Mettre en œuvre la gestion des enregistrements

Créer un site de centre des enregistrements

Nous vous conseillons de créer un centre des enregistrements en tant que collection de sites de niveau supérieur, non en tant que sous-site. Pour créer une collection de sites, vous devez être membre du groupe SharePoint Administrateurs de batterie sur l’ordinateur exécutant le site web d’administration centrale de SharePoint.

Dans SharePoint Online, vous pouvez créer un site Centre des enregistrements à partir de votre site de niveau SharePoint niveau supérieur. Cliquez sur + Créer un site,puis commencez à l’étape 4 ci-dessous.

1. Commencez SharePoint Administration centrale de 2013 ou 2016.

   • Pour Windows Server 2008 R2 :

     • Cliquez sur Démarrer,sur Produits Microsoft SharePoint 2013 ou sur Produits Microsoft SharePoint 2013,puis sur Administration centrale d’SharePoint 2013 ou SharePoint 2016.

   • Pour Windows Server 2012 :

     • Dans l’écran d’accueil, cliquez SharePoint Administration centrale de 2013 ou SharePoint Administration centrale de 2016.

       Si SharePoint Administration centrale de 2013 ou SharePoint 2016 ne sont pas dans l’écran d’accueil :

     • Cliquez avec le bouton droit surOrdinateur, cliquez sur Toutes les applications,puis SharePoint Administration centrale de 2013 ou SharePoint Administration centrale de 2016.

2. Sur le site web d’administration centrale, dans la section Gestion des applications, cliquez sur Créer des collections de sites.

3. Dans la page Créer une collection de sites, dans la section Application web, si l’application web dans laquelle vous voulez créer la collection de sites n’est pas sélectionnée, cliquez sur la flèche vers le bas. Dans le menu Application web, cliquez sur Modifier l’application web,puis sur l’application web dans laquelle vous voulez créer la collection de sites.

4. Dans la section Titre et description, tapez le titre et une description pour la collection de sites.

5. Dans la section Adresse du site web, sélectionnez le chemin d’accès à utiliser pour votre URL, par exemple, un chemin d’accès d’inclusion générique tel que /sites/ ou le répertoire racine (/).

   Si vous sélectionnez un chemin d’accès d’inclusion générique, vous devez également taper le nom du site à utiliser dans l’URL de votre site.

6. Dans la section Sélection du modèle, dans la liste Sélectionnez la version, sélectionnez la version de SharePoint des modèles que vous voulez utiliser.

   Sélectionnez la version de l’expérience si vous voulez que la collection de sites ressemble à une collection de sites dans SharePoint Server. Une collection de sites utilisant une version antérieure s’exécute dans une version ultérieure d’SharePoint, mais l’interface utilisateur et l’expérience utilisateur de la collection de sites reflèteront la version antérieure. Collection de sites qui peut être mise à niveau à tout moment vers la dernière version d’expérience.

7. Dans la section Sélection du modèle, sélectionnez l’onglet Entreprise, puis cliquez sur Centre des enregistrements.

8. Dans la section Administrateur de la collection de sites, tapez le nom d’utilisateur (sous la forme DOMAINE\nom d’utilisateur) de l’utilisateur qui sera l’administrateur de la collection de sites.

9. Dans la section Administrateur secondaire de la collection de sites, tapez le nom d’utilisateur de l’administrateur secondaire de la collection de sites. Désigner un administrateur secondaire de la collection de sites est la meilleure façon de s’assurer que quelqu’un puisse gérer la collection de sites en l’absence d’un administrateur principal de la collection de sites.

10. Si vous utilisez des quotas pour gérer le stockage des collections de sites, dans la section Modèle de quota, dans la liste Sélectionnez un modèle de quota cliquez sur un modèle.

11. Cliquez sur OK.

Créer des bibliothèques ou des listes pour gérer des enregistrements

Les bibliothèques et les listes sont des éléments importants dans la gestion des enregistrements. Elles font office de fichiers CAB pour chaque type d’enregistrement que vous voulez stocker ou gérer. L’association des types de contenu (explications plus loin) aux bibliothèques et listes facilite le classement de vos enregistrements. Il est recommandé de créer une bibliothèque de documents ou liste pour chaque type de contenu de votre plan de gestion des fichiers.

Ajouter un type existant de contenu à une liste ou une bibliothèque

Une fois un type de contenu ajouté à une liste ou à une bibliothèque, cette liste ou bibliothèque peut contenir des éléments de ce type. Lorsque des enregistrements sont envoyés au site du centre des enregistrements, ils sont acheminés vers la liste ou la bibliothèque appropriée selon le type de contenu du document.

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Créer et ajouter des colonnes de site à des listes, des bibliothèques ou des types de contenu

Les colonnes vous aident à grouper, classer et suivre des enregistrements ou d’autres éléments. Une colonne de site définit un élément de métadonnées pouvant être associé à un type de contenu, une liste ou une bibliothèque. Par exemple, vous pouvez ajouter des colonnes de site pour définir l’« auteur » ou la « date de fin ». Ajoutez une colonne de site à un type de contenu pour permettre aux enregistrements de stocker un élément de métadonnées qui est envoyé avec un enregistrement ou pour ajouter des métadonnées permettant de gérer l’enregistrement.

Créer une colonne de site

1. Dans le site Centre des enregistrements, cliquez Paramètres , puis cliquez sur Site Paramètres.

   Dans un site SharePoint connecté à un groupe, cliquez sur Paramètres,sur Contenu du site,puis sur Site Paramètres.

2. Dans la page Paramètres, sous Galeries du concepteur web,cliquez sur Colonnes de site.

3. Dans la page Colonnes de sites, cliquez sur Créer.

4. Dans la page Nouvelle colonne de site, dans la zone Nom de la colonne de la section Nom et type, tapez le nom souhaité.

5. Sélectionnez le type d’informations que vous voulez stocker dans la colonne, par exemple, la monnaie, la date et l’heure ou le texte.

6. Dans la section Groupe, sélectionnez le groupe existant dans lequel stocker la nouvelle colonne de site ou sélectionnez Nouveau groupe pour créer un nouveau groupe permettant de stocker la colonne. Les groupes offrent une façon d’organiser les colonnes et de faciliter l’accès à ces dernières.

Dans la section Paramètres de colonne supplémentaires, sélectionnez les paramètres de colonne supplémentaires voulus. Les options disponibles dans cette section diffèrent selon le type de colonne sélectionné dans la section Nom et type. Par exemple, si le type d’informations à stocker dans une colonne est Choix, vous pouvez définir les choix à énumérer dans la section Paramètres de colonne supplémentaires.

1. Cliquez sur OK.

Ajouter une colonne de site à un type de contenu pour les enregistrements

1. Dans la page d’accueil du site du centre des enregistrements, cliquez Paramètres, puis cliquez sur Site Paramètres.

   Dans un site SharePoint connecté à un groupe, cliquez sur Paramètres,sur Contenu du site,puis sur Site Paramètres.

2. Dans la section Galeries du concepteur web, cliquez sur Types de contenu de site.

3. Dans la page Types de contenu de site, cliquez sur le type à configurer.

4. Après avoir sélectionné un type de contenu de site à partir du site parent ou créé un nouveau type de contenu de site, dans la section Colonnes de la page du type de contenu du site sélectionné, cliquez sur Ajouter à partir de colonnes de site existantes.

5. Dans la section Sélectionner les colonnes de la page Ajouter des colonnes au type de contenu, sélectionnez le groupe à filtrer à partir de la liste Sélectionner des colonnes dans.

6. Sélectionnez la colonne à ajouter dans la liste Colonnes disponibles, puis cliquez sur Ajouter.

7. Dans la section Mettre à jour les listes et les types de contenu du site, indiquez si les types de contenu de site enfant qui héritent de ce type de contenu de site prennent en considération vos modifications.

8. Après l’ajout des colonnes souhaitées, cliquez sur OK.

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Créer des stratégies de gestion des informations pour les enregistrements

Une stratégie de gestion des informations consiste en un ensemble de règles appliquées à un type de contenu. Les stratégies de gestion des informations permettent aux organisations de contrôler et de suivre des événements tels que la durée de conservation des contenus ou les actions que les utilisateurs sont autorisés à effectuer sur ces contenus.

Ajouter des fonctionnalités de stratégie à la stratégie de gestion des informations

Les fonctionnalités de stratégie que vous pouvez ajouter à une stratégie d’informations sont les étiquettes, les audits, l’expiration et les codes-barres.

Ajouter une fonctionnalité de stratégie de rétention à une stratégie de gestion des informations

1. Dans la page Modifier la stratégie, activez la case à cocher Activer la rétention.

2. Cliquez sur Ajouter une étape de rétention et sélectionnez l’une des périodes de rétention suivantes à spécifier lors de l’expiration des documents : pour définir la date d’expiration sur la base d’une propriété de date, sélectionnez Cette étape repose sur une propriété de date de l’élément, puis sélectionnez l’action (Créé le ou Modifié le) et la période (jours, mois ou années).

3. Tapez une valeur dans la zone entre les listes pour définir la période.

4. Sélectionnez l’action devant se produire à l’expiration du document.

5. Si vous voulez que l’action sélectionnée soit répétée, activez la case à cocher dans la section Périodicité et sélectionnez la périodicité.

6. Cliquez sur OK.

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Ajouter une fonctionnalité de stratégie d’audit à une stratégie de gestion des informations

1. Dans la section Audit de la page Modifier une stratégie, sélectionnez Activer l’audit, puis activez les cases à cocher en regard des événements pour lesquels vous souhaitez conserver une trace d’audit.

2. Cliquez sur OK.

   Remarque : Pour consulter les journaux d’audit, dans la page Paramètres du site, cliquez sur Rapports du journal d’audit, puis sélectionnez le rapport à afficher.

Ajouter une fonctionnalité de stratégie de code-barres à une stratégie de gestion des informations

1. Dans la page Modifier la stratégie, dans la section Codes-barres, sélectionnez Activer les codes-barres.

2. Activez la case à cocher Inviter les utilisateurs à insérer un code-barres…si vous voulez que les applications clientes Office requièrent que les utilisateurs insèrent un code-barres dans leurs documents.

Ajouter une fonctionnalité de stratégie d’étiquette à une stratégie de gestion des informations

1. Dans la section Étiquettes de la page Modifier la stratégie, activez la case à cocher Activer les étiquettes.

2. Pour demander aux utilisateurs d’insérer une étiquette avant d’enregistrer ou d’imprimer un document, sélectionnez Inviter les utilisateurs à insérer une étiquette avant l’enregistrement ou l’impression.

3. Pour éviter que les étiquettes soient modifiées après leur ajout, sélectionnez Empêcher la modification d’étiquettes après les avoir ajoutées.

4. Dans la zone Format d’étiquette, tapez le texte devant s’afficher sur l’étiquette. Vous pouvez utiliser n’importe quelle combinaison de propriétés de document ou texte fixe, à l’exception de propriétés calculées ou par défaut telles qu’un identificateur global unique (GUID) ou Créé par. Pour commencer une nouvelle ligne, utilisez la séquence de caractères \n.

5. Sélectionnez une police, une taille de police, un style de police et une justification pour le texte d’étiquette.

6. Entrez une hauteur d’étiquette en pouces dans la zone Hauteur et une largeur d’étiquette en pouces dans la zone Largeur.

7. Cliquez sur Actualiser pour visualiser vos modifications.

8. Cliquez sur OK.

Activer la gestion des enregistrements sur place au niveau de la collection de sites

La première étape de la configuration d’un système de gestion des enregistrements sur place consiste à activer la fonctionnalité au niveau de la collection de sites. L’activation de la fonctionnalité active la commande Déclarer/Annuler la déclaration d’un enregistrement sur le ruban.

1. Au niveau le plus élevé du site, cliquez sur Paramètres , puis sur Site Paramètres.

   Dans un site SharePoint connecté à un groupe, cliquez sur Paramètres,sur Contenu du site,puis sur Site Paramètres.

2. Sous Administration de la collection de sites, cliquez sur Fonctionnalités de la collection de sites.

3. En regard de Gestion des enregistrements sur place, cliquez sur Activer.

Configurer les paramètres de déclaration d’enregistrement au niveau de la collection de sites

1. Au niveau le plus élevé du site, cliquez sur Paramètres , puis sur Site Paramètres.

   Dans un site SharePoint connecté à un groupe, cliquez sur Paramètres,sur Contenu du site,puis sur Site Paramètres.

2. Sous Administration de la collection de sites, cliquez sur Paramètres de déclaration des enregistrements.

3. Dans la page Paramètres de déclaration des enregistrements, si vous voulez placer une restriction sur ce qui peut être fait pour les éléments qui sont déclarés comme enregistrements, sélectionnez l’une des options dans la section Restrictions liées aux enregistrements.

4. Dans la section Disponibilité de la déclaration d’enregistrement, choisissez si la déclaration manuelle des enregistrements doit être ou non disponible dans les listes et les bibliothèques par défaut. Si vos choisissez l’option Non disponible dans tous les emplacements par défaut, les enregistrements peuvent uniquement être déclarés par le biais d’une stratégie ou d’un flux de travail.

5. Dans la section Rôles de déclaration, sélectionnez les rôles pouvant manuellement déclarer et annuler la déclaration des enregistrements.

6. Cliquez sur OK.

Configurer les paramètres de déclaration d’enregistrement au niveau de la liste ou de la bibliothèque

Vous pouvez disposer de davantage de contrôle sur l’endroit où les éléments peuvent être déclarés comme enregistrements en configurant des déclarations d’enregistrement pour une liste ou une bibliothèque. Lors de la configuration d’une liste ou d’une bibliothèque en vue de la déclaration d’enregistrements, vous pouvez faire en sorte que les éléments soient automatiquement déclarés comme enregistrements lorsqu’ils sont ajoutés à la liste ou la bibliothèque.

1. À partir de la liste ou de la bibliothèque dans laquelle vous voulez configurer les paramètres de déclaration d’enregistrement, cliquez sur l’onglet Bibliothèque ou Liste du ruban, puis sur Bibliothèque Paramètres ou Liste Paramètres.

   Dans SharePoint Online, cliquez sur Paramètres puis sur Paramètres de la liste ou Paramètres de bibliothèque.

2. Sous la page Bibliothèque de documents/Paramètres de liste, sous Autorisations et gestion, cliquez sur Paramètres de déclaration d’enregistrement.

3. Dans la section Disponibilité de la déclaration manuelle des enregistrements, choisissez :

4. si vous voulez que la liste ou la bibliothèque utilise les paramètres de déclaration d’enregistrement par défaut utilisés par la collection de sites ;

5. si les utilisateurs doivent toujours être autorisés à déclarer manuellement les éléments comme enregistrements pour la liste ou la bibliothèque, ou ;

6. si les utilisateurs ne peuvent jamais déclarer manuellement des enregistrements au sein de la liste ou de la bibliothèque.

7. Dans la section Déclaration automatique, activez la case à cocher si vous souhaitez que tous les éléments ajoutés à la liste ou la bibliothèque soient automatiquement déclarés comme enregistrements.

8. Cliquez sur OK.

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