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Vous pouvez suivre la dernière modification des enregistrements d’une table Access à l’aide d’un formulaire avec une macro. Lorsque le formulaire est utilisé pour modifier un enregistrement, la macro stocke la date et l’heure dans la table. Seules les date et heure de modification les plus récentes sont stockées.

Remarque : Les procédures de cet article s’utilisent dans les bases de données Access de bureau.

Contenu de cet article

Vue d’ensemble

Pour enregistrer la date et l’heure de modification des enregistrements dans une table, vous devez effectuer les étapes suivantes :

Étape 1 : ajouter des champs à une table    Vous avez besoin d’un endroit pour stocker la date et l’heure avant de pouvoir l’enregistrer. La première étape consiste à créer dans la table des champs qui sont suivis par les enregistrements que vous voulez suivre. Pour capturer la date et l’heure, créez un champ pour la date et un champ pour l’heure. Si vous souhaitez capturer l’un ou l’autre uniquement, vous pouvez créer le champ dont vous avez besoin.

Étape 2 : créer une macro qui enregistre la date et l’heure    Selon que vous voulez enregistrer la date, l’heure ou les deux, la macro aura une ou deux actions. Lorsque vous écrivez la macro, spécifiez uniquement les champs qui stockera la date et l’heure, et non la table qui contient ces champs. Ainsi, vous pouvez facilement réutiliser la macro avec d’autres tables et formulaires.

Étape 3 : ajouter la macro à un formulaire d’entrée de données    Vous ajoutez la macro à la propriété de formulaire Avant la mise à jour du formulaire que vous utilisez pour modifier les enregistrements de la table. Si vous utilisez d’autres formulaires pour modifier des enregistrements dans la table, vous pouvez également ajouter la macro à chacun d’eux. Ainsi, vous pouvez capturer la date et l’heure, quel que soit le formulaire que vous utilisez pour modifier l’enregistrement.

Conseil : Si vous souhaitez savoir quand des enregistrements sont créés, mais que vous ne vous souciez pas de leur modification, il vous suffit de créer un champ dans la table pour suivre et utiliser la propriété Valeur par défaut du champ pour timestamp chaque enregistrement lors de sa création.

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Avant de commencer

Avant de commencer, prenons les considérations suivantes :

  • Les utilisateurs doivent activer les macros dans la base de données. Si un utilisateur ouvre la base de données et n’active pas les macros, la macro n’horodate pas les enregistrements. Si vous stockez la base de données dans emplacement approuvé, les macros sont automatiquement activées.

  • Si un utilisateur modifie des enregistrements sans utiliser de formulaire d’entrée de données contenant la macro qui horoda les enregistrements, les enregistrements modifiés par l’utilisateur ne seront pas horodatés.

  • Étant donné que la date et l’heure sont stockées dans des champs de table, les valeurs de ces champs sont écrasées chaque fois qu’un enregistrement est modifié. En d’autres termes, vous pouvez uniquement stocker la date et l’heure de la modification la plus récente.

  • Si vous souhaitez capturer uniquement la date et l’heure de création d’un enregistrement, ajoutez simplement un champ à la table et définissez la propriété Valeur par défaut de ce champ sur Now() ou Date().

  • Si votre fichier de base de données utilise un format de fichier plus ancien et utilise la sécurité au niveau utilisateur, vous devez avoir l’autorisation de modifier la conception de la table et des formulaires utilisés pour modifier ses enregistrements.

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Étape 1 : ajouter des champs d’heures et d’heures à une table

Créez des champs pour stocker les informations.

  1. Ouvrez la table en mode Création.

  2. Effectuez l’une des actions suivantes, ou les deux :

    • Créez un champ pour stocker la date.    Dans la colonne Nom du champ de la fenêtre de création, tapez Date de modification dans une nouvelle ligne, puis sélectionnez Date/Heure dans la colonne Type de données.

    • Créez un champ pour stocker l’heure.    Dans la colonne Nom du champ de la fenêtre de création, tapez Time Modified dans une nouvelle ligne, puis sélectionnez Date/Heure dans la colonne Type de données.

  3. Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer vos modifications.

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Étape 2 : créer une macro qui enregistre la date et l’heure

Après avoir créé les champs, créez une macro pour horodaté ces champs. Pour que la macro soit réutilisable avec d’autres tables, reportez-vous uniquement aux noms des champs, et non aux noms de table.

Remarque : Si vous voulez seulement enregistrer la date ou l’heure, omettez l’action de macro dont vous n’avez pas besoin.

  1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Autre, cliquez sur Macro. Si cette commande n’est pas disponible, cliquez sur la flèche se trouvant sous le bouton Module ou Module de classe, puis cliquez sur Macro.

  2. Sous l’onglet Création, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Afficher toutes les actions.

  3. Dans la fenêtre de macro, ouvrez la liste d’actions de macro et sélectionnez DéfinirValval.

    Onglet de création de macros Access 2010

    1. Tout d’abord, affichez toutes les actions de macro disponibles. L’action DéfinirValval est considérée comme potentiellement dangereuse et est masquée par défaut, car elle peut modifier les données.

    2. Ensuite, sélectionnez l’action DéfinirValval dans cette liste.

  4. Dans la zone d’action DéfinirValeur, dans la zone Élément, tapez ou collez [Date de modification].

  5. Dans la zone Expression,tapez Date().

  6. Ouvrez la liste d’actions de macro suivante, puis sélectionnez DéfinirValval.

  7. Dans la zone d’action DéfinirValeur, dans la zone Élément, tapez ou collez [Time Modified].

  8. Dans la zone Expression, tapez Heure().

  9. Appuyez sur Ctrl+S, puis dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, tapez Dernière modification.

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Étape 3 : ajouter les champs et la macro à un formulaire d’entrée de données

Après avoir créé la macro, ajoutez-la à chaque formulaire d’entrée de données que les utilisateurs utiliseront pour entrer des données dans la table pertinente.

  1. Ouvrez le formulaire d’entrée de données en mode Création.

  2. Dans le groupe Outils de l’onglet Création, cliquez sur Ajouter des champs existants.

  3. Dans la liste des champs,sous Champs disponibles pour cet affichage,faites glisser les champs Date de modification et Heure de modification vers le formulaire. Ajustez la taille et la position des champs sur le formulaire selon vos besoins.

  4. Si la feuille de propriétés n’est pas déjà affichée, appuyez sur F4 pour l’afficher.

  5. Dans la feuille de propriétés, assurez-vous que le type de sélection est définie sur Formulaire.

    Conseil : Pour modifier le type de sélection,cliquez sur le type de sélection de votre choix dans la liste drop-down.

  6. Dans la feuille de propriétés, cliquez sur l’onglet Événement.

  7. Sous l’onglet Événement, cliquez sur la flèche dans la zone Avant la mise à jour, puis sur Dernière modification.

  8. Si vous utilisez plusieurs formulaires pour modifier des enregistrements, répétez cette procédure pour chacun d’eux.

  9. Pour vérifier que la macro fonctionne correctement, ouvrez le formulaire en mode Formulaire, modifiez un enregistrement, puis appuyez sur Shift+F9. La date et l’heure de modification de l’enregistrement doivent s’afficher.

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