Planifier des ensembles de documents dans SharePoint Server

À propos des ensembles de documents

Les ensembles de documents constituent une fonctionnalité de SharePoint Server 2016 qui permet à une organisation de gérer un livrable unique ou un produit de Bureau, qui peut inclure plusieurs documents ou fichiers. Un ensemble de documents est un type spécial de dossier qui combine des attributs d’ensemble de documents uniques, les attributs et le comportement de dossiers et de documents, et fournit une interface utilisateur (UI), des métadonnées et des éléments de modèle objet pour faciliter la gestion de tous les aspects du produit de bureau.

Pour les équipes et les utilisateurs de nombreuses organisations, un ensemble de documents ou un produit professionnel est requis pour mieux gérer un projet ou un livrable. Par exemple, une équipe légale peut avoir besoin de collecter, de créer et de gérer divers documents, photos et fichiers audio liés à un cas particulier. Par le biais d’une équipe commerciale, il est possible que vous deviez compiler des documents de diverses sources pour créer et gérer une demande d’offre pour un client potentiel. Les ensembles de documents permettent aux équipes et aux utilisateurs de gérer ces ensembles de documents comme une collection, un livrable ou un produit de bureau unique. Les propriétaires d’ensembles de documents peuvent ensuite créer une page d’accueil personnalisée qui peut afficher les éléments inclus et des informations importantes sur le produit de bureau.

Dans SharePoint Server 2016, les organisations qui veulent créer et gérer des ensembles de documents de manière cohérente peuvent configurer un type de contenu d’ensemble de documents pour chaque produit professionnel qu’ils créent habituellement. Un type de contenu ensemble de documents peut alors définir les types de contenu, les attributs, les éléments par défaut, les colonnes, les flux de travail et les stratégies approuvés. D’autres types de contenu d’ensemble de documents personnalisés peuvent ensuite être créés à partir du type de contenu parent, qui héritent des propriétés et des paramètres du type de contenu ensemble de documents parent. Une fois le type de contenu ajouté à une bibliothèque, les utilisateurs peuvent alors créer un ensemble de documents qui hérite des attributs du type de contenu ensemble de documents à l’aide de la commande nouveau . Un type de contenu ensemble de documents fournit des paramètres supplémentaires qui vous permettent de spécifier les types de contenu autorisés, le contenu par défaut, les colonnes partagées, les colonnes de page d’accueil et l’affichage de la page d’accueil par défaut.

Pour plus d’informations sur les types de contenu, voir planifier des types de contenu et des flux de travail (SharePoint Server 2010).

Pour plus d’informations sur la création et la gestion d’ensembles de documents dans SharePoint Server 2016, voir créer et configurer un nouveau type de contenu ensemble de documents dans SharePoint Server 2016 aide.

Administration d’ensembles de documents

Les ensembles de documents dans SharePoint Server 2016 partagent de nombreux attributs et propriétés comme dossiers. Néanmoins, vous devez tenir compte des points importants à prendre en considération lors de la planification d’une solution de l’ensemble de documents.

• Il n’y a aucune limite au nombre de documents pouvant exister dans un ensemble de documents. Toutefois, les temps de chargement d’affichage sont limités par le seuil d’affichage de liste qui est défini par défaut sur 5 000 éléments. Les dossiers sont autorisés dans les ensembles de documents, mais la navigation par métadonnées ne peut pas être utilisée dans un ensemble de documents. Par conséquent, il est important de prendre en considération la possibilité de dépasser le seuil d’affichage de liste et les problèmes liés à la conception de la navigation lorsque vous déterminez le nombre d’éléments qui doivent exister dans un ensemble de documents. Par ailleurs, lorsque vous utilisez la fonctionnalité Envoyer à avec un ensemble de documents, la somme de tous les documents d’un ensemble de documents ne peut pas être supérieure à 50 Mo. Dans le cas d’une collection ou d’un produit de travail comportant un grand nombre d’éléments, une structure de dossiers dans une bibliothèque de documents est une meilleure solution.

• Il n’y a aucune limite au nombre d’ensembles de documents pouvant exister dans une bibliothèque de documents. Toutefois, le nombre d’ensembles de documents qui peuvent s’afficher dans les listes sera limité par le seuil d’affichage de liste.

• Lorsque vous utilisez des métadonnées partagées, s’il y a plus de 10 éléments qui utilisent des métadonnées partagées dans un ensemble de documents, les mises à jour de métadonnées seront exécutées par un travail du minuteur toutes les 15 minutes. Par exemple, si vous avez 10 documents au niveau supérieur de la bibliothèque et un document unique dans un ensemble de documents avec des métadonnées partagées, le travail ne sera pas exécuté. Mais si vous ajoutez un autre ensemble de documents avec 9 documents supplémentaires, le travail du minuteur s’exécute.

• Lorsque vous utilisez le routage de l’ensemble de documents, les jeux de documents qui sont envoyés à un organisateur de contenu restent dans la bibliothèque de remise et sont déplacés vers l’emplacement approprié par le travail du minuteur de traitement de l’organisateur de contenu, qui par défaut s’exécute quotidiennement.

Pour utiliser des ensembles de documents dans une collection de sites, vous devez activer la fonctionnalité ensembles de documents.

Pour activer la fonctionnalité ensembles de documents pour une collection de sites

1. Dans la page paramètres du site , sous administration de la collection de sites, cliquez sur fonctionnalités de la collection de sites.

2. Dans la page fonctionnalités , pour ensembles de documents, cliquez sur activer.

Une fois la fonctionnalité ensembles de documents activée, vous pouvez créer des types de contenu d’ensemble de documents.

Planification de types de contenu d’ensemble de documents

Vous pouvez planifier des types de contenu d’ensemble de documents pour votre solution à l’aide de la feuille de calcul analyse de l’utilisation des documents, que vous pouvez effectuer à l’aide de l’article identifier les utilisateurs et analyser l’utilisation des documents dans SharePoint 2013. Vous pouvez ensuite utiliser la feuille de calcul de type de contenu (http://go.Microsoft.com/fwlink/ ?LinkId=165878&clcid = 0x409) pour enregistrer vos décisions relatives à chaque nouveau type de contenu ensemble de documents que vous utiliserez dans votre solution.

Pour planifier des types de contenu d’ensemble de documents à l’aide de la feuille de calcul du type de contenu

1. Entrez l' ensemble de documents dans le champ type de contenu    de la feuille de calcul du type de contenu.

2. Entrez l’URL du site auquel le nouveau type de contenu ensemble de documents sera défini. Notez que les types de contenu sont disponibles dans le site dans lequel ils sont définis et dans tous les sites sous ce site.

3. Déterminer le type de contenu parent    Entrez le type de contenu ensemble de documents parent dans le champ type de contenu parent    de la feuille de calcul du type de contenu. Il s’agira d’un type de contenu d’ensemble de documents principal ou d’un type de contenu d’ensemble de documents personnalisé que vous avez déjà planifié.

4. Définir les paramètres de l’ensemble de documents    Déterminez puis spécifiez les paramètres suivants de l’ensemble de documents dans la feuille de calcul type de contenu :

   1. Déterminer les types de contenu autorisés    Spécifiez les types de contenu par défaut qui seront autorisés dans ce type de contenu ensemble de documents.

   2. Déterminer le contenu par défaut    Si le type de contenu de l’ensemble de documents que vous créez est configuré pour créer automatiquement le contenu par défaut lorsque vous créez une nouvelle instance d’un ensemble de documents, vous pouvez ajouter manuellement des fichiers à l’ensemble de documents. Seuls les fichiers des types de contenu autorisés pour l’ensemble de documents peuvent être ajoutés.

   3. Déterminer les colonnes partagées    Spécifiez si les valeurs de colonne pour l’ensemble de documents doivent être automatiquement synchronisées avec tous les documents contenus dans le jeu.

   4. Définir des colonnes de page d’accueil    Spécifiez les colonnes à afficher dans la page d’accueil de chaque ensemble de documents.

   5. Déterminer l’affichage de la page d’accueil    Spécifiez l’affichage permettant d’afficher le contenu de l’ensemble de documents sur la page d’accueil.

5. Déterminer les colonnes et l’ordre des colonnes    Dans le tableau colonnes du plan    de la feuille de calcul type de contenu :

   1. Entrez chacune des colonnes héritées du type de contenu parent. Dans la colonne nouveau ?    , tapez non pour chaque entrée.

   2. Pour chaque colonne supplémentaire, entrez le nom d’une colonne prédéfinie ou d’une colonne que vous allez créer. Entrez les noms des colonnes supplémentaires, leur type et indiquez s’il s’agit d’une nouveauté.

6. Dans la section modèle de plan    de la feuille de calcul, tapez aucun.

7. Déterminer les flux de travail    Si un flux de travail disponible est pertinent pour le type de contenu de l’ensemble de documents, vous pouvez l’associer au type de contenu. Le flux de travail peut ensuite être initialisé sur n’importe quel élément de liste de ce type de contenu. Pour consulter une description complète de la planification de flux de travail, voir planifier des flux de travail. Après avoir examiné les flux de travail et déterminé quels flux de travail sont disponibles, entrez chaque flux de travail à associer au type de contenu dans la table flux de travail    du type de contenu. Si le flux de travail n’est pas hérité du type de contenu parent, entrez les informations dans la nouvelle    colonne.

8. Déterminer la stratégie    Une stratégie est un ensemble de règles pour un type de contenu ; les fonctionnalités de stratégie fournissent les détails de chaque règle, par exemple pour savoir si des éléments du type de contenu peuvent être imprimés ou les actions sur l’élément qui doivent être auditées. Pour plus d’informations sur la planification de la stratégie, voir planifier la stratégie de gestion des informations dans SharePoint Server 2013. Après avoir examiné les stratégies et déterminé les fonctionnalités de stratégie et les modèles de stratégie disponibles, dans la section planifier une stratégie    de la feuille de calcul type de contenu, procédez comme suit :

   1. Si le type de contenu parent possède des paramètres de stratégie, il est appliqué comme étant inchangé dans le nouveau type de contenu. Cela permet de garantir que les stratégies, une fois définies, sont appliquées dans tous les types de contenus pertinents. Si le type de contenu actuel hérite de ses paramètres de stratégie de son type parent, dans la section planifier une stratégie    de la feuille de calcul type de contenu, répondez Oui à la question « est-ce que la stratégie est définie dans le type de contenu parent ? ».

   2. Si le type de contenu actuel hérite d’une stratégie basée sur le type de contenu parent, dans le champ enregistrer le nom    de la stratégie de la section planifier une stratégie    , tapez le nom du modèle de stratégie. De même, si le type de contenu actuel n’hérite pas d’une stratégie et que vous voulez appliquer un modèle de stratégie, dans le champ enregistrer le nom    de la stratégie de la section planifier une stratégie    , tapez le nom du modèle de stratégie.

   3. Si le type de contenu actuel hérite d’une ou plusieurs fonctionnalités de stratégie individuelles du type de contenu parent, entrez chaque fonctionnalité de stratégie dans le tableau de fonctionnalités    de la section planifier une stratégie    de la feuille de calcul. À l’inverse, si le type de contenu actuel n’hérite pas d’une stratégie et que vous voulez associer les fonctionnalités de stratégie au type de contenu actuel, entrez ces fonctionnalités de stratégie dans la table de fonctionnalités    . Notez que vous ne pouvez pas associer les fonctionnalités de stratégie individuelles et une stratégie par nom à un type de contenu.

Feuilles de calcul

Utilisez les feuilles de calcul suivantes pour enregistrer les informations décrites dans cet article :

• Feuille de calcul de type de contenu (http://go.Microsoft.com/fwlink/ ?LinkId=165878&clcid = 0x409)

• Analyser la feuille de calcul utilisation des documents (http://go.Microsoft.com/fwlink/ ?LinkId=165873&clcid = 0x409)