électronique d’OneDrive ou d’SharePoint et contrôler les autorisations sur ces fichiers de façon similaire, les informations de cette rubrique s’appliquent uniquement aux liens insérés dans le corps de votre courrier électronique. 

Comment insérer un lien vers un fichier OneDrive ou SharePoint fichier ?

Vous pouvez insérer un lien dans le corps de votre courrier électronique de plusieurs façons. 

  • Copiez le lien à partir OneDrive ou SharePoint, puis collez-le dans le corps du message.

  • Avec un nouveau message électronique, une réponse ou un nouveau message, sélectionnez Message >lien > Insérer un lien. Sélectionnez ensuite un fichier stocké sur OneDrive ou SharePoint.

  • Répondre à un message ou le faire suivre avec des liens existants.

Outlook définira automatiquement les autorisations sur le lien à tout ce que l’administrateur des locataires a choisi comme autorisation par défaut pour votre organisation. 

Comment modifier les autorisations sur mon lien ?

Si vous souhaitez modifier les personnes autorisées à accéder à votre lien vers un document OneDrive ou SharePoint, cliquez sur le lien dans le corps du courrier électronique, puis sélectionnez le symbole > dans la boîte de dialogue Autorisations pour afficher les paramètres de lien. 

Vous pouvez gérer vos autorisations de lien à partir des paramètres de lien

Sélectionnez ou cliquez sur l’une des options répertoriées. 

Outre le choix d’un niveau d’accès, vous pouvez également autoriser la modification (ou décocher la case pour désactiver la modification) et même bloquer le téléchargement. Dans ce cas, le fichier lié s’ouvrira uniquement dans une fenêtre de navigateur. 

Remarque : Pour bloquer le téléchargement d’un fichier, vous devez décocher l’option Autoriser la modification. 

Sélectionnez Appliquer pour enregistrer vos modifications. Vous pouvez définir des niveaux d’autorisation distincts pour chaque lien que vous ajoutez au corps de votre courrier électronique. 

Mes destinataires auront-ils accès au fichier lié ?

Outlook vérifie si les destinataires de votre message pourront accéder aux liens que vous avez dans votre message vers des fichiers stockés sur OneDrive ou SharePoint. Ce processus est rapide, mais peut prendre davantage de temps si vous envoyez un message à un grand nombre de destinataires. Vous ne pouvez pas envoyer votre message tant que vous n’Outlook pas terminé cette vérification. 

Si Outlook confirmez qu’un ou plusieurs destinataires ne pourront pas accéder à votre lien, la couleur du lien est rouge et un petit point d’exclamation rouge apparaît à côté du nom du lien. Si vous cliquez sur le lien, vous verrez des informations sur les destinataires qui ne peuvent pas y accéder et la raison pour laquelle. 

Si un ou plusieurs destinataires ne peuvent pas accéder à votre lien, vous pouvez prendre différentes mesures.

Dans la fenêtre pop-up, vous pouvez gérer l’accès et modifier le niveau d’accès du lien, choisir de joindre le fichier en tant que copie plutôt qu’en tant que lien, ou ignorer l’avertissement. 

Conseil : Si vous avez plusieurs liens dans votre message électronique qui rencontrent des erreurs d’accès, vous pouvez passer d’un lien à l’autre à l’aide du raccourci clavier Ctrl+Alt+F1. 

Si Outlook pouvez pas vérifier si vos destinataires ont accès au lien, un petit point d’exclamation s’agit en regard du nom du lien, mais le lien ne change pas de couleur. Cliquez sur le lien pour choisir d’ignorer cet avis. 

Outlook vous savoir s’il ne peut pas vérifier si vos destinataires peuvent accéder à vos liens.

Avant d’envoyer votre message, Outlook vous avertira si certains de vos destinataires n’ont pas accès à un ou plusieurs liens. Vous pouvez envoyer quand même ou choisir Ne pas envoyer pour consulter les autorisations d’accès au lien. 

Outlook vous faire savoir si certains destinataires ne peuvent pas accéder à vos liens.

Envoi de votre message

Si vous essayez d’envoyer votre courrier électronique avant que Outlook ait terminé de vérifier si tous les destinataires peuvent accéder aux liens dans y notre message, vous verrez un message d’avertissement. Vous pouvez tout de même envoyer ou ne pas envoyer et Outlook autoriser à terminer la vérification des autorisations. Si vous ne faites rien, le message d’avertissement changera une fois que Outlook avez terminé de vérifier vos liens. 

Outlook vous l’aurez fait savoir lorsqu’il aura terminé de vérifier vos liens.

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