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Si vous utilisez déjà des formulaires Microsoft Office InfoPath pour des tâches comme l’envoi de rapports d’état hebdomadaires, et si vous utilisez Microsoft Office Outlook 2007 pour gérer les messages électroniques, formulaires électroniques peuvent aider à rationaliser les processus qui vous permet de collaborer et partager des données. C’est parce que vous pouvez ouvrir, remplir et envoyer des formulaires InfoPath depuis Office Outlook 2007, sans avoir à ouvrir InfoPath. Si vous recevez un formulaire de courrier électronique InfoPath, vous pouvez y répondre, transférez-la et stocker comme vous le feriez pour tout autre élément dans Office Outlook 2007.
Contenu de cet article
Conditions préalables pour l’utilisation de formulaires électroniques
Avant de commencer, vous devez lire les conditions préalables suivantes pour l’utilisation de formulaires électroniques. Si les éléments suivants sont remplies de votre organisation, vous pouvez utiliser les formulaires de messagerie InfoPath pour envoyer ou recevoir des données de formulaire.
Conditions préalables à l’installation Pour envoyer ou recevoir des formulaires de messagerie InfoPath dans Microsoft Office Outlook 2007, Microsoft Office InfoPath 2007 doit être installé sur votre ordinateur et Office Outlook 2007 doit être configuré pour envoyer et recevoir des formulaires électroniques. Si vous disposez de ces programmes installés sur votre ordinateur et Office Outlook 2007 est configuré pour envoyer des formulaires électroniques, mais la même n’est pas vraie pour les destinataires de vos formulaires électroniques, les formulaires que vous envoyez s’affichent à ces destinataires en tant que pièces jointes messages électroniques. Les destinataires peuvent ensuite enregistrer les formulaires joints et les ouvrir à l’aide d’InfoPath. Office Outlook 2007 est configuré pour envoyer et recevoir des formulaires électroniques par défaut. Pour activer ou désactiver les formulaires de messagerie InfoPath dans la boîte de dialogue OptionsOffice Outlook 2007, cliquez sur Options avancées sous l’onglet autre, puis activez ou désactivez la case à cocher Activer les formulaires de messagerie InfoPath dans les Options avancées boîte de dialogue.
Disponibilité des formulaires Si vous souhaitez que les utilisateurs à remplir des formulaires électroniques et envoyer les données à vous et modèle de formulaire associé du formulaire n’est pas stocké dans un emplacement partagé qui peuvent accéder à vos utilisateurs, vous pouvez inclure le modèle de formulaire avec le formulaire de courrier électronique InfoPath en cliquant sur les dans modèle de formulaire clure option dans le volet Options de la messagerie. Le volet Office s’affiche lorsque vous transférez un formulaire de courrier électronique InfoPath ou une réponse, ou lorsque vous l’envoyez en cliquant sur Envoyer dans le formulaire. Vous pouvez également envoyer une version en lecture seule du formulaire.
Conditions préalables d’installation pour les destinataires Si les destinataires de vos formulaires de courrier électronique InfoPath n’ont pas Microsoft Office Outlook 2007 et Microsoft Office InfoPath 2007 installé et configuré pour utiliser des formulaires électroniques, ils recevront un message électronique qui contient une représentation HTML de la vue de formulaire par défaut et InfoPath formulaire est joints au message électronique. Si les destinataires ont une version antérieure d’InfoPath et le formulaire contient des fonctionnalités de compatibilité descendante, vous pouvez enregistrer le fichier de formulaire joint et ouvrir à l’aide de la version antérieure d’InfoPath.
Remarque : Lorsque les formulaires électroniques que vous envoyez à d’autres personnes sont remplis et envoyés avec vous, vous pouvez examiner les données de ces formulaires de diverses façons dans Office Outlook 2007. Par exemple, vous pouvez afficher les données à l’aide d’une vue personnalisée d’un dossier formulaires InfoPath, qui vous permet d’afficher les données du formulaire sans ouvrir les formulaires eux-mêmes. Vous pouvez également fusionner plusieurs formulaires de courrier électronique InfoPath dans un formulaire unique pour analyser ou comparer les données ou exporter les données à partir d’un ou plusieurs formulaires de courrier électronique InfoPath dans Microsoft Office Excel 2007. Trouver plus d’informations sur ces tâches dans la section Voir aussi.
Collecter les données à partir d’autres personnes à l’aide d’un formulaire de courrier électronique InfoPath
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Dans le menu fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Choisir un formulaire InfoPath.
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Dans la boîte de dialogue Choisir un formulaire InfoPath, double-cliquez sur le formulaire de votre choix.
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Dans la formulaire InfoPath : nom de l’écran fenêtre, cliquez sur Transférer.
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Entrez les adresses de messagerie des destinataires dans les zones à et Cc. Séparez les noms par un point-virgule ( ;).
Remarque : Le champ Cci n’apparaît pas par défaut. Pour ajouter une adresse de messagerie à la zone Cci, cliquez sur à ou Cc et puis, dans la boîte de dialogue qui s’affiche, tapez l’adresse de messagerie dans le champ Cci.
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Dans la zone objet, tapez un nouvel objet du message.
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Dans la zone Introduction, tapez un texte explicatif sur le formulaire de courrier électronique InfoPath.
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Dans le volet Options de la messagerie, effectuez l’une des opérations suivantes :
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Pour envoyer une version du formulaire que les destinataires peuvent utiliser pour remplir et envoyer des données, cliquez sur une forme modifiable.
Remarque : Si le modèle de formulaire pour le formulaire se trouve pas dans un emplacement partagé auquel d’autres utilisateurs ont accès, tel qu’un dossier réseau ou un site Windows SharePoint Services 3.0, activez la case à cocher inclure les modèle de formulaire.
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Pour envoyer une version en lecture seule du formulaire, cliquez sur instantané en lecture seule.
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Cliquez sur Envoyer.
Remarque : Étant donné que vous envoyez un formulaire de courrier électronique InfoPath pour recueillir des données à partir d’autres personnes, vous n’avez pas besoin de taper toutes les données dans les champs de formulaire de courrier électronique InfoPath avant d’envoyer le formulaire.
Envoyer vos propres données à l’aide d’un formulaire de courrier électronique InfoPath
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Dans le menu fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Choisir un formulaire InfoPath.
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Dans la boîte de dialogue Choisir un formulaire InfoPath, cliquez sur le formulaire de votre choix.
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Dans la formulaire InfoPath : nom de l’écran fenêtre, taper des données dans le formulaire de courrier électronique InfoPath.
Conseil : Remplir un formulaire de courrier électronique InfoPath est semblable à remplir un formulaire dans InfoPath. Par exemple, si le formulaire contient plusieurs vues, vous pouvez changer de vue en cliquant sur le menu affichage dans le formulaire, puis en sélectionnant l’affichage que vous voulez. Trouver plus d’informations sur le remplissage de formulaires InfoPath dans la section Voir aussi.
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Cliquez sur Envoyer, puis dans la formulaire InfoPath : nom de l’écran boîte de dialogue, tapez les adresses de messagerie des destinataires dans les zones à, Cc ou Cci. Séparez les noms par un point-virgule ( ;).
Remarque : Si le Concepteur de modèle de formulaire a défini action d’envoi personnalisée, les données sont automatiquement envoyées.
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Dans la zone objet, tapez un nouvel objet du message.
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Dans la grande zone dans la partie inférieure de la boîte de dialogue, tapez un texte explicatif sur le formulaire de courrier électronique InfoPath.
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Cliquez sur Envoyer.
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Pour enregistrer une copie de la forme que vous venez d’envoyer vers le dossier actif, cliquez sur Enregistrer dans le menu fichier.
