Méthodes pour partager une base de données de bureau Access

Vous pouvez partager une base de données Access de plusieurs façons, en fonction de vos besoins et des ressources disponibles. Cet article examine les options disponibles, les avantages de chacune d’elles et les endroits pour en savoir plus.

Contenu de cet article

• Vue d’ensemble des méthodes de partage de données Access
• Partager une base de données unique
• Partager une base de données fractionnée
• Partager des données sur un site SharePoint
• Partager des données à l’aide d’un serveur de base de données

Vue d’ensemble des méthodes de partage de données Access

Les applications de base de données changent et se développent au fil du temps. De nombreux facteurs affectent les besoins et les performances, notamment le nombre d’utilisateurs simultanés, l’environnement réseau, le débit, la latence, la taille de la base de données, les heures d’utilisation maximale et la croissance attendue. Si votre solution de base de données réussit, elle devra probablement évoluer. Heureusement, Access offre un chemin évolutif de simple à avancé, ce qui vous permet de mettre à l’échelle votre solution au fil du temps. Le tableau suivant récapitule les scénarios et charges de travail Access pour vous aider à choisir ce chemin.

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Partager une base de données unique

Cette option est la plus simple et a le moins d’exigences. Il offre également le moins de fonctionnalités. Dans cette méthode, le fichier de base de données est stocké sur un lecteur réseau partagé, et tous les utilisateurs partagent le fichier de base de données en même temps. Certaines limitations incluent la fiabilité et la disponibilité lorsque plusieurs utilisateurs modifient des données en même temps, car tous les objets de base de données sont partagés. Cette méthode peut également réduire les performances, car tous les objets de base de données sont envoyés sur le réseau.

Cette option peut fonctionner si seules quelques personnes utilisent la base de données en même temps et que les utilisateurs n’ont pas besoin de personnaliser la conception de la base de données. Toutefois, cette méthode est moins sécurisée que les autres méthodes de partage, car chaque utilisateur dispose d’une copie complète du fichier de base de données. Cela augmente le risque d’accès non autorisé.

Pour partager une base de données à l’aide d’un dossier partagé :

1. Dans un environnement domestique ou de petite entreprise, partagez un dossier avec des personnes spécifiques. Pour plus d’informations, consultez Partage de fichiers sur un réseau dans Windows.

2. Assurez-vous qu’Access est configuré pour s’ouvrir en mode partagé sur les ordinateurs de tous les utilisateurs. Il s’agit du paramètre par défaut, mais case activée pour en être sûr. Si un utilisateur ouvre la base de données en mode exclusif, cela interfère avec la disponibilité des données.

   1. Démarrez Access, puis sélectionnezOptionsde fichier>.
   2. Dans la boîte de dialogue Options d’accès , sélectionnez Paramètres client.
   3. Dans la section Avancé , sous Mode d’ouverture par défaut, sélectionnez Partagé, OK, puis quittez Access.

3. Copiez le fichier de base de données dans le dossier partagé. Après avoir copié le fichier, assurez-vous que les attributs du fichier autorisent l’accès en lecture et en écriture au fichier de base de données. Les utilisateurs doivent disposer d’un accès en lecture et en écriture pour utiliser la base de données.

4. Sur l’ordinateur de chaque utilisateur, créez un raccourci vers le fichier de base de données. Pour plus d’informations, voir Créer un raccourci bureau pour un programme ou un fichier Office.

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Partager une base de données fractionnée

Il s’agit d’un bon choix si vous n’avez pas de site SharePoint ou de serveur de base de données. Vous pouvez partager une base de données fractionnée sur un réseau local (LAN). Lorsque vous fractionnez une base de données, vous la réorganisez en deux fichiers : une base de données principale qui contient les tables de données et une base de données frontale qui contient tous les autres objets de base de données tels que les requêtes, les formulaires et les rapports. Chaque utilisateur interagit avec les données en utilisant une copie locale de la base de données frontale.

Les avantages du fractionnement d’une base de données sont les suivants :

• Amélioration des performances : Seules les données sont partagées sur le réseau, pas les tables, les requêtes, les formulaires, les rapports, les macros et les modules.
• Plus grande disponibilité : Les transactions de base de données telles que les modifications d’enregistrement se terminent plus rapidement.
• Sécurité renforcée : Les utilisateurs accèdent à la base de données principale via des tables liées. Il est moins probable que les intrus obtiennent un accès non autorisé aux données via la base de données frontale.
• Fiabilité améliorée : Si un utilisateur rencontre un problème et que la base de données se ferme de manière inattendue, toute altération du fichier de base de données est généralement limitée à la copie de la base de données frontale que l’utilisateur avait ouverte.
• Environnement de développement flexible : Chaque utilisateur peut développer indépendamment des requêtes, des formulaires, des rapports et d’autres objets de base de données sans affecter les autres utilisateurs. Vous pouvez également développer et distribuer une nouvelle version de la base de données frontale sans interrompre l’accès aux données stockées dans la base de données principale.

Pour plus d’informations, consultez Fractionner une base de données Access.

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Partager des données sur un site SharePoint

Il existe plusieurs façons de partager des données Access sur un site SharePoint :

• Lier: Le processus de liaison se connecte aux données d’un autre programme, ce qui vous permet d’afficher et de modifier les données les plus récentes dans SharePoint et Access sans créer et conserver une copie des données dans Access. Si vous ne souhaitez pas copier une liste SharePoint dans votre base de données Access, mais plutôt exécuter des requêtes et créer des rapports basés sur cette liste, vous pouvez créer un lien vers les données.
• Déplacement: Lorsque vous déplacez des données d’Access vers un site SharePoint, vous créez des listes sur le site SharePoint qui restent liées aux tables de votre base de données. L’Assistant Exportation de tables vers SharePoint vous permet de déplacer les données de toutes vos tables en même temps et de maintenir leurs relations.

Pour plus d’informations, voir Importer, lier ou déplacer des données vers SharePoint.

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Partager des données à l’aide d’un serveur de base de données

Vous pouvez utiliser Access avec un produit serveur de base de données, tel que SQL Server, pour partager votre base de données. Cette méthode vous offre de nombreux avantages, mais elle nécessite un logiciel supplémentaire : un produit de serveur de base de données.

Cette méthode s’apparente au fractionnement d’une base de données, dans le sens où les tables sont stockées sur le réseau et chaque utilisateur possède une copie locale d’un fichier de base de données Access qui contient des liens vers les tables, ainsi que des requêtes, formulaires, états et autres objets de base de données. Les avantages de cette méthode de partage dépendent du logiciel serveur de base de données que vous utilisez, mais ils incluent généralement des comptes d’utilisateur et un accès sélectif aux données, une forte disponibilité des données et des outils de gestion des données intégrés. En outre, la plupart des logiciels de serveur de base de données fonctionnent bien avec les versions antérieures d’Access, de sorte que tous les utilisateurs ne doivent pas utiliser la même version. Seules les tables sont partagées. Pour plus d’informations, consultez Migrer une base de données Access vers SQL Server, Importer ou lier des données dans une base de données SQL Server et Lier ou importer des données à partir d’une base de données Azure SQL Server.

Avantages offerts par le partage d’une base de données à l’aide d’un serveur de base de données

• Hautes performances et scalabilité : Dans de nombreuses situations, un serveur de base de données offre de meilleures performances qu’un fichier de base de données Access seul. De nombreux produits de serveur de base de données prennent également en charge les bases de données de très grande taille, de taille téraoctet, qui sont environ 500 fois la limite actuelle pour un fichier de base de données Access (deux gigaoctets). Les produits de serveur de base de données fonctionnent généralement efficacement en traitant les requêtes en parallèle et en réduisant les besoins en mémoire supplémentaires lorsque d’autres utilisateurs sont ajoutés.
• Disponibilité accrue : La plupart des produits de serveur de base de données vous permettent de sauvegarder votre base de données pendant son utilisation. Par conséquent, vous n’avez pas à forcer les utilisateurs à quitter la base de données pour sauvegarder les données. Les produits de serveur de base de données gèrent généralement efficacement l’édition simultanée et le verrouillage des enregistrements.
• Sécurité améliorée : Aucune base de données ne peut être entièrement sécurisée. Toutefois, les produits de serveur de base de données offrent une sécurité renforcée qui peut vous aider à protéger vos données contre toute utilisation non autorisée. La plupart des produits de serveur de base de données offrent une sécurité basée sur les comptes, ce qui vous permet de spécifier qui peut voir quelles tables. Même si une personne obtient incorrectement le serveur frontal Access, la sécurité basée sur les comptes permet d’empêcher toute utilisation non autorisée des données.
• Récupérabilité automatique : En cas de défaillance du système, tel qu’un plantage du système d’exploitation ou une panne de courant, certains produits de serveur de base de données disposent de mécanismes de récupération automatique qui restaurent une base de données au dernier état cohérent en quelques minutes, sans intervention de l’administrateur de base de données.
• Traitement basé sur le serveur : L’utilisation d’Access dans une configuration client/serveur permet de réduire le trafic réseau en traitant les requêtes de base de données sur le serveur avant d’envoyer les résultats au client. Le fait que le serveur effectue le traitement est généralement plus efficace, en particulier lorsque vous travaillez avec des jeux de données volumineux.
• Azure SQL Server : en plus des avantages de SQL Server, il offre une scalabilité dynamique sans temps d’arrêt, une optimisation intelligente, une scalabilité et une disponibilité globales, aucun coût matériel et moins d’administration.

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