Il existe deux façons de réinitialiser les destinataires d’une notification par courrier électronique pour une tâche spécifique : 

  • Copiez la tâche, puis supprimez la tâche d’origine.

    • Les commentaires sur la tâche copiée créent un thread de messagerie de groupe, qui n’inclut pas les membres extérieurs au groupe.

    • La copie d’une tâche ne permet pas de copier des commentaires de tâches, de sorte que la tâche copiée n’affichera pas de commentaires sur la tâche qui s’est produite avant la copie. Les commentaires relatifs à l’original et supprimés sont toujours présents dans la boîte aux lettres du groupe en recherchant le thread de courrier associé à cette tâche.

  • Recherchez le thread de messagerie de groupe associé à la tâche dans la boîte aux lettres du groupe et supprimez-le.

    Avertissement : Lorsque vous supprimez le thread de messagerie de groupe associé à la tâche , tous les commentaires existants sont également supprimés.

    • Le premier commentaire sur la tâche après cette suppression entraîne la création d’un thread de messagerie de groupe qui n’inclut pas les membres extérieurs au groupe.

    • Si vous souhaitez archiver les commentaires d’origine avant de supprimer le thread, transférez d’abord le thread de messagerie à la boîte aux lettres de groupe.

Comment fonctionnent les commentaires de tâches ?

Les Commentaires de tâches sont stockés dans la boîte aux lettres de groupe du groupe associé au plan. Chaque tâche est associée à un seul thread de messagerie de groupe. Lorsqu’un utilisateur effectue des commentaires sur une tâche dans le planificateur, il est ajouté à la ligne « à » du fil de courrier associé et reçoit par la suite un message électronique dans sa boîte de réception chaque fois qu’un commentaire est ajouté à la tâche. 

Chaque commentaire sur la tâche est une « répondre à tous » au thread de messagerie de groupe qui lui est associé, ce qui signifie que tous les utilisateurs du thread de messagerie reçoivent un courrier lorsqu’un commentaire est publié sur la tâche.

Quelle est le résultat de la réception de notifications par courrier électronique dans les membres d’un autre groupe ? 

Les situations suivantes permettent aux utilisateurs extérieurs au groupe de recevoir une notification par courrier électronique lors de la publication d’un commentaire de tâche : 

  • Les utilisateurs ajoutent des destinataires au thread de courrier associé à la tâche dans Outlook, ce qui a pour effet que ces destinataires ajoutés reçoivent également un message dès qu’un commentaire est publié sur la tâche associée.

  • Les utilisateurs qui ont commenté une tâche donnée, mais qui ont été supprimés ultérieurement du groupe, continuent à recevoir un courrier électronique dès qu’un commentaire est publié sur cette tâche, car ils se trouvent dans la ligne à du thread de courrier associé à cette tâche.

Comment puis-je vérifier si les membres qui ne sont pas des membres du groupe reçoivent des notifications par courrier électronique de commentaire pour une tâche donnée ?  

Vous pouvez accéder à la boîte aux lettres de groupe pour le groupe associé au plan et rechercher le thread de messagerie de groupe associé à la tâche (vous pouvez le Rechercher en recherchant le titre de la tâche dans la boîte aux lettres du groupe). 

La ligne « à » associée au fil de courrier indique à tous les destinataires des notifications par courrier électronique pour chaque commentaire publié sur la tâche. Vous pouvez comparer les destinataires du thread électronique à la liste des membres du groupe pour identifier les destinataires non membres du groupe. 

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