Lorsqu'un autre utilisateur de Microsoft Outlook vous accorde l'autorisation d'accès à son calendrier, vous pouvez l'ouvrir dans Outlook. Si vous n'êtes pas autorisé à le faire, un courrier électronique de demande d'autorisation est envoyé à l'autre personne.
Important : Un compte Microsoft Exchange Server est obligatoire.
Ouvrir un calendrier partagé
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Dans le menu Fichier, pointer sur Ouvrir,puis sélectionnez Dossier d'un autre utilisateur...
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Dans la liste Type de dossier, sélectionnez Boîte de réception,Calendrierou Carnet d'adresses.
Remarque : Dans la nouvelle outlook pour Mac, vous pouvez uniquement choisir le calendrier.
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Dans la zone de recherche, tapez le nom de la personne qui vous a accordé l'accès, sélectionnez son nom dans les résultats de recherche, puis choisissez Ouvrir.
Le dossier Courrier partagé apparaît sous les dossiers.
Le calendrier partagé apparaît dans le volet Dossiers sous l'en-tête Calendriers partagés.
Le carnet d'adresses partagé apparaît dans le volet Dossiers sous l'en-tête Contacts partagés.
Remarques :
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Si vous recevez le message « Outlook a été redirigé vers le serveur autodiscover-s.outlook.com pour obtenir de nouveaux paramètres pour votre compte ». Sélectionnez Toujours utiliser ma réponse pour ce serveur, puis Autoriser.
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Si un dossier partagé est sélectionné dans le volet Dossier, c’est là que sont enregistrés les éléments que vous créez.
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Pour supprimer le dossier partagé d'un autre utilisateur du volet Dossiers, maintenez la sélection, sélectionnez le dossier, puis choisissez Supprimer le compte partagé.
Ouvrir une boîte aux lettres partagée ou déléguée
Utilisez cette méthode si vous êtes délégué pour la boîte aux lettres d'un autre utilisateur ou si vous avez les autorisations d'accès à plusieurs dossiers dans une boîte aux lettres partagée. Vous pouvez également utiliser cette méthode lorsque vous avez des autorisations d'accès total à une boîte aux lettres.
Pour ouvrir la boîte aux lettres partagée :
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Dans le menu Outils, sélectionnez Comptes,puis le compte qui a accès à la boîte aux lettres.
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Sélectionner Délégation et partage
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Sélectionnez l'onglet Partagés avec moi
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Sélectionnez + pour ajouter une boîte aux lettres partagée ou déléguée
Remarque : Si vous êtes autorisé à créer des dossiers personnalisés dans la boîte aux lettres, mais pas au dossier de boîte aux lettres de niveau supérieur, les dossiers personnalisés n'apparaissent pas dans la liste des dossiers. Seuls les dossiers par défaut que vous êtes autorisé à, tels que Boîte de réception, Éléments envoyés, Éléments supprimés et Calendrier, s'affichent dans la liste des dossiers sans autorisations de dossier de boîte aux lettres de niveau supérieur.
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Vous pouvez également utiliser l'option Fichier >Ouvrir > boîteaux lettres partagée pour ouvrir une boîte aux lettres partagée ou déléguée.
Choisissez l'option appropriée selon que la boîte aux lettres est partagée avec vous ou que vous êtes délégué pour la boîte aux lettres d'un autre utilisateur.
Remarques :
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Lorsque vous utilisez l'une de ces méthodes, le compte de boîte aux lettres partagée est ajouté en tant qu'option dans le champ De lorsque vous composez des courriers électroniques. Cela vous permet de sélectionner le compte dans le champ De, même si vous êtes autorisé à envoyer à partir de ce compte. Si vous n'avez pas les autorisations « Envoyer en tant que » ou « Envoyer de la part de » pour le compte, les messages électroniques à partir du compte ne seront pas envoyés.
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Outlook pour Mac ne prend pas en charge le mappage automatique des boîtes aux lettres partagées.
Un dossier est partagé avec vous
Si un autre utilisateur a partagé avec vous une boîte de réception, un dossier de calendrier principal ou un dossier de contacts principal, utilisez cette méthode pour ouvrir le dossier de l'utilisateur.
Pour ouvrir le dossier partagé :
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Dans le menu Fichier, pointez sur Ouvrir, puis sélectionnez Dossier d’un autre utilisateur.
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Cliquez sur Rechercher un utilisateur .
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Tapez le nom de la personne qui vous a accordé l’accès, cliquez sur Rechercher, sur son nom, puis sur OK.
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Si vous avez plusieurs comptes Microsoft Exchange, dans le menu déroulant Compte, cliquez sur le compte à utiliser pour ouvrir le dossier de l'autre utilisateur.
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Dans le menu déroulant Type,cliquez sur Calendrier,Carnet d'adresses ou Boîte de réception,puis cliquez sur OK.
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Le dossier partagé apparaît dans le volet de navigation sous l'en-tête Partagé.
Vous êtes délégué de la boîte aux lettres d'un autre utilisateur
Utilisez cette méthode si vous êtes délégué pour la boîte aux lettres d'un autre utilisateur ou si vous avez les autorisations d'accès à plusieurs dossiers dans une boîte aux lettres partagée. Vous pouvez également utiliser cette méthode lorsque vous avez des autorisations d'accès total à une boîte aux lettres.
Pour ouvrir la boîte aux lettres partagée :
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Dans le menu Outils, cliquez sur Comptes> avancés>délégués.
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Ajouter la boîte aux lettres sous Ouvrir ces boîtes aux lettres supplémentaires
Remarque : Si vous êtes autorisé à créer des dossiers personnalisés dans la boîte aux lettres, mais pas au dossier de boîte aux lettres de niveau supérieur, les dossiers personnalisés n'apparaissent pas dans la liste des dossiers. Seuls les dossiers par défaut que vous êtes autorisé à, tels que Boîte de réception, Éléments envoyés, Éléments supprimés et Calendrier, s'affichent dans la liste des dossiers sans autorisations de dossier de boîte aux lettres de niveau supérieur.
Vous avez des autorisations d'accès total à une boîte aux lettres partagée
Lorsque vous avez une autorisation Accès total sur une boîte aux lettres partagée (autrement dit, l'autorisation « Accès total » d'une boîte aux lettres définie via le Centre d'administration Exchange), vous pouvez ajouter la boîte aux lettres partagée avec vos propres informations d'identification.
Pour ouvrir la boîte aux lettres partagée :
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Dans le menu Outils, cliquez sur Comptes.
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Cliquez sur le signe plus pour ajouter un autre compte Exchange.
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Dans le champ Adresse de courrier, entrez l'adresse de courrier de la boîte aux lettres partagée.
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Sous Authentification,entrez vos propres informations d'identification.
Remarque : Pour savoir comment configurer l'autorisation Accès total, voir comment accorder des autorisations de boîte aux lettres Exchange et Outlook dans Office 365 dédiées.
La vérification du paramètre Synchroniser la boîte aux lettres partagée permet à Outlook de synchroniser la boîte aux lettres partagée sans que l'utilisateur ne clique sur Envoyer/Recevoir. Ce paramètre a été ajouté dans la version 16.13.411. Il est vivement recommandé d'activer ce paramètre pour les utilisateurs qui utilisent leurs propres informations d'identification pour accéder à une boîte aux lettres partagée.
Autorisations pour les dossiers et boîtes aux lettres partagés
Le tableau suivant récapitule les options d'autorisations disponibles pour un dossier ou une boîte aux lettres partagés et la méthode la plus efficace pour ouvrir le dossier partagé ou la boîte aux lettres en fonction de l'autorisation correspondante.
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Niveau d'autorisation pour un dossier partagé ou une boîte aux lettres partagée |
Méthode d'ouverture d'un dossier ou d'une boîte aux lettres partagé |
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Autorisation au niveau des dossiers sur le dossier principal Boîte de réception, Calendrier ou Carnet d'adresses |
Ouvrir le dossier d'un autre utilisateur |
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Déléguer l'autorisation à une boîte aux lettres |
Ajoutez la boîte aux lettres sous « Ouvrir ces boîtes aux lettres supplémentaires » sous les paramètres avancés du compte |
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Autorisation au niveau des dossiers principaux Tâche et Note |
Ajoutez la boîte aux lettres sous « Ouvrir ces boîtes aux lettres supplémentaires » sous les paramètres avancés du compte |
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Autorisation au niveau supérieur de la boîte aux lettres pour accéder au dossier de niveau supérieur et à d'autres dossiers personnalisés |
Ajoutez la boîte aux lettres sous « Ouvrir ces boîtes aux lettres supplémentaires » sous les paramètres avancés du compte |
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Autorisation « Accès total » à une boîte aux lettres sur Exchange |
Utiliser vos propres informations d'identification pour ajouter un compte Exchange supplémentaire |
Ouverture de boîtes aux lettres supplémentaires
En alternative à ces méthodes, vous pouvez ajouter un autre compte Exchange en utilisant des informations d'identification de boîtes aux lettres supplémentaires. Cette méthode n'est pas reconnue comme étant l'ajout d'une boîte aux lettres partagée, car vous ajoutez le compte supplémentaire à l'aide de ses propres informations d'identification. Pour ouvrir le compte Exchange supplémentaire, suivez ces étapes :
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Dans le menu Outils, cliquez sur Comptes.
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Cliquez sur le signe plus, puis sur Nouveau compte pour ajouter un autre compte Exchange.
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Dans le champ Adresse de courrier, entrez l'adresse de courrier de la boîte aux lettres partagée.
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Sous Authentification,entrez les informations d'identification de la boîte aux lettres partagée.
