Planifier votre site de communication SharePoint

Comprendre votre public

Imaginez chaque site de communication comme une opportunité d’informer vos lecteurs d’une histoire. Un site de communication excellent commence par comprendre le lecteur. Réfléchissez aux questions suivantes lors de la planification de votre site :

• Qui êtes-vous ? Qu’est-ce que je recherche ?

• Que voulez-vous savoir ? Quelles sont les principales tâches que vous devez effectuer en fonction des services que vous fournissez ? (Imaginez leurs principales tâches et pas seulement ce que vous souhaitez qu’elles voient. Prenez en considération les questions les plus fréquentes ou les appels téléphoniques que vous obtenez : les questions que vous obtenez vous permettent de fournir des informations sur ce que les lecteurs ont besoin ou ne peuvent pas trouver facilement sur votre intranet actuel.)

• Quelles sont les conditions d’utilisation utiles ? Gardez à l’esprit que vos lecteurs ne savent pas tant que vous n’avez pas besoin de votre contenu, vous devez donc penser à leur « langue » et aux termes qui en désignent.

• Quels résultats souhaitez-vous obtenir ? Comment savoir si votre site fonctionne correctement ?

• Avez-vous un public international ? Votre site doit-il être présenté dans plusieurs langues ? Si tel est le cas, veillez à consulter la procédure à suivre pour créer des sites et des pages de communication multilingue.

Conseil : Votre site de communication sera utile pour les visiteurs de votre site lorsqu’il contribue à réduire le temps nécessaire à l’exécution des tâches et aux ressources les plus fréquemment utilisées. Votre site sera utile pour votre organisation lorsque celle-ci réduit les tickets de support client ou automatise les tâches telles que le traitement du contrat ou aide les utilisateurs à découvrir et à participer aux formations de développement leadership. La planification de votre site à partir du point de vue des visiteurs du site et la résolution des problèmes stratégiques de votre entreprise permettent de s’assurer que votre site de communication fournit des résultats pertinents.

Une fois que vous avez défini vos objectifs principaux pour l’utilisateur, visitez le lookbook pour découvrir des exemples de la façon dont vous pouvez représenter les objectifs de votre site.

Exemple de vie réelle : définir les résultats de l’entreprise

Il est utile de réfléchir aux principaux types de visiteurs qui viendront sur votre site et de documenter leurs objectifs au format suivant : comme..., j’ai besoin de...

Reportez-vous à l’exemple ci-dessous à partir d’un site de communication pour un talent & équipe de développement d’organisations (T&OD) dont l’objectif principal est d’améliorer les compétences de leadership pour l’entreprise. S’il s’agit d’une métrique de réussite, une doublure a été identifiée pour améliorer les compétences de leadership et augmenter le nombre de personnes qui participent à une formation de développement de leadership.

Pour les objectifs de résultat de leurs utilisateurs, ils ont défini les éléments suivants :

Dans cet exemple concret, l’organisation a migré à partir d’un site SharePoint classique vers un nouveau site de communication SharePoint axé sur la résolution de ces objectifs. Au lieu de créer la liste de cours en tant que document statique tel qu’auparavant, l’équipe a créé une liste de cours pour décrire chaque cours et une liste de calendriers de cours pour planifier chaque cours. Dans les 90 premiers jours de lancement, une augmentation d' 400% a été apportée à la participation aux cours de développement de leadership sur la même période de trois mois de l’année précédente.

Planifier le contenu de votre site

Votre site de communication indique à vos lecteurs un article. Votre histoire sera en premier lieu accompagnée d’une page, mais il est possible que vous disposiez d’autres ressources dans votre site, y compris des listes et des bibliothèques de documents.

Éléments à garder à l’esprit lorsque vous planifiez le contenu de votre site :

• Réduire le temps (pas de clics) il permet aux lecteurs d’accéder au contenu dont ils ont besoin .

• Créez vos sites de communication avec plus de pages que de documents pour faciliter leur utilisation

• Créez votre page d’accueil même si vous envisagez d’abord cette page. Ainsi, lorsque vous créez des éléments de navigation sur votre page d’accueil (par exemple, les composants WebPart de type héros ou liens rapides ), vous pouvez extraire automatiquement l’image de chaque page pour créer une cohérence visuelle lorsque le lecteur clique sur un lien.

Pages

Votre site se compose généralement de deux types de pages :

Les pages de navigation fournissent des catégories d’informations pour le lecteur. Les pages de navigation fournissent souvent du contenu de niveau supérieur, mais concernent essentiellement des catégories d’informations permettant de guider les lecteurs sur votre site. C’est pourquoi les étiquettes que vous utilisez pour présenter ces catégories sont particulièrement importantes et doivent être soigneusement planifiées. La page d’accueil de votre site est un type spécial de page de navigation et fournit un « capot frontal » pour votre site.

Exemple de page de navigation :

Les pages de destination fournissent la fin d’un chemin d’accès au lecteur et présentent des informations pour lire, télécharger ou imprimer. Votre objectif avec les pages de destination consiste à les conserver courtes et spécifiques aux thèmes, car les utilisateurs ne parcourent pas tous les mots dans les pages en ligne, et les visionneuses et les visionneuses peuvent bénéficier d’une meilleure expérience de la recherche.

Exemple d’une page de destination :

Réfléchissez aux sections ou catégories d’informations principales de votre site et à la façon dont vous allez utiliser une combinaison de pages de navigation et de destination pour guider votre visionneuse et permettre aux utilisateurs d’accéder aux informations dont ils ont besoin le plus efficacement possible.

Pour chaque page, y compris la page d’accueil, assurez-vous de fournir la visionneuse avec les informations suivantes :

• Où suis-je ?

• Que puis-je faire ?

• Que faire ensuite ?

Listes et bibliothèques

Utilisez les listes de votre site pour afficher dynamiquement le contenu sous forme de type tableau. Les listes peuvent être utilisées pour afficher du contenu ou collecter des informations sur les visiteurs de votre site.

Exemple de composant WebPart Liste :

Conseil : Même si les visiteurs de votre site ne seront pas en mesure de modifier le contenu de votre site de communication par défaut, vous avez la possibilité de gérer les autorisations sur n’importe quelle liste sur votre site de manière à ce que vos visiteurs puissent accéder à une liste spécifique et non à l’ensemble du site. Vous pouvez utiliser le composant WebPart Liste pour afficher des informations de liste sur vos pages.

Utilisez des bibliothèques de documents pour stocker et afficher du contenu tel que des documents et des fichiers. Votre site de communication est doté d’une bibliothèque de documents par défaut, mais vous pouvez ajouter des bibliothèques pour différents types de documents. Vous pouvez utiliser le composant WebPart bibliothèque de documents pour afficher le contenu de vos bibliothèques de documents. Vous pouvez également utiliser des composants WebPart tels que le composant WebPart Liens rapides ou des liens hypertexte dans le composant WebPart texte pour présenter des liens vers des documents individuels. Les liens vers des documents individuels simplifient l’ajout de contexte pour vos lecteurs et peuvent être plus utiles pour afficher une bibliothèque entière. Si vous voulez afficher le contenu d’une bibliothèque de documents, envisagez de créer des affichages personnalisés pour filtrer le contenu le plus pertinent sur chaque page et l’utilisation de cet affichage dans le composant WebPart bibliothèque de documents. En savoir plus sur la création d’affichages personnalisés dans une bibliothèque de documents.

Conseil : Essayez de ne pas utiliser plus d’un ou deux niveaux de dossiers dans vos bibliothèques. Au lieu de cela, créez une nouvelle bibliothèque pour rendre votre structure de fichiers plus plat et votre contenu plus détectable. Envisagez d’utiliser des colonnes pour organiser le contenu de vos bibliothèques. Nous vous conseillons d’utiliser des colonnes de site plutôt que des colonnes de liste, car il est possible d’utiliser les colonnes de site dans une liste ou une bibliothèque unique. En savoir plus sur l’utilisation de colonnes pour organiser vos listes et bibliothèques.

Déterminez la manière dont vous voulez organiser les pages

Lorsque vous planifiez le contenu de votre site, réfléchissez à la façon dont vous voulez regrouper et organiser vos pages :

• Souhaitez-vous être en mesure de « faire remonter » tout article Actualités concernant un sujet ou un type spécifique (par exemple, à la une de la Galerie de personnes) ? Si tel est le cas, vous pouvez ajouter des colonnes à des pages que vous pouvez utiliser pour regrouper et organiser vos pages comme vos fichiers dans une bibliothèque de documents.

• Avez-vous plusieurs pages sur un sujet particulier que vous souhaitez pouvoir vous connecter facilement ? Pour ce faire, vous pouvez également utiliser les propriétés de page (comme nous faisons référence aux colonnes de la bibliothèque de pages de site).

• Créez vos propriétés de page en tant que colonnes de site, et non listes de colonnes. Cela vous permettra de partager potentiellement la même propriété pour les documents et les pages.

Découvrez comment créer et modifier des propriétés de page. Découvrez comment utiliser les propriétés de page dans le composant WebPart contenu en surbrillance (cumul vers le haut). Pour utiliser une propriété de page dans le composant WebPart contenu en surbrillance, sélectionnez la bibliothèque de pages sur ce site comme source.

Comprendre les recommandations en matière de gouvernance et d’accessibilité de votre organisation

Dans l’interface SharePoint moderne, vous pouvez facilement modifier l’apparence de votre société ou de votre organisation, mais votre organisation peut avoir établi des normes auxquelles votre site doit être aligné. Si ces indications ne font pas partie de la conception de site utilisée pour créer votre site, assurez-vous de bien comprendre ce qu’il est afin que votre site soit aligné sur les modèles de conception de votre organisation. En outre, assurez-vous de bien comprendre les normes d’accessibilité de votre organisation. Consultez ces ressources pour créer des sites accessibles à tous dans SharePoint Online.

Lorsque vous rassemblez du contenu, en particulier des images, sur votre site, recherchez des images et des éléments vidéo haute fidélité. Si votre plan de gouvernance exige l’utilisation d’images conformes à la marque, assurez-vous de choisir des images dans les bibliothèques de ressources de votre organisation (figurant dans le lien « votre organisation » dans le sélecteur d’images). Assurez-vous que vous n’utilisez pas de règles de Copyright lorsque vous ajoutez des images à vos pages SharePoint. Tirez parti des images boursières gratuites de Royalty fournies par Microsoft disponibles dans le sélecteur d’images.

Evitez de surcharger votre page contenant trop d’informations

• Si un article ou une page de contenu de News n’est pertinent que pour un groupe de personnes spécifique, vous pouvez cibler le contenu pour ce groupe de personnes à l’aide du ciblage d' audience. Le ciblage d’audience permet de définir la priorité d’un contenu spécifique à des audiences spécifiques sur la page de démarrage de SharePoint, des actualités dans l’application mobile et dans les composants WebPart Actualités et contenu en surbrillance lorsque le ciblage d’audience est activé.

• Les visionneuses essaient d’effectuer une tâche.Trop de contenus devient insurmontable et prend trop de temps pour trouver des informations.

• Faire des informations de confidentialité progressive.Faites en sorte que vos visiteurs aient le focus sur le contenu haute priorité et révélez le contenu secondaire uniquement si une visionneuse dispose d’informations supplémentaires.

• Regroupez les informations détaillées dans des catégories naturelles. Simplifiez la recherche rapide des catégories, puis cliquez sur Parcourir pour en savoir plus sur une catégorie donnée.

• Scindez votre contenu en sections. Les sections permettent d’améliorer la lisibilité des écrans de grande taille et de petite taille.

• Utilisez les styles de titre prédéfinis pour séparer visuellement des sections de texte. Les styles de titre prennent en charge les balises d’ancrage pour les pages longues et permettent également aux utilisateurs qui utilisent un lecteur d’écran de passer d’une section à une autre sans avoir à lire tout l’écran.

Rendre les pages « numérisables »

• Une idée par paragraphe de texte. La première phrase doit fournir le résumé ou la conclusion.

• Utiliser des listes à puces. 

• Moins c’est.Utilisez le moins de mots possible.

• Ne pas souligner les mots.Les soulignements sur les pages Web signalent des liens hypertexte et vous instructureront vos lecteurs si le texte souligné ne correspond pas à un lien hypertexte.

• Ne publiez jamais une longue URL. Utilisez plutôt des mots comportant des liens hypertexte.

• Utiliser des images pour créer du contenu attrayant. Utilisez des composants WebPart pour ajouter des images et vous assurer que vos images sont associées au sujet et respectent le style de marque de votre organisation.

• N’associez jamais un lien hypertexte au mot « here ».Plusieurs cliquez sur les liens suivants sur votre page nécessitent que votre lecteur s’arrête, lisez le texte avant et après le mot « here », puis recherchez l’emplacement de la cible de votre lien. Au lieu de cela, les liens hypertexte doivent toujours être associés à l’étiquette cible, comme suit :

  • Do not use : cliquez ici pour le formulaire d’application

  • Amélioration : Télécharger le formulaire d’application

  • Optimale : formulaire application

Vérifiez que les pages sont accessibles

• Vérifiez que les images comportent du texte « alt ».Lorsque le lecteur d’écran rencontre une image, il essaie de lire une alternative textuelle. Passez en revue le texte de remplacement généré automatiquement pour les images que vous téléchargez et modifiez la description si celle-ci ne correspond pas à l’image.

• Le texte « alt » s’affiche lorsque les images ne sont pas chargées dans les navigateurs.Les différentes options de texte sont également importantes lorsque les images ne sont pas chargées pour des raisons courantes, telles que la mauvaise connectivité réseau.

• Soyez vigilant lors de l’utilisation d’images animées.Les utilisateurs souffrant d’une déficience cognitive, d’une sensibilité du mouvement ou d’une crises ne tolèrent pas le mouvement, le clignotement ou l’animation automatique d’images (y compris les images gif).

• Consultez ces ressources pour créer des sites accessibles à tous dans SharePoint Online.

Placer le contenu à valeur élevée en haut de la page

Dans la mesure où il s’agit de la première porte sur votre site, il est particulièrement important d’inclure des liens vers le contenu le plus souvent requis pour vos lecteurs en haut de la page. Vous avez identifié le contenu le plus souvent requis lors de la collecte des informations sur la planification de votre site. La page d’accueil (et la barre de navigation supérieure) est l’endroit idéal pour mettre en action les informations que vous voulez. Le composant WebPart Liens rapides fournit différentes options de mise en page pour présenter des liens vers des rubriques ou des rubriques fréquemment nécessaires, et vous pouvez également utiliser le composant WebPart Hero à cette fin.

Afficher des informations de contact sur les propriétaires de site pour les visiteurs

Il peut s’avérer très utile d’ajouter le nom du propriétaire du site à votre page d’accueil. L’emplacement idéal pour ces informations se trouve en bas de la page. Même s’il est important, ce n’est pas tout le temps. Si tous vos sites de communication ont le propriétaire du site (ou le contact de site) en bas de la page d’accueil, les visiteurs seront reconnaissants de ce modèle et sauront faire défiler vers le bas s’ils ont besoin de rechercher un contact pour le site. Utilisez le composant WebPart contacts pour ajouter le nom du propriétaire du site.

Utiliser les actualités pour promouvoir des activités, des jalons et du contenu

Utilisez les Actualités pour promouvoir le contenu, les jalons ou les activités liés au sujet ou au service représenté par votre site. Vous pouvez rapidement créer des billets attractifs qui peuvent inclure des graphismes et des mises en forme enrichies. Pour faciliter la création d’Articles de News, envisagez de créer un modèle de page pour les billets d’actualité.

La section Actualités est normalement affichée en fonction de la première date de publication de l’article, en commençant par l’article le plus récent. Toutefois, vous pouvez également « épingler » des Articles de nouvelles dans un ordre spécifique dans le composant WebPart Actualités.

Utiliser le composant WebPart Actualités

Le composant WebPart Actualités inclut plusieurs mises en page et des expériences différentes en fonction de la taille de la colonne dans laquelle vous placez le composant WebPart. Il est recommandé d’utiliser le composant WebPart Actualités en haut de la page et de valider les mises à jour fréquentes. Tout billet d’actualités créé s’affichera automatiquement dans le composant WebPart Actualités.

Encouragez les utilisateurs à « suivre » votre site. Cela permettra de promouvoir vos nouvelles publications sur la page de démarrage de SharePoint et l’onglet Actualités dans l’application mobile pour vos abonnés.

Exemple de composant WebPart d’actualités rempli :

La plupart des mises en page de composants WebPart d’actualité utilisent l’image miniature de la page. L’image miniature est créée automatiquement à partir de la première image haute qualité de votre page. Il peut s’agir de l’image d’en-tête de page ou, si votre page ne comporte pas d’image d’en-tête, SharePoint utilise la première image dans la première colonne de la première section de votre page. Pour obtenir de meilleurs résultats, utilisez une image paysage sur l’image principale de chaque article d’actualité. Découvrez Comment modifier ou sélectionner l’image miniature d’une page.

Créer du contenu attrayant

Ajoutez toujours les informations les plus importantes dans votre article de News « en haut », tout comme un article d’actualité en journal.

 Utilisez les conseils suivants pour le titre de la page Actualités pour attirer l’attention du lecteur :

• Utiliser des nombres. C’est OK pour commencer votre titre avec un numéro.

• Utiliser le cas de phrase (sauf si les normes de votre organisation le prédictent). Le premier mot de l’en-tête doit être en majuscules pour tous les noms propres. La plupart des mots de titre doivent s’afficher en lettres minuscules. Ne pas mettre tous les mots en majuscule. Dans la plupart des cas, mettez en majuscule le premier mot après le signe deux-points. (Dans certains cas, lorsqu’un seul mot suit le signe deux-points, le mot n’est pas en majuscule. Utilisez le meilleur jugement.)

• Utiliser des adjectifs attrayants. Par exemple : c’est facile, amusant, gratuit, incroyable, essentiel, étrange, incroyable.

• Réduisez la battage et les expressions. Le recours à des expressions ou des idiomes dans les titres de vos articles d’actualité n’est généralement pas une idée d’un haut-parleur anglais non natif.

• Utilisez une justification unique. Les Articles de type « liste ». Pour attirer l’attention d’une personne à l’aide d’une liste, vous pouvez utiliser des mots tels que : raisons, principes, faits, leçons, idées, méthodes, secrets et astuces.

• Utiliser ce qui, pourquoi, comment et quand. Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque vous rédigez un article à des convaincre.

• Faire une promesse de gras Promettez votre lecteur d’une qualité qui vous plaît, comme une nouvelle compétence ou une solution à un mystère non résolu. Cachez le lecteur pour lire votre article, puis envoyez-le.

• Rédigez des dizaines detemps. Servez-vous des dizaines de temps pour les informations d’avance immédiate, les temps écoulés pour les anciens contenus et les temps à venir pour les événements à venir.

Prévoir les autorisations

Les sites de communication disposent généralement d’un petit nombre d’auteurs de contenu et d’un grand nombre de lecteurs. Les autorisations sont gérées par les groupes SharePoint et, par défaut, incluent trois niveaux d’autorisation :

• Propriétaires -autorisations contrôle total. Il est recommandé d’avoir au moins deux propriétaires pour chaque site de communication.

• Membres : autorisations de modification. Vous pouvez avoir autant de membres que vous le souhaitez, mais il est recommandé de conserver le numéro relativement petit pour que vous puissiez fournir une vision appropriée. Tout membre peut modifier le contenu créé par un autre membre et afficher les pages dans un état Brouillon.

• Visiteurs -autorisations de lecture. Il est beaucoup plus facile de gérer votre groupe de visiteurs si vous utilisez un groupe de personnes à grande échelle pour vos visiteurs, comme tout le monde sauf les utilisateurs externes. Si vous voulez créer un site de communication privée, vous pouvez ajouter un groupe Microsoft 365 existant à votre groupe visiteurs ou à un groupe de sécurité à extension messagerie existant.

Les auteurs de contenu seront ajoutés au groupe membres. La différence principale entre les autorisations pour les propriétaires et les membres est la possibilité de définir des autorisations pour le site. Outre les trois groupes d’autorisations répertoriés ci-dessus, chaque site possède également un administrateur de site (auparavant appelé administrateur de collection de sites). Si votre organisation prend en charge la création en libre-service pour les sites de communication, l’administrateur de site sera la personne qui a créé le site.