Vous avez créé une liste de contacts et d’autres données que vous souhaitez utiliser pour une Word publipostage. Si votre source de données est une feuille de calcul Excel existante, vous devez simplement préparer les données pour un publipostage. Toutefois, si votre source de données est un fichier délimité par des onglets (.txt) ou un fichier de valeurs séparées par des virgules (.csv), vous devez d’abord importer les données dans Excel, puis les préparer pour un publipostage.
Étape 1 : configurer votre source de données dans Excel
Si vous utilisez une feuille de calcul Excel comme source de données pour un publipostage dans Word, ignorez cette étape. Si la source de données est un fichier .txt ou .csv, importez-la dans Excel.
Lorsque vous avez correctement importé un fichier .txt ou .csv, accédez à l’étape 2.
Si vous utilisez Excel pour Microsoft 365
- Ouvrez Excel.
- Accédez à Données>à partir de texte/CSV.
- Sélectionnez le fichier .csv ou .txt.
- Dans l’aperçu de l’importation, définissez la colonne de code postal sur Texte.
- Pour terminer l’importation, sélectionnez Charger (ou Importer) dans la préversion de l’importation. Excel insère ensuite les données dans une feuille de calcul.
- Utilisez cette feuille comme source de données pour votre publipostage.
Si vous utilisez Excel 2016
Ouvrez Excel.
Excel 2016 Accéder aux données>Obtenir des données> externesà partir d’un texte.
Sélectionnez le fichier .txt ou .csv de votre choix, puis choisissez Importer.
Dans l’Assistant Importation de texte, dans le volet Type de données d’origine, choisissez Délimité.
Sélectionnez Mes données ont des en-têtes au-dessus du volet Aperçu si le fichier que vous importez contient des en-têtes, puis choisissez Suivant.
Dans le volet Séparateurs, sélectionnez la case à cocher qui correspond au délimiteur (par exemple tabulation ou virgule) de vos données, puis sélectionnez Suivant.
Sous Aperçu des données, sélectionnez la colonne qui contient les codes postaux, puis sous Format des données en colonne, choisissez Texte.
Remarque
Chaque fois que vous appliquez un format de données (général, texte ou date) à une colonne, le nom du format s’affiche dans l’en-tête de tableau pour cette colonne.
Répétez l’étape 7 si nécessaire, choisissez la colonne à modifier et le format de données à appliquer.
Cliquez sur Finish (Terminer).
Dans la boîte de dialogue Importer des données, acceptez les paramètres par défaut de la feuille de calcul existante et l’adresse de la cellule, puis choisissez OK.
Attention
L’adresse de la cellule dans la boîte de dialogue Importer des données affiche la cellule actuellement sélectionnée. Les données sont importées à partir de l’adresse de cellule nommée.
Enregistrez votre feuille de calcul et attribuez-lui un nom.
Étape 2 : Préparer votre source de données
Dans votre source de données Excel que vous utiliserez pour une liste de diffusion dans un Word publipostage, veillez à mettre en forme correctement les colonnes de données numériques. Mettez en forme une colonne avec des nombres par exemple pour qu’elle corresponde à une catégorie spécifique telle qu’une devise.
Si vous choisissez une catégorie de type pourcentage, n’oubliez pas que le format de pourcentage multiplie la valeur de la cellule par 100. Mettez en forme une colonne de pourcentages sous forme de texte si vous voulez éviter ce facteur de multiplication.
Les codes postaux doivent être au format texte pour conserver les données pendant un publipostage. Si vous ne l’avez pas fait lors de l’importation, mettez-les en forme maintenant. Les zéros non significatifs (par exemple, 00399) dans les codes sont supprimés pendant un publipostage si vous n’avez pas choisi une mise en forme en tant que texte.
- Sélectionnez la colonne qui contient les codes, codes postaux ou autres données à mettre en forme.
- Accédez à Accueil, puis, dans le groupe Nombre , sélectionnez la flèche vers le bas format du nombre , puis choisissez une option dans la liste (par exemple, Texte).
Vérifiez que vous ajoutez le symbole approprié avant ou après un champ de fusion. Par exemple, voici à quoi ressemblent les valeurs de devise et de pourcentage si vous omettez les symboles.
Si vous incluez les symboles, les nombres prennent tout leur sens.
Dans votre document de publipostage, ajoutez les symboles avant ou après les champs de fusion comme suit :
