Règles de la boîte de réception dans Outlook Web App

1. Dans un navigateur web, connectez-vous à Outlook Web App à l’aide de l’URL fournie par la personne qui gère le courrier pour votre organisation. Entrez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe, puis sélectionnez Se connecter.

2. En haut de la page, sélectionnez Paramètres > Options.

3. Dans Options, sélectionnez Organiser le courrier > Règles de la boîte de réception.

La page Règles de la boîte de réception vous offre une vue d’ensemble de toutes les règles définies sur votre boîte de réception. À partir de cet onglet, vous pouvez vérifier ce que fait une règle, créer, activer, désactiver ou modifier des règles ou supprimer des règles dont vous n’avez plus besoin.

Pour créer une règle vide à l’aide de la page Règles de boîte de réception , choisissez nouveau.

La fenêtre de la nouvelle règle a trois sections :

Pour modifier une règle, sélectionnez-la, puis choisissez l’option modifier pour ouvrir la règle afin de modifier les conditions ou les actions de cette règle.

Si vous avez une règle que vous ne souhaitez plus, vous pouvez la sélectionner, puis sélectionner supprimer pour la supprimer. Si vous souhaitez simplement la désactiver temporairement, désactivez la case à cocher en regard de la règle.

• Lorsque vous créez une règle dans Outlook Web App, vous pouvez recevoir un avertissement indiquant que certaines règles qui ont été créées dans Outlook et qui sont actuellement désactivées seront supprimées. Avant de supprimer ces règles, vous pouvez vous connecter à votre compte à l’aide de Outlook et case activée les règles pour voir si vous souhaitez les conserver. Activez les règles que vous souhaitez conserver.

• Les règles sont exécutées du haut vers le bas, dans l’ordre dans lequel elles apparaissent dans la fenêtre Règles. Pour modifier l’ordre des règles, sélectionnez la règle que vous souhaitez déplacer, puis sélectionnez l' haut ou flèche vers le bas pour déplacer la règle à la position souhaitée dans la liste.

• Certains types de messages ne déclenchent pas de règles de boîte de réception, notamment :

  • les notifications d’état de remise, qui incluent les notifications d’échec de remise et les messages système ;

  • les confirmations de lecture et les accusés de réception qui sont générés par un client de courrier ;

  • certains messages de réponse automatique (notification d’absence du bureau).

• Vous n’avez pas à utiliser l’onglet Règles de la boîte de réception pour créer une règle. Vous pouvez également créer directement des règles à partir des messages. Pour créer directement une règle à partir d’un message :

  • Cliquez avec le bouton droit sur le message dans le volet de la liste de messages, puis cliquez sur Créer une règle.

  • Ou lorsque vous affichez le message dans le volet de lecture, sélectionnez le menu étendu , puis sélectionnez Créer une règle dans le menu.

• Chaque règle que vous créez occupera un espace dans une section cachée de votre boîte aux lettres. Cette section est limitée à 64 Ko. La quantité d’espace réelle qu’une règle utilise dépend de plusieurs facteurs, tels que la longueur du nom de la règle et le nombre de conditions que vous avez appliquées. Lorsque vous atteignez la limite de 64 Ko, vous recevez un avertissement indiquant que vous ne pouvez plus créer de règles. Vous devrez alors supprimer ou simplifier certaines de vos règles existantes avant de pouvoir en créer d’autres. Vous pouvez réduire l’espace utilisé par les règles des façons suivantes :

  • supprimez les règles dont vous n’avez plus besoin ;

  • raccourcissez le nom de vos règles ;

  • combinez une ou plusieurs règles qui font la même chose ;

  • supprimez des critères de règles.

• Lorsque vous créez une règle de transfert, vous pouvez ajouter plusieurs adresses vers lesquelles effectuer le transfert. Le nombre d’adresses que vous pouvez transférer peut être limité, en fonction des paramètres de votre compte. Si vous ajoutez plusieurs adresses qui sont autorisées, votre règle de transfert ne fonctionnera pas. Si vous créez une règle de transfert avec plusieurs adresses, essayez-la pour vous assurer qu’elle fonctionne.