Au sein de votre entreprise, les équipes utilisent des sites Microsoft SharePoint pour collaborer sur des documents et partager des informations. Vous souhaitez créer des solutions SharePoint qui améliorent la productivité et l’efficacité de vos organization, mais vous ne souhaitez pas écrire de code. Par où commencer ?
Avec Microsoft SharePoint Designer 2010, vous pouvez concevoir des solutions de flux de travail sans code qui gèrent des processus métier simples à plus complexes dans un organization. Les flux de travail ajoutent une logique aux processus système et humain. Les flux de travail pour les processus système peuvent mettre à jour une source de données lorsqu’une autre source de données change. Les flux de travail pour les processus humains peuvent envoyer un document, tel qu’une note de frais, au responsable d’un employé pour approbation et, s’il est approuvé, au service de comptabilité pour traitement.
Cela est rendu possible grâce à l’éditeur de workflow puissant mais intuitif dans SharePoint Designer 2010 qui permet une logique imbriquée, des sous-étapes, etc. Par exemple, si votre flux de travail est associé à une bibliothèque de documents ou s’il est filtré sur le type de contenu Document, un groupe d’actions d’ensemble de documents contextuelles s’affiche. Un ensemble de documents est une nouvelle fonctionnalité de SharePoint Server 2010 dans laquelle un groupe de documents est traité comme une seule unité, de sorte qu’une action de flux de travail pour un ensemble de documents itérera sur tous les éléments de cet ensemble de documents.
D’autres nouvelles actions de flux de travail incluent des actions qui constituent la base des trois flux de travail les plus populaires dans SharePoint Server : les flux de travail Approbation, Recueillir des commentaires et Collecter des signatures, des actions utilitaires pour manipuler des chaînes et des dates ; une nouvelle action relationnelle qui utilise le magasin de profils utilisateur SharePoint pour rechercher le responsable d’une personne ; et nouvelles actions de liste qu’un workflow peut utiliser pour définir des autorisations sur un élément de liste.
Vous pouvez également concevoir et partager des flux de travail à l’aide de Microsoft Visio avec ses modèles d’organigramme qui peuvent être exportés vers SharePoint Designer 2010.
Cet article présente les principes de base des flux de travail. Lorsque vous comprenez les types et les blocs de construction de base des flux de travail (actions, conditions et étapes), vous pouvez rapidement ajouter des flux de travail pour automatiser les processus et améliorer la productivité et l’efficacité de votre organization.
Dans cet article
Qu’est-ce qu’un workflow ?
Les flux de travail sont le mode de fonctionnement d’un organization, une série d’actions qui correspondent à un processus de travail, comme le processus des bons de commande. SharePoint 2010 vous aide à automatiser ces flux de travail, augmentant ainsi l’efficacité et la productivité des organization. Cela se produit parce que les workflows automatisés pilotent les processus afin que le organization puisse se concentrer sur l’exécution du travail, plutôt que sur la gestion des processus.
Les flux de travail peuvent contrôler la plupart des aspects d’un site, d’une liste, d’une bibliothèque, d’un type de contenu ou d’un élément de liste SharePoint 2010, y compris le cycle de vie de cet élément. Le flux de travail peut inclure à la fois des actions effectuées par des personnes (ou des participants au flux de travail) et des actions effectuées par le flux de travail. Les participants au flux de travail peuvent interagir avec le flux de travail via la liste tâches désignée, où un flux de travail peut créer une tâche pour quelqu’un et rester suspendu jusqu’à ce que la tâche soit marquée comme terminée.
Les flux de travail peuvent être aussi simples ou aussi complexes que vos processus métier l’exigent. Vous pouvez créer un flux de travail que l’utilisateur lance, ou un flux de travail qui est lancé automatiquement en fonction d’un événement, par exemple lorsqu’un élément de liste est créé ou modifié.
En général, lorsque vous utilisez SharePoint Designer 2010 pour concevoir un workflow, vous suivez les étapes de base suivantes :
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Choisissez le type de flux de travail que vous souhaitez créer : liste, liste réutilisable ou site.
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Utilisez l’éditeur de flux de travail pour choisir et assembler les conditions et les actions qui définissent les étapes du flux de travail, afin qu’il représente le processus métier que vous automatisez.
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Enregistrez et publiez le workflow.
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Personnalisez les formulaires de flux de travail générés automatiquement, si nécessaire.
Vous pouvez considérer un flux de travail comme un organigramme d’actions avec un début, une fin et un flux séquentiel du début à la fin. Les workflows peuvent incorporer des branches parallèles, mais en fin de compte, ils progressent de l’action initiale à l’action finale.
Par exemple, supposons que vous deviez graphiquer le flux de travail qui achemine un document dans SharePoint 2010 pour approbation. Lorsque le flux de travail démarre, il avertit automatiquement le réviseur spécifié par e-mail qu’il a un document à réviser. Le réviseur examine ensuite le document et modifie la status du document pour indiquer qu’il a terminé sa tâche et s’il a approuvé ou rejeté le document. En fonction de la réponse du réviseur, le flux de travail poursuit l’une des deux branches parallèles. Si le réviseur approuve le document, le flux de travail déplace le document approuvé vers une bibliothèque de documents spécifique, puis envoie un message électronique à l’ensemble de l’équipe pour l’informer du document approuvé. Si le réviseur rejette le document, le flux de travail en informe l’auteur du document. Dans les deux cas, le flux de travail atteint alors sa fin et le processus est terminé.
Diagramme 1 : Exemple de workflow d’approbation
Quel type de flux de travail dois-je concevoir ?
Il existe trois types de flux de travail dans SharePoint 2010 :
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Liste
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Liste réutilisable
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Site
Répertorier les flux de travail
Un flux de travail de liste est le type de flux de travail qui était disponible dans SharePoint 2007. Étant donné qu’il a le contexte de la liste pour laquelle il a été créé, les flux de travail de liste ont automatiquement accès aux valeurs des champs personnalisés pour l’élément de liste sur lequel ils s’exécutent, comme le champ Notes personnalisé pour une bibliothèque de documents. Les flux de travail de liste ne peuvent pas être mis à la disposition d’autres listes ou bibliothèques sur ce site ou sur d’autres sites. Pour avoir la même fonctionnalité de flux de travail pour plusieurs listes, vous devez recréer manuellement les flux de travail dans tous les emplacements.
Si vous savez que vous n’aurez besoin que des flux de travail que vous concevez pour une liste spécifique, le flux de travail de liste présente l’avantage de rendre automatiquement disponibles les champs personnalisés des listes.
Flux de travail de liste réutilisables
Vous pouvez créer un workflow de liste réutilisable (workflow réutilisable) dans le site de niveau supérieur de la collection de sites, et ce flux de travail peut être globalement réutilisable, ce qui signifie que le flux de travail peut être associé à n’importe quelle liste, bibliothèque ou type de contenu dans la collection de sites. Vous pouvez également créer un workflow réutilisable dans n’importe quel sous-site de la collection de sites . ce flux de travail peut être réutilisé dans ce sous-site particulier.
Vous pouvez également exporter un flux de travail réutilisable à partir d’un site, puis charger et activer ce flux de travail dans un autre site. Par exemple, vous pouvez créer un workflow réutilisable dans un environnement de test, le tester, puis l’exporter vers un environnement de production. SharePoint Designer 2010 prend en charge l’exportation d’un workflow en tant que modèle.
Par défaut, les workflows réutilisables n’ont pas le contexte d’une liste ou d’une bibliothèque spécifique. Par conséquent, par défaut, ils fournissent uniquement les colonnes communes aux listes et bibliothèques, telles que Créé et Créé par.
Si votre workflow réutilisable nécessite que certaines colonnes soient présentes dans la liste ou la bibliothèque à laquelle vous l’avez associé, vous pouvez ajouter ces colonnes en tant que colonnes d’association. Les colonnes d’association sont ajoutées automatiquement à une liste ou une bibliothèque lorsqu’un workflow réutilisable est associé à cette liste ou bibliothèque.
Lorsque vous créez un workflow réutilisable, vous pouvez également choisir de filtrer votre flux de travail réutilisable sur un type de contenu spécifique. Cela vous permet d’utiliser les champs du type de contenu dans SharePoint Designer 2010. Par exemple, si un flux de travail de liste réutilisable est associé au type de contenu Document, vous affichez et utilisez dans vos champs de flux de travail qui sont spécifiques au type de contenu, tels que l’ID de document. Ensuite, dans le navigateur, vous pouvez associer votre workflow réutilisable à un type de contenu spécifique ou à n’importe quel type de contenu qui hérite de ce type de contenu. Si vous associez un flux de travail à un type de contenu de site, vous le rendez disponible pour tous les éléments de ce type de contenu dans chaque liste et bibliothèque du site auquel ce type de contenu a été ajouté. Vous pouvez même le rendre disponible pour les sites d’une collection si le flux de travail est configuré pour être un workflow globalement réutilisable.
Si vous souhaitez que les utilisateurs puissent utiliser les flux de travail que vous concevez sur plusieurs sites, listes, bibliothèques et types de contenu, un workflow réutilisable répondra probablement le mieux à vos besoins. Nous nous attendons à ce que la plupart des flux de travail pour SharePoint 2010 utilisent des flux de travail réutilisables.
Flux de travail de site
Un flux de travail de site est associé à un site, et non à une liste, une bibliothèque ou un type de contenu. Ainsi, contrairement à la plupart des workflows, un workflow de site ne s’exécute pas sur un élément de liste spécifique. Pour cette raison, la plupart des actions disponibles pour les éléments non disponibles pour les flux de travail de site.
Dans le navigateur, vous démarrez un flux de travail de site ou affichez les status des workflows de site en cours d’exécution en cliquant sur le menu Actions du site, sur Afficher tout le contenu du site, puis sur Flux de travail de site.
Si vous souhaitez créer un flux de travail, mais que vous n’avez pas besoin d’une liste, d’une bibliothèque ou d’un type de contenu pour les flux de travail, un flux de travail de site répondra probablement le mieux à vos besoins. Par exemple, vous pouvez créer un flux de travail de site pour permettre aux utilisateurs de fournir des commentaires sur votre site.
Personnaliser les workflows dans SharePoint Server 2010
Vous n’avez pas besoin de partir de zéro pour concevoir des workflows qui correspondent aux processus de votre organization. Les quatre flux de travail les plus populaires dans SharePoint Server 2007 (approbation, collecte de commentaires, collecte de signatures et publication d’approbation) ont été entièrement reconstruits en tant que flux de travail réutilisables déclaratifs, ce qui signifie qu’ils sont désormais entièrement personnalisables dans SharePoint Designer 2010. Vous pouvez copier et modifier (recommandé) ou modifier ces flux de travail, ainsi que des workflows réutilisables personnalisés, pour répondre aux besoins de votre organization.
Remarque : Il existe des flux de travail supplémentaires dans SharePoint 2010, tels que le flux de travail à trois états, mais ils ne sont pas des flux de travail déclaratifs et ne peuvent donc pas être modifiés.
Ces flux de travail sont pilotés par les événements, et tous les événements importants du flux de travail sont exposés dans l’éditeur de flux de travail, à la fois pour chaque tâche du processus et pour le processus dans son ensemble. Par exemple, vous pouvez facilement ajouter des conditions et des actions pour définir ce qui se passe lorsque chaque tâche est affectée, expirée ou terminée.
Que sont les événements, les actions, les conditions et les étapes ?
Il s’agit des blocs de construction d’un flux de travail. Un flux de travail se compose d’une ou de plusieurs étapes, et chaque étape se compose d’actions et de conditions associées. Chaque workflow est initié par un événement.
Que sont les événements ?
Un événement est ce qui démarre ou lance un workflow. Les événements peuvent également être utilisés pour gérer le minutage des actions au sein d’un workflow, par exemple en attendant que la status d’un élément change. Trois événements peuvent démarrer un workflow :
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Un élément est créé.
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Un élément est modifié.
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Un participant au flux de travail clique sur un bouton Démarrer sur le site SharePoint.
Remarque : Les workflows de site ne peuvent être démarrés que manuellement.
Vous pouvez créer un flux de travail qu’un participant démarre manuellement, ou un flux de travail démarré automatiquement lorsqu’un élément de liste est créé ou modifié. Par exemple, vous souhaitez configurer votre flux de travail d’approbation de demande de modification de conception personnalisé afin qu’il puisse être démarré manuellement et lorsqu’un élément change, mais pas lors de la création initiale d’un élément. Dans la page des paramètres du flux de travail, dans Options de démarrage, sélectionnez Désactiver le démarrage automatique lors de la création d’un élément.
Lorsqu’un participant au flux de travail démarre un flux de travail manuellement, cette personne accède d’abord à la liste ou à la bibliothèque à laquelle le flux de travail est attaché. Toute personne disposant au moins du niveau d’autorisation Contribuer peut lancer un workflow conçu pour démarrer manuellement. Pour démarrer les flux de travail manuellement, le participant clique sur un élément, clique sur Flux de travail dans le menu, puis choisit un flux de travail dans une page qui affiche tous les flux de travail disponibles pour cet élément. Le participant remplit un formulaire d’initiation de flux de travail, si nécessaire, puis lance le flux de travail en cliquant sur le bouton Démarrer du formulaire. Le lancement d’un flux de travail crée une nouvelle instance de ce flux de travail pour cet élément spécifique.
Remarque : La commande Workflows est disponible uniquement lorsque l’élément se trouve dans une liste, une bibliothèque ou est d’un type de contenu auquel au moins un flux de travail est attaché.
Pour un workflow démarré manuellement, le formulaire d’initiation peut être aussi simple que l’image de gauche ou plus complexe, comme l’image de droite.
Formulaire simple
Forme plus complexe
Vous pouvez également ajouter des champs personnalisés à un formulaire d’initiation lorsque vous concevez le workflow. Les participants au flux de travail peuvent ensuite fournir des informations au flux de travail en remplissant ce formulaire, et ces paramètres sont transmis au flux de travail. Une nouvelle instance de flux de travail démarre et ce flux de travail peut ensuite rechercher et utiliser les informations fournies via le formulaire à n’importe quel point du flux de travail. Vous pouvez également spécifier les champs qui seront utilisés dans un formulaire d’association pour les workflows réutilisables.
Que sont les actions ?
Une action est l’unité de travail la plus élémentaire d’un workflow. SharePoint Designer 2010 fournit un ensemble d’actions prêtes à l’être et réutilisables que vous pouvez incorporer dans votre workflow. Par exemple, votre workflow peut :
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Créer, copier, modifier ou supprimer des éléments de liste (y compris des documents).
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Archiver les éléments dans ou hors.
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Envoyer un message électronique.
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Créez une tâche pour quelqu’un dans la liste Tâches de votre site d’équipe.
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Collecter des données auprès d’un participant qui peuvent être référencées ultérieurement dans le flux de travail.
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Suspendre ou arrêter le workflow.
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Journaliser les informations de flux de travail dans une liste d’historique à utiliser pour la répudiation ou le débogage de flux de travail.
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Définissez des variables de flux de travail ou effectuez des calculs.
SharePoint Server 2010 comprend trois nouvelles actions de tâche : Démarrer le processus d’approbation, Démarrer le processus de commentaires et Démarrer le processus de tâche personnalisée. Les « trois grands » flux de travail inclus dans SharePoint Server 2010 (les flux de travail Approbation, Collecte de commentaires et Collecte de signatures) sont générés avec ces actions. Les actions d’approbation font apparaître tous les événements importants d’un processus d’approbation, ce qui vous permet de concevoir facilement un processus de flux de travail humain dans lequel de nombreuses personnes interagissent ou collaborent sur un document spécifique.
Un workflow peut contenir n’importe quel nombre d’actions. Les actions qui viennent d’être répertoriées sont effectuées par le flux de travail, mais d’autres actions peuvent être effectuées par les participants au flux de travail. Par exemple, dans un flux de travail d’approbation, l’acte d’examiner et d’approuver réellement le document est effectué par un participant du flux de travail. Les actions effectuées par un participant au flux de travail sont représentées par des tâches attribuées à cette personne dans la liste des tâches désignées. Les cinq actions décrites dans Diagramme1 : Exemple de flux de travail de diagramme, vers le début de cet article, sont les suivantes :
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Envoyer un message électronique pour avertir le réviseur
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Passer en revue le document (tâche attribuée à un participant de flux de travail)
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Déplacer le document vers la bibliothèque de documents approuvée
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Envoyer un message électronique pour avertir l’équipe
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Envoyer un message électronique pour avertir l’auteur du document
Dans le sens le plus élémentaire, lorsque vous concevez un workflow, vous identifiez la séquence d’actions nécessaire, puis vous assemblez cette séquence d’actions à l’aide de l’éditeur de workflow. Par exemple, dans le Diagramme 1 : Exemple de flux de travail d’approbation, la première action que vous souhaitez est d’envoyer un message électronique pour avertir le réviseur.
Ainsi, dans l’éditeur de workflow, vous cliquez sur la première étape, tapez tout ou partie du courrier électronique, puis choisissez Envoyer un Email.
Que sont les conditions ?
Lorsque vous concevez un flux de travail, vous pouvez utiliser l’éditeur de flux de travail pour créer des règles qui appliquent une logique conditionnelle aux sites, listes, éléments et types de contenu SharePoint. Une règle établit une condition dans laquelle le workflow effectue l’action associée uniquement si cette condition est vraie. Par exemple, vous pouvez créer une règle dans laquelle le flux de travail envoie un message électronique à un réviseur uniquement si un élément est créé par une personne spécifique. Vous pouvez également ajouter plusieurs conditions par branche. Par exemple, vous pouvez créer une règle dans laquelle un réviseur reçoit un message électronique uniquement si un élément est à la fois (1) créé par une personne spécifique et (2) le titre du document contient des mots clés spécifiques. Enfin, vous pouvez associer plusieurs actions à une seule condition. Par exemple, vous pouvez créer une règle dans laquelle si un élément est créé par une personne spécifique, (1) le réviseur reçoit un e-mail et (2) les informations de flux de travail sont consignées dans la liste Historique.
Pour résumer, une règle est une ou plusieurs conditions associées à une ou plusieurs actions : si toutes les clauses de la condition sont vraies, effectuez toutes les actions associées.
Dans l’exemple précédent, l’utilisateur a spécifié un ensemble de deux conditions et un ensemble de deux actions pour le flux de travail. Toutefois, vous pouvez créer plusieurs branches dans le workflow : si la condition A est true, effectuez une action ; si la condition B est true, effectuez une autre action. Pour ajouter une branche à une étape, cliquez sur Insérer Else-If Branch. Par exemple, dans le flux de travail d’approbation, si le réviseur approuve un document, le flux de travail effectue une série d’actions ; si le réviseur rejette un document, le même workflow effectue une action différente. Il s’agit d’une branche conditionnelle.
Dans l’éditeur de workflow, cette étape comporte deux branches et ressemble à ce qui suit.
Vous pouvez également créer une branche qui n’a pas de condition. De cette façon, le flux de travail effectue une action si une condition ou un ensemble de conditions a la valeur true et une autre action si elles sont false. Par exemple, l’étape suivante d’un flux de travail envoie un message aux approbateurs uniquement si la condition est vraie ; sinon, le flux de travail envoie un message uniquement à l’initiateur du flux de travail. En ajoutant une branche sans condition, le workflow effectue l’action dans cette branche dans tous les cas où la condition de la première branche est false.
Remarque : Pour avoir une branche sans condition, elle doit être la dernière branche du bloc conditionnel et pas la seule branche dans le bloc conditionnel.
Remarque : La création de branches dans un workflow ne peut pas s’étendre d’une étape à l’autre. Un ensemble de branches « Else If », également appelé bloc conditionnel, est toujours contenu dans une seule étape. Toutefois, vous pouvez imbriquer des étapes en tant que sous-étapes.
SharePoint Designer 2010 fournit plusieurs conditions prêtes à l’être et réutilisables que vous pouvez incorporer dans votre workflow. Par exemple, vous pouvez spécifier que le workflow effectue les actions associées uniquement si un élément :
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Est créé ou modifié dans un intervalle de temps spécifique.
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Est créé ou modifié par une personne spécifique.
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Contient un champ de titre qui contient des mots clés spécifiés.
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Fichier d’un type spécifique ou taille de fichier dans une plage spécifique. (Cette condition n’est disponible que lorsque le flux de travail est attaché à une bibliothèque de documents.)
En outre, vous pouvez créer des conditions personnalisées et des conditions avancées dans SharePoint Designer 2010 où vous pouvez spécifier un large éventail de paramètres. Avec des conditions personnalisées, vous pouvez comparer un champ de la liste active avec une valeur. Par exemple, vous pouvez créer une condition personnalisée dans laquelle, si le champ État de l’approbation est approuvé, effectuez l’action associée. Avec des conditions avancées, vous pouvez comparer une valeur à une autre. Cela vous permet de créer une comparaison entre un champ d’une liste et une valeur d’une autre liste. Par exemple, vous pouvez créer une condition avancée pour la bibliothèque documents partagés où, si la valeur du champ État dans la liste Tâches est En attente, effectuez l’action associée.
Remarque : Une action ne nécessite pas de condition. Par exemple, la première étape du diagramme 1 : Exemple de flux de travail d’approbation, vers le début de cet article, envoie un e-mail pour avertir le réviseur. Aucune condition n’est associée à cette action. Un bloc d’actions parallèle ne nécessite pas non plus de condition.
Actions parallèles et série
Lorsque plusieurs actions sont associées à une condition, les actions peuvent être configurées pour s’exécuter en même temps (parallèle) ou l’une après l’autre (série), valeur par défaut.
Actions en série Par exemple, dans le flux de travail suivant, vous pouvez configurer deux actions afin que lorsqu’un document est approuvé, le document soit copié dans la bibliothèque de documents Archive, puis (par la suite) un message soit envoyé. Dans l’éditeur de workflow, indique que la deuxième action se produit après la première.
Actions parallèles Par exemple, dans le flux de travail suivant, vous pouvez configurer deux actions afin que lorsqu’un document est approuvé, qu’un message soit envoyé et (en même temps) que le document soit copié dans la bibliothèque de documents approuvés. Dans l’éditeur de workflow et indique que la deuxième action se produit en même temps que la première. Cela est particulièrement utile pour les tâches et les actions qui prennent beaucoup de temps. Par exemple, dans le cas de tâches, il peut être utilisé pour contrôler quand des tâches sont attribuées.
Remarque : Les actions parallèles ne sont pas absolument simultanées ; L’ordre exact ne peut pas être spécifié et peut varier à chaque exécution du workflow.
Remarques :
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Dans une règle (conditions et actions), les actions peuvent se produire en série, en parallèle ou en combinaison de séries et parallèles.
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Un ensemble d’actions série ou parallèles doit être contenu dans une seule étape.
Que sont les étapes ?
Un flux de travail se compose d’une ou plusieurs étapes. Chaque étape peut contenir de nombreuses actions et conditions associées. Vous pouvez même imbriquer des étapes dans d’autres étapes. Vous pouvez le faire pour organiser votre flux de travail. Vous pouvez considérer les étapes comme des blocs de fonctionnalités dans l’éditeur de workflow. Par exemple, le flux de travail suivant comporte deux étapes, comme indiqué dans l’éditeur de flux de travail.
Les étapes vous permettent de regrouper des conditions et des actions afin qu’un ensemble de règles (conditions et actions) puisse être évalué et exécuté avant un deuxième ensemble.
Configurez les actions d’un flux de travail à exécuter à l’aide des autorisations de l’auteur du workflow. Dans SharePoint Designer 2010 vous pouvez utiliser des étapes d’emprunt d’identité pour que le flux de travail effectue des actions en empruntant l’identité de l’auteur du flux de travail au lieu de l’initiateur de flux de travail. Les étapes d’emprunt d’identité sont particulièrement utiles dans les scénarios d’approbation et de publication, où les personnes qui envoient du contenu pour approbation et les personnes qui approuvent le contenu ont des autorisations différentes.
L’auteur du flux de travail est la dernière personne qui a publié le flux de travail. Lorsqu’un flux de travail est republié par un autre utilisateur, l’auteur du workflow ne change pas pour les instances en cours du flux de travail. Les instances des flux de travail démarrés après la republiation du flux de travail utilisent l’auteur du flux de travail mis à jour.
Remarque : Les étapes d’emprunt d’identité peuvent uniquement être ajoutées à la racine d’un workflow et ne peuvent pas être imbriquées dans une autre étape.
Dans le scénario suivant, la personne qui lance les flux de travail n’a pas les autorisations nécessaires pour ajouter un fichier à la bibliothèque d’archive, contrairement à l’auteur du flux de travail. Lorsque la personne lance le flux de travail, si la condition est évaluée comme true à l’étape d’emprunt d’identité, le document est copié dans la bibliothèque d’archivage à l’aide des autorisations de l’auteur du flux de travail. L’étape 2 n’est pas une étape d’emprunt d’identité. Par conséquent, elle s’exécute en tant qu’initiateur de workflow. Il est recommandé d’utiliser uniquement les étapes d’emprunt d’identité pour un ensemble minimal d’actions qui nécessitent les autorisations de l’auteur du flux de travail pour réussir.
Une ou plusieurs étapes ? Certains flux de travail peuvent être conçus comme une séquence d’actions au sein d’une étape ou comme une séquence d’étapes. Par exemple, les actions de l’étape suivante peuvent être réparties en étapes distinctes ou imbriquées avec le bloc conditionnel en tant qu’étapes distinctes
Voici un exemple de processus utilisant des étapes imbriquées dans un bloc conditionnel.
Les étapes sont un moyen d’organiser votre flux de travail. La façon dont vous utilisez exactement les étapes dans vos flux de travail est, dans une grande mesure, à la hauteur de vos préférences personnelles. Par exemple, un workflow peut avoir de nombreuses actions dans une étape qui n’utilise pas de conditions. Dans ce cas, vous pouvez séparer les actions en étapes pour mieux les organiser. Les règles d’une étape sont traitées jusqu’à la conclusion avant de passer à l’étape suivante. Vous souhaitez donc regrouper dans les mêmes règles d’étape nécessaires pour effectuer l’action ou les actions spécifiques que vous souhaitez.
Que sont les formulaires de flux de travail ?
Pour rendre votre flux de travail plus dynamique et flexible, vous pouvez ajouter un formulaire au flux de travail. Avec un formulaire, vous pouvez collecter des informations auprès des participants au flux de travail à des heures prédéfinies dans le flux de travail, et permettre aux participants d’interagir avec les tâches de ce flux de travail, et vous assurer que les données sont disponibles pour les flux de travail réutilisables, quel que soit la liste, la bibliothèque ou le type de contenu auquel elles sont associées.
Avec SharePoint Designer 2010, vous pouvez créer trois types de formulaires de workflow :
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Un formulaire d’initiation collecte des informations auprès du participant au flux de travail lorsqu’il démarre le flux de travail. Il est généré automatiquement lorsque vous créez le workflow dans SharePoint Designer 2010. Les formulaires d’initiation s’affichent pour les utilisateurs lorsqu’ils démarrent manuellement un flux de travail sur un élément SharePoint donné. Avec un formulaire d’initiation, les utilisateurs peuvent spécifier des paramètres ou des informations supplémentaires sur le flux de travail tel qu’il s’applique à l’élément SharePoint donné. Par exemple, vous pouvez utiliser un formulaire d’initiation pour demander qui doit examiner un document et à quel moment la révision doit être terminée. SharePoint Designer 2010 génère automatiquement un formulaire d’initiation InfoPath ou ASP.NET en fonction de vos spécifications d’initiation. Si aucun paramètre d’initiation n’est requis, le formulaire n’aura que les boutons Démarrer et Annuler
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Un formulaire de tâche personnalisé permet aux participants au flux de travail d’interagir avec les tâches de la liste Tâches spécifiée pour le flux de travail. Avec l’Assistant Tâche personnalisée, vous pouvez facilement créer des champs de formulaire personnalisés et les ajouter à un formulaire de tâche personnalisé. Lorsque vous avez terminé la conception du flux de travail, SharePoint Designer 2010 génère automatiquement les formulaires InfoPath ou ASP.NET pour vos tâches personnalisées. Ensuite, lorsque le flux de travail s’exécute et que les tâches sont créées, l’utilisateur accède à la liste Tâches spécifiée pour le flux de travail, marque la tâche comme terminée et entre toutes les informations facultatives ou requises spécifiques au flux de travail. Le flux de travail peut ensuite répondre à ces modifications comme spécifié dans le flux de travail, ou rechercher et évaluer ces informations dans les étapes ultérieures du flux de travail.
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Par défaut, un workflow réutilisable fournit uniquement les champs communs à tous les éléments, tels que Créé et Modifié par. Cela est dû au fait qu’un workflow réutilisable n’est pas associé par défaut à une liste, une bibliothèque ou un type de contenu. Un formulaire d’association vous permet d’associer des champs à un workflow réutilisable afin que les champs soient disponibles lorsque vous concevez et exécutez le flux de travail.
Une fois que SharePoint Designer 2010 a généré automatiquement les formulaires, vous pouvez les personnaliser en accédant à la page des paramètres du flux de travail. Dans la section Forms, cliquez sur le formulaire que vous souhaitez personnaliser. Les formulaires de flux de travail sont des pages InfoPath ou ASP.NET. Ils sont stockés sur le site SharePoint avec les fichiers sources de flux de travail.
Fonctionnalités améliorées avec les formulaires InfoPath 2010 sur SharePoint Server 2010
Si votre serveur exécute SharePoint Server 2010 (pas SharePoint Foundation 2010 seul), les formulaires de flux de travail (association, initiation et tâche) sont désormais InfoPath 2010 formulaires. Il est facile de modifier l’apparence et la disposition des formulaires InfoPath, et vous pouvez ajouter des règles de validation à un formulaire InfoPath. Pour modifier un formulaire de flux de travail dans InfoPath 2010, cliquez simplement sur le formulaire et InfoPath ouvre le formulaire directement à partir de SharePoint Designer 2010.Les formulaires InfoPath sont disponibles pour les listes, les bibliothèques et les flux de travail.
Où sont stockés les flux de travail ?
Les flux de travail sont stockés dans une bibliothèque de documents au niveau du site appelée Workflows. Cette bibliothèque de documents est créée automatiquement par SharePoint Designer 2010. Par défaut, la bibliothèque de documents workflows est masquée dans le navigateur et n’a pas d’affichage liste, comme AllItems.aspx ou EditForm.aspx. Pour afficher le contenu de la bibliothèque de flux de travail, dans SharePoint Designer 2010, dans le volet de navigation, cliquez sur Tous les fichiers, puis sur Flux de travail dans le volet main.
Remarques :
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Vous ne pourrez peut-être pas afficher les flux de travail à l’aide de Tous les fichiers. Cela dépend de la façon dont le serveur est configuré.
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La principale façon d’accéder aux flux de travail et de les concevoir dans SharePoint Designer 2010 consiste à cliquer sur Flux de travail dans le volet de navigation .
La bibliothèque de documents de flux de travail contient un dossier pour chaque flux de travail créé avec SharePoint Designer 2010. Le dossier contient les fichiers sources nécessaires pour le flux de travail, tels que :
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Fichier de balisage de workflow (.xoml).
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Fichier de configuration de workflow.
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InfoPath xsn ou ASP.NET formulaires aspx nécessaires pour les flux de travail, tels que les formulaires d’initiation (pour les flux de travail démarrés manuellement) ou les formulaires de tâche personnalisés.
Pour modifier un flux de travail existant dans SharePoint Designer 2010, dans le volet de navigation , cliquez sur Flux de travail. Dans le volet main, cliquez avec le bouton droit sur le flux de travail souhaité, puis cliquez sur Modifier le flux de travail.
Pour copier et modifier un workflow réutilisable dans SharePoint Designer 2010, dans le volet de navigation , cliquez sur Flux de travail. Dans le volet main, cliquez avec le bouton droit sur le workflow réutilisable souhaité, puis cliquez sur Copier et modifier.
Les deux procédures précédentes ouvrent le workflow dans l’éditeur de workflow. Vous pouvez cliquer sur le ruban ou la barre de navigation pour modifier le flux de travail, gérer les paramètres et définir le processus de tâche pour le flux de travail.
L’éditeur de flux de travail fournit une action appelée Journaliser dans la liste de l’historique. Il est recommandé d’utiliser cette action dans vos flux de travail pour conserver un enregistrement de l’historique des flux de travail. L’historique des workflows est précieux pour examiner les erreurs ou à des fins de suivi et de répudiation.
Lorsque vous créez un flux de travail qui utilise l’action Journaliser dans la liste de l’historique, SharePoint Designer 2010 crée automatiquement une liste appelée Historique du flux de travail. La liste est créée par défaut à l’adresse http ://<nom du site>/Listes/Workflow%20History. Vous pouvez spécifier de créer une liste d’historique différente lorsque vous concevez une liste ou des flux de travail de site et lorsque vous associez un flux de travail de liste réutilisable. Cette liste contient des colonnes pour des informations telles que l’ID utilisateur, la date, l’événement et la description de l’erreur. Comme la bibliothèque de documents workflows, par défaut, la liste Historique est masquée dans le navigateur, mais peut être affichée dans SharePoint Designer 2010, dans le volet de navigation , en cliquant sur Tous les fichiers.
L’éditeur de flux de travail fournit six actions qui interagissent avec la liste Tâches, notamment Affecter un élément To-Do, Collecter des données auprès d’un utilisateur et Attribuer un formulaire à un groupe. Les flux de travail utilisent la liste Tâches par défaut, mais peuvent être configurés pour utiliser une liste de tâches personnalisée. Vous pouvez utiliser une liste de tâches personnalisée pour séparer les tâches de flux de travail des autres types de tâches ou pour les problèmes liés aux autorisations. Vous pouvez utiliser une liste de tâches personnalisée pour tous les flux de travail sur le site ou une liste de tâches personnalisée pour chaque flux de travail. Cela dépend des exigences techniques et organisationnelles des flux de travail.
Lorsque vous créez un workflow qui utilise l’une des trois actions précédentes, SharePoint Designer 2010 crée automatiquement le formulaire, le type de contenu de la tâche et la liste Tâches, si nécessaire. Par défaut, la liste Tâches peut être consultée dans le navigateur, contrairement à la bibliothèque de documents workflows et à la liste Historique des flux de travail.
Où puis-je case activée l’status d’un workflow ?
Vous pouvez facilement afficher la progression des flux de travail sur un élément sélectionné via le navigateur. L’affichage Tous les éléments d’une liste ou d’une bibliothèque de documents affiche, par défaut, la status actuelle des flux de travail s’exécutant sur un élément. Dans l’exemple suivant, le flux de travail Demande de modification de conception est en cours pour la DCR du widget 1.
Remarques :
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Il y aura plusieurs colonnes si plusieurs workflows sont associés à la liste ou à la bibliothèque.
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Les colonnes peuvent être supprimées de la vue Tous les éléments sans affecter les fonctionnalités du flux de travail.
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La colonne status n’est pas ajoutée à la vue s’il y a déjà au moins six colonnes de recherche\status dans la vue.
En cliquant sur le status du flux de travail pour un élément, tel qu’En cours ou Terminé, vous accédez à la page État du flux de travail pour le flux de travail pour l’élément spécifique. Pour afficher les status des flux de travail de site, cliquez sur le menu Actions du site, sur Afficher tout le contenu du site, puis sur Flux de travail du site. La page de status de flux de travail vous fournit des informations sur :
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Qui a lancé les flux de travail et quand pour l’élément
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Tâches associées au flux de travail pour l’élément
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Historique du flux de travail de l’élément, par exemple quand les flux de travail ont été lancés et quand il a été terminé
Visualisation de flux de travail
Vous verrez également une visualisation de flux de travail pour le status du flux de travail si :
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Afficher la visualisation du flux de travail sur status page a été sélectionnée dans SharePoint Designer 2010 lors de la publication du flux de travail
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Visio Premium 2010 est installé sur l’ordinateur à partir duquel les flux de travail ont été publiés
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Le flux de travail s’exécute sur SharePoint Server 2010
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Visio Graphics Services s’exécute sur le serveur
Remarque : Visio n’a pas besoin d’être installé sur l’ordinateur local pour afficher la visualisation du flux de travail.
Avec la visualisation de flux de travail, un diagramme Visio de votre flux de travail est automatiquement créé et affiché dans un composant WebPart Visio dans la page État du flux de travail. La visualisation du flux de travail affiche une vue « en direct » de l’emplacement d’un flux de travail spécifique.
Pour afficher la page Flux de travail d’un élément, vous pouvez également cliquer sur l’élément dans la liste, puis cliquer sur Flux de travail dans le menu.
Remarque : La commande Workflows est disponible uniquement lorsque l’élément se trouve dans une liste ou une bibliothèque à laquelle au moins un flux de travail est attaché.
Lorsqu’un utilisateur démarre un flux de travail sur un élément SharePoint Foundation 2010 ou SharePoint Server 2010 ajoute une nouvelle colonne à cette liste ou bibliothèque dans laquelle se trouve l’élément. Par défaut, le nom de la colonne correspond au nom du flux de travail. Cette colonne en lecture seule affiche la status actuelle de l’élément dans ce flux de travail. Cette colonne status est automatiquement ajoutée pour chaque workflow la première fois qu’il est exécuté.
Dans chaque colonne, le flux de travail status est un lien. Lorsque vous cliquez sur En cours, par exemple, vous voyez la page État du flux de travail pour cette instance du flux de travail.
Étapes suivantes suggérées
Les flux de travail sont un moyen puissant d’ajouter une logique d’application à vos sites et applications SharePoint. Maintenant que vous comprenez les principes de base des flux de travail, vous pouvez commencer par créer un flux de travail. Pour plus d’informations sur la conception et la personnalisation des flux de travail, consultez la section Voir aussi .
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