Publier des listes de tâches pour définir et suivre le travail dans votre organization

Il existe deux types de listes de tâches dans la publication de tâches. Vous pouvez créer des listes avec des tâches pour chaque équipe (appelées listes de tâches standard) et des listes avec des tâches pour chaque membre de l’équipe. Voici plus d’informations sur chaque type de liste et quand les utiliser.

Liste	Conditions d’utilisation	Comportement lors de la publication	Exemple
Standard liste des tâches Pour chaque équipe	Pour les tâches qui doivent être effectuées une seule fois par équipe. Vous pouvez rendre ces listes périodiques.	Pour chaque équipe sélectionnée, une seule copie de la tâche est créée dans un plan pour cette équipe. Dès qu’un responsable ou un employé de première ligne termine la tâche, celle-ci est considérée comme terminée pour l’ensemble de l’équipe.	Reza, responsable des opérations au sein d’une organisation de fabrication, crée une liste de tâches pour implémenter une nouvelle ligne de production. Reza publie cette liste sur l’ensemble des sites d’usine destinés à piloter la nouvelle ligne. Chaque emplacement sélectionné reçoit une copie de la tâche. Lorsqu’un responsable ou un worker marque la tâche terminée, elle est réfléchie comme terminée pour l’emplacement entier.
Pour tout le monde à terminer Pour chaque membre de l’équipe	Pour les tâches que tous les membres de l’équipe doivent effectuer.	Pour chaque équipe sélectionnée, plusieurs copies de la tâche sont créées. Pour chaque membre de l’équipe, une copie de chaque tâche est créée dans un plan personnel pour ce membre de l’équipe, et la tâche est affectée à cette personne. Tous les membres de l’équipe doivent effectuer la tâche pour que leur emplacement reflète l’achèvement de 100 % de cette tâche.	Camille, responsable des opérations dans une organisation de vente au détail, a une nouvelle politique de santé au travail que tous les employés doivent reconnaître. Camille publie une liste de tâches avec une tâche pour examiner et signer la nouvelle stratégie. Chaque employé à chaque emplacement sélectionné voit une tâche créée et qui lui est affectée. Chaque employé doit effectuer sa propre tâche. Lorsqu’un utilisateur marque sa tâche terminée, cela n’affecte pas les tâches attribuées à ses collègues.

Les sections suivantes s’affichent sous Listes sur la page Publication : Brouillons, Planifiés, Publiés, Non publiés. Chaque section représente un état de liste dans le processus de publication.



Utilisez le tableau suivant pour vous familiariser avec chaque section.

Section	Répertorier l’état et les comportements	Les tâches de la liste peuvent-elles être modifiées ?	Les tâches sont-elles visibles par les membres de l’équipe destinataire ?
Brouillons	Non encore publié ou prévu pour la publication.	Oui	Non
Prévu	Publication planifiée à un jour et une heure spécifiés.	Oui	Non
Publié	La liste est publiée ou la publication est en cours.	Oui	Oui
Non publié	La liste n’est pas publiée ou la publication est en cours.	Non	Non

1. En bas à gauche de la page Publication , sélectionnez Nouvelle liste, puis choisissez l’une des options suivantes.
   
   

   • Pour chaque équipe. Utilisez pour les tâches qui doivent être effectuées une fois par équipe, également appelée liste de tâches standard.

   • Pour chaque membre de l’équipe. Utilisez pour les tâches que tous les membres de l’équipe doivent effectuer, telles que les tâches de formation ou d’accusé de réception de stratégie.

     Important : Après avoir créé une liste avec des tâches pour chaque équipe, vous ne pouvez pas la remplacer par une liste pour chaque membre de l’équipe et vice versa. Vous devez créer une liste.

2. Nommez votre liste.

3. Si vous appartenez à plusieurs équipes qui peuvent publier, sélectionnez l’équipe à partir de laquelle publier. Les équipes qui reçoivent la publication de la liste des tâches pourront voir à partir de quelle équipe la liste de tâches a été publiée.

4. Sélectionnez Créer. La nouvelle liste apparaît sous Brouillons.

5. Sous Titre de la tâche, attribuez un titre à la première tâche, puis sélectionnez Entrée.

6. Sélectionnez le titre de la tâche pour ouvrir la tâche et ajouter ou modifier l’un des éléments suivants.   

   • Titre

   • Seau. Utilisez pour catégoriser les tâches. Par exemple, les compartiments Entrepôt ou Sales Desk peuvent être utilisés pour identifier le groupe de travail qui effectuera la tâche.

   • Priorité. Les options sont Urgent, Important, Moyen et Faible.

   • Date de début ou date d’échéance

   • Notes

   • Liste de contrôle d’un maximum de 20 éléments. Vous contrôlez les éléments, l’ordre et si la liste de contrôle est requise pour l’exécution de la tâche. Les destinataires des tâches contrôlent le marquage de chaque élément terminé. 

   • Pièce jointe 

   • Conditions requises pour l’achèvement des tâches. Les destinataires de la tâche doivent remplir les conditions requises avant de pouvoir marquer la tâche comme terminée. Pour plus d’informations, consultez Définir la configuration requise pour l’achèvement des tâches dans une liste de tâches. 

     • Formulaire obligatoire : lier jusqu’à deux formulaires que les destinataires de la tâche doivent remplir. Vous pouvez créer un formulaire ou utiliser un formulaire existant.

     • Approbation requise : ajoutez une exigence d’approbation pour que les destinataires des tâches demandent et reçoivent l’approbation d’un responsable. Ceci est disponible uniquement pour les listes de tâches créées à l’aide de l’option Pour chaque équipe (également appelées listes de tâches standard). 

7. Pour ajouter une autre tâche, entrez un nom de tâche dans le champ Nouvelle tâche.

   Conseil : Après avoir créé des tâches, vous pouvez modifier en bloc la priorité, la date d’échéance ou le compartiment de toutes les tâches sélectionnées. 

8.  Si vous avez créé votre liste à l’aide de l’option Pour chaque équipe (également appelée liste de tâches standard), vous pouvez la rendre périodique afin qu’elle soit automatiquement publié selon une planification répétée. Pour ce faire, sélectionnez Ne pas répéter, choisissez les paramètres de périodicité pour la liste, puis sélectionnez Enregistrer.
   
   Pour en savoir plus sur l’utilisation des listes de tâches périodiques, consultez Utiliser des listes de tâches périodiques. 

Vous pouvez créer une copie de n’importe quelle liste de tâches à l’aide de l’action Dupliquer . Cette action crée une liste avec une copie des tâches dans la liste d’origine. Vous pouvez choisir le nom de la nouvelle liste et l’équipe pour laquelle elle doit être créée. Ensuite, vous pouvez modifier les tâches de la nouvelle liste pour la préparer à la publication.

1. Sélectionnez la liste des tâches que vous souhaitez dupliquer, puis sélectionnez Autres actions > Dupliquer. 

2. Nommez la liste et sélectionnez l’équipe Publier à partir de . Si vous appartenez à plusieurs équipes dans la hiérarchie de votre organization, vous verrez plusieurs choix. Les équipes qui reçoivent la publication de la liste des tâches pourront voir à partir de quelle équipe la liste de tâches a été publiée.

3. Sélectionnez Dupliquer. Une fois la liste dupliquée, elle apparaît sous Brouillons. Vous pouvez interagir avec la liste comme d’autres listes brouillons.  

1. Sous Brouillons ou Planifié, sélectionnez la liste des tâches que vous souhaitez modifier. 

2. Pour modifier une tâche, sélectionnez son titre pour ouvrir la tâche, puis effectuez l’une des opérations suivantes :

   • Pour modifier l’un des champs de la tâche, sélectionnez le champ et modifiez-le en fonction des besoins. Vous pouvez également ajouter ou supprimer des pièces jointes et des exigences.  

   • Pour supprimer la tâche, à droite du nom de la tâche, sélectionnez Autres actions > Supprimer.

Vous pouvez renommer une liste brouillon avant de la publier. 

1. Sous Brouillons, accédez à la liste que vous souhaitez renommer, puis sélectionnez Autres actions > liste Renommer.

2. Entrez le nouveau nom dans la zone Titre , puis sélectionnez Enregistrer.

Vous pouvez supprimer n’importe quelle liste de tâches sous Brouillons ou Non publié.

1. Sous Brouillons ou Non publiés, accédez à la liste des tâches que vous souhaitez supprimer.

2. Sélectionnez Autres actions > Supprimer.

Lorsque votre liste de tâches est prête, publiez-la dans les équipes dont les membres effectueront le travail. 

1. Sous Brouillons, sélectionnez une liste de tâches, puis dans le coin supérieur droit, sélectionnez Publier ou Publier une série (s’il s’agit d’une liste de tâches périodiques). 

2. Choisissez comment sélectionner les équipes de destinataires. Vous pouvez sélectionner les équipes dans une hiérarchie ou charger une liste personnalisée d’équipes. En savoir plus sur ces options. Les étapes suivantes montrent la sélection à partir d’une hiérarchie.

3. Sélectionnez les équipes qui recevront la liste des tâches. Utilisez la liste main Teams et/ou les filtres disponibles pour localiser les équipes à inclure. 
   
   

   • Pour sélectionner toutes les équipes au sein d’une branche de la hiérarchie, sélectionnez la zone case activée en regard de celle-ci. Par exemple, la sélection de « Amérique du Nord » sélectionne tous les emplacements de cette région. 

   • Pour publier uniquement des emplacements avec certains attributs, sélectionnez un filtre. Par exemple, pour sélectionner tous les emplacements avec une grande disposition, sélectionnez le filtre « Large ». Dans l’exemple d’image, la liste des tâches est publiée dans tous les magasins volumineux dans Amérique du Nord.

4. Indiquez s’il faut notifier les équipes destinataires.

5. Sélectionnez Suivant, puis passez en revue votre plan de publication. Pour apporter des modifications, sélectionnez Précédent.  

6. Sélectionnez la zone Prêt, tout semble correct ici case activée, puis choisissez Publier. 

   Remarques : 

   • Dès que le processus de publication commence, la liste des tâches passe de Brouillons à Publié pour indiquer que les tâches sont envoyées et deviennent visibles par les destinataires. 

   • La publication de tâches peut prendre un peu de temps si votre liste de tâches contient un grand nombre de tâches ou si vous sélectionnez un grand nombre d’équipes destinataires. Il est possible de quitter l’écran de publication et de revenir plus tard : les tâches continuent de publier en arrière-plan. 

7. Une fois la publication terminée, un message s’affiche en haut de la page Publication indiquant que vos tâches ont été correctement exécutées.

   Important : Si des icônes d’alerte s’affichent, sélectionnez Afficher les détails pour résoudre les problèmes.

Vous pouvez modifier des tâches dans une liste publiée en plaçant la liste en mode édition. Lorsque la liste est en mode édition, vous pouvez mettre à jour les tâches de la liste, supprimer des tâches de la liste ou ajouter de nouvelles tâches à la liste. Les modifications ne sont pas publiées dans les équipes destinataires tant que vous n’avez pas sélectionné publier les modifications et confirmé le résumé. 

Lorsque vous publiez des modifications apportées à une tâche dans une liste publiée, les valeurs des champs de tâche de la tâche mise à jour remplacent les valeurs de ces champs de tâche dans chaque équipe de destinataires, à l’exception que le status de la tâche n’est pas réinitialisé. Pour cette raison, nous vous recommandons de modifier une tâche dans une liste publiée lorsque vous souhaitez clarifier ce qui doit être fait.

S’il existe une correction qui nécessite que la tâche soit exécutée à nouveau, même si elle a été terminée selon les détails de la tâche précédente, nous vous recommandons de supprimer la tâche d’origine et d’en créer une nouvelle.

1. Sous Publié, sélectionnez la liste que vous souhaitez modifier, puis choisissez Modifier la liste.

2. Sélectionnez une tâche pour la modifier. Vous pouvez également ajouter une nouvelle tâche ou sélectionner Plus d’actions en regard d’une tâche existante pour la supprimer.

3. Lorsque vous êtes prêt à publier les modifications, sélectionnez Publier les modifications dans le coin supérieur droit pour publier les modifications dans toutes les équipes de destinataires d’origine.  
   
   Vous pouvez également choisir d’annuler les modifications que vous avez apportées, et la liste revient à son état précédemment publié.

Si vous avez besoin d’annuler la publication d’une liste de tâches, il est préférable de le faire dès que possible pour réduire l’affectation et l’achèvement des tâches qui sont effacées. Une liste non publiée est déplacée vers la section Non publiée et peut être dupliquée, mais ne peut pas être republiée elle-même.   

1. En regard de la liste que vous souhaitez annuler la publication, sélectionnez Autres actions > Annuler la publication.

2. Confirmez que vous souhaitez annuler la publication de la liste, puis choisissez Annuler la publicationh.

Une fois la liste affichée sous Non publié, vous pouvez la supprimer ou la dupliquer, modifier la copie et publier la copie modifiée.

Après avoir publié une liste de tâches, vous souhaiterez probablement suivre la progression des équipes dans l’attribution et/ou l’exécution des tâches que vous leur avez envoyées. Sélectionnez une liste dans la section Publié . À partir de là, vous pouvez afficher les détails des tâches publiées de différentes façons. 

• Vous pouvez utiliser l’affichage Rapport de tâches pour voir la progression d’une tâche spécifique dans la liste.
  
  
  
  Sélectionnez à droite d’une tâche et choisissez Afficher le rapport pour afficher les status d’affectation et d’achèvement de cette tâche dans les équipes qui l’ont reçue.

• Vous pouvez utiliser l’affichage Rapport de liste pour voir la progression de la liste dans son ensemble. Vous verrez l’affectation et l’achèvement status dans les tâches de la liste.
  
  

Dans les deux affichages, vous pouvez sélectionner n’importe quelle branche de la hiérarchie pour la développer ou sélectionner n’importe quelle équipe pour afficher les status pour cette équipe spécifique. Pour revenir à une vue générale après avoir examiné les détails, sélectionnez le nom de la liste des tâches qui apparaît au-dessus du nom de l’équipe.