Options et types de colonne de liste et de bibliothèque

Les colonnes vous aident à créer des vues explicites des éléments d’une liste ou d’une bibliothèque. En utilisant des colonnes, vous pouvez trier, regrouper et filtrer des éléments, et vous pouvez également calculer automatiquement des données sur les éléments et afficher les résultats de ces calculs. Les colonnes vous permettent également de spécifier les informations à entrer sur un élément lorsqu’une personne ajoute un élément à une liste ou une bibliothèque. Lorsqu’un élément est ajouté, un formulaire s’affiche et fournit des champs et des options pour entrer des informations. Lorsque vous créez une liste ou une bibliothèque, certaines colonnes, telles que Titre et Modifié par, sont créées automatiquement. Vous pouvez créer des colonnes supplémentaires en fonction de vos besoins. Les colonnes que vous créez déterminent les champs et options qui apparaissent dans ce formulaire, ainsi que les colonnes qui peuvent être ajoutées aux affichages de la liste ou de la bibliothèque.

Vous spécifiez le type de colonne souhaité lorsque vous créez une colonne. Dans certains cas, vous pouvez également choisir un type de colonne différent pour une colonne existante, mais cela dépend du type et de la quantité de données actuellement stockées dans la colonne. La modification du type de colonne d’une colonne existante peut endommager les données déjà stockées dans la colonne. Pour ces raisons, il est important de déterminer le type de données que vous souhaitez stocker avant de créer une colonne. Lorsque vous choisissez le type de colonne souhaité, tenez compte des éléments suivants :

Quel type de données voulez-vous stocker ? Des lettres seulement ? Des nombres seulement ? Texte mis en forme ? Par exemple, vous ne pouvez pas stocker de lettres dans une colonne Nombre . Connaître le type de données que vous souhaitez stocker est la première étape vers le choix du type de colonne le plus approprié.

Certaines métadonnées de fichier, telles que la date de création et la date de modification, sont déjà disponibles dans des colonnes masquées générées automatiquement que vous pouvez rendre visibles dans votre liste.
Voulez-vous utiliser les données dans les calculs financiers ? Si c’est le cas, le type de colonne Devise est la meilleure option.
Voulez-vous utiliser les données dans des calculs mathématiques ? Ces calculs doivent-ils être précis ? Vous pouvez calculer des données dans les colonnes Nombre ou Devise , mais pas dans les colonnes Texte . En outre, les calculs d’une colonne Devise sont les plus précis.
Comment voulez-vous trier les données dans la colonne ? Dans une colonne Texte , les nombres sont triés sous forme de chaînes de caractères (1, 10, 100, 2, 200, etc.), et non en tant que valeurs numériques. Pour trier des nombres en tant que valeurs numériques, utilisez une colonne Nombre ou Devise . En outre, de nombreux formats de date ne trient pas correctement s’ils sont stockés dans une colonne Text . Pour garantir un tri correct des dates, utilisez une colonne Date et Heure .
Voulez-vous vous assurer que les personnes entrent des informations dans la colonne ? Si c’est le cas, vous pouvez spécifier que la colonne est obligatoire et que les utilisateurs ne peuvent pas ajouter un élément sans entrer les informations.

Utilisez ce type de champ de colonne pour collecter et afficher de petites quantités de texte non mis en forme dans une seule ligne, notamment :

Texte uniquement, comme les prénoms, les noms ou les noms de service
Combinaisons de texte et de chiffres, telles que les adresses postales ou les numéros de compte
Numéros qui ne sont pas utilisés dans les calculs, tels que les numéros d’identification des employés, les numéros de téléphone, les codes postaux ou les numéros de pièce

Une seule ligne de colonne de texte affiche 255 caractères sur une seule ligne. Si vous créez une colonne pour une liste ou une bibliothèque et que vous souhaitez afficher du texte mis en forme ou plusieurs lignes de texte à la fois, créez une colonne Plusieurs lignes de texte . Vous pouvez remplacer une colonne Ligne de texte unique existante par une colonne Plusieurs lignes de texte sans perdre les données déjà stockées dans la colonne.

Vous pouvez personnaliser une colonne de ligne de texte unique des manières suivantes :

Affecter une limite de caractères Limitez le nombre de caractères en définissant le nombre maximal de caractères souhaité. Par exemple, si la colonne stocke des numéros d’identification d’employés à cinq chiffres, vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour vous assurer que les utilisateurs n’entrent que cinq caractères.
Afficher une valeur par défaut Afficher automatiquement du texte spécifique quand une personne ajoute un nouvel élément, tout en autorisant les personnes à entrer un texte différent si nécessaire. Lorsque vous définissez la valeur Par défaut, les utilisateurs peuvent entrer des informations plus rapidement en acceptant la valeur par défaut, sauf s’ils ont besoin de la modifier. Par exemple, si la colonne stocke le nom d’une société affectée à un projet et que votre organization fonctionne avec une société spécifique pour la plupart des projets, vous pouvez entrer le nom de cette société comme valeur par défaut. Par conséquent, le nom de la société s’affiche automatiquement lorsqu’un nouveau projet est ajouté à la liste, et les membres de l’équipe n’ont pas besoin d’entrer le nom.

Une valeur par défaut peut être du texte que vous spécifiez ou le résultat d’un calcul, appelé valeur calculée. Les valeurs calculées sont utiles lorsque vous souhaitez afficher automatiquement du texte spécifique, mais le texte peut varier en fonction de la personne qui a ajouté l’élément, du moment où l’élément a été ajouté ou d’autres raisons. Pour utiliser une valeur calculée, entrez une formule, au lieu d’un texte spécifique, comme valeur par défaut. La formule peut calculer une valeur en fonction des informations contenues dans d’autres colonnes ou fonctions système telles que [aujourd’hui], pour indiquer la date actuelle, ou [me], pour afficher le nom de la personne qui ajoute ou modifie l’élément

Utilisez ce type de champ de colonne dans une liste ou une bibliothèque pour collecter et afficher du texte mis en forme ou du texte et des nombres longs sur plusieurs lignes, comme une description d’un élément. Une colonne Plusieurs lignes de texte peut stocker jusqu’à 63 999 caractères, et vous pouvez spécifier le nombre de lignes de texte que vous souhaitez afficher lorsque des personnes entrent des informations sur un élément. Ce type de colonne affiche tout le texte lorsque la colonne est affichée dans une liste ou une bibliothèque.

Vous pouvez personnaliser une colonne Plusieurs lignes de texte des manières suivantes :

Affecter une limite d’affichage Limitez le nombre de lignes qui s’affichent lorsque des personnes entrent des informations sur un élément avec le paramètre Nombre de lignes à modifier . Par exemple, si la colonne stocke des notes longues sur un événement de calendrier, vous pouvez choisir d’afficher dix lignes de texte. Cela permet aux personnes d’entrer plus facilement des informations, car elles peuvent facilement voir tout le texte qu’elles ont entré. À l’inverse, si la colonne ne stocke qu’une ou deux phrases sur un événement, vous pouvez choisir d’afficher seulement deux ou trois lignes de texte.

Si vous affectez une limite d’affichage, cela ne limite pas la quantité de texte qui apparaît lorsque la colonne apparaît dans une liste. tout le texte entré pour un élément apparaît dans la colonne.
Autoriser une longueur illimitée (disponible uniquement dans les bibliothèques de documents) Lorsque vous utilisez plusieurs lignes de texte dans une bibliothèque de documents, vous pouvez spécifier que la longueur du champ n’est pas limitée.
Activer ou désactiver la mise en forme du texte (Disponible uniquement dans les listes) Spécifiez le type de texte pour autoriser les ensembles si les utilisateurs peuvent appliquer une mise en forme telle que le gras, l’italique ou les couleurs au texte. Il existe deux options : le texte brut, qui ne prend en charge aucune option de mise en forme ; ou de texte enrichi amélioré, qui prend en charge la mise en forme de base, comme le gras, l’italique, les listes à puces ou numérotées, le texte de couleur et les couleurs d’arrière-plan. Il propose également des options supplémentaires pour les liens hypertexte, les images et les tableaux.
Ajouter des modifications (Disponible uniquement dans les listes) Si contrôle des versions a été activé pour la liste, l’option Ajouter des modifications au texte existant spécifie si les utilisateurs peuvent ajouter un nouveau texte sur un élément sans remplacer le texte existant sur cet élément. Si vous choisissez de ne pas ajouter de modifications, le nouveau texte sur un élément remplace tout texte existant sur cet élément dans la colonne. Si vous choisissez d’ajouter des modifications, les utilisateurs peuvent entrer des informations supplémentaires sur un élément, tout en affichant le texte précédemment entré et la date et l’heure auxquelles le texte a été entré. Lorsqu’elle est affichée dans une liste , et non en tant que champ dans un formulaire d’élément, la colonne affiche le lien hypertexte Entrées d’affichage, au lieu du texte, et les utilisateurs peuvent cliquer sur le lien hypertexte pour afficher toutes les informations stockées dans la colonne pour cet élément.

Important : Si vous désactivez cette option après avoir créé la colonne, toutes les informations à l’exception de l’entrée la plus récente sont supprimées.

Choix pour plusieurs liines de colonne de texte

Paramètres des listes

Texte de colonne multiligne pour les bibliothèques de documents

Paramètres des bibliothèques

Utilisez ce type de champ de colonne pour permettre aux utilisateurs de choisir parmi une liste d’options que vous fournissez. Ce type de colonne est idéal dans les cas où vous souhaitez vous assurer que toutes les données de la colonne sont cohérentes, car vous pouvez limiter les valeurs stockées dans une colonne.

Conseil : Pour limiter les valeurs d’une colonne aux seules valeurs stockées dans le site, utilisez une colonne De choix au lieu d’une colonne Choix . Vous trouverez plus d’informations sur les colonnes de recherche plus loin dans cet article.

Vous pouvez personnaliser une colonne Choice des manières suivantes :

Définir la liste des choix Fournissez une liste exacte des valeurs que les utilisateurs peuvent choisir. Pour fournir cette liste, remplacez l’exemple de texte dans la zone Tapez chaque choix sur une ligne distincte par les valeurs souhaitées. Tapez chaque valeur sur une ligne distincte. Pour commencer une nouvelle ligne, appuyez sur Entrée.
Choisir un format d’affichage Autorisez plusieurs sélections avec des cases à cocher ou une seule sélection sans. Notez que SharePoint affiche uniquement les cases d’option dans les SharePoint classiques.
Activer des choix personnalisés supplémentaires Pour permettre aux utilisateurs d’entrer une valeur qui n’est pas incluse dans la liste des choix, activez les choix de remplissage . Cela est une bonne idée si vous ne connaissez peut-être pas toutes les valeurs que les gens doivent entrer sur les éléments. Si vous préférez que les utilisateurs utilisent uniquement les valeurs que vous spécifiez, désactivez les choix de remplissage .
Afficher une valeur par défaut Sélectionnez automatiquement une valeur spécifique lorsque quelqu’un ajoute un nouvel élément, tout en permettant aux utilisateurs de choisir une autre valeur si nécessaire. Une valeur par défaut permet aux utilisateurs d’entrer des informations plus rapidement. Par exemple, si la colonne stocke les noms des entreprises affectées à un projet et que votre organization fonctionne avec une société spécifique pour la plupart des projets, vous pouvez entrer le nom de cette société comme valeur par défaut. Par conséquent, le nom de la société s’affiche automatiquement lorsqu’un nouveau projet est ajouté à la liste, et les membres de l’équipe n’ont pas à choisir le nom.

Une valeur par défaut peut être une valeur que vous spécifiez ou le résultat d’un calcul, appelé valeur calculée. Les valeurs calculées sont utiles lorsque vous souhaitez afficher automatiquement du texte spécifique dans la colonne, mais le texte peut varier en fonction de la personne qui a ajouté l’élément, du moment où l’élément a été ajouté ou d’autres raisons. Pour utiliser une valeur calculée, entrez une formule, au lieu d’un texte spécifique, comme valeur par défaut. La formule peut calculer une valeur en fonction des informations contenues dans d’autres colonnes ou fonctions système telles que [aujourd’hui], pour indiquer la date actuelle, ou [moi], pour afficher le nom de la personne qui ajoute ou modifie l’élément.

Utilisez ce type de champ de colonne pour stocker des valeurs numériques qui ne sont pas des valeurs monétaires.

Conseils pour choisir une colonne Nombre ou Devise

Les types de colonnes Nombre et Devise stockent des valeurs numériques. Utilisez une colonne Nombre pour stocker des données numériques pour des calculs mathématiques qui ne sont pas des calculs financiers ou qui ne nécessitent pas un degré élevé de précision. Utilisez une colonne Devise pour stocker des données numériques pour les calculs financiers ou dans les cas où vous ne souhaitez pas de nombres ronds dans les calculs. Contrairement à une colonne Nombre , une colonne Devise a une précision de 15 chiffres à gauche de la virgule décimale et de 4 chiffres à droite. Les types de colonnes Nombre et Devise fournissent des formats prédéfinis qui déterminent l’apparence des données.

Vous pouvez personnaliser une colonne Nombre de manières suivantes :

Spécifier les valeurs minimales et maximales Limitez la plage de nombres que les utilisateurs peuvent entrer. Par exemple, si la colonne stocke la quantité de travail effectuée pour une tâche sous forme de pourcentage, vous pouvez spécifier zéro comme valeur minimale et une centaine comme valeur maximale. De même, si la colonne stocke le nombre de participants pour un événement et que vous souhaitez limiter les participants à un nombre spécifique, vous pouvez entrer le nombre maximal de participants comme valeur maximale.
Inclure des décimales Spécifiez si les nombres contiennent des décimales et le nombre de décimales à stocker. Si la colonne peut avoir besoin de stocker des nombres qui ont plus de cinq décimales, vous pouvez choisir Automatique lors de la sélection du nombre de décimales à inclure. Automatique est également un bon choix si la colonne stocke les résultats des calculs et que vous souhaitez que le résultat soit aussi précis que possible. Toutefois, si vous souhaitez vous assurer que toutes les valeurs de la colonne ont le même nombre de décimales, il est judicieux de limiter le nombre de décimales à zéro, pour les nombres entiers uniquement, ou un autre nombre de décimales à cinq.
Afficher une valeur par défaut Afficher automatiquement un nombre spécifique lorsqu’une personne ajoute un nouvel élément, tout en permettant aux utilisateurs d’entrer des numéros différents si nécessaire. Une valeur par défaut permet aux utilisateurs d’entrer des informations plus rapidement. Par exemple, si la colonne stocke le nombre d’ordinateurs dont dispose chaque membre de l’équipe et que chaque membre de l’équipe a au moins un ordinateur, entrez 1 comme valeur par défaut. Par conséquent, 1 apparaît automatiquement lorsqu’un nouvel élément est ajouté à la liste, et les membres de l’équipe n’ont pas besoin d’entrer le numéro.

Une valeur par défaut peut être un nombre que vous spécifiez ou le résultat d’un calcul, appelé valeur calculée. Les valeurs calculées sont utiles lorsque vous souhaitez afficher automatiquement un nombre spécifique, mais le nombre peut varier en fonction de la personne qui a ajouté l’élément, du moment où l’élément a été ajouté ou d’autres raisons. Pour utiliser une valeur calculée, entrez une formule, au lieu d’un nombre spécifique, comme valeur par défaut. La formule peut calculer un nombre en fonction des informations contenues dans d’autres colonnes ou fonctions système.
Mettre en forme le nombre sous forme de pourcentage Le paramètre Afficher en pourcentage vous permet d’afficher et de stocker le nombre sous forme de pourcentage, et de le traiter comme un pourcentage lorsqu’il est utilisé pour calculer d’autres valeurs.

Utilisez ce type de champ de colonne pour stocker des valeurs monétaires.

Conseils pour choisir une colonne Nombre ou Devise

Les types de colonnes Nombre et Devise stockent des valeurs numériques. Utilisez une colonne Nombre pour stocker des données numériques pour des calculs mathématiques qui ne sont pas des calculs financiers ou qui ne nécessitent pas un degré élevé de précision. Utilisez une colonne Devise pour stocker des données numériques pour les calculs financiers ou dans les cas où vous ne souhaitez pas de nombres ronds dans les calculs. Contrairement à une colonne Nombre , une colonne Devise a une précision de 15 chiffres à gauche de la virgule décimale et de 4 chiffres à droite. Les types de colonnes Nombre et Devise fournissent des formats prédéfinis qui déterminent l’apparence des données.

Vous pouvez personnaliser une colonne Devise des manières suivantes :

Spécifier les valeurs minimales et maximales Limitez la plage de valeurs monétaires que les utilisateurs peuvent entrer. Par exemple, si la colonne stocke les dépenses signalées pour un événement et que votre organization limite les rapports aux montants d’une plage spécifique, vous pouvez spécifier ces limites comme valeurs minimales et maximales.
Inclure des décimales Spécifiez si les valeurs incluent des décimales et le nombre de décimales à stocker. Pour les valeurs monétaires, vous pouvez choisir deux décimales ou, si vous préférez stocker uniquement des valeurs rondes, vous pouvez choisir zéro. Pour les valeurs non monétaires utilisées dans les calculs qui nécessitent un degré élevé de précision, vous pouvez choisir de limiter le nombre de décimales à zéro à cinq ou, pour des valeurs plus précises, de choisir Automatique pour utiliser automatiquement le nombre approprié de décimales pour le résultat du calcul.
Afficher une valeur par défaut Afficher automatiquement une valeur spécifique lorsqu’une personne ajoute un nouvel élément, tout en permettant aux utilisateurs d’entrer une valeur différente si nécessaire. Une valeur par défaut permet aux utilisateurs d’entrer des informations plus rapidement. Par exemple, si la colonne stocke les dépenses engagées pour la configuration de nouveaux comptes et que ces dépenses sont généralement identiques pour tous les nouveaux comptes, vous pouvez spécifier ce montant comme valeur par défaut. Par conséquent, cette valeur s’affiche automatiquement lorsqu’un nouvel élément est ajouté à la liste et que les membres de l’équipe n’ont pas besoin d’entrer le nombre.

Une valeur par défaut peut être une valeur que vous spécifiez ou le résultat d’un calcul, appelé valeur calculée. Les valeurs calculées sont utiles lorsque vous souhaitez afficher automatiquement une valeur spécifique, mais la valeur peut varier en fonction de l’élément, de la personne qui a ajouté l’élément, du moment où l’élément a été ajouté ou d’autres raisons. Pour utiliser une valeur calculée, entrez une formule, au lieu d’un texte spécifique, comme valeur par défaut. La formule peut calculer une valeur en fonction des informations contenues dans d’autres colonnes ou fonctions système.
Choisir un format de devise Vérifiez que toutes les valeurs de la colonne sont basées sur la même devise en sélectionnant un format monétaire spécifique pour la colonne. La zone de liste déroulante propose plus de 100 choix de pays, ce qui vous permet de spécifier la devise dans la plupart des formats locaux.

Utilisez ce type de champ de colonne pour stocker les dates du calendrier, ou les dates et les heures. Le format de date varie en fonction des paramètres régionaux du site. Si le format souhaité n’est pas disponible, demandez à votre administrateur d’ajouter la prise en charge de la région appropriée au site.

Vous pouvez personnaliser une colonne Date et Heure de ces manières :

Inclure uniquement la date ou la date et l’heure Spécifiez si vous souhaitez inclure uniquement la date du calendrier ou la date et l’heure du calendrier du jour.
Afficher une valeur par défaut Affiche automatiquement une date ou une date et une heure spécifiques lorsqu’une personne ajoute un nouvel élément, tout en permettant aux utilisateurs d’entrer une valeur différente si nécessaire. Une valeur par défaut permet aux utilisateurs d’entrer des informations plus rapidement. Par exemple, si la colonne stocke la date à laquelle une dépense est engagée et que la plupart des dépenses sont engagées le premier jour de l’exercice, vous pouvez spécifier le premier jour de l’année fiscale comme valeur par défaut. Par conséquent, cette date s’affiche automatiquement lorsqu’un nouvel élément est ajouté à la liste, et les membres de l’équipe n’ont pas besoin d’entrer la date.

Une valeur par défaut peut être une valeur que vous spécifiez, la date à laquelle un élément est ajouté à une liste ou une bibliothèque, ou le résultat d’un calcul, appelé valeur calculée. Les valeurs calculées sont utiles lorsque vous souhaitez afficher automatiquement une date ou une heure spécifique, mais que la date ou l’heure peut varier en fonction de l’élément. Pour utiliser une valeur calculée, vous devez entrer une formule comme valeur par défaut. La formule peut calculer une valeur en fonction des informations contenues dans d’autres colonnes ou fonctions système telles que [aujourd’hui], pour indiquer la date actuelle. Par exemple, si vous souhaitez que la colonne affiche une date de 30 jours après la date actuelle, tapez l’équation =[AUJOURD’HUI]+30 dans la zone Valeur calculée .

Utilisez ce type de champ de colonne pour permettre aux utilisateurs de choisir des valeurs en fonction des informations déjà stockées dans le site. Par exemple, si vous souhaitez qu’une colonne stocke les noms des comptes clients auxquels les employés sont affectés et que la liste des comptes doit être limitée à une liste de comptes clients sur le site, vous pouvez créer une colonne De recherche qui affiche les noms dans la liste Comptes de clients. La liste des choix d’une colonne De recherche s’affiche dans une zone en développement, appelée menu déroulant, ou dans une zone de liste, selon que vous autorisez les utilisateurs à sélectionner plusieurs valeurs.

Vous pouvez personnaliser une colonne de recherche des manières suivantes :

Choisir la source des valeurs de recherche Spécifiez la liste, la bibliothèque ou le forum de discussion sur votre site qui contient les valeurs que vous souhaitez stocker dans la colonne. La source ne peut pas être un sous-site, site d’espace de travail de réunion, un wiki ou un blog. Après avoir spécifié la liste, la bibliothèque ou le forum de discussion souhaité, vous pouvez spécifier la colonne de cette liste, bibliothèque ou forum de discussion qui contient les valeurs que vous souhaitez que les utilisateurs choisissent.
Autoriser les sélections multiples Autorisez les utilisateurs à choisir autant de valeurs qu’ils le souhaitent ou limitez le nombre de valeurs qu’ils peuvent choisir à une seule valeur. Si les utilisateurs peuvent choisir plusieurs valeurs, toutes les valeurs apparaissent dans la colonne, séparées par un point-virgule (;).
Choisir les colonnes à afficher Vous pouvez ajouter une ou plusieurs colonnes pour afficher des valeurs de champ spécifiques pour ce type de colonne.

Boîte de dialogue choix de colonne de recherche

Utilisez ce type de champ de colonne pour stocker des informations true/false ou oui/non, par exemple si une personne assistera à un événement. Une colonne Oui/Non s’affiche sous la forme d’une zone de case activée unique lorsque les utilisateurs entrent des informations sur un élément. Pour indiquer Oui, les membres de l’équipe sélectionnent la zone case activée. Pour indiquer Non, les membres de l’équipe décochent la case case activée.

Les données d’une colonne Oui/Non peuvent être utilisées dans les calculs d’autres colonnes. Dans ce cas, Oui est converti en une valeur numérique de un (1) et Non est converti en une valeur numérique égale à zéro (0).

Vous pouvez personnaliser une colonne Oui/Non en choisissant une valeur par défaut pour celle-ci. Une valeur par défaut est la sélection qui s’affiche automatiquement lorsqu’une personne ajoute un nouvel élément. Personnes pouvez sélectionner une autre valeur si nécessaire. Pour une colonne Oui/Non, vous pouvez spécifier si la zone case activée est sélectionnée automatiquement, en indiquant ou non une valeur Oui, indiquant une valeur Non.

Utilisez ce type de champ de colonne pour fournir une liste de personnes et de groupes pouvant faire l’objet d’une recherche à partir desquelles les utilisateurs peuvent choisir lorsqu’ils ajoutent ou modifient un élément. Par exemple, dans une liste Tâches, une colonne Personne ou Groupe nommée Affecté à peut fournir une liste de personnes auxquelles une tâche peut être affectée. Le contenu de la liste dépend de la façon dont les services d’annuaire et les groupes SharePoint ont été configurés pour le site. Pour personnaliser le contenu de la liste, vous devrez peut-être contacter votre administrateur.

Vous pouvez personnaliser une colonne Person ou Group des manières suivantes :

Autoriser les sélections multiples Autoriser les utilisateurs à sélectionner autant d’options qu’ils le souhaitent ou limiter le nombre de sélections à une seule option.
Inclure ou exclure des groupes de personnes Spécifiez si la liste inclut uniquement des personnes individuelles ou des listes de distribution de courrier électronique et des groupes SharePoint. Par exemple, dans une liste de tâches, vous pouvez inclure uniquement des personnes individuelles pour vous assurer qu’une personne spécifique est responsable de chaque tâche. Dans une liste Projets, vous pouvez inclure des listes de distribution de courrier électronique et des groupes SharePoint pour vous assurer qu’une équipe est associée à chaque projet.
Limiter la liste aux utilisateurs du site uniquement Spécifiez si la liste inclut toutes les personnes et groupes du service d’annuaire ou uniquement les personnes et groupes qui ont accès au site en tant que membres d’un groupe SharePoint.
Spécifier les informations à afficher Choisissez les informations que vous souhaitez afficher sur les personnes ou les groupes. Par exemple, dans une liste de contacts pour une grande organization, vous pouvez choisir d’afficher le nom, l’image et les détails d’une personne, tels que les compétences et l’expertise. Dans une liste de contacts pour une petite équipe, vous pouvez choisir d’afficher uniquement le nom ou l’adresse de messagerie d’une personne.

Remarque : Le status de présence, anciennement disponible avec nom (avec présence), n’est pas disponible dans les navigateurs modernes. Votre organization peut choisir de rendre la présence disponible en suivant les étapes décrites dans Afficher un site SharePoint classique en mode document Internet Explorer 10.

Utilisez ce type de champ de colonne pour stocker un lien hypertexte vers une page Web ou pour afficher un graphique sur l’intranet ou Sur Internet.

Une colonne Lien hypertexte ou Image stocke l’URL (Uniform Resource Locator) d’une page Web, d’un graphique ou d’une autre ressource. Selon le format d’affichage que vous choisissez, il affiche soit un lien hypertexte sur lequel vous pouvez cliquer pour accéder à la ressource, soit un graphique au lieu de l’URL du fichier graphique.

Pour afficher l’URL sous la forme d’un lien hypertexte, sélectionnez le format Lien hypertexte . Lorsque les utilisateurs entrent des informations sur un élément, ils peuvent entrer l’URL et le texte descriptif qui s’affiche dans la colonne, au lieu de l’URL. Pour afficher un graphique, au lieu de l’URL du fichier graphique, sélectionnez le format Image . Lorsque les utilisateurs entrent des informations sur un élément, ils doivent entrer l’URL complète du fichier graphique, par exemple http://www.example.com/image.gif, et ils peuvent éventuellement entrer un texte descriptif et alternatif pour le graphique, qui s’affiche pour les personnes qui désactivent des graphiques dans leur navigateur ou s’appuient sur un logiciel de lecture d’écran pour convertir des graphiques à l’écran en mots parlés.

Choix des colonnes Image/Lien hypertexte

Utilisez ce type de champ de colonne pour afficher des informations basées uniquement sur les résultats d’un calcul d’autres colonnes dans la liste ou la bibliothèque. Par exemple, l’utilisation de =[quantity] * [item price] pour calculer le prix total.

Lorsque vous ajoutez une colonne calculée à une liste ou une bibliothèque, vous créez une formule qui contient des opérateurs, tels que la soustraction (-) et l’addition (+), des fonctions, des valeurs spécifiques et des références à d’autres colonnes. Les formules peuvent calculer des dates et des heures, effectuer des équations mathématiques ou manipuler du texte. Par exemple, dans une liste Tâches, vous pouvez utiliser ce type de colonne pour calculer le nombre de jours calendaires nécessaires à l’exécution de chaque tâche en fonction des colonnes Date de début et Date de fin (=[Date terminée]-[Date de début]). Dans une liste de contacts, vous pouvez utiliser une colonne Calculée pour combiner les prénoms et les noms des contacts et les séparer par un espace, en fonction des colonnes Prénom et Nom (=[Prénom]& » « &[Nom]). Notez que la formule d’une colonne calculée peut uniquement référencer d’autres colonnes dans la même liste ou bibliothèque.

En plus d’entrer la formule pour le calcul, vous spécifiez le type de données que le calcul doit retourner et comment stocker et afficher ces données. Pour en savoir plus sur chaque type de données, consultez la section appropriée de cet article.

Pour plus d’informations sur les formules et les fonctions à utiliser avec le champ calculé, voir Exemples de formules courantes dans SharePoint Listes. Cet article contient de nombreuses formules courantes, ainsi que des liens vers des descriptions de toutes les fonctions qui peuvent être utilisées dans SharePoint.

Utilisez cette colonne pour créer des choix supplémentaires pour les approbateurs lors de l’utilisation de workflows de tâches.

Un flux de travail de tâche fournit généralement uniquement les résultats Approuver ou Rejeter, ce qui limite la façon dont un élément ou un document est géré. Vous devrez peut-être attribuer la tâche à une autre personne ou la renvoyer à l’expéditeur pour plus d’informations. Avec la colonne Résultat de la tâche, vous pouvez proposer un champ de colonne de choix qui vous permet de sélectionner différentes options de critères d’achèvement. Par exemple, vous pouvez demander des éclaircissements sur un élément ou l’affecter à quelqu’un pour donner à l’approbateur plus de flexibilité dans le flux de travail.

La colonne Résultat de la tâche est similaire au champ de choix lorsque vous tapez des options dans le champ de choix. Vous pouvez définir un choix individuel par défaut ou utiliser une valeur calculée. Pour utiliser une valeur calculée, entrez une formule, au lieu d’un nombre spécifique, comme valeur par défaut. La formule peut calculer un nombre en fonction des informations contenues dans d’autres colonnes ou fonctions système. Vous pouvez également choisir si la valeur de colonne est obligatoire et rendre la valeur unique entre toutes les entrées.

Pour obtenir un tutoriel indépendant sur l’utilisation des tâches et des résultats des tâches dans SharePoint, consultez Utilisation des tâches dans les flux de travail SharePoint 2013 à l’aide de Visual Studio 2012

Utilisez cette colonne pour afficher des données provenant de sources externes telles que des applications CRM, des bases de données ou des feuilles de calcul.

La colonne de données externes vous permet de vous connecter à des sources de données externes pour fournir des bases de données, des feuilles de calcul et des applications CRM. Par exemple, la connexion à une application métier telle que SAP ou Microsoft CRM peut fournir des informations client à jour à partir de la source de données externe qui peuvent être affichées et utilisées dans la liste. À l’aide d’une base de données d’inventaire externe, votre liste peut présenter les prix, les descriptions ou les pondérations d’expédition actuels qui peuvent être utilisés pour le calcul ou la recherche par d’autres colonnes.

Certaines conditions préalables doivent être remplies pour que vous puissiez accéder aux données externes. Ces tâches sont généralement effectuées par votre administrateur et impliquent la création de comptes et d’autorisations pour l’accès aux données, l’activation de Business Data Connectivity et des services banque d’informations sécurisés.

Pour plus d’informations sur la création, la mise à jour et l’actualisation de colonnes de données externes, voir Créer et mettre à jour une colonne de données externes dans une liste ou une bibliothèque ou Utiliser des données externes dans Excel Services (SharePoint Server).

Utilisez ce type de colonne pour permettre aux utilisateurs du site de sélectionner des valeurs à partir d’un ensemble de termes managés spécifique et d’appliquer ces valeurs à leur contenu. Les utilisateurs peuvent créer et configurer une colonne de métadonnées managées à mapper à un ensemble de termes ou à un terme existant, ou ils peuvent créer un nouvel ensemble de termes spécifiquement pour une colonne de métadonnées managées. Les colonnes de métadonnées managées ont plusieurs fonctionnalités et caractéristiques uniques qui aident les utilisateurs à sélectionner et à appliquer des termes au contenu, telles que la prise en charge de « type-ahead », ainsi que la prise en charge de la levée de l’ambiguïté des termes, des descriptions, des synonymes et des valeurs multilingues.

Les colonnes de métadonnées gérées favorisent l’utilisation cohérente des métadonnées entre les sites, car elles fournissent aux utilisateurs une liste de termes qu’ils peuvent appliquer à leur contenu. Ces termes proviennent d’un ensemble de termes géré de manière centralisée dans l’outil de gestion du magasin de termes par un administrateur de magasin de termes ou d’autres personnes disposant d’autorisations pour gérer les termes. Chaque fois que l’ensemble de termes auquel une colonne de métadonnées managées spécifique est liée est mis à jour, les termes mis à jour deviennent automatiquement disponibles pour les utilisateurs partout où cette colonne de métadonnées managées est disponible. Vous pouvez personnaliser la colonne Métadonnées managées des manières suivantes.

Choix de la colonne Métadonnées managées

Champ Valeur multiple La case à cocher Autoriser plusieurs valeurs permet à la colonne de contenir plusieurs valeurs. Notez que l’activation de cette fonctionnalité empêche le tri des données dans les affichages de liste.

Format d’affichage La valeur sélectionnée dans l’ensemble de termes peut être affichée sous la forme d’une valeur unique ou avec le chemin hiérarchique complet.

Cochez la case Afficher l’étiquette de terme dans le champ pour afficher la valeur des termes définis sous la forme d’une valeur unique. Par exemple : Ville.
Cochez la case Afficher le chemin d’accès complet au terme dans le champ pour afficher la valeur des termes définis sous la forme d’un chemin hiérarchique complet. Par exemple : Emplacement, Continent, Pays/Région, Ville.

Paramètres de l’ensemble de termes Affichez les termes d’un ensemble de termes gérés par l’entreprise ou créez un ensemble de termes personnalisé à partager avec d’autres personnes dans une collection de sites.

Utiliser un ensemble de termes managés Entrez un ou plusieurs termes, séparés par des points-virgules, puis sélectionnez Rechercher pour filtrer les options afin d’inclure uniquement ceux qui contiennent les termes souhaités. Après avoir trouvé l’ensemble de termes qui contient la liste des valeurs à afficher dans cette colonne, cliquez sur un terme pour sélectionner le premier niveau de la hiérarchie à afficher dans la colonne. Tous les niveaux inférieurs au terme que vous sélectionnez s’affichent lorsque les utilisateurs choisissent une valeur.

Créer un ensemble de termes personnalisé Entrez une description pour votre ensemble de termes personnalisé et entrez votre hiérarchie d’ensemble de termes directement dans la zone fournie, ou cliquez sur Modifier à l’aide du Gestionnaire d’ensembles de termes pour ouvrir et utiliser l’outil Gestion des termes.

Pour plus d’informations sur les métadonnées managées, consultez Présentation des métadonnées managées. Cet article décrit ce qu’est les métadonnées managées et comment les utiliser.

Remarque : Bien qu’un terme personnalisé soit disponible pour tous les utilisateurs d’une collection de sites, les termes de l’ensemble ne sont pas disponibles en tant que mots clés d’entreprise.

Options et types de colonne de liste et de bibliothèque

Voir aussi

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Devise

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