Whiteboard permet aux équipes de réfléchir ensemble, d’essayer différentes idées et d’établir le meilleur plan. Whiteboard est entièrement intégré aux équipes Microsoft, ce qui facilite la planification des projets avant, pendant et après une réunion Teams.
Consultez ces conseils pour tirer le meilleur parti de Whiteboard lors de votre prochaine session de planification.
Préparer votre tableau blanc à l’avance
Voici quelques suggestions pour préparer votre tableau blanc avant la réunion :
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Créez un tableau blanc à partir de l’écran du sélecteur de tableau.
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Dans le panneau Créer, sélectionnez Modèles > planification du projet.
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Choisissez un modèle qui répond le mieux à vos besoins. Par exemple, choisissez le modèle Stand-up quotidien pour suivre la charge de travail et les tâches quotidiennes. Ou choisissez Lancement du projet si vous avez besoin de définir les objectifs à long terme de votre équipe.
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Personnalisez le modèle en fonction de vos besoins. Par exemple, vous pouvez ajouter des notes supplémentaires, modifier des couleurs ou ajouter des flèches de surbrillance.
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Chargez des images ou des documents pertinents au format PDF.
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Pour en savoir plus, consultez Whiteboard fonctionnalités
Une fois votre tableau prêt, vous pouvez envoyer un lien à votre équipe.
Prendre le contrôle de la réunion
Une fois la réunion démarrée, procédez comme suit pour partager votre tableau :
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Sélectionnez l’icône Partager dans la barre d’état de partage de la réunion.
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Dans la section Tableau blanc, sélectionnez Tableau blanc collaboratif Microsoft.
La vue du sélecteur de tableau s’ouvre. Vous pouvez sélectionner le tableau que vous avez déjà préparé dans la liste ou en démarrer un nouveau.
Voici quelques fonctionnalités Whiteboard supplémentaires que vous pouvez utiliser pour diriger la réunion :
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Dirigez l’attention de votre équipe avec l’outil pointeur laser.
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Utilisez l’outil surligneur ou les formes de flèche pour mettre en évidence les concepts clés.
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Ajoutez de nouveaux pense-bêtes pour suivre la discussion.
Maintenir l’engagement de votre équipe
Rappelez à votre équipe qu’elle peut utiliser les outils suivants pour collaborer en temps réel :
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Ajoutez des pense-bêtes pour suivre les nouvelles idées.
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Utilisez des réactions aux pense-bêtes telles que des coches ou des émoticônes pour voter sur des idées.
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Dessiner sur le tableau ou écrire des notes à la main avec l’outil d’entrée manuscrite.
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Charger des images, y compris des images de stock à partir de Bing.
Les curseurs collaboratifs permettent de suivre facilement les participants à la réunion qui effectuent les modifications.
Mettre votre plan en action
Voici quelques suggestions pour assurer le suivi après la réunion en tenant votre équipe informée :
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Envoyez un message aux participants avec le résultat et les suivis. Vous pouvez également inclure un lien vers le tableau blanc.
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Rappelez aux participants à la réunion qu’ils peuvent trouver le tableau blanc dans leur sélecteur de tableau.
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Envoyez un instantané du tableau blanc terminé à toute personne qui a manqué la réunion. Sélectionnez Exporter l’image dans le menu Paramètres.
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Pour en savoir plus, consultez Continuer à travailler sur un tableau blanc après une réunion.
Exécuter des sessions de planification régulières
Si vous souhaitez configurer des réunions de planification régulières, procédez comme suit :
Créer un canal de planification dans Teams et ajouter un tableau blanc
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Accédez à votre équipe dans Teams, sélectionnez le . . .. menu et ajoutez un canal. Son nom doit être la période pour la période que vous prévoyez (par exemple, « Premier trimestre »).
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Dans le même canal, sélectionnez le bouton + dans la partie supérieure, recherchez Tableau blanc,puis sélectionnez Enregistrer.
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Votre tableau blanc est joint au canal et vous pouvez commencer la planification.
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Assurez-vous que votre équipe connaît le canal et le tableau en les mentionnant dans Teams.
Finalisation du processus de planification
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Disposer la structure du tableau avec un modèle de planification de projet ou créer le vôtre.
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Rédigez des instructions dans un emplacement précis sur le tableau afin que les membres de l’équipe sachent comment les utiliser.
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Certaines instructions peuvent inclure la spécification de certaines couleurs pour indiquer les zones dans lesquelles se trouve certaines fonctionnalités, les réactions qui représentent l’acceptation des fonctionnalités, etc.
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Demandez aux membres de l'équipe d'inscrire les éléments du backlog au tableau sur des notes autocollantes de couleur.
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Pendant les réunions associées à la planification, utilisez le tableau pour déplacer les éléments dans l'arriéré et faciliter les conversations connexes.
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Une fois qu’un plan est établi, migrez-le vers votre système de gestion de projets.
