Rechercher des enregistrements

À mesure que votre base de données s’agrandit, la localisation d’enregistrements spécifiques implique plus d’un simple coup d’œil sur une feuille de données. Dans cet article, découvrez cinq façons de localiser des enregistrements spécifiques en fonction de vos besoins.

Que voulez-vous faire ?

Parcourir tous les enregistrements

Vous pouvez parcourir les enregistrements à l’aide de la touche TAB lorsque vous voulez parcourir un enregistrement à la fois, dans l’ordre, pour localiser un enregistrement spécifique. Vous pouvez également parcourir les enregistrements d’un tableau dans mode Feuille de données à l’aide des boutons de navigation entre les enregistrements. Les boutons de navigation dans l’enregistrement sont disponibles en bas de la table ou du formulaire.

Boutons de navigation

1. Aller au premier enregistrement

2. Revenir à l’enregistrement précédent

3. Zone Enregistrement actuel

4. Passer à l’enregistrement suivant

5. Aller au dernier enregistrement

6. Ouvrir un nouvel enregistrement (vide)

7. Indicateur de filtre

8. Zone de recherche

Remarques : 

  • Lorsque vous cliquez dans la zone Enregistrement actuel, vous pouvez taper un numéro d’enregistrement, puis appuyer sur Entrée pour accéder à cet enregistrement. Le numéro d’enregistrement est comptabilisé de manière séquentielle à partir du début du formulaire ou de la feuille de données. Elle ne correspond à aucune valeur de champ.

  • Pour savoir si un filtre a été appliqué, voir le bouton de l’indicateur de filtre. Si aucun filtre n’est appliqué ou si tous les filtres ont été effacés, aucun filtre n’est affiché. Lorsqu’il affiche Filtré,vous pouvez cliquer sur ce bouton pour supprimer le filtre. De même, lorsqu’il affiche Nonfiltré, vous pouvez cliquer sur ce bouton pour appliquer le dernier filtre que vous avez utilisé, le caser.

  • Lorsque vous entrez du texte dans la zone de recherche, la première valeur correspondante est mise en évidence en temps réel lorsque vous entrez chaque caractère. Vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour rechercher rapidement un enregistrement avec une valeur correspondante.

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Accéder à un enregistrement spécifique

Vous pouvez accéder à un enregistrement spécifique dans Access lorsque vous connaissez l’enregistrement à rechercher. La zone Aller à vous permet de choisir un enregistrement particulier dans une liste liste bas et est généralement ajouté aux formulaires.

Zone Atteindre

  • Pour accéder à un enregistrement spécifique, cliquez sur la flèche à droite de la zone Accéder à, puis sélectionnez un enregistrement dans la liste drop down.

    Remarque : Si vous connaissez les premiers caractères de l’enregistrement vers lequel vous souhaitez naviguer, vous pouvez taper ces caractères dans la zone Accéder pour retrouver rapidement cet enregistrement.

La zone Aller à affiche uniquement suffisamment de données pour identifier chaque enregistrement de manière unique. Lorsque vous sélectionnez un enregistrement dans la liste, Access affiche le reste des données de cet enregistrement dans la zone principale du formulaire.

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Rechercher un enregistrement spécifique

Vous pouvez rechercher un enregistrement spécifique dans une table ou un formulaire à l’aide de l’onglet Rechercher de la boîte de dialogue Rechercher et remplacer. Il s’agit d’un choix efficace pour trouver un enregistrement spécifique lorsque l’enregistrement que vous souhaitez localiser répond à des critères spécifiques, tels que des termes de recherche et des opérateurs de comparaison, tels que « est égal » ou « contient ».

Remarque : Vous ne pouvez utiliser la boîte de dialogue Rechercher et remplacer que si la table ou le formulaire affiche actuellement des données. C’est vrai même s’il n’y a pas d’enregistrements visibles, car un filtre a été appliqué.

  1. Ouvrez la table ou le formulaire, puis cliquez sur le champ dans le champ où vous souhaitez effectuer la recherche.

  2. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Rechercher, cliquez sur Rechercher ou appuyez sur Ctrl+F.

    La boîte de dialogue Rechercher et remplacer s’affiche, avec l’onglet Rechercher sélectionné.

  3. Dans la zone Rechercher, tapez la valeur pour laquelle vous souhaitez effectuer une recherche.

  4. Pour modifier le champ dans le champ dans le cas d’une recherche ou pour effectuer une recherche dans l’intégralité de la table sous-jacente, cliquez sur l’option appropriée dans la liste Regarder dans.

    Conseil : La liste Correspondance représente votre opérateur de comparaison (par exemple, « égal » ou « contient »). Pour élargir votre recherche, dans la liste Correspondance, cliquez sur N’importe où dans le champ.

  5. Dans la liste Rechercher, sélectionnez Tout, puis cliquez sur Trouver suivant.

  6. Lorsque l’élément pour lequel vous recherchez est mis en évidence, cliquez sur Annuler dans la boîte de dialogue Rechercher et remplacer pour fermer la boîte de dialogue. Les enregistrements qui correspondent à vos conditions sont mis en surbrill

Pour plus d’informations sur l’utilisation de la boîte de dialogue Rechercher et remplacer, voir l’article Utiliser la boîte de dialogue Rechercher et remplacer pour modifier des données.

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Filtrer pour voir un nombre limité d’enregistrements

Vous pouvez filtrer pour voir un nombre limité d’enregistrements si vous souhaitez voir uniquement les enregistrements qui répondent à des critères spécifiques et à des opérateurs de comparaison. Par exemple, pour affiner rapidement les enregistrements affichés, cliquez avec le bouton droit sur un champ dont vous souhaitez faire correspondre la valeur, puis sélectionnez Égal à,Ne paségal à,Contient ou Ne contient pas en bas du menu raccourci. Un filtre peut être sous ou désactivé, ce qui permet de basculer facilement entre les affichages filtrés et non filtrés des mêmes données. Contrairement à la recherche, un filtre limite uniquement les enregistrements affichés.

  1. Pour appliquer un filtre basé sur une sélection, ouvrez une table ou un formulaire.

  2. Pour vous assurer que la table ou le formulaire n’est pas déjà filtré, sous l’onglet Accueil, dans le groupe Trier & filtre, cliquez sur Avancé,puis sur Effacer tous les filtres sicette commande est disponible.

  3. Accédez à l’enregistrement contenant la valeur que vous voulez utiliser dans le filtre, puis cliquez dans la colonne (en mode Feuille de données) ou le contrôle (en mode Formulaire, État ou Page). Pour filtrer sur la base d’une sélection partielle, sélectionnez uniquement les caractères de votre choix.

  4. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Trier & filtre, cliquez sur Sélection, puis sur le filtre à appliquer.

  5. Pour filtrer d’autres champs sur la base d’une sélection, répétez les étapes 3 et 4.

Pour plus d’informations sur l’application d’un filtre, voir l’article Appliquer un filtre pour afficher des enregistrements sélectionnés dans une base de données Access.

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Créer une requête pour rechercher un enregistrement spécifique

Les techniques que vous pouvez utiliser pour rechercher et filtrer des enregistrements sont très utiles pour rechercher des enregistrements spécifiques pour le cas en cours. Vous pouvez cependant effectuer régulièrement la même opération de recherche ou de filtrage. Au lieu de reproduire un ensemble d’étapes de recherche et de filtre à chaque fois, vous pouvez créer une requête. Une requête est un moyen puissant et flexible de localiser des enregistrements spécifiques, car elle vous permet d’effectuer des recherches personnalisées, d’appliquer des filtres personnalisés et de trier des enregistrements. Vous pouvez créer vos propres requêtes pour vous concentrer sur des enregistrements spécifiques et pour répondre à des questions spécifiques. Une fois créée, une requête peut être enregistrée et réutilisée, et peut également être utilisée dans la création de formulaires et d’états.

Lorsque vous utilisez une requête pour effectuer une recherche ou un filtrage, vous utilisez des critères en fonction du type de données pour lequel vous recherchez. Différents types d’informations sont stockés en tant que différents types de données. Par exemple, les anniversaires sont stockés en tant que données de date/heure, tandis que les noms sont stockés en tant que données texte.

Parfois, vous ne trouvez pas un enregistrement particulier dont vous savez qu’il existe. Cela peut se produire si vous affichez des enregistrements dans un formulaire ou une requête qui n’affiche pas certains enregistrements en raison de la valeur d’un champ particulier. L’exemple suivant montre comment utiliser une requête pour rechercher des enregistrements.

Supposons que vous utilisiez une base de données créée à l’aide du modèle Problèmes d’Access pour suivre les problèmes. La table Problèmes présente un champ nommé État, qui indique si un problème particulier est actif, résolu ou fermé. Vous pouvez créer une requête qui affiche des problèmes dont l’état est fermé en suivant les étapes suivantes :

  1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Requêtes, cliquez sur Création de requête.

  2. Double-cliquez sur Problèmes,puis cliquez sur Fermer.

  3. Dans le Concepteur de requêtes, double-cliquez sur l’astérisque(*)dans la table Problèmes. Cela permet de s’assurer que la requête affiche tous les champs des enregistrements qu’elle renvoie.

    Problèmes.* apparaît dans la première colonne de la grille de création, dans la ligne Champ. Cela indique que tous les champs de la table Problèmes doivent être renvoyés.

  4. Dans le Concepteur de requêtes, double-cliquez sur État dans la table Problèmes.

    L’état apparaît dans la deuxième colonne de la grille de création, sur la ligne Champ.

  5. Dans la deuxième colonne de la grille de création, videz la case à cocher de la ligne Afficher. Cela permet de s’assurer que la requête n’affiche pas le champ État.

    Si vous ne désochez pas la case Afficher dans la colonne État, le champ État s’affichera deux fois dans les résultats de la requête.

  6. Dans la deuxième colonne de la grille de création, dans la ligne Critères, tapez ="Fermé ». Il s’agit de votre critère de recherche. Vous devez ainsi vous assurer que la requête ne retourne que les enregistrements dont la valeur d’état est « Fermée ».

    Remarque : Dans cet exemple, un seul critère de recherche est utilisé. Vous pouvez utiliser de nombreux critères de recherche pour une recherche donnée en ajoutant des critères à d’autres champs, et en utilisant la ou les lignes en dessous ou.

    Votre requête est prête à être exécuté et ressemble à ceci :

    Grille de création de requête

  7. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.

    Remarque : Sauf si vous avez déjà commencé à suivre des problèmes et que vous avez par conséquent des données dans la table Problèmes (et que vous avez définie l’état d’au moins un problème sur « Fermé », la requête ne retourne aucun résultat. Toutefois, vous pouvez enregistrer la requête et l’utiliser à tout moment dans le futur.

  8. Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer la requête.

  9. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, tapez un nom pour la requête dans le champ Nom de la requête, par exemple Problèmes fermés,puis cliquez sur OK.

Vous avez à présent une requête qui affiche des problèmes dont l’état est fermé.

Pour plus d’informations sur la création de requêtes pour rechercher des enregistrements, voir l’article Créer une requête Sélection simple.

Pour en savoir plus sur les critères de recherche et de filtre, consultez l’article Exemples de critères de requête.

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