Supplément à la déclaration de confidentialité de Microsoft Access 2010

Utilisation de Office.com modèles

L’onglet Nouveau du Microsoft Office Backstage (cliquez sur l’onglet Fichier, puis sur Nouveau)peut vous fournir une assistance à jour téléchargée à partir d’Office.com pour les documents basés sur des modèles. Vous pouvez également envoyer des commentaires sur les modèles et fournir une évaluation numérique pour chaque modèle que vous téléchargez.

Lorsque vous ouvrez un modèle ou un fichier basé sur un modèle, Access 2010, selon les paramètres de l’aide en ligne, vos contacts Office.com. Il envoie l’ID de ce modèle, le programme et la version que vous utilisez actuellement, ainsi que des informations standard sur l’ordinateur.

L’ID de modèle est utilisé pour identifier le modèle d’origine tel qu’il a été téléchargé à partir d Office.com ou inclus dans votre installation Access 2010. Il n’identifie pas de manière unique votre base de données Access. L’ID est le même pour tous les utilisateurs du même modèle.

Liaison à des sources de données

Les tables liées et autres sources de données sont enregistrées dans des métadonnées dans le cadre de votre base de données Access 2010. Dans certains cas, le lien peut inclure votre nom d’utilisateur ou des informations sur les serveurs de votre réseau. Dans le cas d’une connexion de données, vous pouvez choisir d’enregistrer un nom d’utilisateur ou un mot de passe dans le lien de connexion de données.

En outre, si vous avez des bases de données associées, l’emplacement de la base de données associée est enregistré dans la base de données Access.

Imprimer

Lorsque vous imprimez un fichier Access 2010, puis enregistrez ce fichier, Access 2010 enregistre le chemin d’accès à votre imprimante avec le fichier. Dans certains cas, le chemin d’accès peut inclure un nom d’utilisateur ou un nom d’ordinateur.

Sites Espace de travail de document

Access 2010 vous permet d’accéder à un site Espace de travail de document sur un site Microsoft SharePoint Foundation 2010. Un site Espace de travail de document est un espace partagé dans lequel vous pouvez collaborer avec d’autres membres de l’équipe sur une ou plusieurs bases de données Access.

Lorsque vous accédez à un site Espace de travail de document, Access 2010 télécharge les données du site Espace de travail de document pour vous fournir des informations sur ce site. Ces données incluent :

• Nom du site SharePoint Foundation

• URL ou adresse du site

• Noms, adresses de courrier et niveaux d’autorisation des utilisateurs du site

• Listes des documents, tâches et autres informations disponibles à partir du site

Access 2010 stocke également une liste des sites SharePoint Foundation que vous avez visités sur votre ordinateur, sous forme de cookies. Cette liste est utilisée pour vous fournir un accès rapide aux sites que vous avez visités auparavant. La liste des sites que vous avez visités n’est pas accessible par Microsoft et n’est pas exposée à Internet, sauf si vous choisissez de la rendre plus disponible.

SharePoint Foundation

Microsoft SharePoint Foundation 2010 fournit des sites d’espaces de travail web partagés où vous pouvez collaborer sur des documents ou des réunions.

Lorsque vous accédez à un site SharePoint, à l’aide de votre navigateur web ou d’un programme Office, le site enregistre des cookies sur votre ordinateur si vous êtes autorisé à créer un sous-site sur ce site. Ces cookies ensemble constituent une liste de sites pour lesquels vous disposez d’autorisations. Cette liste est utilisée par plusieurs programmes Office pour vous offrir un accès rapide aux sites que vous avez visités auparavant.

La liste des sites que vous avez visités n’est pas accessible par Microsoft et n’est pas exposée à Internet, sauf si vous choisissez de la rendre plus disponible.

Dans SharePoint Foundation, lorsque vous créez un site web ou une liste, ou ajoutez ou invitez des personnes à un site web ou une liste existante, le site enregistre les informations suivantes pour chaque personne, notamment les suivantes :

• Nom complet

• Adresse électronique

Un ID utilisateur est ajouté à tous les éléments que vous, ou les autres utilisateurs, avez ajoutés ou modifiés sur le site. Comme pour tout le contenu du site SharePoint, seuls les administrateurs et les membres du site doivent avoir accès à ces informations.

Tous les éléments du site SharePoint incluent deux champs : Créé par et Modifié par. Le champ Créé par est rempli avec le nom d’utilisateur de la personne qui a initialement créé l’élément et la date de sa création. Le champ Modifié par contient le nom d’utilisateur de la personne qui a modifié en dernier la base de données Access 2010 et la date de dernière modification.

Les administrateurs des serveurs sur lesquels sont hébergés les sites SharePoint ont accès à certaines données de ces sites, qui sont utilisées pour analyser les modèles d’utilisation du site et améliorer le pourcentage de temps pendant lequel le site est disponible. Ces données sont uniquement accessibles aux administrateurs du serveur et ne sont pas partagées avec Microsoft, sauf si Microsoft héberge le site SharePoint. Les données spécifiquement capturées incluent les noms, adresses de courrier et autorisations des personnes ayant accès au site.

Tous les utilisateurs bénéficiant d’un accès à un site SharePoint déterminé peuvent consulter l’ensemble du contenu de ce site et y effectuer des recherches.

Audit

Microsoft SharePoint Foundation 2010 fournit des fonctionnalités d’audit qui permettent aux administrateurs de conserver une trace d’audit fiable de la manière dont les utilisateurs travaillent avec certains contenus.

Lorsque les administrateurs de SharePoint Foundation activent la fonctionnalité Audit, le serveur enregistre automatiquement dans la base de données de contenu SharePoint certaines actions effectuées par l’utilisateur. Ces actions comprennent l’affichage, la modification, l’enregistrement et l’enregistrement. Pour chaque action enregistrée, le serveur enregistre des informations identifiant le fichier, l’action et l’ID SharePoint de l’utilisateur. Aucune donnée n’est envoyée à Microsoft dans le cadre de cette fonctionnalité.

Cette fonctionnalité est off par défaut et n’est disponible que pour les administrateurs des sites SharePoint où le contenu est stocké.

Collecte de données dans Access

Access 2010 vous permet de collecter des données par courrier électronique en envoyant des formulaires basés sur le format HTML ou Microsoft InfoPath 2010. Lorsque vous envoyez un courrier électronique de collecte de données, les adresses de messagerie de tous les destinataires sont collectées et stockées dans la base de données Access. Vous pouvez utiliser ces informations pour suivre les données reçues des destinataires et leur envoyer des messages électroniques à l’avenir. Vous pouvez choisir de stocker automatiquement ou manuellement les données envoyées par courrier électronique dans la base de données.

Où votre nom peut être stocké ?

Dans certains cas, Access 2010 stocke votre nom pour vous offrir une meilleure expérience d’utilisation de certaines fonctionnalités. Par exemple, votre nom est stocké dans les emplacements ci-après :

• Champs d’auteur

• Propriété de fichier AuthorName

Vous pouvez supprimer votre nom de ces champs et propriétés en comme suit :

1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

2. Sous Aide,cliquez sur Options,puis sur Base de données actuelle.

3. Sous Options de l’application,cochez la case Supprimer les informations personnelles des propriétés du fichier lors de l’enregistrement.

Vous pouvez supprimer votre nom et vos initiales des champs Nom et Initiales.

Microsoft Office solutions créées par d’autres sociétés peuvent également inclure votre nom ou d’autres informations personnelles dans les propriétés personnalisées associées à votre fichier.

Si vous utilisez le contrôle Microsoft Office Web, Microsoft Excel Data Access, DataCalc ou d’autres fonctionnalités qui vous permettent de vous connecter directement à une autre source de données, vos informations d’autorisation (ID utilisateur et mot de passe) peuvent être enregistrées dans votre base de données Access. Pour modifier ou supprimer ces informations d’autorisation, vous devez modifier les propriétés de la connexion de manière appropriée.

Signatures numériques

Une signature numérique est une fonctionnalité facultative qui peut vous aider à authentifier l’identité de la personne qui vous a envoyé une base de données Access. Une signature numérique est une valeur chiffrée unique des données de la base de données Access que vous signez. Lorsque vous envoyez une base de données Access avec une signature numérique, la signature est envoyée au destinataire, ainsi que les données de la base de données Access et un certificat numérique approuvé de votre part (l’expéditeur). Le certificat numérique est émis par une autorité de certification, telle que VeriSign, et contient des informations pour authentifier l’expéditeur et vérifier que le contenu d’origine de la base de données Access n’a pas été modifié. Access peut contacter automatiquement l’autorité de certification en ligne pour vérifier la signature numérique.

Lorsque vous signez une base de données Access, une boîte de dialogue affiche les informations incluses dans la signature numérique, telles que la date et l’heure de votre système, le numéro de version du système d’exploitation, le numéro de version Microsoft Office et le numéro de version d’Access 2010.

Protection de base de données

La protection de base de données vous aide à protéger votre base de données Access 2010 en la chiffrant à l’aide d’un mot de passe.

Pour chiffrer la base de données avec un mot de passe, vous pouvez :

1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

2. Cliquez sur Informations,puis sur Chiffrer avec mot de passe.

3. Tapez un mot de passe dans les zones Mot de passe et Vérifier.

Le mot de passe que vous entrez n’est pas stocké avec le fichier et sert à générer des clés pour chiffrer le fichier. Vous avez la possibilité de supprimer le mot de passe et le chiffrement sur la base de données. Pour supprimer le chiffrement, vous pouvez :

1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

2. Cliquez sur Informations,puis sur Déchiffrer la base de données.

3. Tapez votre mot de passe dans la zone Mot de passe.

Mise en cache et synchronisation des données

Les informations contenues dans vos bases de données Access 2010, ou dans les tables externes liées à vos bases de données Access, peuvent être stockées localement sur votre ordinateur sous la mesure d’être une table Access dans votre base de données. Cela a pour objectif d’améliorer les performances d’Access 2010. Vous pouvez désactiver cette fonctionnalité en :

1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

2. Sous Aide, cliquez sur Options.

3. Cliquez sur l’onglet Base de données actuelle.

4. Cliquez sur Ne jamais mettre en cache.

Microsoft Office d’application web

Certains fichiers Access 2010 téléchargent des informations à partir d’Internet ou d’un intranet. Les informations standard sur l’ordinateur sont alors envoyés à la source des informations. Une boîte de dialogue vous demande si vous voulez envoyer ces informations la première fois que vous ouvrez une application publiée. Vous pouvez choisir d’ignorer cette boîte de dialogue pour les demandes futures en cliquant sur la case à cocher Ne plus afficher ce message.

Contrôle de navigateur web

Lorsque vous ouvrez un formulaire dans un fichier Access 2010 qui dispose d’un contrôle de navigateur web, les données de votre application peuvent être envoyées vers un site web Internet identifié par le contrôle de navigateur web.

Fonctions Access

Lorsque vous ouvrez un fichier Access 2010, ce fichier peut avoir une expression qui utilise des fonctions, telles que CurrentWebUser, CurrentWebUserGroups ou IsCurrentWebUserInGroup. Le fichier peut inclure des fonctions qui récupèrent le nom d’utilisateur, le nom de connexion, l’adresse de messagerie ou des informations relatives aux groupes d’utilisateurs d’un site SharePoint. Par défaut, ces informations sont stockées dans le fichier Access 2010 en mode hors connexion. Vous pouvez choisir de ne pas stocker ces informations dans le fichier en suivant les conseils suivants :

1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

2. Sous Aide, cliquez sur Options.

3. Cliquez sur Base de données active.

4. Sous Les tables Caching Web Service et SharePoint,sélectionnez la case à cocher Utiliser le format de cache compatible avec Microsoft Access 2010 ou ultérieur, puis cochez la case Effacer le cache lors de la fermeture ou la case à cocher Ne jamais mettre en cache.

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