Planifier le contrôle des versions de documents, l’approbation de contenu et les contrôles d’extraction dans SharePoint

En savoir plus sur le contrôle de version, l’approbation de contenu et les extractions

SharePoint Server 2016 inclut les fonctionnalités suivantes qui peuvent vous aider à contrôler des documents dans une bibliothèque de documents :

• Le contrôle de version est la méthode par laquelle les itérations successives d’un document sont numérotées et enregistrées.

• L' approbation de contenu est la méthode par laquelle les membres du site disposant des autorisations approbateurs contrôlent la publication du contenu.

• L’extraction et l’archivage sont les méthodes qui permettent aux utilisateurs de mieux contrôler l’affichage d’une nouvelle version d’un document, ainsi que les commentaires sur les modifications apportées lors de l’archivage d’un document.

Vous pouvez configurer les paramètres des fonctionnalités de gouvernance de contenu abordées dans cet article dans les bibliothèques de documents. Pour partager ces paramètres entre des bibliothèques dans votre solution, vous pouvez créer des modèles de bibliothèques de documents qui incluent les paramètres de gouvernance de votre contenu. Cela permet de s’assurer que les nouvelles bibliothèques refléteront les décisions de gouvernance de votre contenu.

Pour plus d’informations sur le contrôle de version, voir activer et configurer le contrôle de version pour une liste ou une bibliothèque.

Planifier le contrôle de version

Le contrôle de version par défaut pour une bibliothèque de documents dépend du modèle de collection de sites. Toutefois, vous pouvez configurer le contrôle de version pour une bibliothèque de documents selon vos besoins spécifiques. Chaque bibliothèque de documents peut avoir un autre contrôle de contrôle de version qui correspond le mieux au type de document de la bibliothèque. SharePoint Server 2016 comporte trois options de contrôle de version :

• Aucun contrôle de version      Indique qu’aucune version antérieure des documents n’est enregistrée. Lorsque le contrôle de version n’est pas utilisé, les versions antérieures de documents ne sont pas récupérables, et l’historique des documents n’est pas conservé, car les commentaires qui accompagnent chaque itération d’un document ne sont pas enregistrés. Utilisez cette option sur les bibliothèques de documents contenant du contenu ou du contenu sans importance qui ne changera jamais.

• Créer des versions principales      Spécifie qu’il est possible de conserver les versions numérotées des documents à l’aide d’un modèle de contrôle de version simple (par exemple, 1, 2, 3). Pour contrôler l’effet sur l’espace de stockage, vous pouvez spécifier le nombre de versions précédentes à conserver, en comptant à partir de la version actuelle.

  Dans le contrôle de version principal, chaque fois qu’une nouvelle version d’un document est enregistrée, tous les utilisateurs disposant d’autorisations pour la bibliothèque de documents pourront voir le contenu. Utilisez cette option si vous ne souhaitez pas faire la différence entre les versions brouillons des documents et les versions publiées. Par exemple, dans une bibliothèque de documents qui est utilisée par un groupe de travail au sein d’une organisation, le contrôle de version principal est un bon choix si tous les membres de l’équipe doivent pouvoir afficher toutes les itérations de chaque document.

• Créer des versions principales et mineures (brouillon)      Spécifie qu’il est possible de conserver les versions numérotées des documents à l’aide d’un modèle de version majeure et mineure (par exemple, 1,0, 1,1, 1,2, 2,0, 2,1). Les versions dont le nom se termine par 0.0 sont les versions principales et les versions antérieures à une extension non nulle sont des versions mineures. Les versions principales et secondaires précédentes des documents sont enregistrées conjointement avec les versions actuelles. Pour contrôler l’effet sur l’espace de stockage, vous pouvez spécifier le nombre de versions principales précédentes à conserver, en comptant à partir de la version actuelle. Vous pouvez également spécifier le nombre de versions principales dont la conservation doit inclure leurs versions secondaires respectives. Par exemple, si vous spécifiez que les versions mineures doivent être conservées pour deux principales versions et que la version principale actuelle est 4,0, toutes les versions mineures à partir d' 3,1 seront conservées.

  Dans les versions principales et secondaires, tout utilisateur disposant des autorisations de lecture peut afficher les principales versions de documents. Vous pouvez spécifier quels utilisateurs peuvent également afficher des versions secondaires. En règle générale, nous vous conseillons d’octroyer des autorisations d’affichage et de compatibilité avec les versions mineures aux utilisateurs qui peuvent modifier des éléments et limiter les utilisateurs disposant d’autorisations de lecture pour afficher uniquement les versions principales.

  Utilisez le contrôle de version principales et secondaires lorsque vous souhaitez différencier le contenu publié qui peut être affiché par un public et un contenu brouillon qui n’est pas encore prêt pour la publication. Par exemple, sur un site Web de ressources humaines qui décrit les avantages de l’organisation, utilisez le contrôle de version principales et secondaires pour restreindre l’accès des employés aux descriptions des avantages lorsque les descriptions sont révisées.

Planifier l’approbation de contenu

Utiliser l’approbation de contenu pour formaliser et contrôler le contenu mis à disposition d’un public. Par exemple, une entreprise qui publie du contenu tel qu’un de ses produits ou services peut nécessiter un examen légal et une approbation avant de publier le contenu.

Un brouillon de document en attente d’approbation du contenu est dans l’État en attente. Lorsqu’un approbateur révise le document et approuve le contenu, il peut être consulté par les utilisateurs disposant de droits d’accès en lecture. Un propriétaire de bibliothèque de documents peut activer l’approbation de contenu pour une bibliothèque de documents et, éventuellement, peut associer un flux de travail à la bibliothèque pour exécuter le processus d’approbation.

Le mode de soumission des documents pour approbation varie en fonction des paramètres de contrôle de version de la bibliothèque de documents :

• Aucun contrôle de version      Si le contrôle de version n’est pas utilisé et que les modifications apportées à un document sont enregistrées, le statut du document est en attente. SharePoint Server 2016 conserve la version antérieure du document de sorte que les utilisateurs disposant d’autorisations de lecture puissent toujours l’afficher. Une fois les modifications en attente approuvées, la nouvelle version du document est disponible pour être affichée par les utilisateurs disposant d’autorisations de lecture et la version antérieure n’est pas conservée.

  Si le contrôle de version n’est pas utilisé et qu’un nouveau document est téléchargé sur la bibliothèque de documents, il est ajouté à la bibliothèque dans l’État en attente et n’est pas visible par les utilisateurs disposant d’autorisations de lecture tant qu’il n’a pas été approuvé.

• Créer des versions principales      Si le contrôle de version principal est utilisé et que les modifications apportées à un document sont enregistrées, le statut du document est en attente et la version principale précédente du document est mise à la disposition des utilisateurs disposant d’autorisations de lecture. Une fois les modifications apportées au document approuvées, une nouvelle version majeure du document est créée et mise à la disposition des utilisateurs disposant d’autorisations de lecture, et la version principale précédente est enregistrée dans la liste historique du document.

  Si le contrôle de version principal est utilisé et qu’un nouveau document est téléchargé sur la bibliothèque de documents, il est ajouté à la bibliothèque dans l’État en attente et n’est pas visible par les utilisateurs disposant d’autorisations de lecture tant qu’il n’a pas été approuvé en tant que version 1.

• Créer des versions principales et mineures (brouillon)      Si les versions principales et secondaires sont utilisées et que les modifications apportées à un document sont enregistrées, l’auteur a la possibilité d’enregistrer une nouvelle version mineure du document en tant que brouillon ou en créant une nouvelle version principale, ce qui a pour effet de changer l’état du document en en attente. Une fois les modifications apportées au document approuvées, une nouvelle version majeure du document est créée et mise à la disposition des utilisateurs disposant d’autorisations de lecture. Dans les versions principales et secondaires, les versions principales et secondaires des documents sont conservées dans la liste historique d’un document.

  Si les versions principales et secondaires sont utilisées et qu’un nouveau document est téléchargé dans la bibliothèque de documents, il est possible de l’ajouter à la bibliothèque dans l’état Brouillon en tant que version 0,1 ou l’auteur peut immédiatement demander une autorisation. Dans ce cas, le statut du document est en attente.

Planifier l’extraction et l’archivage

Vous pouvez obliger les utilisateurs à extraire des documents d’une bibliothèque de documents avant de modifier les documents. Les avantages de l’extraction et de l’archivage incluent les éléments suivants :

• Contrôle plus étroit du moment de la création des versions de documents. Lorsqu’un document est extrait, l’auteur peut enregistrer le document sans l’archiver. Les autres utilisateurs de la bibliothèque de documents ne seront pas en mesure de voir ces modifications et aucune nouvelle version n’est créée. Une nouvelle version (visible pour les autres utilisateurs) est créée uniquement lorsqu’un auteur Archive un document. Cela permet à l’auteur d’avoir davantage de flexibilité et de contrôle.

• Meilleure capture des métadonnées. Lors de l’archivage d’un document, l’auteur peut écrire des commentaires qui décrivent les modifications apportées au document. Cela crée un enregistrement historique continu des modifications apportées au document.

Si votre solution exige que les utilisateurs puissent archiver et extraire des documents pour les modifier, vous pouvez utiliser les fonctionnalités de Office 2016 applications clientes qui prennent en charge ces actions. Les utilisateurs peuvent extraire des documents, annuler les extractions et archiver des documents dans des applications clientes Office 2016.

Lorsqu’un document est extrait, il est verrouillé pour modification exclusive par l’utilisateur. Lorsque l’utilisateur enregistre les modifications dans ce fichier, les modifications sont téléchargées et enregistrées sur le serveur. Les modifications sont privées pour l’utilisateur et ne sont pas visibles par les autres. Lorsque l’utilisateur est prêt à archiver le document, les modifications les plus récentes apportées à d’autres utilisateurs et publiées.

À partir de Office 2016 les applications clientes, les utilisateurs peuvent également choisir de laisser des documents extraits sur le serveur en modifiant les options d’édition de contenu.