Publier des listes de tâches pour créer et suivre le travail dans votre organisation

En tant qu Teams utilisateur ayant été activé pour la publication de tâches par votre organisation,vous pouvez créer une liste de tâches à envoyer à un nombre quelconque d’équipes de votre organisation. Chaque équipe obtient sa propre copie de la liste pour l’attribution et l’exécution des tâches et le suivi de l’avancement de l’équipe. Si vous êtes un responsable d’équipe, découvrez comment attribuer et effectuer le suivi des tâches dans Teams.

Vous créez et publiez des listes des tâches à partir d’un seul endroit : l’onglet Listes publiées dans l’application Tâches. 

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Remarque :  L’onglet Toutes vos listes affiche vos tâches individuelles pour vous-même et les tâches sur qui vous travaillez directement avec vos collègues (dans vos Teams/Canaux). L’onglet Listes publiées vous permet de publier à grande partie des équipes dont vous n’êtes pas membre. Par conséquent, les plans de toutes vos listes ne peuvent pas être publiés.  

La publication de listes de tâches est la manière dont les responsables des opérations et d’autres planificateurs d’organisation distribuent les tâches aux équipes qui effectuent le travail. Chaque équipe reçoit une copie de la liste, de sorte que les responsables locaux peuvent attribuer des tâches à leurs travailleurs. Les responsables qui font partie d’équipes dans la hiérarchie entre le responsable local et l’éditeur de la liste des tâches peuvent suivre l’affectation et l’achèvement des tâches, mais ne peuvent rien modifier. 

Par exemple, say Anna is operations manager at the headquarters of Contoso Markets, a 250-store chain, organized in Teams by region. Chaque région possède au moins un magasin, et ses employés reçoivent des instructions sur l’emploi via les tâches que vous effectuez dans l Teams appe de vente. Anne planifie une vente estivale et a préparé une liste de tâches qu’elle publiera sur l’ensemble de la chaîne. 

  • Annee va dans l’application Tâches dans Teams crée une liste de tâches pour la configuration de la vente et la nomme « Vente estivale». Elle joint certaines dispositions visuelles des produits pour guider la publication de sa liste des tâches sur les 250 magasins.

  • Gérez la région occidentale, dont les magasins ont une catégorie supplémentaire de produits : des produits de sport. Elle décide de dupliquer la liste des tâches de vente d’été, d’ajouter des tâches pour des articles de sport et de la publier dans les magasins de sa région comme un western de vente estivale.

  • Frank gère le Store 004, le plus grand magasin de la région occidentale. Il s’Teams sur son PC le jour avant le début de la préparation des ventes. Il voit les deux nouvelles listes publiées et y voit un coup d’œil. Il attribue des tâches à ses employés en première ligne et quelques-unes à lui-même.  

  • Will, un groupe de stock dans le Store 004, ouvre Teams sur son téléphone pour voir ce qui se passe dans le Store pour lui. Il passe en revue les dispositions visuelles des produits qu’Anne a jointes à sa tâche et commence à l’implémenter dans son magasin.

Lorsque vous publiez une liste, les responsables peuvent modifier n’importe quel champ de tâche à l’exception du titre et des notes de la tâche. Les responsables ne peuvent pas supprimer les tâches publiées. 

  1. En bas à gauche de l’onglet Listes publiées,sélectionnez Nouvelle liste.

  2. Nommez votre liste.

  3. Si vous appartenez à plusieurs équipes dans Tâches, sélectionnez l’équipe à partir de. Les équipes qui reçoivent la composition de la liste des tâches pourront voir à partir de quelle équipe la liste de tâches a été publiée.

  4. Sélectionnez Créer. La nouvelle liste apparaît sous Brouillons,à gauche.

  5. Sous Le titre dela tâche, donnez un titre à la première tâche et sélectionnez Entrée.

  6. Sélectionnez le titre de la tâche pour ouvrir la tâche et ajouter ou modifier les tâches suivantes.   

    • Le titre

    • Compartiment (utilisé pour classer les tâches : par exemple, les compartiments Entrepôt ou Service commercial peuvent être utilisés pour identifier le groupe de travail chargé d’effectuer la tâche)

    • Priorité (urgent, important, moyen ou bas)

    • Date de début ou d’échéance

    • Remarques

    • Liste de vérification de 20 éléments au plus (vous contrôlez les éléments et l’ordre, les destinataires des tâches contrôlent le marquage comme terminé) 

    • Une pièce jointe 

  7. Pour ajouter une autre tâche, entrez un nom de tâche dans le champ Nouvelle tâche. 

    Remarque : Si vous venez de revenir à la liste des tâches après avoir fait une autre chose, avant d’entrer un nom dans Nouvelle tâche, vous devrez peut-être d’abord sélectionner Ajouter une tâche.

Conseil : Une fois que vous avez créé des tâches, vous pouvez modifier en bloc la priorité, la date d’échéance ou le compartiment de toutes les tâches sélectionnées. Pour obtenir des instructions, voir Modifier plusieurs tâches à la fois. 

Vous pouvez copier une liste de brouillons ou une liste publiée. Vous pouvez ensuite modifier la copie afin de la préparer pour la publication séparément. 

  1. Sous l’onglet Listes publiées, sélectionnez la liste de tâches que vous voulez dupliquer, Sélectionnez Autres options Bouton Autres options, puis Dupliquer. La copie de la liste des tâches apparaît sous Brouillons.

     

    Remarque : Lorsque vous recevez une liste des tâches publiée, si vous pouvez également publier des listes de tâches, la nouvelle liste apparaît sous l’onglet Listes publiées, dans le volet gauche, sous Reçu.  

    Selecting Duplicate from the menu for a list selected under Received

  2. Une fois la liste dupliquée, vous pouvez interagir avec celle-ci comme les autres brouillons de liste.  

Vous pouvez renommer une liste brouillon avant de la publier. Vous pouvez renommer n’importe quelle liste de tâches à l’état de brouillon.

  1. Sous l’onglet Listespubliées, sous Brouillons,pointez sur la liste que vous voulez renommer.

  2. Sélectionnez Autres options Bouton Autres options, puis renommer la liste.

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  3. Entrez le nouveau nom dans la zone Titre. Teams vérifie le nom pour vérifier qu’il n’y a pas de conflit. Si une coche apparaît au bord de la zone Titre, le nom fonctionne. Sélectionnez Enregistrer pour appliquer le changement de nom.

Remarque : Une liste publiée mais non publiée n’est plus publiée. Toutefois, vous pouvez le dupliquer et la copie peut être publiée.

  1. Sous l’onglet Brouillons, sélectionnez la liste des tâches à modifier. 

  2. Pour modifier une tâche, sélectionnez son titre pour ouvrir la tâche, puis faites l’une des tâches suivantes :

    • Pour modifier l’un des champs de la tâche, sélectionnez-le et modifiez-le selon vos besoins. Vous pouvez également ajouter des notes et des pièces jointes.  

    • Pour supprimer la tâche, à droite du nom de la tâche, sélectionnez Autres options Bouton Autres options puis Supprimer.

Important : Vous ne pouvez pas supprimer une liste publiée, sauf si vous la supprimez au départ. (Après la publication, il apparaît sous Non publié.)

Vous pouvez supprimer n’importe quelle liste de tâches sous Brouillons etNon publiés.

  1. Sous l’onglet Listes publiées, sous Brouillons ou Non publiés, pointez sur la liste des tâches à supprimer.

  2. Sélectionnez Autres options Bouton Autres options, puis Sélectionnez Supprimer.

Lorsque votre liste de tâches est prête, publiez-la dans les équipes dont les membres feront le travail. 

Avertissement : Une fois que vous avez publié, vous ne pouvez pas apporter de modifications à une liste de tâches, aussi assurez-vous d’avoir le titre, les tâches et les détails nécessaires avant de publier une liste de tâches. Vous pouvez désublier une liste de tâches,la copier, puis modifier et publier cette copie. Toutefois, si quelqu’un areçu la liste publiée à l’origine et a effectué n’importe quel travail sur les éléments de tâche, ce travail sera perdu.   

  1. Dans l’application Tâches, sélectionnez Listes publiées.
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  2. Dans la liste Brouillons, sélectionnez une liste de tâches, puis sélectionnez Publier dans le coin supérieur droit.

  3. Sélectionnez les équipes qui recevront la liste des tâches. Utilisez la liste Teams principale et/ou les filtres disponibles pour localiser les équipes à inclure.

    Boîte de dialogue pour choisir les personnes qui reçoivent la liste des tâches publiée

    • Pour sélectionner tous les groupes d’une catégorie, cochez la case de l’en-tête de catégorie. Dans le cas suivant, la sélection de « Région 1 » sélectionne tous les magasins de cette région. 

    • Pour publier uniquement les magasins de la région 1 qui ont un service des vêtements, sélectionnez le filtre « Vêtements » en plus de l’en-tête région.
       

  4. Sélectionnez Suivant pour consulter votre plan de composition. Pour apporter des modifications, sélectionnez Retour.  

  5. Sélectionnez Prêt, tout semble aller bien ici,puis sélectionnez Publier. 

    Remarques : 

    • Dès que le processus de publication commence, la liste des tâches passe de Brouillons à Publié pour indiquer que des tâches sont envoyées et deviennent visibles aux destinataires. 

    • À différents points du processus de publication, Teams vos instructions de publication et vous informe de tout problème qu’elle rencontre.

    • La publication des tâches peut prendre un certain temps si votre liste de tâches compte un grand nombre de tâches ou si vous sélectionnez un grand nombre d’équipes de destinataires. Il est normal de quitter l’écran de publication et de revenir plus tard. Les tâches continueront de publier en arrière-plan. 

  6. Une fois la publication effectuée, en haut de l’onglet Listes publiées, un message indique que vos tâches ont été correctement remis.

    Important : Si des icônes d’alerte apparaissent, sélectionnez Afficher les détails pour résoudre le problème.

Si vous devez désabolier, il est préférable de le faire dès que possible pour réduire l’affectation et l’achèvement des tâches qui sont effacées. Une liste non publiée se déplace vers la section Non publiée et peut être dupliquée, mais ne peut pas elle-même être republiée.  

Attention : La suppression d’une liste de tâches supprime toutes les tâches de la liste de toutes les équipes qui les ont reçues. Il perdra tous les commentaires et pièces jointes qu’il a peut-être ajoutés.

  1. En dessous de la liste que vous voulez désublier, sélectionnez Autres options Bouton Autres options puis Désublier.

  2. Une fois la liste dans votre section Non publiée, vous pouvez la copier, la modifier et la publier.

Après avoir publié une liste des tâches, vous souhaiterez probablement suivre l’avancement des équipes dans l’attribution et l’exécution des tâches que vous leur avez envoyées. Vous pouvez afficher les détails des tâches publiées de plusieurs façons. 

Remarque : Les utilisateurs de votre organisation peuvent afficher les rapports pour n’importe quelle équipe dont ils font partie et pour les équipes qui signalent à leur équipe dans la hiérarchie définie par votre organisation.

L’affichage Tâches présente l’avancement ventilé par tâche. Vous pouvez sélectionner une tâche pour voir plus de détails sur l’affectation et l’achèvement de cette tâche au sein des équipes qui l’ont reçue. 

Onglet Tâches d’une liste des tâches publiée reçue

  • Sélectionnez Bouton Autres options à droite d’une tâche pour examiner les détails de la tâche.

La Teams vous permet de voir l’avancement de toutes les tâches de la liste équipe par équipe. Vous pouvez sélectionner des regroupements tels que des régions ou des districts pour les développer, et sélectionner une équipe individuelle qui a reçu la liste des tâches pour voir les détails de cette équipe. 

Onglet Teams’une liste des tâches publiée reçue

Pour voir comment une équipe se porte sur chaque tâche, sélectionnez son nom. 

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Pour revenir à une vue de haut niveau après avoir passé en détails, cliquez sur le nom de la liste des tâches à gauche du nom de l’équipe. 

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