Présentation des rôles d’utilisateur

Contenu de cet article

• Vue d’ensemble des rôles d’utilisateur

• Scénarios d’utilisation des rôles d’utilisateur

• Création et l’attribution de rôles d’utilisateur

Vue d’ensemble des rôles d’utilisateur

Un rôle d’utilisateur est une catégorie prédéfinie qui peut être affectée aux utilisateurs en fonction de leur titre de travail ou d’autres critères. Rôles sont généralement utilisés pour présenter des versions personnalisées ou des affichages d’un modèle de formulaire pour différents types d’utilisateurs. Vous pouvez rationaliser vos processus métiers et optimiser la collecte de données en ajoutant des rôles d’utilisateur à votre modèle de formulaire pour contrôler ce que les utilisateurs voient lorsqu’ils ouvrent un formulaire basé sur votre modèle de formulaire. Par exemple, supposons que vous créez le modèle de formulaire pour une application d’autorisation dont les formulaires seront utilisés par les utilisateurs suivants :

• Entrepreneurs électriques qui ont besoin pour appliquer d’autorisation

• Agents chargés de vérifier que les applications d’entrepreneurs contiennent les informations nécessaires

• Les administrateurs qui passez en revue les soumis permettent aux applications pour approbation

Au lieu de conception trois modèles de formulaires pour chaque type d’utilisateur et la gestion des données à partir de tous les formulaires, vous pouvez concevoir un modèle de formulaire dont les formulaires collecter toutes les données et ajouter un rôle d’utilisateur pour chaque type d’utilisateur. Le rôle d’utilisateur détermine les données affichées par le biais des affichages personnalisés qui sont basés sur chaque type d’utilisateur.

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Scénarios d’utilisation des rôles d’utilisateur

Il existe de nombreux scénarios où les rôles d’utilisateur sont un avantage à vos utilisateurs. Par exemple, avec les rôles d’utilisateur, vous pouvez :

• Afficher une vue unique pour chaque rôle d’utilisateur    Vous pouvez concevoir un modèle de formulaire afin que différentes vues de ce modèle de formulaire sont affichent, en fonction de qui remplit le formulaire. Par exemple, vous pouvez créer un affichage pour les entrepreneurs électriques qui font une demande d’autorisation, une vue pour les agents qui reçoivent les demandes de permis et une vue pour les administrateurs qui passez en revue toutes les informations. Chaque affichage affiche uniquement les données correspondant à chaque rôle d’utilisateur.

• Afficher une section différente pour chaque rôle d’utilisateur    Vous pouvez concevoir un modèle de formulaire qui s’affichera différentes sections, en fonction de la personne chargée de remplir le formulaire. Par exemple, une section dans un modèle de formulaire qui s’applique uniquement aux employés de notes de frais peut être affichée lorsqu’un employé ouvre le formulaire. Une autre section s’applique uniquement aux responsables de l’approbation de l’état de dépenses peut être affichée lorsqu’un responsable ouvre le formulaire.

• Définir la validation des données pour un champ qui est basé sur chaque rôle d’utilisateur    Vous pouvez concevoir un modèle de formulaire afin que la validation des données différentes est appliquée à un contrôle qui est lié à un champ spécifique, en fonction du rôle d’utilisateur de la personne qui remplit le formulaire. Par exemple, vous pouvez définir la valeur maximale de note de frais pour un responsable sur une certaine et définir la valeur maximale de la zone de texte la même version ultérieure pour qu’un administrateur. Si un responsable remplit le formulaire et dépasse le montant, une boîte de dialogue s’affiche. Si un administrateur remplit le formulaire, la zone de texte accepte les valeurs qui seraient sinon rejetés si un responsable rempli le formulaire.

• Envoyer les données de formulaire à une source de données externe qui est basée sur chaque rôle d’utilisateur    Par exemple, vous pouvez concevoir votre modèle de formulaire afin que les entrepreneurs électriques qui ont besoin de demande d’un permis puissent envoyer les formulaires remplis uniquement vers un service Web, et agents puissent envoyer les formulaires uniquement vers une base de données SQL. Les administrateurs peuvent envoyer les données à une base de données et dans un message électronique, si l’application a été approuvée ou qu’ils peuvent envoyer des données de formulaire vers simplement une base de données si l’application a été rejetée.

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Création et l’attribution de rôles d’utilisateur

Lorsque vous créez un nouveau rôle d’utilisateur, vous pouvez attribuer aux utilisateurs qui lui des façons suivantes :

• En spécifiant des noms d’utilisateurs à partir d’un service d’annuaire Microsoft Active Directory (par exemple, « sales\andrew »). Pour spécifier un nom d’utilisateur dans un service d’annuaire Active Directory, le modèle de formulaire doit être créé dans et publié sur un réseau de Microsoft Windows qui utilise Active Directory.

• En spécifiant des groupes à partir d’un service d’annuaire Active Directory. Par exemple, vous pouvez spécifier une liste de distribution de courrier électronique qui contient les noms de tous les membres de l’équipe marketing. Pour spécifier un groupe dans un service d’annuaire Active Directory, le modèle de formulaire doit être créé dans et publié sur un réseau de Microsoft Windows qui utilise Active Directory.

• En spécifiant une valeur qui est fourni directement à partir d’un champ dans l’écran. Le champ peut-être obtenir des données depuis Active Directory, ou l’utilisateur peut entrer des données dans un contrôle qui est lié à ce champ. Par exemple, si votre modèle de formulaire contienne une zone de texte administrateur, vous pouvez associer un rôle d’utilisateur particulier à la champ à laquelle cette zone de texte est liée.

Après avoir ajouté un rôle d’utilisateur, vous pouvez le définir en tant qu’une des opérations suivantes :

Rôle par défaut    Les utilisateurs qui ne sont pas affectées à un rôle d’utilisateur existant sont automatiquement attribuées au rôle d’utilisateur spécifié en tant que le rôle par défaut. Le rôle par défaut est également utilisé pour les utilisateurs qui font partie d’un groupe, mais qui vous travaillez hors connexion. Un rôle d’utilisateur est toujours défini par défaut.

Rôle initiateur    Si vous souhaitez appliquer un rôle d’utilisateur particulier aux utilisateurs qui ouvrent votre formulaire pour la première fois, vous pouvez spécifier le rôle initiateur. Par exemple, vous pouvez définir un rôle initiateur appelé « Sous-traitant » qui s’applique aux utilisateurs qui remplissent les formulaires de l’application permis de nouveau. Un utilisateur qui est affecté à un autre rôle d’utilisateur est automatiquement réaffecté au rôle de fournisseur lorsqu’il ouvre un nouveau formulaire de demande de permis. Toutefois, la prochaine fois que cet utilisateur ouvre le formulaire même, Microsoft Office InfoPath utilise rôle affecté à la personne à la place du rôle initiateur.

Si vous avez attribué des rôles pour les utilisateurs basés sur n’importe quelle combinaison de noms d’utilisateurs, des groupes ou des valeurs d’un champ, lorsqu’un utilisateur ouvre un formulaire basé sur votre modèle de formulaire, InfoPath détermine le rôle à affecter à cet utilisateur à l’aide de l’ordre suivant :

1. Le nom d’utilisateur est une valeur d’un champ dans le modèle de formulaire.

2. Il est le nom d’utilisateur dans Active Directory.

3. L’utilisateur est membre d’un groupe Active Directory.

   Remarque : Si l’utilisateur est membre de plusieurs groupes et que vous affectez des rôles utilisateur basés sur un groupe, InfoPath vérifie la liste des membres de chaque groupe dans l’ordre que le groupe est répertorié dans la boîte de dialogue Gérer les rôles utilisateur. Par exemple, si l’utilisateur est membre du groupe d’agents réception et le groupe Administrateurs et le groupe Administrateurs est répertorié avant le groupe agent récepteur, l’utilisateur est affecté le rôle d’utilisateur pour le groupe Administrateurs.

4. Si aucune des réponses précédentes sont remplies, le rôle par défaut est utilisé.

Après avoir défini les rôles d’utilisateur de votre modèle de formulaire, vous pouvez configurer un règle qui change automatiquement la vue sur la base de rôle de l’utilisateur. Par exemple, vous pouvez créer un rôle d’utilisateur responsable et puis créer une règle pour basculer automatiquement vers l’affichage du gestionnaire lorsqu’un utilisateur qui a assigné en tant que responsable ouvre le formulaire. Par ailleurs, vous pouvez tout d’abord créer la règle, puis définissez les rôles d’utilisateur dans le cadre du processus de création de la règle.

Vous pouvez également modifier le comportement d’un contrôle sur la base d’un rôle d’utilisateur. Par exemple, vous pouvez activer un contrôle uniquement pour un rôle utilisateur spécifique, tandis que les autres rôles utilisateur peuvent voir les données dans le contrôle, mais ils ne peuvent pas modifier celui-ci. La possibilité de restreindre qui peut entrer des données dans un contrôle basé sur les rôles d’utilisateur est un moyen de vous assurer que les données entrées dans un contrôle provient d’une source légitime. Par exemple, vous pouvez avoir une case à cocher approbation dans un modèle de formulaire d’application permis que seuls les membres de du rôle d’administrateur peuvent sélectionner, indiquant que l’autorisation a été approuvée. Les utilisateurs affectés à un rôle d’utilisateur, tels que des entrepreneurs envoyant des demandes, ne verront que la case à cocher, mais ne pourront pas à activer ou la désactiver.

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