Options et types de colonne de liste et de bibliothèque

Le type d’une colonne détermine la façon dont les données sont stockées et affichées dans une liste ou une bibliothèque. Lorsque vous créez une colonne pour une liste ou une bibliothèque, vous choisissez un type de colonne qui indique le type de données que vous souhaitez stocker dans la colonne, comme les nombres uniquement, le texte mis en forme ou un nombre calculé automatiquement.

Cet article décrit les types de colonnes par défaut que vous pouvez créer et quand utiliser chaque type de colonne. Les colonnes sont ajoutées à une ou plusieurs vues de la liste ou de la bibliothèque pour vous aider à afficher les données de manière significative. Selon votre organisation, d’autres types de colonnes peuvent être disponibles. 

Sélectionnez votre vue de SharePoint dans l’un des onglets suivants :

Les colonnes vous aident à créer des vues significatives des éléments d’une liste ou d’une bibliothèque. En utilisant des colonnes, vous pouvez trier, regrouper et filtrer des éléments, et vous pouvez également calculer automatiquement les données relatives aux éléments et afficher les résultats de ces calculs. Les colonnes vous permettent également de spécifier les informations à entrer sur un élément lorsqu’une personne ajoute un élément à une liste ou une bibliothèque. Lorsqu’un élément est ajouté, un formulaire s’affiche et fournit des champs et des options pour entrer des informations. Lorsque vous créez une liste ou une bibliothèque, certaines colonnes, telles que Title ou Modified By, sont créées automatiquement. Vous pouvez créer des colonnes supplémentaires en fonction de vos besoins. Les colonnes que vous créez déterminent les champs et les options qui apparaissent dans ce formulaire, ainsi que les colonnes qui peuvent être ajoutées aux vues de la liste ou de la bibliothèque.

Vous spécifiez le type de colonne souhaité lorsque vous créez une colonne. Dans certains cas, vous pouvez également choisir un type de colonne différent pour une colonne existante, mais cela dépend du type et de la quantité de données actuellement stockées dans la colonne. La modification du type de colonne d’une colonne existante peut endommager les données déjà stockées dans la colonne. Pour ces raisons, il est important de déterminer le type de données à stocker avant de créer une colonne. Lorsque vous décidez du type de colonne souhaité, tenez compte des éléments suivants :

  • Quel type de données voulez-vous stocker ? Des lettres seulement ? Des nombres uniquement ? Du texte mis en forme ? Par exemple, vous ne pouvez pas stocker de lettres dans une colonne Nombre . Connaître le type de données que vous souhaitez stocker est la première étape vers le choix du type de colonne le plus approprié.

    Certaines métadonnées de fichier, telles que la date de création et la date de modification, sont déjà disponibles dans les colonnes masquées générées automatiquement. Pour afficher une telle colonne dans votre liste, sélectionnez Ajouter une colonne > Afficher/masquer les colonnes, puis sélectionnez la colonne souhaitée.

  • Voulez-vous utiliser les données dans des calculs financiers ? Si c’est le cas, le type de colonne Currency est la meilleure option.

  • Voulez-vous utiliser les données dans des calculs mathématiques ? À quel point ces calculs doivent-ils être précis ? Vous pouvez calculer des données dans les colonnes Nombre ou Devise , mais pas dans les colonnes Texte . De plus, les calculs dans une colonne Currency sont plus précis.

  • Comment voulez-vous trier les données dans la colonne ? Dans une colonne Texte , les nombres sont triés en tant que chaînes de caractères (1, 10, 100, 2, 20, 200, et ainsi de suite), et non en tant que valeurs numériques. Pour trier des nombres en tant que valeurs numériques, utilisez une colonne Nombre ou Devise . En outre, de nombreux formats de date ne sont pas triés correctement s’ils sont stockés dans une colonne De texte . Pour garantir un tri correct des dates, utilisez une colonne Date et heure .

  • Voulez-vous vous assurer que les personnes entrent des informations dans la colonne ? Si c’est le cas, vous pouvez spécifier que la colonne est requise et que les personnes ne peuvent pas ajouter d’élément sans entrer les informations.

Permet de collecter et d’afficher de petites quantités de texte non mis en forme sur une seule ligne, notamment :

  • Texte uniquement, tel que les prénoms, les noms de famille ou les noms de service

  • Combinaisons de texte et de nombres, comme des adresses postales ou des numéros de compte

  • Numéros qui ne sont pas utilisés dans les calculs, tels que les numéros d’ID d’employé, les numéros de téléphone, les codes postaux ou les numéros de partie

Une seule ligne de colonne de texte peut afficher jusqu’à 255 caractères en une seule ligne. Si vous créez une colonne pour une liste ou une bibliothèque et que vous souhaitez afficher du texte mis en forme ou plusieurs lignes de texte à la fois, créez une colonne de plusieurs lignes de texte . Vous pouvez modifier une colonne de ligne de texte unique existante en plusieurs lignes de colonne de texte sans perdre de données stockées dans la colonne.

Vous pouvez personnaliser une seule ligne de texte de ces manières :

  • Attribuer une limite de caractères    Limitez le nombre de caractères en définissant le nombre maximal de caractères souhaité. Par exemple, si la colonne stocke des numéros d’ID d’employé à cinq chiffres, vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour vous assurer que les utilisateurs n’entrent que cinq caractères.

  • Afficher une valeur par défaut    Affiche automatiquement du texte spécifique lorsqu’une personne ajoute un nouvel élément, tout en permettant aux utilisateurs d’entrer un texte différent s’ils le doivent. Lorsque vous définissez la valeur par défaut, les utilisateurs peuvent entrer des informations plus rapidement en acceptant la valeur par défaut, sauf s’ils doivent les modifier. Par exemple, si la colonne stocke le nom d’une entreprise affectée à un projet et que votre organisation travaille avec une entreprise spécifique pour la plupart des projets, vous pouvez entrer le nom de cette société comme valeur par défaut. Par conséquent, le nom de l’entreprise s’affiche automatiquement lorsqu’un nouveau projet est ajouté à la liste et que les membres de l’équipe n’ont pas à entrer le nom.

    Une valeur par défaut peut être le texte que vous spécifiez ou le résultat d’un calcul, appelé valeur calculée. Les valeurs calculées sont utiles lorsque vous souhaitez afficher automatiquement un texte spécifique, mais le texte peut varier en fonction de l’utilisateur qui a ajouté l’élément, du moment où l’élément a été ajouté ou d’autres raisons. Pour utiliser une valeur calculée, vous entrez une formule, au lieu d’un texte spécifique, comme valeur par défaut. La formule peut calculer une valeur basée sur des informations dans d’autres colonnes ou fonctions système telles que [aujourd’hui], pour indiquer la date actuelle ou [moi], pour afficher le nom de la personne qui ajoute ou modifie l’élément

Utilisé dans une liste ou une bibliothèque pour collecter et afficher du texte mis en forme ou du texte long et des nombres sur plusieurs lignes, comme une description d’un élément. Une colonne de plusieurs lignes de texte peut stocker jusqu’à 63 999 caractères, et vous pouvez spécifier le nombre de lignes de texte que vous souhaitez afficher lorsque des personnes entrent des informations sur un élément. Ce type de colonne affiche tout le texte lorsque la colonne est affichée dans une liste ou une bibliothèque.

Vous pouvez personnaliser une colonne de plusieurs lignes de texte de ces manières :

  • Attribuer une limite d’affichage    Limitez le nombre de lignes qui apparaissent lorsque des personnes entrent des informations sur un élément avec le nombre de lignes pour modifier le paramètre. Par exemple, si la colonne stocke des notes longues sur un événement de calendrier, vous pouvez choisir d’afficher dix lignes de texte. Cela permet aux utilisateurs d’entrer plus facilement des informations, car ils peuvent facilement voir tout le texte qu’ils ont entré. Inversement, si la colonne stocke uniquement une ou deux phrases sur un événement, vous pouvez choisir d’afficher seulement deux ou trois lignes de texte.

    Si vous affectez une limite d’affichage, elle ne limite pas la quantité de texte qui s’affiche lorsque la colonne apparaît dans une liste. Tout le texte entré pour un élément apparaît dans la colonne.

  • Activez ou désactivez la mise en forme du texte    (disponible uniquement dans les listes) Utilisez du texte enrichi amélioré (texte enrichi avec des images, des tableaux et des liens hypertexte) pour déterminer si les utilisateurs peuvent appliquer une mise en forme telle que le gras, l’italique ou les couleurs au texte. Si elle est désactivée, la liste ne prend pas en charge les options de mise en forme ; Si elle est activée, la liste prend en charge la mise en forme de base, telle que les gras, les italiques, les listes à puces ou numérotées, le texte coloré et les couleurs d’arrière-plan, ainsi que les liens hypertexte, les images et les tableaux.

  • Ajout de modifications    (disponible uniquement dans les listes) Si contrôle des versions a été activé pour la liste, Ajouter des modifications au texte existant spécifie si les utilisateurs peuvent ajouter un nouveau texte sur un élément sans remplacer le texte existant sur cet élément. Si vous choisissez de ne pas ajouter de modifications, le nouveau texte sur un élément remplace tout texte existant sur cet élément dans la colonne. Si vous choisissez d’ajouter des modifications, les utilisateurs peuvent entrer des informations supplémentaires sur un élément, tout en affichant le texte précédemment entré et la date et l’heure auxquelles le texte a été entré. Lorsqu’elle est affichée dans une liste, et non en tant que champ dans un formulaire d’élément, la colonne affiche les entrées d’affichage de lien hypertexte, au lieu du texte, et les utilisateurs peuvent cliquer sur le lien hypertexte pour afficher toutes les informations stockées dans la colonne de cet élément.

    Important : Si vous désactivez cette option après avoir créé la colonne, toutes les informations à l’exception de l’entrée la plus récente sont supprimées.

Ajoutez des données d’emplacement enrichies à partir de Bing Cartes ou de l’annuaire de votre organisation. La colonne d’emplacement fournit des colonnes supplémentaires pour filtrer, trier et rechercher par informations connexes, notamment l’adresse postale, la ville, l’état, le pays ou la région, le code postal, les coordonnées ou le nom.

Remarque : cette colonne n’est pas disponible pour Microsoft 365 plans du gouvernement des États-Unis.

Utilisé pour stocker des valeurs numériques qui ne sont pas des valeurs monétaires.

Astuces pour choisir une colonne Nombre ou Devise

Les types de colonnes Nombre et Devise stockent des valeurs numériques. Utilisez une colonne Nombre pour stocker des données numériques pour des calculs mathématiques qui ne sont pas des calculs financiers ou qui ne nécessitent pas un degré élevé de précision. Utilisez une colonne Currency pour stocker des données numériques pour les calculs financiers ou dans les cas où vous ne souhaitez pas de nombres arrondis dans les calculs. Contrairement à une colonne Nombre , une colonne Currency est précise de 15 chiffres à gauche de la virgule décimale et de 4 chiffres à droite. Les types de colonnes Nombre et Devise fournissent des formats prédéfinis qui déterminent l’apparence des données.

Vous pouvez personnaliser une colonne Number de ces manières :

  • Spécifier des valeurs minimales et maximales    Limitez la plage de nombres que les personnes peuvent entrer. Par exemple, si la colonne stocke la quantité de travail terminée pour une tâche sous la forme d’un pourcentage, vous pouvez spécifier zéro comme valeur minimale et cent comme valeur maximale. De même, si la colonne stocke le nombre de participants pour un événement et que vous souhaitez limiter les participants à un nombre spécifique, vous pouvez entrer le nombre maximal de participants comme valeur maximale.

  • Inclure des décimales    Spécifiez si les nombres contiennent des décimales et le nombre de décimales à stocker. Si la colonne peut avoir besoin de stocker des nombres qui ont plus de cinq décimales, vous pouvez choisir Automatique lors de la sélection du nombre de décimales à inclure. Automatique est également un bon choix si la colonne stocke les résultats des calculs et que vous souhaitez que le résultat soit aussi précis que possible. Toutefois, si vous souhaitez vous assurer que toutes les valeurs de la colonne ont le même nombre de décimales, il est judicieux de limiter le nombre de décimales à zéro, pour des nombres entiers uniquement, ou un autre nombre de décimales à cinq.

  • Afficher une valeur par défaut    Affiche automatiquement un nombre spécifique lorsqu’une personne ajoute un nouvel élément, tout en permettant aux utilisateurs d’entrer des nombres différents s’ils doivent le faire. Une valeur par défaut permet aux utilisateurs d’entrer des informations plus rapidement. Par exemple, si la colonne stocke le nombre d’ordinateurs dont dispose chaque membre d’équipe et que chaque membre de l’équipe a au moins un ordinateur, entrez 1 comme valeur par défaut. Par conséquent, 1 apparaît automatiquement lorsqu’un nouvel élément est ajouté à la liste et que les membres de l’équipe n’ont pas à entrer le numéro.

    Une valeur par défaut peut être un nombre que vous spécifiez ou le résultat d’un calcul, appelé valeur calculée. Les valeurs calculées sont utiles lorsque vous souhaitez afficher automatiquement un nombre spécifique, mais le nombre peut varier en fonction de l’utilisateur qui a ajouté l’élément, du moment où l’élément a été ajouté ou d’autres raisons. Pour utiliser une valeur calculée, vous entrez une formule, au lieu d’un nombre spécifique, comme valeur par défaut. La formule peut calculer un nombre en fonction des informations contenues dans d’autres colonnes ou fonctions système.

  • Mettre en forme le nombre sous la forme d’un pourcentage    Le paramètre Afficher en tant que pourcentage vous permet d’afficher et de stocker le nombre sous la forme d’un pourcentage, et de le traiter comme un pourcentage lorsqu’il est utilisé pour calculer d’autres valeurs.

Utilisé pour stocker des informations true/false ou oui/non, par exemple si quelqu’un participera à un événement. Une colonne Oui/Non apparaît sous la forme d’une case à cocher unique lorsque des personnes entrent des informations sur un élément. Pour indiquer oui, les membres de l’équipe activent la case à cocher. Pour indiquer non, les membres de l’équipe désactivent la case à cocher.

Les données d’une colonne Oui/Non peuvent être utilisées dans les calculs d’autres colonnes. Dans ces cas, Oui est converti en valeur numérique d’un (1) et Non est converti en une valeur numérique de zéro (0).

Vous pouvez personnaliser une colonne Oui/Non en choisissant une valeur par défaut pour celle-ci. Une valeur par défaut est la sélection qui s’affiche automatiquement lorsqu’une personne ajoute un nouvel élément. Les utilisateurs peuvent sélectionner une valeur différente s’ils doivent le faire. Pour une colonne Oui/Non , vous pouvez spécifier si la case à cocher est activée automatiquement, indiquant une valeur Oui ou non, indiquant une valeur Non .

Permet de fournir une liste de personnes et de groupes pouvant faire l’objet d’une recherche, à partir de laquelle les utilisateurs peuvent choisir lorsqu’ils ajoutent ou modifient un élément. Par exemple, dans une liste Tâches, une colonne De personne ou de groupe nommée Affecté à peut fournir une liste de personnes auxquelles une tâche peut être affectée. Le contenu de la liste dépend de la façon dont les services d’annuaire et les groupes SharePoint ont été configurés pour le site. Pour personnaliser le contenu de la liste, vous devrez peut-être contacter votre administrateur.

Vous pouvez personnaliser une colonne Personne ou Groupe de ces manières :

  • Autoriser plusieurs sélections    Permettre aux utilisateurs de sélectionner autant d’options qu’ils le souhaitent ou de limiter le nombre de sélections à une seule option.

  • Inclure ou exclure des groupes de personnes    Spécifiez si la liste inclut uniquement des personnes individuelles, ou inclut également des listes de distribution de courrier électronique et des groupes SharePoint. Par exemple, dans une liste Tâches, vous pouvez inclure uniquement des personnes individuelles pour vous assurer qu’une personne spécifique est responsable de chaque tâche. Dans une liste de projets, vous pouvez inclure des listes de distribution de courrier électronique et des groupes SharePoint pour vous assurer qu’une équipe est associée à chaque projet.

Remarque : L’état de présence, anciennement disponible avec Name (avec présence), n’est pas disponible dans les navigateurs modernes. Votre organisation peut choisir de rendre la présence disponible en suivant les étapes décrites dans Afficher un site SharePoint classique en mode document Internet Explorer 10.

Utilisé pour stocker les dates de calendrier, ou les dates et heures. Le format de date varie en fonction des paramètres régionaux du site. Si le format souhaité n’est pas disponible, demandez à votre administrateur d’ajouter la prise en charge de la région appropriée au site.

Vous pouvez personnaliser une colonne De date et d’heure de ces manières :

  • Inclure uniquement la date ou la date et l’heure    Spécifiez si vous souhaitez inclure uniquement la date du calendrier ou la date et l’heure du calendrier.

  • Afficher une valeur par défaut    Affiche automatiquement une date ou une date et une heure spécifiques lorsque quelqu’un ajoute un nouvel élément, tout en permettant aux utilisateurs d’entrer une valeur différente s’ils doivent le faire. Une valeur par défaut permet aux utilisateurs d’entrer des informations plus rapidement. Par exemple, si la colonne stocke la date à laquelle une dépense est engagée et que la plupart des dépenses sont engagées le premier jour de l’exercice, vous pouvez spécifier le premier jour de l’exercice comme valeur par défaut. Par conséquent, cette date s’affiche automatiquement lorsqu’un nouvel élément est ajouté à la liste et que les membres de l’équipe n’ont pas à entrer la date.

    Une valeur par défaut peut être une valeur que vous spécifiez, la date à laquelle un élément est ajouté à une liste ou une bibliothèque, ou le résultat d’un calcul, appelé valeur calculée. Les valeurs calculées sont utiles lorsque vous souhaitez afficher automatiquement une date ou une heure spécifique, mais que la date ou l’heure peut varier en fonction de l’élément. Pour utiliser une valeur calculée, vous entrez une formule comme valeur par défaut. La formule peut calculer une valeur en fonction des informations contenues dans d’autres colonnes ou fonctions système telles que [aujourd’hui], pour indiquer la date actuelle. Par exemple, si vous souhaitez que la colonne affiche une date qui est de 30 jours après la date actuelle, tapez l’équation =[TODAY]+30 dans la zone Valeur calculée .

Permet aux utilisateurs de choisir parmi une liste d’options que vous fournissez. Ce type de colonne est un choix idéal dans les cas où vous souhaitez vous assurer que toutes les données de la colonne sont cohérentes, car vous pouvez limiter les valeurs stockées dans une colonne.

Vous pouvez personnaliser une colonne Choice de ces manières :

  • Définir la liste des choix    Fournissez une liste exacte des valeurs que les utilisateurs peuvent choisir. Pour fournir cette liste, remplacez l’exemple de texte dans la zone Choix par les valeurs souhaitées. Tapez chaque valeur sur une ligne distincte. Pour commencer une nouvelle ligne, appuyez sur Entrée.

  • Activer des choix personnalisés supplémentaires    Pour permettre aux utilisateurs d’entrer une valeur qui n’est pas incluse dans la liste des choix, activez La possibilité d’ajouter des valeurs manuellement. C’est une bonne idée si vous ne connaissez peut-être pas toutes les valeurs que les gens doivent entrer sur les éléments. Si vous préférez que les utilisateurs utilisent uniquement les valeurs que vous spécifiez, désactivez Peut ajouter des valeurs manuellement.

  • Afficher une valeur par défaut    Sélectionnez automatiquement une valeur spécifique lorsqu’une personne ajoute un nouvel élément, tout en permettant aux utilisateurs de choisir une valeur différente s’ils doivent le faire. Une valeur par défaut permet aux utilisateurs d’entrer des informations plus rapidement. Par exemple, si la colonne stocke les noms des entreprises affectées à un projet et que votre organisation travaille avec une entreprise spécifique pour la plupart des projets, vous pouvez entrer le nom de cette société comme valeur par défaut. Par conséquent, le nom de l’entreprise s’affiche automatiquement lorsqu’un nouveau projet est ajouté à la liste, et les membres de l’équipe n’ont pas à choisir le nom.

    Une valeur par défaut peut être une valeur que vous spécifiez ou le résultat d’un calcul, appelé valeur calculée. Les valeurs calculées sont utiles lorsque vous souhaitez afficher automatiquement du texte spécifique dans la colonne, mais le texte peut varier en fonction de l’utilisateur qui a ajouté l’élément, du moment où l’élément a été ajouté ou d’autres raisons. Pour utiliser une valeur calculée, vous entrez une formule, au lieu d’un texte spécifique, comme valeur par défaut. La formule peut calculer une valeur en fonction des informations contenues dans d’autres colonnes ou fonctions système telles que [aujourd’hui], pour indiquer la date actuelle ou [moi], pour afficher le nom de la personne qui ajoute ou modifie l’élément.

    Dans le menu déroulant, sélectionnez le choix par défaut que vous souhaitez afficher, ou sélectionnez Aucun pour laisser le choix par défaut vide.

  • Choisir un format d’affichage    Affichez les choix via un menu déroulant ou des cases d’option. Tout d’abord, sélectionnez Plus d’options, puis sous Options d’affichage à l’aide de votre format préféré.

Options pour les colonnes Choice dans l’expérience moderne

Permet de stocker un lien hypertexte vers une page Web, un graphique ou une autre ressource.

Une colonne Hyperlink stocke l’URL (Uniform Resource Locator) d’une page Web, d’un graphique ou d’une autre ressource. Selon le format d’affichage que vous choisissez, il affiche soit un lien hypertexte qui peut être cliqué pour accéder à la ressource, soit un graphique au lieu de l’URL du fichier graphique.

Lorsqu’un utilisateur ajoute un lien hypertexte à un élément de liste, il doit entrer l’URL et le texte descriptif qui s’affiche dans la colonne. Si l’URL est destinée à un fichier graphique, tel que http://www.example.com/image.gif, elle peut éventuellement entrer du texte descriptif de remplacement pour le graphique, qui s’affiche pour les personnes qui désactivent les graphiques dans leur navigateur ou s’appuient sur des logiciels de lecture d’écran pour convertir des graphiques à l’écran en mots parlés.

Utilisé pour stocker des valeurs monétaires.

Astuces pour choisir une colonne Nombre ou Devise

Les types de colonnes Nombre et Devise stockent des valeurs numériques. Utilisez une colonne Nombre pour stocker des données numériques pour des calculs mathématiques qui ne sont pas des calculs financiers ou qui ne nécessitent pas un degré élevé de précision. Utilisez une colonne Currency pour stocker des données numériques pour les calculs financiers ou dans les cas où vous ne souhaitez pas de nombres arrondis dans les calculs. Contrairement à une colonne Nombre , une colonne Currency est précise de 15 chiffres à gauche de la virgule décimale et de 4 chiffres à droite. Les types de colonnes Nombre et Devise fournissent des formats prédéfinis qui déterminent l’apparence des données.

Vous pouvez personnaliser une colonne Currency de ces manières :

  • Spécifier les valeurs minimales et maximales autorisées    Limitez la plage de valeurs monétaires que les utilisateurs peuvent entrer. Par exemple, si la colonne stocke les dépenses signalées pour un événement et que votre organisation limite la création de rapports à des montants dans une plage spécifique, vous pouvez spécifier ces limites comme valeurs minimales et maximales.

  • Inclure des décimales    Spécifiez si les valeurs incluent des décimales et le nombre de décimales à stocker. Pour les valeurs monétaires, vous pouvez choisir deux décimales ou, si vous préférez stocker uniquement des valeurs arrondies, vous pouvez choisir zéro. Pour les valeurs non monétaires utilisées dans les calculs qui nécessitent un degré élevé de précision, vous pouvez choisir de limiter le nombre de décimales à zéro à cinq ou, pour des valeurs plus précises, choisir Automatique pour utiliser automatiquement le nombre approprié de décimales pour le résultat du calcul.

  • Afficher une valeur par défaut    Affiche automatiquement une valeur spécifique lorsqu’une personne ajoute un nouvel élément, tout en permettant aux utilisateurs d’entrer une valeur différente s’ils doivent le faire. Une valeur par défaut permet aux utilisateurs d’entrer des informations plus rapidement. Par exemple, si la colonne stocke les dépenses engagées pour la configuration de nouveaux comptes et que cette dépense est généralement la même pour tous les nouveaux comptes, vous pouvez spécifier ce montant comme valeur par défaut. Par conséquent, cette valeur s’affiche automatiquement lorsqu’un nouvel élément est ajouté à la liste et que les membres de l’équipe n’ont pas à entrer le nombre.

    Une valeur par défaut peut être une valeur que vous spécifiez ou le résultat d’un calcul, appelé valeur calculée. Les valeurs calculées sont utiles lorsque vous souhaitez afficher automatiquement une valeur spécifique, mais la valeur peut varier en fonction de l’élément, de l’utilisateur qui a ajouté l’élément, du moment où l’élément a été ajouté ou d’autres raisons. Pour utiliser une valeur calculée, vous entrez une formule, au lieu d’un texte spécifique, comme valeur par défaut. La formule peut calculer une valeur en fonction des informations contenues dans d’autres colonnes ou fonctions système.

  • Choisir un format monétaire    Vérifiez que toutes les valeurs de la colonne sont basées sur la même devise en sélectionnant un format monétaire spécifique pour la colonne. La zone de liste déroulante offre plus de 100 choix de pays afin que vous puissiez spécifier la devise dans la plupart des formats locaux.

Permet d’ajouter un fichier image unique de votre appareil à un élément d’une liste ou d’une bibliothèque.

Une fois que vous avez ajouté une colonne Image à une liste ou une bibliothèque, vous pouvez :

  • Ajoutez une image à l’aide du formulaire de liste ou de bibliothèque. Par exemple, dans la capture d’écran ci-dessous, la photo d’appareil est la colonne Image.

    Nouvel élément de colonne d’image
  • Affichez, remplacez ou supprimez une image lors de l’affichage des propriétés de l’élément ou du fichier dans le formulaire en sélectionnant l’icône Modifier (crayon) ou l’icône Supprimer (garbage can).

    Vue Colonne d’image, remplacer ou supprimer

Utilisez ce type de colonne pour permettre aux utilisateurs du site de sélectionner des valeurs à partir d’un ensemble spécifique de termes managés et d’appliquer ces valeurs à leur contenu. Les utilisateurs peuvent créer et configurer une colonne métadonnées managées à mapper à un ensemble de termes existant ou à un terme, ou ils peuvent créer un ensemble de termes spécifiquement pour une colonne métadonnées managées.

Les colonnes de métadonnées managées ont plusieurs fonctionnalités et caractéristiques uniques qui permettent aux utilisateurs de sélectionner et d’appliquer des termes au contenu, telles que la prise en charge de « type-ahead », ainsi que la prise en charge de la dés ambiguïté des termes, des descriptions, des synonymes et des valeurs multilingues.

Les colonnes de métadonnées gérées favorisent l’utilisation cohérente des métadonnées entre les sites, car elles fournissent aux utilisateurs une liste de termes qu’ils peuvent appliquer à leur contenu.

Ces termes proviennent d’un ensemble de termes géré de manière centralisée dans l’outil de gestion du magasin de termes par un administrateur du magasin de termes ou d’autres personnes disposant des autorisations nécessaires pour gérer les termes. Chaque fois que l’ensemble de termes auquel une colonne de métadonnées managées spécifique est liée est mis à jour, les termes mis à jour deviennent automatiquement disponibles pour les utilisateurs partout où cette colonne de métadonnées managées est disponible.

Vous pouvez personnaliser la colonne Métadonnées managées des manières suivantes :

créer une colonne1

Sélection d’un ensemble de termes ou d’un terme : spécifiez l’ensemble de termes qui contient les valeurs souhaitées à associer à cette colonne.  

Lorsqu’un ensemble de termes est trouvé, cliquez dessus pour sélectionner le premier niveau de la hiérarchie à afficher dans la colonne. Les niveaux sous le terme que vous avez sélectionné s’affichent uniquement lorsque l’utilisateur sélectionne une valeur. 

Afficher une valeur par défaut : une valeur spécifique est automatiquement sélectionnée quand une personne ajoute un nouvel élément tout en permettant aux utilisateurs de sélectionner des termes différents s’ils le doivent.  

Une valeur par défaut permet aux utilisateurs d’entrer des informations plus rapidement. Par exemple, si l’ensemble de termes associé à la colonne représente les différentes zones géographiques dans lesquelles votre organisation opère et qu’il existe un terme d’emplacement prédominant qui est pertinent pour le contenu de cette liste ou bibliothèque, vous pouvez sélectionner ce terme comme valeur par défaut. Par conséquent, ce terme d’emplacement est sélectionné automatiquement lorsqu’un nouvel élément est ajouté à la liste ou à la bibliothèque, et que les utilisateurs n’ont pas à sélectionner un emplacement, sauf s’il est différent. 

Choisir un format d’affichage : la valeur sélectionnée dans l’ensemble de termes peut être affichée sous la forme d’une seule valeur avec uniquement l’étiquette de terme (exemple : Sydney) ou avec le chemin hiérarchique complet du terme & ses parents (exemple : Géolocalisations : Australie : Sydney) 

Autoriser les utilisateurs à taper de nouvelles valeurs : l’activation de cette option permet aux utilisateurs d’ajouter de nouveaux termes à l’ensemble de termes. Notez que cette option est disponible uniquement si l’ensemble de termes est spécifié pour être ouvert aux contributions des utilisateurs. 

Autoriser plusieurs valeurs : la sélection de cette option permet à la colonne de contenir plusieurs valeurs. Notez que l’activation de cette fonctionnalité empêche le tri des données dans les affichages de liste.  

Pour plus d’informations sur les métadonnées managées et leur utilisation, consultez Présentation des métadonnées managées

Remarque : L’option de métadonnées managées est en cours de déploiement pour les clients version ciblée et peut ne pas être disponible pour certains utilisateurs.

Les colonnes vous aident à créer des vues significatives des éléments d’une liste ou d’une bibliothèque. En utilisant des colonnes, vous pouvez trier, regrouper et filtrer des éléments, et vous pouvez également calculer automatiquement les données relatives aux éléments et afficher les résultats de ces calculs. Les colonnes vous permettent également de spécifier les informations à entrer sur un élément lorsqu’une personne ajoute un élément à une liste ou une bibliothèque. Lorsqu’un élément est ajouté, un formulaire s’affiche et fournit des champs et des options pour entrer des informations. Lorsque vous créez une liste ou une bibliothèque, certaines colonnes, telles que Title et Modified By, sont créées automatiquement. Vous pouvez créer des colonnes supplémentaires en fonction de vos besoins. Les colonnes que vous créez déterminent les champs et les options qui apparaissent dans ce formulaire, ainsi que les colonnes qui peuvent être ajoutées aux vues de la liste ou de la bibliothèque.

Vous spécifiez le type de colonne souhaité lorsque vous créez une colonne. Dans certains cas, vous pouvez également choisir un type de colonne différent pour une colonne existante, mais cela dépend du type et de la quantité de données actuellement stockées dans la colonne. La modification du type de colonne d’une colonne existante peut endommager les données déjà stockées dans la colonne. Pour ces raisons, il est important de déterminer le type de données à stocker avant de créer une colonne. Lorsque vous décidez du type de colonne souhaité, tenez compte des éléments suivants :

  • Quel type de données voulez-vous stocker ? Des lettres seulement ? Des nombres uniquement ? Du texte mis en forme ? Par exemple, vous ne pouvez pas stocker de lettres dans une colonne Nombre . Connaître le type de données que vous souhaitez stocker est la première étape vers le choix du type de colonne le plus approprié.

    Certaines métadonnées de fichier, telles que la date de création et la date de modification, sont déjà disponibles dans les colonnes masquées générées automatiquement que vous pouvez rendre visibles dans votre liste.

  • Voulez-vous utiliser les données dans des calculs financiers ? Si c’est le cas, le type de colonne Currency est la meilleure option.

  • Voulez-vous utiliser les données dans des calculs mathématiques ? À quel point ces calculs doivent-ils être précis ? Vous pouvez calculer des données dans les colonnes Nombre ou Devise , mais pas dans les colonnes Texte . De plus, les calculs dans une colonne Currency sont plus précis.

  • Comment voulez-vous trier les données dans la colonne ? Dans une colonne Texte , les nombres sont triés en tant que chaînes de caractères (1, 10, 100, 2, 20, 200, et ainsi de suite), et non en tant que valeurs numériques. Pour trier des nombres en tant que valeurs numériques, utilisez une colonne Nombre ou Devise . En outre, de nombreux formats de date ne sont pas triés correctement s’ils sont stockés dans une colonne De texte . Pour garantir un tri correct des dates, utilisez une colonne Date et Heure .

  • Voulez-vous vous assurer que les personnes entrent des informations dans la colonne ? Si c’est le cas, vous pouvez spécifier que la colonne est requise et que les personnes ne peuvent pas ajouter d’élément sans entrer les informations.

Utilisez ce type de champ de colonne pour collecter et afficher de petites quantités de texte non mis en forme sur une seule ligne, notamment :

  • Texte uniquement, tel que les prénoms, les noms de famille ou les noms de service

  • Combinaisons de texte et de nombres, comme des adresses postales ou des numéros de compte

  • Numéros qui ne sont pas utilisés dans les calculs, tels que les numéros d’ID d’employé, les numéros de téléphone, les codes postaux ou les numéros de partie

Une seule ligne de colonne de texte affiche 255 caractères en une seule ligne. Si vous créez une colonne pour une liste ou une bibliothèque et que vous souhaitez afficher du texte mis en forme ou plusieurs lignes de texte à la fois, créez une colonne de plusieurs lignes de texte . Vous pouvez remplacer une colonne de ligne de texte unique existante par plusieurs lignes de colonne de texte sans perdre les données qui sont déjà stockées dans la colonne.

Vous pouvez personnaliser une seule ligne de texte de ces manières :

  • Attribuer une limite de caractères    Limitez le nombre de caractères en définissant le nombre maximal de caractères souhaité. Par exemple, si la colonne stocke des numéros d’ID d’employé à cinq chiffres, vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour vous assurer que les utilisateurs n’entrent que cinq caractères.

  • Afficher une valeur par défaut    Affiche automatiquement du texte spécifique lorsqu’une personne ajoute un nouvel élément, tout en permettant aux utilisateurs d’entrer un texte différent s’ils le doivent. Lorsque vous définissez la valeur par défaut, les utilisateurs peuvent entrer des informations plus rapidement en acceptant la valeur par défaut, sauf s’ils doivent les modifier. Par exemple, si la colonne stocke le nom d’une entreprise affectée à un projet et que votre organisation travaille avec une entreprise spécifique pour la plupart des projets, vous pouvez entrer le nom de cette société comme valeur par défaut. Par conséquent, le nom de l’entreprise s’affiche automatiquement lorsqu’un nouveau projet est ajouté à la liste et que les membres de l’équipe n’ont pas à entrer le nom.

    Une valeur par défaut peut être le texte que vous spécifiez ou le résultat d’un calcul, appelé valeur calculée. Les valeurs calculées sont utiles lorsque vous souhaitez afficher automatiquement un texte spécifique, mais le texte peut varier en fonction de l’utilisateur qui a ajouté l’élément, du moment où l’élément a été ajouté ou d’autres raisons. Pour utiliser une valeur calculée, vous entrez une formule, au lieu d’un texte spécifique, comme valeur par défaut. La formule peut calculer une valeur basée sur des informations dans d’autres colonnes ou fonctions système telles que [aujourd’hui], pour indiquer la date actuelle ou [moi], pour afficher le nom de la personne qui ajoute ou modifie l’élément

    Choix pour une seule ligne de colonne de texte

Utilisez ce type de champ de colonne dans une liste ou une bibliothèque pour collecter et afficher du texte mis en forme ou du texte long et des nombres sur plusieurs lignes, comme une description d’un élément. Une colonne de plusieurs lignes de texte peut stocker jusqu’à 63 999 caractères, et vous pouvez spécifier le nombre de lignes de texte que vous souhaitez afficher lorsque des personnes entrent des informations sur un élément. Ce type de colonne affiche tout le texte lorsque la colonne est affichée dans une liste ou une bibliothèque.

Vous pouvez personnaliser une colonne de plusieurs lignes de texte de ces manières :

  • Attribuer une limite d’affichage    Limitez le nombre de lignes qui apparaissent lorsque des personnes entrent des informations sur un élément avec le nombre de lignes pour modifier le paramètre. Par exemple, si la colonne stocke des notes longues sur un événement de calendrier, vous pouvez choisir d’afficher dix lignes de texte. Cela permet aux utilisateurs d’entrer plus facilement des informations, car ils peuvent facilement voir tout le texte qu’ils ont entré. Inversement, si la colonne stocke uniquement une ou deux phrases sur un événement, vous pouvez choisir d’afficher seulement deux ou trois lignes de texte.

    Si vous affectez une limite d’affichage, elle ne limite pas la quantité de texte qui s’affiche lorsque la colonne apparaît dans une liste. tout le texte entré pour un élément apparaît dans la colonne.

  • Autoriser une longueur illimitée    (disponible uniquement dans les bibliothèques de documents) Lorsque vous utilisez plusieurs lignes de texte dans une bibliothèque de documents, vous pouvez spécifier que la longueur du champ n’est pas limitée.

  • Activez ou désactivez la mise en forme du texte    (disponible uniquement dans les listes) Spécifiez le type de texte pour permettre aux utilisateurs d’appliquer une mise en forme telle que le gras, l’italique ou les couleurs au texte. Il existe deux options : le texte brut, qui ne prend pas en charge les options de mise en forme; ou du texte enrichi amélioré, qui prend en charge une mise en forme de base telle que le gras, l’italique, les listes à puces ou numérotées, le texte coloré et les couleurs d’arrière-plan. Il offre également des options supplémentaires pour les liens hypertexte, les images et les tableaux.

  • Ajout de modifications    (disponible uniquement dans les listes) Si contrôle des versions a été activé pour la liste, Ajouter des modifications au texte existant spécifie si les utilisateurs peuvent ajouter un nouveau texte sur un élément sans remplacer le texte existant sur cet élément. Si vous choisissez de ne pas ajouter de modifications, le nouveau texte sur un élément remplace tout texte existant sur cet élément dans la colonne. Si vous choisissez d’ajouter des modifications, les utilisateurs peuvent entrer des informations supplémentaires sur un élément, tout en affichant le texte précédemment entré et la date et l’heure auxquelles le texte a été entré. Lorsqu’elle est affichée dans une liste, et non en tant que champ dans un formulaire d’élément, la colonne affiche les entrées d’affichage de lien hypertexte, au lieu du texte, et les utilisateurs peuvent cliquer sur le lien hypertexte pour afficher toutes les informations stockées dans la colonne de cet élément.

    Important : Si vous désactivez cette option après avoir créé la colonne, toutes les informations à l’exception de l’entrée la plus récente sont supprimées.

Choix pour plusieurs liines de colonne de texte

Paramètres pour les listes

Texte de colonne multiligne pour les bibliothèques de documents

Paramètres pour les bibliothèques

Utilisez ce type de champ de colonne pour permettre aux utilisateurs de choisir parmi une liste d’options que vous fournissez. Ce type de colonne est un choix idéal dans les cas où vous souhaitez vous assurer que toutes les données de la colonne sont cohérentes, car vous pouvez limiter les valeurs stockées dans une colonne.

Conseil : Pour limiter les valeurs d’une colonne aux seules valeurs stockées dans le site, utilisez une colonne Recherche au lieu d’une colonne Choice . Vous pouvez en savoir plus sur les colonnes de recherche plus loin dans cet article.

Vous pouvez personnaliser une colonne Choice de ces manières :

  • Définir la liste des choix    Fournissez une liste exacte des valeurs que les utilisateurs peuvent choisir. Pour fournir cette liste, remplacez l’exemple de texte dans le type de chaque choix d’une zone de ligne distincte par les valeurs souhaitées. Tapez chaque valeur sur une ligne distincte. Pour commencer une nouvelle ligne, appuyez sur Entrée.

  • Choisir un format d’affichage    Autorisez plusieurs sélections avec des cases à cocher ou une sélection unique sans. Notez que SharePoint affiche uniquement les cases d’option dans les SharePoint classiques.

  • Activer des choix personnalisés supplémentaires    Pour permettre aux utilisateurs d’entrer une valeur qui n’est pas incluse dans la liste des choix, activez les choix de remplissage . C’est une bonne idée si vous ne connaissez peut-être pas toutes les valeurs que les gens doivent entrer sur les éléments. Si vous préférez que les utilisateurs utilisent uniquement les valeurs que vous spécifiez, désactivez les choix de remplissage .

  • Afficher une valeur par défaut    Sélectionnez automatiquement une valeur spécifique lorsqu’une personne ajoute un nouvel élément, tout en permettant aux utilisateurs de choisir une valeur différente s’ils doivent le faire. Une valeur par défaut permet aux utilisateurs d’entrer des informations plus rapidement. Par exemple, si la colonne stocke les noms des entreprises affectées à un projet et que votre organisation travaille avec une entreprise spécifique pour la plupart des projets, vous pouvez entrer le nom de cette société comme valeur par défaut. Par conséquent, le nom de l’entreprise s’affiche automatiquement lorsqu’un nouveau projet est ajouté à la liste, et les membres de l’équipe n’ont pas à choisir le nom.

    Une valeur par défaut peut être une valeur que vous spécifiez ou le résultat d’un calcul, appelé valeur calculée. Les valeurs calculées sont utiles lorsque vous souhaitez afficher automatiquement du texte spécifique dans la colonne, mais le texte peut varier en fonction de l’utilisateur qui a ajouté l’élément, du moment où l’élément a été ajouté ou d’autres raisons. Pour utiliser une valeur calculée, vous entrez une formule, au lieu d’un texte spécifique, comme valeur par défaut. La formule peut calculer une valeur en fonction des informations contenues dans d’autres colonnes ou fonctions système telles que [aujourd’hui], pour indiquer la date actuelle ou [moi], pour afficher le nom de la personne qui ajoute ou modifie l’élément.

Options pour les colonnes Choice

Utilisez ce type de champ de colonne pour stocker des valeurs numériques qui ne sont pas des valeurs monétaires.

Astuces pour choisir une colonne Nombre ou Devise

Les types de colonnes Nombre et Devise stockent des valeurs numériques. Utilisez une colonne Nombre pour stocker des données numériques pour des calculs mathématiques qui ne sont pas des calculs financiers ou qui ne nécessitent pas un degré élevé de précision. Utilisez une colonne Currency pour stocker des données numériques pour les calculs financiers ou dans les cas où vous ne souhaitez pas de nombres arrondis dans les calculs. Contrairement à une colonne Nombre , une colonne Currency est précise de 15 chiffres à gauche de la virgule décimale et de 4 chiffres à droite. Les types de colonnes Nombre et Devise fournissent des formats prédéfinis qui déterminent l’apparence des données.

Vous pouvez personnaliser une colonne Number de ces manières :

  • Spécifier des valeurs minimales et maximales    Limitez la plage de nombres que les personnes peuvent entrer. Par exemple, si la colonne stocke la quantité de travail terminée pour une tâche sous la forme d’un pourcentage, vous pouvez spécifier zéro comme valeur minimale et cent comme valeur maximale. De même, si la colonne stocke le nombre de participants pour un événement et que vous souhaitez limiter les participants à un nombre spécifique, vous pouvez entrer le nombre maximal de participants comme valeur maximale.

  • Inclure des décimales    Spécifiez si les nombres contiennent des décimales et le nombre de décimales à stocker. Si la colonne peut avoir besoin de stocker des nombres qui ont plus de cinq décimales, vous pouvez choisir Automatique lors de la sélection du nombre de décimales à inclure. Automatique est également un bon choix si la colonne stocke les résultats des calculs et que vous souhaitez que le résultat soit aussi précis que possible. Toutefois, si vous souhaitez vous assurer que toutes les valeurs de la colonne ont le même nombre de décimales, il est judicieux de limiter le nombre de décimales à zéro, pour des nombres entiers uniquement, ou un autre nombre de décimales à cinq.

  • Afficher une valeur par défaut    Affiche automatiquement un nombre spécifique lorsqu’une personne ajoute un nouvel élément, tout en permettant aux utilisateurs d’entrer des nombres différents s’ils doivent le faire. Une valeur par défaut permet aux utilisateurs d’entrer des informations plus rapidement. Par exemple, si la colonne stocke le nombre d’ordinateurs dont dispose chaque membre d’équipe et que chaque membre de l’équipe a au moins un ordinateur, entrez 1 comme valeur par défaut. Par conséquent, 1 apparaît automatiquement lorsqu’un nouvel élément est ajouté à la liste et que les membres de l’équipe n’ont pas à entrer le numéro.

    Une valeur par défaut peut être un nombre que vous spécifiez ou le résultat d’un calcul, appelé valeur calculée. Les valeurs calculées sont utiles lorsque vous souhaitez afficher automatiquement un nombre spécifique, mais le nombre peut varier en fonction de l’utilisateur qui a ajouté l’élément, du moment où l’élément a été ajouté ou d’autres raisons. Pour utiliser une valeur calculée, vous entrez une formule, au lieu d’un nombre spécifique, comme valeur par défaut. La formule peut calculer un nombre en fonction des informations contenues dans d’autres colonnes ou fonctions système.

  • Mettre en forme le nombre sous la forme d’un pourcentage    Le paramètre Afficher en tant que pourcentage vous permet d’afficher et de stocker le nombre sous la forme d’un pourcentage, et de le traiter comme un pourcentage lorsqu’il est utilisé pour calculer d’autres valeurs.

Choix de la colonne numérique

Utilisez ce type de champ de colonne pour stocker des valeurs monétaires.

Astuces pour choisir une colonne Nombre ou Devise

Les types de colonnes Nombre et Devise stockent des valeurs numériques. Utilisez une colonne Nombre pour stocker des données numériques pour des calculs mathématiques qui ne sont pas des calculs financiers ou qui ne nécessitent pas un degré élevé de précision. Utilisez une colonne Currency pour stocker des données numériques pour les calculs financiers ou dans les cas où vous ne souhaitez pas de nombres arrondis dans les calculs. Contrairement à une colonne Nombre , une colonne Currency est précise de 15 chiffres à gauche de la virgule décimale et de 4 chiffres à droite. Les types de colonnes Nombre et Devise fournissent des formats prédéfinis qui déterminent l’apparence des données.

Choix des colonnes monétaires

Vous pouvez personnaliser une colonne Currency de ces manières :

  • Spécifier des valeurs minimales et maximales    Limitez la plage de valeurs monétaires que les utilisateurs peuvent entrer. Par exemple, si la colonne stocke les dépenses signalées pour un événement et que votre organisation limite la création de rapports à des montants dans une plage spécifique, vous pouvez spécifier ces limites comme valeurs minimales et maximales.

  • Inclure des décimales    Spécifiez si les valeurs incluent des décimales et le nombre de décimales à stocker. Pour les valeurs monétaires, vous pouvez choisir deux décimales ou, si vous préférez stocker uniquement des valeurs arrondies, vous pouvez choisir zéro. Pour les valeurs non monétaires utilisées dans les calculs qui nécessitent un degré élevé de précision, vous pouvez choisir de limiter le nombre de décimales à zéro à cinq ou, pour des valeurs plus précises, choisir Automatique pour utiliser automatiquement le nombre approprié de décimales pour le résultat du calcul.

  • Afficher une valeur par défaut    Affiche automatiquement une valeur spécifique lorsqu’une personne ajoute un nouvel élément, tout en permettant aux utilisateurs d’entrer une valeur différente s’ils doivent le faire. Une valeur par défaut permet aux utilisateurs d’entrer des informations plus rapidement. Par exemple, si la colonne stocke les dépenses engagées pour la configuration de nouveaux comptes et que cette dépense est généralement la même pour tous les nouveaux comptes, vous pouvez spécifier ce montant comme valeur par défaut. Par conséquent, cette valeur s’affiche automatiquement lorsqu’un nouvel élément est ajouté à la liste et que les membres de l’équipe n’ont pas à entrer le nombre.

    Une valeur par défaut peut être une valeur que vous spécifiez ou le résultat d’un calcul, appelé valeur calculée. Les valeurs calculées sont utiles lorsque vous souhaitez afficher automatiquement une valeur spécifique, mais la valeur peut varier en fonction de l’élément, de l’utilisateur qui a ajouté l’élément, du moment où l’élément a été ajouté ou d’autres raisons. Pour utiliser une valeur calculée, vous entrez une formule, au lieu d’un texte spécifique, comme valeur par défaut. La formule peut calculer une valeur en fonction des informations contenues dans d’autres colonnes ou fonctions système.

  • Choisir un format monétaire    Vérifiez que toutes les valeurs de la colonne sont basées sur la même devise en sélectionnant un format monétaire spécifique pour la colonne. La zone de liste déroulante offre plus de 100 choix de pays afin que vous puissiez spécifier la devise dans la plupart des formats locaux.

Utilisez ce type de champ de colonne pour stocker les dates de calendrier, ou les dates et heures. Le format de date varie en fonction des paramètres régionaux du site. Si le format souhaité n’est pas disponible, demandez à votre administrateur d’ajouter la prise en charge de la région appropriée au site.

Vous pouvez personnaliser une colonne date et heure de ces manières :

  • Inclure uniquement la date ou la date et l’heure    Spécifiez si vous souhaitez inclure uniquement la date du calendrier ou la date et l’heure du calendrier.

  • Afficher une valeur par défaut    Affiche automatiquement une date ou une date et une heure spécifiques lorsque quelqu’un ajoute un nouvel élément, tout en permettant aux utilisateurs d’entrer une valeur différente s’ils doivent le faire. Une valeur par défaut permet aux utilisateurs d’entrer des informations plus rapidement. Par exemple, si la colonne stocke la date à laquelle une dépense est engagée et que la plupart des dépenses sont engagées le premier jour de l’exercice, vous pouvez spécifier le premier jour de l’exercice comme valeur par défaut. Par conséquent, cette date s’affiche automatiquement lorsqu’un nouvel élément est ajouté à la liste et que les membres de l’équipe n’ont pas à entrer la date.

    Une valeur par défaut peut être une valeur que vous spécifiez, la date à laquelle un élément est ajouté à une liste ou une bibliothèque, ou le résultat d’un calcul, appelé valeur calculée. Les valeurs calculées sont utiles lorsque vous souhaitez afficher automatiquement une date ou une heure spécifique, mais que la date ou l’heure peut varier en fonction de l’élément. Pour utiliser une valeur calculée, vous entrez une formule comme valeur par défaut. La formule peut calculer une valeur en fonction des informations contenues dans d’autres colonnes ou fonctions système telles que [aujourd’hui], pour indiquer la date actuelle. Par exemple, si vous souhaitez que la colonne affiche une date qui est de 30 jours après la date actuelle, tapez l’équation =[TODAY]+30 dans la zone Valeur calculée .

Choix de la colonne date/heure

Utilisez ce type de champ de colonne pour permettre aux utilisateurs de choisir des valeurs en fonction des informations déjà stockées dans le site. Par exemple, si vous souhaitez qu’une colonne stocke les noms des comptes clients auxquels les employés sont affectés et que la liste des comptes doit être limitée à une liste de comptes clients sur le site, vous pouvez créer une colonne de recherche qui affiche les noms dans la liste Des comptes clients. La liste des choix d’une colonne de recherche s’affiche dans une zone de développement, appelée menu déroulant, ou une zone de liste, selon que vous autorisez les utilisateurs à sélectionner plusieurs valeurs.

Vous pouvez personnaliser une colonne de recherche de ces manières :

  • Choisir la source des valeurs de recherche    Spécifiez la liste, la bibliothèque ou le tableau de discussion sur votre site qui contient les valeurs que vous souhaitez stocker dans la colonne. La source ne peut pas être un sous-site, site d’espace de travail de réunion, wiki ou blog. Une fois que vous avez spécifié la liste, la bibliothèque ou le forum de discussion souhaité, vous pouvez spécifier la colonne de cette liste, bibliothèque ou forum de discussion contenant les valeurs parmi lesquelles vous souhaitez que les utilisateurs choisissent.

  • Autoriser plusieurs sélections    Permettre aux utilisateurs de choisir autant de valeurs qu’ils le souhaitent ou de limiter le nombre de valeurs qu’ils peuvent choisir à une seule valeur. Si les utilisateurs peuvent choisir plusieurs valeurs, toutes les valeurs apparaissent dans la colonne, séparées par un point-virgule (;).

  • Choisir les colonnes à afficher    Vous pouvez ajouter une ou plusieurs colonnes pour afficher des valeurs de champ spécifiques pour ce type de colonne.

Boîte de dialogue Choix de colonne de recherche

Utilisez ce type de champ de colonne pour stocker des informations true/false ou oui/non, par exemple si une personne participera à un événement. Une colonne Oui/Non apparaît sous la forme d’une case à cocher unique lorsque des personnes entrent des informations sur un élément. Pour indiquer oui, les membres de l’équipe activent la case à cocher. Pour indiquer non, les membres de l’équipe désactivent la case à cocher.

Les données d’une colonne Oui/Non peuvent être utilisées dans les calculs d’autres colonnes. Dans ces cas, Oui est converti en valeur numérique d’un (1) et Non est converti en une valeur numérique de zéro (0).

Vous pouvez personnaliser une colonne Oui/Non en choisissant une valeur par défaut pour celle-ci. Une valeur par défaut est la sélection qui s’affiche automatiquement lorsqu’une personne ajoute un nouvel élément. Les utilisateurs peuvent sélectionner une valeur différente s’ils doivent le faire. Pour une colonne Oui/Non , vous pouvez spécifier si la case à cocher est activée automatiquement, indiquant une valeur Oui ou non, indiquant une valeur Non .

Choix pour la colonne Oui/Non

Utilisez ce type de champ de colonne pour fournir une liste de personnes et de groupes pouvant faire l’objet d’une recherche, à partir de laquelle les utilisateurs peuvent choisir lorsqu’ils ajoutent ou modifient un élément. Par exemple, dans une liste Tâches, une colonne De personne ou de groupe nommée Affecté à peut fournir une liste de personnes auxquelles une tâche peut être affectée. Le contenu de la liste dépend de la façon dont les services d’annuaire et les groupes SharePoint ont été configurés pour le site. Pour personnaliser le contenu de la liste, vous devrez peut-être contacter votre administrateur.

Vous pouvez personnaliser une colonne Personne ou Groupe de ces manières :

  • Autoriser plusieurs sélections    Permettre aux utilisateurs de sélectionner autant d’options qu’ils le souhaitent ou de limiter le nombre de sélections à une seule option.

  • Inclure ou exclure des groupes de personnes    Spécifiez si la liste inclut uniquement des personnes individuelles, ou inclut également des listes de distribution de courrier électronique et des groupes SharePoint. Par exemple, dans une liste Tâches, vous pouvez inclure uniquement des personnes individuelles pour vous assurer qu’une personne spécifique est responsable de chaque tâche. Dans une liste de projets, vous pouvez inclure des listes de distribution de courrier électronique et des groupes SharePoint pour vous assurer qu’une équipe est associée à chaque projet.

  • Limiter la liste aux utilisateurs du site uniquement    Spécifiez si la liste inclut toutes les personnes et groupes du service d’annuaire ou uniquement les personnes et groupes qui ont accès au site en tant que membres d’un groupe SharePoint.

  • Spécifier les informations à afficher    Choisissez les informations que vous souhaitez afficher sur les personnes ou les groupes. Par exemple, dans une liste de contacts pour une grande organisation, vous pouvez choisir d’afficher le nom, l’image et les détails d’une personne, tels que les compétences et l’expertise. Dans une liste de contacts pour une petite équipe, vous pouvez choisir d’afficher uniquement le nom ou l’adresse de messagerie d’une personne.

Remarque : L’état de présence, anciennement disponible avec Name (avec présence), n’est pas disponible dans les navigateurs modernes. Votre organisation peut choisir de rendre la présence disponible en suivant les étapes décrites dans Afficher un site SharePoint classique en mode document Internet Explorer 10.

Utilisez ce type de champ de colonne pour stocker un lien hypertexte vers une page web ou afficher un graphique sur l’intranet ou Internet.

Une colonne Hyperlink ou Picture stocke l’URL (Uniform Resource Locator) d’une page Web, d’un graphique ou d’une autre ressource. Selon le format d’affichage que vous choisissez, il affiche soit un lien hypertexte qui peut être cliqué pour accéder à la ressource, soit un graphique au lieu de l’URL du fichier graphique.

Pour afficher l’URL sous forme de lien hypertexte, sélectionnez le format de lien hypertexte . Lorsque des personnes entrent des informations sur un élément, elles peuvent entrer l’URL et le texte descriptif qui s’affiche dans la colonne, au lieu de l’URL. Pour afficher un graphique, au lieu de l’URL du fichier graphique, sélectionnez le format Image . Lorsque les utilisateurs entrent des informations sur un élément, ils doivent entrer l’URL complète du fichier graphique, par exemple http://www.example.com/image.gif, et ils peuvent éventuellement entrer du texte descriptif de remplacement pour le graphique, qui s’affiche pour les personnes qui désactivent les graphiques dans leurs navigateurs ou s’appuient sur des logiciels de lecture d’écran pour convertir des graphiques à l’écran en mots parlés.

Choix de colonnes image/lien hypertexte

Utilisez ce type de champ de colonne pour afficher des informations basées uniquement sur les résultats d’un calcul d’autres colonnes dans la liste ou la bibliothèque. Par exemple, en utilisant =[quantité] * [prix de l’article] pour calculer le prix total.

Lorsque vous ajoutez une colonne calculée à une liste ou une bibliothèque, vous créez une formule qui contient des opérateurs, tels que la soustraction (-) et l’ajout (+), des fonctions, des valeurs spécifiques et des références à d’autres colonnes. Les formules peuvent calculer des dates et des heures, effectuer des équations mathématiques ou manipuler du texte. Par exemple, dans une liste Tâches, vous pouvez utiliser ce type de colonne pour calculer le nombre de jours de calendrier requis pour effectuer chaque tâche en fonction des colonnes Date de début et Date terminée (=[Date terminée]-[Date de début]). Dans une liste de contacts, vous pouvez utiliser une colonne calculée pour combiner les prénoms et les noms des contacts et les séparer par un espace, en fonction des colonnes Prénom et Nom (=[Prénom]& » « &[Nom]). Notez que la formule d’une colonne calculée peut uniquement référencer d’autres colonnes dans la même liste ou bibliothèque.

En plus d’entrer la formule pour le calcul, vous spécifiez le type de données que vous souhaitez que le calcul retourne et comment stocker et afficher ces données. Pour en savoir plus sur chaque type de données, consultez la section appropriée de cet article.

Pour plus d’informations sur les formules et les fonctions à utiliser avec le champ calculé, consultez des exemples de formules courantes dans SharePoint Listes. Cet article contient de nombreuses formules courantes, ainsi que des liens vers des descriptions de toutes les fonctions qui peuvent être utilisées dans SharePoint.

Options de colonne calculées

Utilisez cette colonne pour créer des choix supplémentaires pour les approbateurs lors de l’utilisation de workflows de tâches.

Un flux de travail de tâche fournit généralement uniquement des résultats d’approbation ou de rejet, ce qui limite la façon dont un élément ou un document est géré. Vous devrez peut-être affecter la tâche à une autre personne ou la retourner à l’expéditeur pour plus d’informations. Avec la colonne Résultat de la tâche, vous pouvez proposer un champ de colonne de choix qui vous permet de sélectionner différentes options de critères d’achèvement. Par exemple, vous pouvez demander des précisions sur un élément ou l’affecter à une personne pour donner à l’approbateur plus de flexibilité dans le flux de travail.

Choix de colonnes de résultats de tâche

La colonne Résultat de la tâche est similaire au champ de choix lorsque vous tapez des options dans le champ de choix. Vous pouvez définir un choix individuel par défaut ou utiliser une valeur calculée. Pour utiliser une valeur calculée, vous entrez une formule, au lieu d’un nombre spécifique, comme valeur par défaut. La formule peut calculer un nombre en fonction des informations contenues dans d’autres colonnes ou fonctions système. Vous pouvez également choisir si la valeur de colonne est requise, ainsi que rendre la valeur unique entre toutes les entrées.

Pour obtenir un didacticiel sur l’utilisation des tâches et des résultats des tâches dans SharePoint, consultez Working with Tasks in SharePoint 2013 Workflows using Visual Studio 2012

Utilisez cette colonne pour afficher des données provenant de sources externes telles que des applications CRM, des bases de données ou des feuilles de calcul.

La colonne de données externes vous permet de vous connecter à des sources de données externes pour fournir des bases de données, des feuilles de calcul et des applications CRM. Par exemple, la connexion à une application métier telle que SAP ou Microsoft CRM peut fournir des informations client à jour à partir de la source de données externe qui peuvent être affichées et utilisées dans la liste. À l’aide d’une base de données d’inventaire externe, votre liste peut présenter les prix actuels, les descriptions ou les pondérations d’expédition qui peuvent être utilisées pour le calcul ou la recherche par d’autres colonnes.

Choix de colonnes de données externes

Certains prérequis doivent être respectés pour que vous puissiez accéder aux données externes. Ces tâches sont généralement effectuées par votre administrateur et impliquent la création de comptes et d’autorisations pour l’accès aux données, l’activation de la connectivité des données métiers et des services banque d’informations sécurisés.

Pour plus d’informations sur la création, la mise à jour et l’actualisation de colonnes de données externes, consultez Créer et mettre à jour une colonne de données externes dans une liste ou une bibliothèque, ou Utiliser des données externes dans Excel Services (SharePoint Server).

Utilisez ce type de colonne pour permettre aux utilisateurs du site de sélectionner des valeurs à partir d’un ensemble spécifique de termes managés et d’appliquer ces valeurs à leur contenu. Les utilisateurs peuvent créer et configurer une colonne métadonnées managées à mapper à un ensemble de termes existant ou à un terme, ou ils peuvent créer un ensemble de termes spécifiquement pour une colonne métadonnées managées. Les colonnes de métadonnées managées ont plusieurs fonctionnalités et caractéristiques uniques qui permettent aux utilisateurs de sélectionner et d’appliquer des termes au contenu, telles que la prise en charge de « type-ahead », ainsi que la prise en charge de la dés ambiguïté des termes, des descriptions, des synonymes et des valeurs multilingues.

Les colonnes de métadonnées gérées favorisent l’utilisation cohérente des métadonnées entre les sites, car elles fournissent aux utilisateurs une liste de termes qu’ils peuvent appliquer à leur contenu. Ces termes proviennent d’un ensemble de termes géré de manière centralisée dans l’outil de gestion du magasin de termes par un administrateur du magasin de termes ou d’autres personnes disposant des autorisations nécessaires pour gérer les termes. Chaque fois que l’ensemble de termes auquel une colonne de métadonnées managées spécifique est liée est mis à jour, les termes mis à jour deviennent automatiquement disponibles pour les utilisateurs partout où cette colonne de métadonnées managées est disponible. Vous pouvez personnaliser la colonne Métadonnées managées des manières suivantes.

Choix de la colonne Métadonnées managées

Champ Valeur multiple    La case à cocher Autoriser plusieurs valeurs permet à la colonne de contenir plusieurs valeurs. Notez que l’activation de cette fonctionnalité empêche le tri des données dans les affichages de liste.

Format d’affichage    La valeur sélectionnée dans l’ensemble de termes peut être affichée sous la forme d’une valeur unique ou avec le chemin hiérarchique complet.

  • Activez la case à cocher Afficher le terme dans la case à cocher pour afficher la valeur des termes définis sous la forme d’une seule valeur. Par exemple : Ville.

  • Activez la case à cocher Afficher l’intégralité du chemin d’accès au terme dans la case à cocher de champ pour afficher la valeur des termes définis sous la forme d’un chemin hiérarchique complet. Par exemple : Location, Continent, Country/Region, City.

Ensemble de termes Paramètres    Affichez les termes d’un ensemble de termes managés d’entreprise ou créez un ensemble de termes personnalisés à partager avec d’autres personnes dans une collection de sites.

  • Utiliser un ensemble de termes managés    Entrez un ou plusieurs termes, séparés par des points-virgules, puis sélectionnez Rechercher pour filtrer les options afin d’inclure uniquement celles qui contiennent les termes souhaités. Après avoir trouvé l’ensemble de termes qui contient la liste des valeurs à afficher dans cette colonne, cliquez sur un terme pour sélectionner le premier niveau de la hiérarchie à afficher dans la colonne. Tous les niveaux sous le terme que vous sélectionnez sont affichés lorsque les utilisateurs choisissent une valeur.

Créer un ensemble de termes personnalisés    Entrez une description de votre ensemble de termes personnalisé et entrez votre hiérarchie d’ensembles de termes directement dans la zone fournie, ou cliquez sur Modifier à l’aide du Gestionnaire de définitions de termes pour ouvrir et utiliser l’outil Gestion des termes.

Pour plus d’informations sur les métadonnées managées, consultez Présentation des métadonnées managées. Cet article décrit les métadonnées managées et comment les utiliser.

Remarque : Bien qu’un terme personnalisé soit disponible pour tous les utilisateurs d’une collection de sites, les termes de l’ensemble ne sont pas disponibles en tant que mots clés Enterprise.

Voir aussi

Utiliser le filtrage pour modifier une vue

Utiliser le tri pour modifier une vue

Mettre en forme une colonne pour modifier son apparence 

Supprimer une colonne dans une liste ou une bibliothèque

Besoin d’aide ?

Développez vos compétences
Découvrez des formations
Accédez aux nouvelles fonctionnalités en avant-première
Rejoindre Microsoft Office insiders

Ces informations vous ont-elles été utiles ?

Dans quelle mesure êtes-vous satisfait(e) de la qualité de la langue ?
Qu’est-ce qui a affecté votre expérience ?

Nous vous remercions de vos commentaires.

×