Planifier la collecte des enregistrements

Création manuelle d’enregistrements

Si la gestion des enregistrements sur place est activée pour une bibliothèque de documents, les utilisateurs peuvent déclarer explicitement un document dans la bibliothèque comme enregistrement en modifier les détails de conformité du document. Lorsque l’administrateur de collection de sites active la gestion des enregistrements sur place, l’administrateur de la collection de sites spécifie les personnes qui doivent pouvoir déclarer ou non des enregistrements, et si les utilisateurs doivent pouvoir modifier ou supprimer des documents une fois ceux-ci devenus des enregistrements.

Si une connexion à un site Centre des enregistrements a été créée, les utilisateurs peuvent envoyer manuellement des documents vers le site du centre des enregistrements à l’aide de la commande Envoyer à. Lorsqu’un administrateur de batterie configure une connexion au site Centre des enregistrements, cette commande devient disponible sur tous les documents actifs. Selon la configuration de la connexion, les documents peuvent être copiés sur le site Centre des enregistrements, déplacés vers le site Centre des enregistrements ou déplacés vers le site du centre des enregistrements avec un lien vers le document conservé.

Bien que l’envoi manuel d’enregistrements vers le site Centre des enregistrements ne soit pas une solution pratique à grande échelle, vous pouvez l’utiliser pour compléter d’autres méthodes de création d’enregistrements.

Définition d’une stratégie

Une stratégie de rétention spécifie les actions à prendre sur les documents à certains moments. Les actions de stratégie se produisent automatiquement. Les utilisateurs n’ont pas à démarrer l’action.

Deux actions de stratégie portent spécifiquement sur la gestion des enregistrements : le transfert d’un document vers un autre emplacement et la déclaration d’un document comme enregistrement. Si une connexion à un site Centre des enregistrements existe, vous pouvez créer une stratégie qui envoie des documents à un site de centre des enregistrements. La stratégie spécifie également si vous souhaitez copier le document vers le site Centre des enregistrements, le déplacer ou le déplacer et laisser un lien dans la bibliothèque de documents. Si la gestion des enregistrements sur place est activée pour le site, vous pouvez créer une stratégie qui déclare un document comme enregistrement. Vous pouvez également utiliser le SharePoint objet pour créer une action personnalisée.

Une stratégie de rétention peut avoir plusieurs phases. Par exemple, vous pouvez créer une stratégie de rétention qui supprime toutes les versions antérieures d’un document un an après sa dernière modifiée, et transfère le document vers un site Centre des enregistrements cinq ans après la dernière changement du document.

Si la gestion des enregistrements sur place est activée pour un site, le site peut contenir à la fois des documents actifs et des enregistrements. Dans ce cas, vous pouvez spécifier différentes stratégies de rétention pour les documents et enregistrements actifs. Par exemple, vous pouvez créer une stratégie qui déclare un document actif comme enregistrement deux ans après la création du document, et créer une deuxième stratégie qui supprime un enregistrement sept ans après qu’il a été déclaré comme un enregistrement.

Création d’un flux de travail

Lorsque vous créez un flux de travail, vous pouvez ajouter une action pour envoyer un élément vers un référentiel. Cette action vous permet de créer des flux de travail qui envoient des documents à un site de centre des enregistrements. Vous pouvez également inclure d’autres actions dans le flux de travail. Par exemple, vous pouvez créer un flux de travail qui envoie un courrier électronique à l’auteur d’un document demandant une approbation, puis envoyer le document à un site du centre des enregistrements. Vous pouvez combiner des stratégies et des flux de travail en créant une stratégie de rétention qui exécute le nouveau flux de travail un an après la création d’un document.

Vous pouvez également utiliser le modèle SharePoint objet pour créer un flux de travail personnalisé qui copie les fichiers vers le site centre des enregistrements. Un flux de travail qui envoie des fichiers au site Centre des enregistrements peut être intégré à votre système de gestion des documents dans le cadre d’un flux de travail qui guide un document tout au long de son cycle de vie. Pour les types de documents dont le cycle de vie est prévisible (par exemple, notes de frais), vous pouvez implémenter un flux de travail qui guide le document au cours de ses différentes étapes et, dans la dernière étape, envoie une copie du document au site du centre des enregistrements. Le flux de travail peut être déclenché par la création d’un document.

Utilisation d’une solution personnalisée

Vous pouvez développer des solutions personnalisées qui utilisent des objets dans l' Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy de noms pour envoyer du contenu à partir d’autres sources de données vers le site du centre des enregistrements. Pour plus d’informations sur l’implémenter des solutions personnalisées à l’aide du modèle objet SharePoint, voir le Kit de développement logiciel ( SharePoint (SDD) https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=259788).