Planifier le contrôle de version des documents, l’approbation du contenu et les contrôles d’case activée dans SharePoint

Résumé: Découvrez comment utiliser le contrôle de version, l’approbation de contenu et la case activée-out dans SharePoint 2013 pour contrôler les versions des documents tout au long de leur cycle de vie.

Cet article explique comment planifier l’utilisation du contrôle de version, de l’approbation de contenu et de la case activée dans SharePoint Server 2016 pour contrôler les versions des documents tout au long de leur cycle de vie.

Avant de lire cet article, vous devez comprendre le processus de planification de la gestion des documents décrit dans Vue d’ensemble de la gestion des documents dans SharePoint 2013.

Contenu de cet article :

• À propos du contrôle de version, de l’approbation du contenu et des case activée-outs
• Planifier le contrôle de version
• Planifier l’approbation du contenu
• Planifier case activée et case activée-in

À propos du contrôle de version, de l’approbation du contenu et des case activée-outs

SharePoint Server 2016 inclut les fonctionnalités suivantes qui peuvent vous aider à contrôler les documents d’une bibliothèque de documents :

• Le contrôle de version est la méthode par laquelle les itérations successives d’un document sont numérotées et enregistrées.
• L’approbation de contenu est la méthode par laquelle les membres du site disposant d’autorisations d’approbateur contrôlent la publication du contenu.
• L’extraction et l’archivage sont les méthodes permettant aux utilisateurs de mieux contrôler la création d’une nouvelle version d’un document et de commenter les modifications qu’ils ont apportées lorsqu’ils case activée un document.

Vous configurez les paramètres des fonctionnalités de gouvernance du contenu décrites dans cet article dans bibliothèques de documents. Pour partager ces paramètres entre les bibliothèques de votre solution, vous pouvez créer des modèles de bibliothèque de documents qui incluent vos paramètres de gouvernance de contenu. Cela garantit que les nouvelles bibliothèques reflètent vos décisions en matière de gouvernance du contenu.

Pour plus d’informations sur le contrôle de version, consultez Activer et configurer le contrôle de version pour une liste ou une bibliothèque.

Planifier le contrôle de version

Le contrôle de version par défaut pour une bibliothèque de documents dépend du modèle de collection de sites. Toutefois, vous pouvez configurer le contrôle de version pour une bibliothèque de documents en fonction de vos besoins particuliers. Chaque bibliothèque de documents peut avoir un contrôle de version différent qui convient le mieux au type de documents de la bibliothèque. SharePoint Server 2016 propose trois options de gestion de version :

• Aucun contrôle de version Spécifie qu’aucune version antérieure des documents n’est enregistrée. Lorsque le contrôle de version n’est pas utilisé, les versions antérieures des documents ne sont pas récupérables et l’historique des documents n’est pas non plus conservé, car les commentaires qui accompagnent chaque itération d’un document ne sont pas enregistrés. Utilisez cette option sur les bibliothèques de documents qui contiennent du contenu sans importance ou du contenu qui ne changera jamais.
• Créer des versions principales Spécifie que les versions numérotées des documents sont conservées à l’aide d’un schéma de contrôle de version simple (par exemple, 1, 2, 3). Pour contrôler l’effet sur l’espace de stockage, vous pouvez spécifier le nombre de versions antérieures à conserver, en comptant à partir de la version actuelle.
  Dans le contrôle de version principal, chaque fois qu’une nouvelle version d’un document est enregistrée, tous les utilisateurs disposant d’autorisations sur la bibliothèque de documents peuvent afficher le contenu. Utilisez cette option lorsque vous ne souhaitez pas faire la distinction entre les versions brouillons des documents et les versions publiées. Par exemple, dans une bibliothèque de documents utilisée par un groupe de travail dans un organization, le contrôle de version principal est un bon choix si tous les membres de l’équipe doivent être en mesure d’afficher toutes les itérations de chaque document.
• Créer des versions principales et mineures (brouillons) Spécifie que les versions numérotées des documents sont conservées à l’aide d’un schéma de contrôle de version principal et secondaire (par exemple, 1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1). Les versions se terminant par .0 sont des versions principales et les versions se terminant par des extensions non nulles sont des versions mineures. Les versions principales et mineures précédentes des documents sont enregistrées avec les versions actuelles. Pour contrôler l’effet sur l’espace de stockage, vous pouvez spécifier le nombre de versions principales précédentes à conserver, en comptant à partir de la version actuelle. Vous pouvez également spécifier le nombre de versions principales conservées qui doivent inclure leurs versions mineures respectives. Par exemple, si vous spécifiez que les versions mineures doivent être conservées pour deux versions principales et que la version principale actuelle est 4.0, toutes les versions mineures commençant à 3.1 sont conservées.
  Dans le contrôle de version principal et secondaire, tout utilisateur disposant d’autorisations de lecture peut afficher les versions principales des documents. Vous pouvez spécifier les utilisateurs qui peuvent également afficher les versions mineures. En règle générale, nous vous recommandons d’accorder des autorisations d’affichage et d’utilisation des versions mineures aux utilisateurs qui peuvent modifier des éléments, et de limiter les utilisateurs disposant d’autorisations de lecture à l’affichage uniquement des versions principales.
  Utilisez le contrôle de version principal et secondaire lorsque vous souhaitez faire la distinction entre le contenu publié qui peut être consulté par un public et le brouillon de contenu qui n’est pas encore prêt pour la publication. Par exemple, sur un site Web de ressources humaines qui décrit les avantages organisationnels, utilisez le contrôle de version principale et mineure pour restreindre l’accès des employés aux descriptions des avantages pendant que les descriptions sont révisées.

Planifier l’approbation du contenu

Utilisez l’approbation de contenu pour formaliser et contrôler la mise à la disposition d’un public. Par exemple, une entreprise qui publie du contenu en tant que l’un de ses produits ou services peut nécessiter une révision juridique et une approbation avant de publier le contenu.

Un brouillon de document en attente d’approbation du contenu se trouve dans le status En attente. Lorsqu’un approbateur examine le document et approuve le contenu, il devient disponible pour l’affichage par les utilisateurs disposant d’autorisations de lecture. Un propriétaire de bibliothèque de documents peut activer l’approbation du contenu pour une bibliothèque de documents et, éventuellement, associer un flux de travail à la bibliothèque pour exécuter le processus d’approbation.

La façon dont les documents sont soumis pour approbation varie en fonction des paramètres de contrôle de version dans la bibliothèque de documents :

• Aucun contrôle de version Si le contrôle de version n’est pas utilisé et que les modifications apportées à un document sont enregistrées, la status du document devient En attente. SharePoint Server 2016 conserve la version antérieure du document afin que les utilisateurs disposant d’autorisations de lecture puissent toujours l’afficher. Une fois les modifications en attente approuvées, la nouvelle version du document est mise à la disposition des utilisateurs disposant d’autorisations de lecture et la version antérieure n’est pas conservée.
  Si le contrôle de version n’est pas utilisé et qu’un nouveau document est chargé dans la bibliothèque de documents, il est ajouté à la bibliothèque dans le status en attente et n’est pas visible par les utilisateurs disposant d’autorisations de lecture tant qu’il n’est pas approuvé.
• Créer des versions principales Si le contrôle de version principal est utilisé et que les modifications apportées à un document sont enregistrées, la status du document devient En attente et la version principale précédente du document est mise à la disposition des utilisateurs disposant d’autorisations de lecture. Une fois les modifications apportées au document approuvées, une nouvelle version principale du document est créée et mise à la disposition des utilisateurs disposant d’autorisations de lecture, et la version principale précédente est enregistrée dans la liste de l’historique du document.
  Si le contrôle de version principal est utilisé et qu’un nouveau document est chargé dans la bibliothèque de documents, il est ajouté à la bibliothèque dans la status en attente et n’est pas visible par les utilisateurs disposant d’autorisations de lecture tant qu’il n’est pas approuvé comme version 1.
• Créer des versions principales et mineures (brouillons) Si la gestion des versions principales et mineures est utilisée et que les modifications apportées à un document sont enregistrées, l’auteur a le choix d’enregistrer une nouvelle version mineure du document en tant que brouillon ou de créer une nouvelle version principale, ce qui modifie la status du document en En attente. Une fois les modifications apportées au document approuvées, une nouvelle version principale du document est créée et mise à la disposition des utilisateurs disposant d’autorisations de lecture. Dans la gestion des versions principales et mineures, les versions principales et mineures des documents sont conservées dans la liste d’historique d’un document.
  Si le contrôle de version principal et secondaire est utilisé et qu’un nouveau document est chargé dans la bibliothèque de documents, il peut être ajouté à la bibliothèque soit dans le brouillon status en tant que version 0.1, soit l’auteur peut demander immédiatement l’approbation. Dans ce cas, la status du document devient En attente.

Planifier case activée et case activée-in

Vous pouvez demander aux utilisateurs de case activée documents d’une bibliothèque de documents avant de modifier les documents. Les avantages de l’case activée-out et case activée-in sont les suivants :

• Meilleur contrôle du moment où les versions de document sont créées. Lorsqu’un document est extrait, l’auteur peut enregistrer le document sans l’archiver. Les autres utilisateurs de la bibliothèque de documents ne pourront pas voir ces modifications et aucune nouvelle version n’est créée. Une nouvelle version (visible par d’autres utilisateurs) est créée uniquement lorsqu’un auteur archive un document. Cela donne à l’auteur plus de flexibilité et de contrôle.
• Meilleure capture des métadonnées. Lorsqu’un document est archivé, l’auteur peut écrire des commentaires décrivant les modifications apportées au document. Cela crée un enregistrement historique continu des modifications apportées au document.

Si votre solution nécessite que les utilisateurs case activée et case activée des documents pour les modifier, vous pouvez utiliser les fonctionnalités des applications clientes Office 2016 qui prennent en charge ces actions. Les utilisateurs peuvent case activée des documents, annuler des case activée et case activée dans des documents à partir d’applications clientes Office 2016.

Lorsqu’un document est extrait, il est verrouillé pour modification exclusive par l’utilisateur. Lorsque l’utilisateur enregistre des modifications dans ce fichier, les modifications sont chargées et enregistrées sur le serveur. Les modifications sont privées pour l’utilisateur et ne sont pas visibles par d’autres utilisateurs. Lorsque l’utilisateur est prêt à case activée dans le document, les dernières modifications sont rendues visibles par d’autres utilisateurs et publiées.

À partir des applications clientes Office 2016, les utilisateurs peuvent également choisir de laisser les documents extraits sur le serveur en modifiant les options de modification de contenu.

Planification de la gestion des documents dans SharePoint 2013