Rechercher les enregistrements qui ont les dates les plus ou les moins récentes

Envisagez d’utiliser un filtre au lieu d’une requête de valeurs supérieures

Un filtre est généralement préférable si vous avez une date spécifique à l’esprit. Pour déterminer si vous devez créer une requête de valeurs principales ou appliquer un filtre, tenez compte des points suivants :

• Si vous souhaitez retourner tous les enregistrements dont la date correspond, est antérieure ou ultérieure à une date spécifique, utilisez un filtre. Par exemple, pour afficher les dates des ventes entre avril et juillet, vous appliquez un filtre.

• Si vous souhaitez retourner une quantité spécifiée d’enregistrements qui ont les dates les plus récentes ou les plus récentes dans un champ, et que vous ne connaissez pas les valeurs de date exactes, ou qui n’ont pas d’importance, vous créez une requête de valeurs principales. Par exemple, pour afficher les cinq meilleurs trimestres de ventes, utilisez une requête de valeurs supérieures.

Pour plus d’informations sur la création et l’utilisation de filtres, consultez l’article Appliquer un filtre pour afficher les enregistrements sélectionnés dans une base de données Access.

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Coller les exemples de données dans des feuilles de calcul Excel

1. Démarrez Excel. Un classeur vide s’ouvre.

2. Appuyez sur Maj+F11 pour insérer une feuille de calcul (vous en aurez besoin quatre).

3. Copiez les données de chaque exemple de table dans une feuille de calcul vide. Incluez les en-têtes de colonne (la première ligne).

Créer des tables de base de données à partir des feuilles de calcul

1. Sélectionnez les données de la première feuille de calcul, y compris les en-têtes de colonne.

2. Cliquez avec le bouton droit sur le volet de navigation, puis cliquez sur Coller.

3. Cliquez sur Oui pour confirmer que la première ligne contient des en-têtes de colonne.

4. Répétez les étapes 1 à 3 pour chacune des feuilles de calcul restantes.

Créer une requête de valeurs principales de base

1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Requêtes, cliquez sur Création de requête.

2. Double-cliquez sur la table Employees, puis cliquez sur Fermer.

   Si vous utilisez les exemples de données, ajoutez la table Employees à la requête.

3. Ajoutez les champs que vous souhaitez utiliser dans votre requête à la grille de conception. Vous pouvez double-cliquer sur chaque champ ou glisser-déplacer chaque champ sur une cellule vide de la ligne Champ .

   Si vous utilisez l’exemple de table, ajoutez les champs Prénom, Nom et Date de naissance.

4. Dans le champ qui contient vos valeurs supérieures ou inférieures (champ Date de naissance, si vous utilisez l’exemple de table), cliquez sur la ligne Trier et sélectionnez Croissant ou Décroissant.

   L’ordre de tri décroissant renvoie la date la plus récente, et l’ordre de tri croissant renvoie la date la plus ancienne.

   Important : Vous devez définir une valeur dans la ligne Trier uniquement pour les champs qui contiennent vos dates. Si vous spécifiez un ordre de tri pour un autre champ, la requête ne retourne pas les résultats souhaités.

5. Sous l’onglet Création , dans le groupe Outils , cliquez sur la flèche vers le bas en regard de Tous (la liste Valeurs principales ), puis entrez le nombre d’enregistrements que vous souhaitez afficher ou sélectionnez une option dans la liste.

6. Cliquez sur Exécuter pour exécuter la requête et afficher les résultats en mode Feuille de données.

7. Enregistrez la requête sous NextBirthDays.

Vous pouvez voir que ce type de requête de valeurs principales peut répondre à des questions de base, telles que la personne la plus âgée ou la plus jeune de l’entreprise. Les étapes suivantes expliquent comment utiliser des expressions et d’autres critères pour ajouter de la puissance et de la flexibilité à la requête. Les critères indiqués à l’étape suivante retournent les trois prochains anniversaires des employés.

Ajouter des critères à la requête

Ces étapes utilisent la requête créée dans la procédure précédente. Vous pouvez suivre une autre requête de valeurs principales tant qu’elle contient des données date/heure réelles, et non des valeurs de texte.

1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la requête NextBirthDays, puis cliquez sur Mode Création.

2. Dans la grille de conception de requête, dans la colonne à droite de BirthDate, entrez la valeur suivante :
   MonthBorn : DatePart(« m »,[BirthDate]).
   Cette expression extrait le mois de BirthDate à l’aide de la fonction DatePart .

3. Dans la colonne suivante de la grille de conception de requête, entrez la valeur suivante :
   DayOfMonthBorn : DatePart(« d »,[BirthDate])
   Cette expression extrait le jour du mois de BirthDate à l’aide de la fonction DatePart .

4. Désactivez les zones case activée dans la ligne Afficher pour chacune des deux expressions que vous venez d’entrer.

5. Cliquez sur la ligne Trier pour chaque expression, puis sélectionnez Croissant.

6. Dans la ligne Critères de la colonne Date de naissance, tapez l’expression suivante :
   Month([Birth Date]) > Month(Date()) OR Month([Birth Date])= Month(Date()) AND Day([Birth Date])>Day(Date())Cette
   expression effectue les opérations suivantes :

   • Month( [Birth Date]) > Month(Date()) spécifie que la date de naissance de chaque employé tombe dans un mois futur.

   • Month ([Birth Date])= Month(Date()) And Day([Birth Date])>Day(Date()) spécifie que si la date de naissance a lieu dans le mois en cours, l’anniversaire tombe le ou après le jour courant.

     En bref, cette expression exclut tous les enregistrements où l’anniversaire a lieu entre le 1er janvier et la date actuelle.

     Conseil :  Pour plus d’exemples d’expressions de critères de requête, consultez l’article Exemples de critères de requête.

7. Sous l’onglet Création , dans le groupe Configuration de la requête , tapez 3 dans la zone Retour .

8. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter .

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Créer une requête de totaux

Cette procédure utilise l’exemple de table Events et l’exemple de table EventType pour répondre à cette question :

Quand a été l’événement le plus récent de chaque type d’événement, à l’exception des concerts ?

1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Requêtes, cliquez sur Création de requête.

2. Double-cliquez sur les tables Events et EventType.
   Chaque table apparaît dans la section supérieure du concepteur de requêtes.

3. Double-cliquez sur le champ EventType de la table EventType et le champ EventDate de la table Events pour ajouter les champs à la grille de création de requête.

4. Dans la grille de conception de requête, dans la ligne Critères du champ EventType , entrez <>Concert.

   Conseil :  Pour plus d’exemples d’expressions de critères, consultez l’article Exemples de critères de requête.

5. Sous l’onglet Création , dans le groupe Afficher/Masquer , cliquez sur Totaux.

6. Dans la grille de création de requête, cliquez sur la ligne Total du champ EventDate, puis sur Max.

7. Sous l’onglet Création, dans le groupe Résultats, cliquez sur Affichage, puis sur Mode SQL.

8. Dans la fenêtre SQL, à la fin de la clause SELECT, juste après l’mot clé AS, remplacez MaxOfEventDate par MostRecent.

9. Enregistrez la requête sous MostRecentEventByType.

Créer une deuxième requête pour ajouter des données supplémentaires

Cette procédure utilise la requête MostRecentEventByType de la procédure précédente pour répondre à cette question :

Qui était le client lors de l’événement le plus récent de chaque type d’événement ?

1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Requêtes, cliquez sur Création de requête.

2. Sous l’onglet Requêtes , double-cliquez sur la requête MostRecentEventByType.

3. Sous l’onglet Tables , double-cliquez sur la table Events et la table Customers.

4. Dans le concepteur de requêtes, double-cliquez sur les champs suivants :

   1. Dans la table Events, double-cliquez sur EventType.

   2. Dans la requête MostRecentEventByType, double-cliquez sur MostRecent.

   3. Dans la table Clients, double-cliquez sur Société.

5. Dans la grille de conception de requête, dans la ligne Trier de la colonne EventType , sélectionnez Croissant.

6. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.

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