Personnaliser la notification électronique pour une tâche de flux de travail SAP

Ouvrez le site de flux de travail dans SharePoint Designer

Vous pouvez personnaliser le message électronique de notification de tâche. Le message de notification fait partie de la définition de flux de travail. Pour modifier le message de notification, ouvrez le site de flux de travail dans Microsoft SharePoint Designer 2010.

1. Dans le menu Démarrer de Windows, cliquez sur pour lancer SharePoint Designer 2010, puis cliquez sur Ouvrir le Site.

2. Dans la zone URL du Site de la boîte de dialogue Ouvrir le site Web, entrez l’URL du flux de travail que vous souhaitez utiliser. Cette action ouvre la page informations sur le Site du flux de travail.

3. Dans le volet de Navigation, cliquez sur flux de travail pour ouvrir une page où vous pouvez gérer les paramètres de flux de travail.

4. Dans le panneau de configuration de flux de travail, recherchez la section Flux de travail de liste et le nom du type de tâche pour le message de notification. Par exemple, l’illustration suivante montre cette page pour le type de tâche Tâchetest.
   

   

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Accéder aux paramètres du message de notification

Duet Enterprise envoie un message de notification pour chaque tâche individuelle. Pour modifier le message, vous devez modifier la façon dont le flux de travail gère chaque tâche unique.

Pour modifier le message pour chaque tâche :

1. Double-cliquez sur le nom de tâche type.to ouvrir la page pour le flux de travail qui vous permet d’afficher et gérer les paramètres.

2. Dans la page Paramètres du flux de travail, cliquez sur Modifier le flux de travail pour ouvrir l’éditeur de flux de travail.

3. Dans le volet de l’éditeur, localisez l’étape 1, puis cliquez sur l’approbation.

4. Dans la page d’approbation, cliquez sur Modifier le comportement d’une tâche pour ouvrir la page tâche comportements.

   

5. Dans la page tâches comportements, dans le volet lorsqu’une tâche est en attente, cliquez sur la tâche actuelle : assignée à.

   Dans l’illustration suivante, les actions diriger Duet Enterprise à se connecter la tâche dans la liste d’historique du flux de travail et envoyez une notification de tâche par courrier électronique à l’utilisateur se voit attribuer la tâche.

   

Spécifier les destinataires de la notification de tâche

Par défaut, Duet Enterprise utilise un formulaire dynamique de l’adresse de messagerie pour le message de notification de tâche, une variable appelée la tâche actuelle : affectées à. Lorsqu’il envoie la notification de tâche, Duet Enterprise recherche la personne concernée ou un rôle SAP, puis puis envoie la notification à cette adresse.

Pour modifier l’adresse du destinataire :

1. Dans la à : ligne de la fenêtre de message électronique définir, cliquez sur le bouton Carnet d’adresses.

2. Dans la boîte de dialogue Sélectionner des utilisateurs, entrez un nom dans la zone Entrez un nom ou l’adresse de messagerie ou sélectionnez-en un dans la liste proposée, puis cliquez sur Ajouter >>.

1. Pour supprimer un nom de la liste de destinataires, dans le les utilisateurs sélectionnés :, sélectionnez le nom du destinataire que vous voulez supprimer, puis cliquez sur Supprimer <<.

2. Lorsque vous avez fini de sélectionner des utilisateurs, cliquez sur OK pour retourner dans la fenêtre de message électronique définir.

Modifier le texte statique dans le message

Vous pouvez inclure des informations statiques dans le message : chaque fois que le flux de travail crée une instance de la notification de tâche par courrier électronique, ce texte sera la même.

Pour inclure des informations statiques :

• Dans la fenêtre de message électronique définir, placez le curseur à l’endroit où vous voulez faire apparaître le texte. Ensuite, tapez les informations directement dans la ligne objet ou le corps du message.

Ajouter un lien hypertexte à un message

Vous pouvez inclure un lien hypertexte statique — c'est-à-dire que celui qui est toujours lié à la même adresse ou emplacement : dans le corps de votre message de notification de tâche de flux de travail. Pour ajouter un lien hypertexte, utilisez la balise d’ancrage HTML (< un > et < /a >) avec le href attribut et spécifiez l’adresse cible comme la valeur de l’attribut href .

Par exemple, vous pouvez ajouter un lien à un code de tâche en utilisant le texte suivant et un lien hypertexte.

You can find <a href="http://MyWorkflowURL.com/">detailed information </a> about this task in SharePoint. 

Dans le message qui en résulte, le texte entre les balises d’ancrage apparaît sous la forme d’un lien hypertexte vers l’adresse spécifiée.

Ajouter du contenu dynamique au message

Il est souvent utile d’utiliser des informations qui évoluent dynamiquement dans une notification de tâche. Par exemple, vous souhaiterez peut-être inclure les commentaires d’autres personnes dans le flux de travail ou l’ID de client afin que l’utilisateur peut être certain d’une référence spécifique. En règle générale, lorsque vous ajoutez du contenu dynamique, vous utilisez la valeur d’un champ dans l’élément actif (la tâche actuelle dans le flux de travail).

Pour ajouter un contenu dynamique à une notification de tâche par courrier électronique :

1. Dans la boîte de dialogue définir courrier électronique, cliquez sur Ajouter ou modifier la liste de choix pour ouvrir la boîte de dialogue recherche de chaîne.

   

   Dans SharePoint Designer 2010, une liste de choix est une fonctionnalité qui extrait les données d’une source de données au moment de l’exécution du flux de travail. Le flux de travail peut ensuite utiliser les données à effectuer certaines autres actions de flux de travail.

2. Dans la liste déroulante Source de données, sélectionnez la source de données pour les informations dynamiques que vous voulez ajouter à la notification. Flux de travail utilisent fréquemment, un contenu dynamique à partir d’une source de données de L’élément actif ou d’une source de données Variables de flux de travail et les paramètres. Si vous ne connaissez pas la source de données à sélectionner, contactez votre administrateur de flux de travail.

3. Dans le menu déroulant champ de source, sélectionnez le champ que vous voulez utiliser.

   Les options qui s’affichent dans la liste des champs à partir de la source dépendent sur lequel la Source de données sélectionné et dépendent si le Concepteur de site de flux de travail créé toute entreprise propriétés étendues pour le flux de travail.

   La liste suivante fournit des informations supplémentaires sur les champs prédéfinis dans la source de données de L’élément actif et dans la source de données Variables de flux de travail et les paramètres. Pour afficher plus d’informations sur les champs de ces sources de données, développez une ou plusieurs des éléments de cette liste.

   Champs de Source de données = l’élément actif.

   La source de données de L’élément actif fait référence à la tâche actuelle dans le flux de travail. Cette option vous permet de sélectionner une valeur dans cette tâche. Par exemple, la source de données de L’élément actif contient les champs tels que le statut d’approbation, commentaire d’archivage et d’autres valeurs qui fournissent des informations sur une tâche spécifique active dans le flux de travail. En outre, la liste des champs valides pour L’élément actif inclut toutes les propriétés configurées en tant que Propriétés métiers étendues.

   La source de données de L’élément actif comporte trop de champs pour être répertoriés ici. Toutefois, la liste suivante présente certaines des champs plus courants.

   • Statut d’approbation

   • Commentaires de l’approbateur

   • Commentaires d’archivage

   • Réf client

   • Créé par

   • ID

   • Nom

   • Chemin d'accès

   • Lien du modèle

   • Chemin d’URL

   Champs de Source de données = Variables de flux de travail et des paramètres

   Le tableau suivant montre les valeurs que vous pouvez utiliser à partir du champ de source de zone de liste déroulante lorsque vous sélectionnez des Variables de flux de travail et les paramètres.

   Nom du champ	Description
   Variable : commentaires	Cette variable contient des commentaires, si des, à partir de la SAP expéditeur à une tâche.
   Variable : DueDateForAllTasks	Cette variable contient le délai d’exécution de toutes les tâches du flux de travail.
   Variable : MailSubject	Cette variable contient la ligne d’objet pour le message de notification de tâche.
   Variable : NotificationMessage	Cette variable contient un message de notification à partir de l’expéditeur de tâche SAP.
   Variable : StartDeadline	Cette variable contient la date à laquelle toutes les tâches doivent commencer.
   Variable : TaskPriority	Cette variable contient la priorité de la tâche.
   Variable : TaskTypeName	Cette variable contient le nom du type de la tâche.
   Variable : WFInitiatorUser	Cette variable contient le nom de l’auteur du flux de travail.

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4. Cliquez sur OK pour accepter la valeur de recherche et revenir à la boîte de dialogue Définir un Message électronique.

5. Cliquez sur OK pour accepter les modifications de la notification de tâche par courrier électronique.