Lorsque vous travaillez avec des données dans Power Pivot, vous de temps à autre vous devrez peut-être actualiser les données à partir de la source, recalculer les formules que vous avez créées dans des colonnes calculées ou vous assurer que les données présentées dans un tableau croisé dynamique sont à jour.

Cette rubrique explique la différence entre l’actualisation des données et le recalcul de données, fournit une vue d’ensemble du déclenchement du recalcul et décrit les options qui s’offrent à vous pour contrôler le recalcul.

Comprendre l’actualisation des données et le recalcul

Power Pivot utilise à la fois l’actualisation et le recalcul des données :

L’actualisation des données signifie obtenir des données à jour à partir de sources de données externes. Power Pivot ne détecte pas automatiquement les modifications dans les sources de données externes, mais les données peuvent être actualisées manuellement à partir de la fenêtre Power Pivot ou automatiquement si le SharePoint est partagé.

Le recalcul implique la mise à jour de tous les colonnes, tableaux, graphiques et tableaux croisés dynamiques de votre workbook qui contiennent des formules. Étant donné que le recalcul d’une formule incurt un coût de performance, il est important de comprendre les dépendances associées à chaque calcul.

Important :  Vous ne devez pas enregistrer ou publier le travail tant que les formules qu’il contient n’ont pas été recalculées.

Recalcul manuel et recalcul automatique

Par défaut, Power Pivot recalcule automatiquement comme requis lors de l’optimisation du temps de traitement. Bien que le recalcul puisse prendre du temps, il s’agit d’une tâche importante car, pendant le recalcul, les dépendances de colonne sont vérifiées et vous êtes averti si une colonne a changé, si les données ne sont pas valides ou si une erreur apparaît dans une formule utilisée. Toutefois, vous pouvez choisir de ne pas utiliser la validation et de mettre à jour les calculs manuellement, en particulier si vous travaillez avec des formules complexes ou des jeux de données très importants et souhaitez contrôler le minutage des mises à jour.

Les modes manuel et automatique ont tous deux des avantages. toutefois, nous vous recommandons vivement d’utiliser le mode de recalcul automatique. Ce mode maintient la synchronisation des Power Pivot et empêche les problèmes provoqués par la suppression de données, les modifications de noms ou de types de données, ou les dépendances manquantes. 

Utilisation du recalcul automatique

Lorsque vous utilisez le mode de recalcul automatique, toute modification apportée aux données à l’origine de la modification du résultat d’une formule déclenche le recalcul de la colonne entière qui contient une formule. Les modifications suivantes nécessitent toujours un recalcul des formules :

  • Les valeurs d’une source de données externe ont été actualisées.

  • La définition de la formule a changé.

  • Les noms des tables ou colonnes référencés dans une formule ont été modifiés.

  • Les relations entre les tables ont été ajoutées, modifiées ou supprimées.

  • De nouvelles mesures ou colonnes calculées ont été ajoutées.

  • Des modifications ont été apportées à d’autres formules dans le manuel. Les colonnes ou les calculs qui dépendent de ce calcul doivent donc être actualisés.

  • Des lignes ont été insérées ou supprimées.

  • Vous avez appliqué un filtre qui nécessite l’exécution d’une requête pour mettre à jour le jeu de données. Le filtre aurait pu être appliqué dans une formule ou dans un tableau croisé dynamique ou dans le cadre d’PivotChart.

Utilisation du recalcul manuel

Vous pouvez utiliser le recalcul manuel pour éviter de calculer les coûts des résultats des formules jusqu’à ce que vous soyez prêt. Le mode manuel est particulièrement utile dans les situations ci-après :

  • Vous êtes en cours de conception de formule à l’aide d’un modèle et vous souhaitez modifier les noms des colonnes et des tableaux utilisés dans la formule avant de la valider.

  • Vous savez que certaines données du classeur ont changé, mais vous travaillez avec une autre colonne qui n’a pas changé pour différer un recalcul.

  • Vous travaillez dans un classeur qui présente de nombreuses dépendances et souhaitez différer le recalcul jusqu’à ce que vous vous assurez que toutes les modifications nécessaires ont été apportées.

Notez que, tant que le groupe de travail est réglé sur le mode de calcul manuel, Power Pivot dans Microsoft Excel 2013 n’effectue pas de validation ou de vérification des formules, avec les résultats suivants :

  • Toutes les nouvelles formules que vous ajoutez au manuel seront signalées comme contenant une erreur.

  • Aucun résultat n’apparaîtra dans les nouvelles colonnes calculées.

Pour configurer le workbook pour le recalcul manuel

  1. Dans Power Pivot, cliquez sur> calculs> options de calcul >mode de calcul manuel.

  2. Pour recalculer toutes les tables, cliquez sur Options de calcul >Calculer maintenant.

    La recherche d’erreurs dans les formules du manuel est vérifiée et les tableaux sont mis à jour avec les résultats le caser. En fonction de la quantité de données et du nombre de calculs, le travail peut ne plus réponse pendant un certain temps.

Important :  Avant de publier le manuel, vous devez toujours modifier le mode de calcul en mode automatique. Cela permet d’éviter les problèmes lors de la création de formules.

Résolution des problèmes de recalcul

Dépendances

Lorsqu’une colonne dépend d’une autre colonne et que le contenu de cette autre colonne change de quelque manière, toutes les colonnes associées doivent être recalculées. Chaque fois que des modifications sont apportées au Power Pivot, Power Pivot dans Microsoft Excel 2013 analyse les données Power Pivot existantes pour déterminer si le recalcul est nécessaire et effectue la mise à jour de la façon la plus efficace possible.

Par exemple, supposons que vous avez une table, Sales, liée aux tables, Product et ProductCategory; et les formules de la table Ventes dépendent des deux autres tables. Toute modification des tables Product ou ProductCategory entraîne le recalcul de toutes les colonnes calculées de la table Sales. Cela a du sens lorsque vous considérez que vous pouvez avoir des formules qui font monter les ventes par catégorie ou par produit. Par conséquent, pour vous assurer que les résultats sont corrects ; Les formules basées sur les données doivent être recalculées.

Power Pivot effectue toujours un recalcul complet pour un tableau, car un recalcul complet est plus efficace que la vérification des valeurs modifiées. Les modifications qui déclenchent le recalcul peuvent inclure des modifications majeures telles que la suppression d’une colonne, la modification du type de données numérique d’une colonne ou l’ajout d’une nouvelle colonne. Toutefois, des modifications apparemment très rapides, telles que la modification du nom d’une colonne, peuvent également déclencher le recalcul. En fait, les noms des colonnes sont utilisés comme identificateurs dans les formules.

Dans certains cas, Power Pivot peut déterminer que les colonnes peuvent être exclues du recalcul. Par exemple, si vous avez une formule qui recherche une valeur telle que [Couleur du produit] dans la table Produits et que la colonne qui est modifiée est [Quantité] dans la table Ventes, la formule n’a pas besoin d’être recalculée, même si les tables Ventes et Produits sont liées. Toutefois, si vous avez des formules qui dépendent de Sales[Quantity], un recalcul est nécessaire.

Séquence de recalcul des colonnes dépendantes

Les dépendances sont calculées avant tout recalcul. Si plusieurs colonnes dépendent l’une de l’autre, Power Pivot suit la séquence des dépendances. Cela garantit que les colonnes sont traitées dans l’ordre exact à la vitesse maximale.

Transactions

Les opérations qui recalculent ou actualisent des données se déroulent en tant que transaction. Cela signifie qu’en cas d’échec d’une partie quelconque de l’opération d’actualisation, les opérations restantes sont remises en arrière. Ceci permet de s’assurer que les données ne restent pas dans un état partiellement traitée. Vous ne pouvez pas gérer les transactions comme vous le faites dans une base de données relationnelle, ni créer de point de contrôle.

Recalcul de fonctions volatiles

Certaines fonctions telles que MAINTENANT, A RAND ou AUJOURD’HUI n’ont pas de valeurs fixes. Pour éviter les problèmes de performances, l’exécution d’une requête ou d’un filtrage ne provoque généralement pas de nouvelle évaluation de telles fonctions si elles sont utilisées dans une colonne calculée. Les résultats de ces fonctions sont recalculés uniquement lorsque la colonne entière est recalculée. Ces situations incluent l'actualisation à partir d'une source de données externe ou une modification manuelle des données qui provoque la réévaluation des formules qui contiennent ces fonctions. Toutefois, les fonctions volatiles telles que NOW, RAND ou TODAY seront toujours recalculées si la fonction est utilisée dans la définition d’un champ calculé.

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