Plus vous envoyez et recevez d’e-mails, plus votre boîte aux lettres Outlook peut croître. L’ouverture et la recherche de boîtes aux lettres volumineuses peuvent prendre plus de temps, et de nombreux fournisseurs de courrier, y compris Microsoft 365, limitent la taille maximale de votre boîte aux lettres. Si vous recevez un message indiquant que votre boîte aux lettres dépasse sa taille limite, la suppression de messages et de dossiers peut vous aider. Toutefois, si vous stockez vos informations dans un fichier de données Outlook (.pst) ou un fichier de données Outlook hors connexion (.ost), il se peut que la taille de ce fichier de données ne diminue pas automatiquement.
Remarque
Si vous utilisez un compte POP, toutes les informations de votre compte de messagerie, y compris vos dossiers, messages électroniques, contacts, calendrier et informations de tâche, sont stockées dans un fichier de données Outlook (.pst). Si vous utilisez un compte Microsoft 365, Exchange, IMAP ou Outlook.com, une copie de votre boîte aux lettres est stockée dans un fichier de données Outlook hors connexion (.ost).
Pour réduire la taille de votre fichier de données Outlook (.pst) ou de votre fichier de données Outlook hors connexion (.ost), vous pouvez compacter manuellement le fichier de données. Sélectionnez votre version d’Outlook ci-dessous pour obtenir des instructions sur la réduction de la taille d’un fichier .pst ou .ost.
Réduire la taille de votre boîte aux lettres
Il existe plusieurs façons de réduire la taille de votre boîte aux lettres.
Vous pouvez utiliser l’outil Nettoyer la boîte aux lettres pour afficher la taille de votre boîte aux lettres et de vos dossiers individuels. Cet outil peut également vous aider à rechercher des messages plus anciens ou très volumineux que vous souhaiteriez supprimer ou déplacer vers un fichier de données Outlook (.pst).
Souvent, la cause d’une boîte aux lettres volumineuse est due au volume important du dossier Éléments supprimés. L’outil propose un bouton permettant d’afficher la taille de votre dossier Éléments supprimés et de vider le contenu de ce dossier.
Parfois, Outlook stocke les éléments en conflit dans un dossier appelé Conflits. Les conflits se produisent lorsqu’une copie d’un élément stocké sur votre serveur de messagerie n’est pas synchronisée avec une copie d’un élément stocké sur votre ordinateur local. L’outil Nettoyer la boîte aux lettres peut supprimer ces conflits pour vous.
Exécuter l’outil Nettoyage de la boîte aux lettres
- Sélectionnez l’onglet Fichier.
- Sélectionnez Outils>Nettoyage de boîte aux lettres.
- Sélectionnez Afficher la taille de la boîte aux lettres, Rechercher les éléments antérieurs à, Rechercher les éléments supérieurs à, Afficher la taille des éléments supprimés, Dossier Éléments supprimés vides , Taille des conflits d’affichage ou Conflits vides pour effectuer la tâche souhaitée.
Utiliser l’outil de nettoyage de conversation pour supprimer les messages redondants
Dans une longue conversation, il existe souvent de nombreux messages qui contiennent toutes les mêmes informations que les messages précédents. L’outil de nettoyage de conversation peut supprimer automatiquement ces messages redondants. Pour plus d’informations, consultez Utiliser l’outil de nettoyage de conversation pour supprimer les messages redondants.
Rechercher des messages volumineux
Vous pouvez rechercher tous les messages d’une taille supérieure à une taille spécifique à partir de la zone de recherche d’Outlook. Cliquez dans la zone Rechercher et tapez messagesize :>5 Mb. Cette action permet de trouver tous les messages d’une taille supérieure à 5 Mo. Vous pouvez supprimer tout ou partie de ces messages ou les déplacer vers un autre fichier de données Outlook (.pst). Pour plus d’informations sur le déplacement d’éléments, consultez Déplacer ou copier un message entre des dossiers.
Réduire la taille d’un fichier de données Outlook (.pst) ou d’un fichier de données Outlook hors connexion (.ost)
Si vous supprimez des éléments d’un fichier de données Outlook (.pst) ou d’un fichier de données Outlook hors connexion (.ost), Outlook compacte automatiquement le fichier en arrière-plan pendant le temps d’inactivité, lorsque vous n’utilisez pas votre ordinateur, mais qu’Outlook est toujours en cours d’exécution.
Remarque
Outlook compacte le fichier uniquement s’il y a plus de 20 % d’espace blanc (espace inutilisé) dans le fichier.
Vous pouvez également suivre les étapes suivantes pour démarrer manuellement et immédiatement le processus de compactage, qui peut prendre plusieurs minutes.
Supprimez tous les éléments que vous ne souhaitez pas conserver et videz le dossier Éléments supprimés .
Sélectionnez Paramètres du compte de fichier > Paramètres > du compte.
Sous l’onglet Files données, sélectionnez le fichier de données que vous souhaitez compacter, puis sélectionnez Paramètres.
Remarque : Si vous utilisez un compte de messagerie Exchange ou Outlook.com, vous devez également sélectionner l’onglet >Paramètres avancés du fichier de données Outlook.
Dans la boîte de dialogue Fichier de données Outlook, sélectionnez Compacter maintenant , puis OK.
Remarque
Vous n’avez pas besoin de quitter Outlook après avoir compacté un fichier de données Outlook.